Organizasyon ve bilgi sistemleri

Örgütsel işleyiş, onu çevreleyen çevre ile sürekli işlemlerle ilişkili olarak incelenmelidir. Bu ilişki, sistemler, alt sistemler ve üst sistemler kavramlarını içerir: açık sistemler olarak sosyal sistemler, diğer sosyal sistemlere bağlıdır; alt sistemler, sistemler veya üst sistemler olarak nitelendirilmeleri, işlevlerini yerine getirmedeki özerklik derecelerine ve araştırmacının özel ilgi alanlarına bağlıdır. Toplum açısından, organizasyon, bir veya daha fazla ana sistemin bir alt sistemidir ve bunlarla bağlantısı veya entegrasyonu, çalışma şeklini ve faaliyet seviyesini etkiler.

1- Organizasyonel temeller hakkında güncelleme.

Şu anda organizasyonlarda bilgi yönetimi, kalite yönetimi, bilgi kaynaklarının yönetimi, bilgi yönetiminde insanların rolleri ve kapasiteleri hakkında konuşulmaktadır.

Şu anda içinde bulunduğumuz bilgi çağında, kuruluşunun birkaç aşamasından oluşan kurumsal zekadan bahsediyoruz:

Kurumsal farkındalık Bilgiyi işlemek için bir departmanın kurulması Elektronik bir sistemin geliştirilmesi Küresel bir elektronik ağın geliştirilmesi

Bütün bunlar, bir organizasyonda karar vermenin temel bir yolu olarak evrim, bilgi ve bilgi sistemleri yollarından geçen gelişimi gösterir.

Esas olarak bilgisayarların yoğun kullanımından kaynaklanan değişimler sonucunda, bilgi kuruluşların yaşamında temel bir yer işgal etmeye başlamıştır.

Bilgi, insanlığın çalışmasının herhangi bir eyleminde veya niyetinde mevcuttur ve mevcut olacaktır, bu nedenle, bilgisiz bir organizasyon yoktur.

Yeni yönetim modelleri, şu anda var olan en değerli kaynağın, ilgisi bu ön planda olan sermayenin aksine bilgi olduğunu gösteriyor.

Şirket bir organizasyon sistemi olarak sınıflandırılmıştır:

Amacı iyi tanımlanmıştır: İstenilen miktar ve kalitede ve belirli bir aralıkta belirli bir üretim elde etmek.

Organizasyon sistemleri, sosyal uygulamaya dayalı olarak oluşturulabilir ve değiştirilebilir.

Amaç: Sistemin varoluş nedenidir, iç yapıyı ve çevre ile ilişkilerini şartlandırır, her yapay sistemin temel özelliğidir (sistemin özellikleri amaçlarıyla örtüşmüyorsa, sistemin amaçlarını yerine getirmediği bilinmektedir. bunun için yaratıldığı).

Şirket, çevresi tarafından bir dizi eyleme maruz kalan ve kendi baskılarına maruz kalan birbiriyle ilişkili unsurlardan oluşan bir sistemdir. Çevre, tüketiciler, rakipler (diğer şirketler), hükümet, tedarikçiler ve genel olarak toplum gibi sistemler olarak düşünülebilecek varlıklar aracılığıyla kendini gösterir.

1.2- Sistem olarak organizasyonlar.

Daha küçük parçalardan oluşan daha büyük bir toplumun parçaları olarak organizasyonlar: sistemler içindeki sistemler olarak görülürler. Bu sistemler, birbirleri ile etkileşime giren, parçaları bağımsız olarak alarak anlaşılamayacak bir bütün oluşturan öğeler kompleksleridir. Küresel vizyonu, bütünleşmeyi vurgular ve örgütsel bakış açısından bunun daha büyük bir sistemin parçası olduğunu vurgulayarak, aşağıdaki yaklaşımı izleyerek örgütün bir sosyal sistem olarak ele alınmasını başlangıç noktası olarak alır:

Organizasyon, herhangi bir sosyal sistemin tüm temel özellikleriyle karakterize edilen bir sistem olarak ele alınmalıdır Organizasyon, daha büyük bir sosyal sistemden fonksiyonel olarak farklılaştırılmış bir sistem olarak ele alınmalıdır Organizasyon, özel bir sosyal sistem türü olarak analiz edilmelidir. Belirli bir tür sistematik hedefe ulaşmada öncelikli ilgi etrafında örgütlenmiş Organizasyon, çevre ile sürekli etkileşim içinde olan, hammaddeleri, insanları, enerjiyi ve bilgiyi alan ve bunları ürünlere dönüştüren veya dönüştüren açık bir sistem olarak düşünülmelidir. veya ortama aktarılan hizmetler. Organizasyon Birden fazla amaç veya işlevi olan bir sistem olarak düşünülmelidir.Kuruluş birbiriyle dinamik etkileşim içinde olan birçok alt sistemden oluşuyor olarak görülmelidir.Alt sistemler karşılıklı olarak bağımlı olduğundan, birindeki bir değişiklik diğerlerini etkileyecektir. Organizasyon, diğer sistemlerden oluşan dinamik bir ortamda bulunur.Kuruluş ve çevresi arasındaki çoklu bağlantılar, herhangi bir organizasyonun sınırlarını tanımlamayı zorlaştırır.

Kuruluşun özellikleri, kendisi ile diğer alt sistemler arasındaki ilişkiden, başladığı daha büyük sistemin bileşenlerinden oluşan, faaliyet göstermesi gereken durumla tanımlanmalıdır. Sanki bir toplummuş gibi.

1.3- Örgütsel kültür.

Organizasyon kültürü, onu üç değişkenden oluşan bir sistem olarak tanımlayan içeriği ile tanımlanır: Bir organizasyonun Temel Varsayımları, Değerleri ve Spesifik Üretimleri ve Davranışları.

Örgütsel kültür, kurumu değerlerini ve davranış normlarını tanımlar. Yani, kurum, müşteriler ve tedarikçiler, personel ve kamuoyu, devlete veya diğer rakip kurumlara göre değerlerini hiyerarşik hale getirme yolu ile tanımlanacaktır.

Ancak örgütsel kültür aynı zamanda insanı, onun özgül ve bireysel değerlerini, aynı zamanda başarı ve azim kapasitesini de tanımlar. Bir organizasyonun değişen durumlara uyum sağlamasında başarılı olabilmesi için üç koşulun şunlar olduğu söylenebilir:

Erkekleri kuruma entegre edin Kurum aracılığıyla erkekleri motive edin Kurumu daha esnek hale getirin

Her kuruluş kendi tabuları, gelenekleri ve kullanımları ile kendi kültürünü veya iklimini yaratır. Sistemin iklimi veya kültürü, hem resmi sistemin normlarını ve değerlerini, hem de gayri resmi sistemdeki yeniden yorumlamasının yanı sıra örgütün çektiği insan türlerinin, iş süreçlerinin ve fiziksel dağılımının iç ve dış tartışmalarını yansıtır. sistem içindeki iletişim biçimleri ve yetki kullanımı. Bu kolektif duygular ve inançlar, grubun yeni üyelerine iletilir.

Organizasyon kültürü, bir organizasyonun çalışma şeklini belirler, stratejilere, yapılara ve sistemlere yansıtılır. Vizyonun eylem rehberini edindiği görünmez kaynaktır. Öğrenilecek organizasyon kültürü yeni deneyimlerle gelişir ve öğrenme sürecinin dinamikleri anlaşılırsa değiştirilebilir. Bir organizasyonun üyelerinin önemli davranışları yoluyla kendini gösterme özelliğine sahiptir ve içindeki davranışı kolaylaştırır; Bir kuruluşun kültür türünü bilmek önemlidir, çünkü değerler ve normlar bireylerin davranışlarını etkileyecektir.

1.4- Bilgi sistemleri.

Bilgi ve bilgi sistemlerinin tanımları.

Hayatta kalma ve geliştirme eylemleri ağırlıklı olarak yeni bilgi ve iletişim teknolojilerinin aracılık ettiği bilgi ve bilgi kaynaklarının yoğun kullanımına, dağıtımına, depolanmasına ve oluşturulmasına dayanan herhangi bir insan topluluğu. (bir)

Aktif bilgi sistemi en az üç tür bilgiye sahip olmalıdır:

Dil bilgisi: Belirli alanlardaki dil bilgisini temsil eden bilgi, sözlü makaleler (sözcükler, deyimler), gramer kategorileri (isim, fiil) ve gramer ilişkileri (konusu, tamamlayıcısı) hakkında bilgi almak ve iletişim kurmak. dilbilimsel: İlgili alan için bilgi modellerini oluşturan varlıklar, nitelikler, olaylar, süreçler ve ilişkiler hakkında bilgi Kapasite: Sistem, bir hedefe ulaşmak için dilsel ve dil dışı bilgiyi kullanmalıdır.

Andreu, Ricart ve Valor (1991) bir bilgi sistemini şu şekilde tanımlar:

Bir kuruluşun bir dizi yapılandırılmış verisi (veritabanları) üzerinde işleyen, bir kuruluşun normal çalışması için gerekli bilgileri seçici olarak toplayan, işleyen ve dağıtan bir kullanıcı-bilgisayar ortamında geliştirilen, esas olarak resmi olan entegre bir süreçler kümesi. organizasyon ve yönetiminin faaliyetleri ”. (iki)

Gloria Ponjuán Dante'ye göre:

"Olanları yakalamak, iletmek, olması gerekeni karşılaştırmak, ne yapılacağına karar vermek, bu kararı bilgiye dönüştürmek ve yürütme organlarına iletmek demek, Bilgi Sistemidir." (3)

Sistem şu şekilde tanımlanabilir: Birbiriyle ilişkili unsurlar, kurallar, prosedürler seti, bir sonuca ulaşmak için mantıksal ve sıralı bir adım dizisi ile, gözden geçirdikten sonra Bilgi Sistemleri ile ilgili özel kriterlerimizi yayınlayabiliriz. bir bibliyografya seti ve bu: Bir varlıktaki farklı olaylardan toplanan ve işlendikten, analiz edildikten ve olması gerekenlerle karşılaştırıldıktan sonra dahili veya harici olarak kullanılacak bilgiler haline gelen ve kararların alınmasına izin veren veri seti.

Yönetim sürecini ayıran konulardan biri, hem kurum içinde hem de dış çevresi ile ilgili olarak sürekli bilgi akışıdır.

Tanımlanmış ve net hedefleri olan bir plan olduğu için, şirketin ne planladığı ve ne yaptığı hakkında bilgi veren bir araç gerekecektir.

Yönetim Sistemlerinden: Planlama ve Kontrol, Bütçeleme Sistemleri ve Muhasebeye. Bu, organizasyonda hem planlanan hem de yapılan planlama sistemi ve kârların toplam kontrolü gibi organizasyonda bulunan en büyük yönetim sisteminden sistemlere iletilmesine izin veren bilgi sistemlerinin olması gerektiği anlamına gelir. bütçe ve bütçe kontrol sistemleri.

Bilgi akışı türleri

Seçici: belirli bir kriteri karşılayan bilgileri iletmek için Toplama: Bir toplamanın girdiden daha az ayrıntıyla geçmesine izin vererek bilgi eklemek veya gruplamak için Hesaplanmış: Giriş bilgilerini operasyonel olarak değiştirmek ve yalnızca değiştirilen verilerin geçmesine izin vermek için.

Ayrıca herhangi bir organizasyonda üç temel bilgi akışı türü vardır: çevreden bilgi girişi (çevresel bilgi), bilginin organizasyon içindeki hareketi (iç bilgi) ve bilginin organizasyondan dışarıya çıkışı (kurumsal bilgi). Kuruluşun bu akışları yönetme yeteneği ne kadar büyükse, görünmez varlıklar o kadar güçlü ve rekabet faktörleri o kadar güçlüdür.

İkinci olarak, Bilgi Sistemlerinin ve Ağlarının bilgiyi işlemek ve uygulamak için gerekli araçlar olarak doğrulanması , Bilgi Yönetiminin temel bileşenlerinden bir diğeridir. Bilgi Sistemleri (IS), kuruluşlardaki mevcut bilgi akışlarının entegrasyonu yoluyla kullanıcılarının bilgi ihtiyaçlarını karşılamayı amaçlamaktadır. Bilgi Teknolojileri, Bilgi Güvenliği ve Paylaşılan Bilgi Ağları ile el ele, kurumlarda bir devrim yaratıyor, iç ve dış, resmi ve gayri resmi bilgilere hızlı erişimi destekliyor, bilginin tekrarlanmasını engelliyor, maksimum mevcut bilgilerin performansı ve bilgisel bölgesellikten kaçınma.

Bugün dünyada, insanlık tarihinin tamamında olduğundan daha büyük bir iletişim, daha büyük bir hızla daha fazla bilgi olasılığı var.

En büyük hata, yalnızca elle yapılanları otomatikleştirmek için mevcut teknikleri kullanmaktır. Bilgisayar, işlevi:

Tarihsel bilgileri depolayın Gerekli anda tüm gerekli bilgileri üretin Bir noktada istenen bilgi bilgi sistemi boyunca aranmalıdır.Bunun için sistemin bu bakış açısıyla organize edilmesi gerekiyordu.

1.5- Yönetim seviyeleri.

Girdileri etkili ve verimli bir şekilde ürünlere dönüştürmek yöneticilerin görevidir. Elbette dönüşüm sürecine çeşitli açılardan bakılabilir. Böylece, finans, üretim, personel ve pazarlama gibi iş fonksiyonlarına dikkat çekilebilir. Bu zaten her yöneticinin görevidir ve kuruluşunuzun yaklaşımını kullanmak istediğiniz sistem türüne yönlendirin. Bununla birlikte, yöneticilerin çalışmalarını ortaya çıkarmak için en kapsamlı ve kullanışlı yaklaşım, idari bilginin organizasyonu için bir referans çerçevesi olarak planlama, organizasyon, personel entegrasyonu, yönlendirme ve kontrol gibi idari işlevlere dayanmaktadır.

Perspektif, organizasyonlarda ve onları çevreleyen çevrede meydana gelen olayların bir analizini gerçekleştirirken dikkate alınması gereken unsurların sayısı ve niteliklerinde bir zenginleşme ile sonuçlanır. Dikkate alınacak faktörlerin sayısındaki bu artış, birçok durumda, sistemin unsurlar gibi davranacağını daha büyük bir kesinlikle anlamaya ve tahmin etmeye izin verir. Organizasyonda bir değişiklik uygulamadan önce, yönetici hem iç hem de dış olası sonuçlarını incelemelidir. Benzer şekilde, ortamın varyasyonları da aynı yaklaşım kapsamında değerlendirilmelidir.

Organizasyon ve departmanlaşmayı kendi içinde bir amaç olarak görme ve organizasyon yapılarının etkinliğini departman netliği açısından ölçme eğilimi vardır. Her şeyden önce, seviyeler pahalıdır. Artarken, ek yöneticiler, onlara tavsiyede bulunan personel ve departman faaliyetlerini koordine etme ihtiyacı ve bu personel için tesislerin maliyetleri nedeniyle gittikçe daha fazla çaba ve para yönetime gidiyor. İkincisi, bölüm seviyeleri iletişimi zorlaştırır. Birçok seviyedeki bir şirketin iletişimde daha büyük zorlukları vardır.

Hedefler, planlar ve politikalar, genel müdürün doğrudan çalışanları ile iletişim kurduğu organizasyon yapısı nedeniyle aşağıya doğru bir yönde.

Son olarak, çok sayıda departman ve seviyenin varlığı planlama ve kontrolü zorlaştırmaktadır. Üst düzeyde iyi tanımlanabilen ve tamamlanabilen bir plan, alt seviyelere bölünerek koordinasyonu ve netliği kaybeder.

Kontrol, seviyeler ve yöneticiler eklendikçe zorlaşırken, planlama ve iletişim zorluklarının karmaşıklığı da bu kontrolü daha önemli hale getirir. Bu nedenle, kontrol bölümünün prensibi, bir yöneticinin etkili bir şekilde denetleyebileceği astların sayısında bir sınır olduğunu belirler, ancak kesin sayı, yönetimin zorluğunu ve zaman gereksinimlerini etkileyen temel faktörlerin etkisine bağlı olacaktır.

1.6- Organizasyondaki bilgi sistemlerinin grafik gösterimi.

Bilgi piramidinin oluşturulmasına, yani temelden son seviyeye, sentezlenen bilginin gelmesine, ancak yüksek komutun doğru kararlar vermesine izin veren yüksek niteliksel seviyeye sahip bir organizasyon şeması veya bilgi akış şeması olmalıdır. uygun an.

Üst yönetimin hem stratejik planlamaya hem de organizasyonel tasarıma ve bilgi sistemlerinin oluşturulmasına katıldığı doğru olsa da, sistemlerin kurulmasına veya oluşturulmasına hizmet eden bu katılımın tekniklere, modellere veya tipolojilere dayandırılması, Üst yönetimin yeteneklerine göre iyi seçilecek ve birleştirilecektir.

Bu nedenle, teknik unsurlar dinamik değildir, bunlar sadece düzen (yapı) ve iletişimsel davranışların (bilgi sistemi) yönelimleridir (strateji).

Teknik unsur içinde, kuruluş tarafından tasarlanan ve uyguladığı bilimsel teknik ilerlemenin derecesine veya kuruluşun kapsamına bağlı olarak, o zaman bilgi sistemi en etkili olacaktır.

Teknik unsur olduğu gibi, stratejide belirlenen hedeflere ulaşmada başarı veya başarısızlık için temel unsuru oluşturan bir insan unsuru da vardır. Bu unsur, katılımları eylem ve yürütme, yani yönetim olacağı için insanların yönetimini oluşturur.

Yukarıdakilerden dolayı, insan kaynağının değerini, hem yönetiminde hem de kontrolünde gerçek önemi ile vurgulamak, bazı insan davranışı bilimlerinin gelişimini vurgulamak, daha iyi için motive edici ve teşvik edici unsurları kullanmak uygundur. organizasyon kültürü bilgisinin analizi ve karar verme üzerindeki etkisi.

1.6.1- Organizasyon şemaları.

Farklı formatlar olmasına rağmen, organizasyon şeması genellikle varlıktaki yetkinin hiyerarşik olarak nasıl alt bölümlere ayrıldığını gösteren bir diyagramdır. Liderin en üst seviyeden göründüğü, doğrudan astları, astları en alt seviyeye kadar.

Organizasyon şeması, kurumun yönetim organizasyonunu ve analizini modellemek için değerli bir araçtır.

Organizasyon şeması, organizasyonel alt yapının -sistemin yönerge- sinin ya da yaygın olarak ve yeterince bilinmediği şekliyle, kurumun organizasyon yapısının grafik temsilidir.

Farklı biçimler vardır: dikey, adresin üst düzeyini yukarıya yerleştirmek; yatay, adresin üst düzeyini sola yerleştirmek ve diyagramı hiyerarşik olarak sağa açmak; yarım daire şeklinde, adresin üst seviyesi yarım çemberin ortasında vb.

Biçimler o kadar önemli değildir, ancak hiyerarşik diyagramın, varlıktaki farklı organizasyonel-yönetimsel unsurlar arasındaki mevcut bağlılık ilişkilerini takdir etmeye izin verdiği gerçeği.

1.6.2- Bilgi akış şemaları.

Akış şemaları, prosedürlerin ve süreçlerin temsili için uygun karar unsurlarının yanı sıra farklı versiyonlarında bunların işlenmesine yönelik yönergeler sağladıkları için her şirket ve kişi için büyük önem taşımaktadır.

Sembollerin seçimi, grafiklere konulacak prosedüre ve bunlarda verilecek kullanıma bağlıdır, bu nedenle doğru kullanılması, uygun olmayan bir yere bir sembol yerleştirilirken anlamı değişir. akış şemasının. En çok kullanılan sembollerin şunlar olduğu söylenebilir:

Operasyon Nakliye Muayene Gecikmesi Depolama

Akış Şemalarının Tasarımı ve Hazırlanması

Diyagramları çizme konvansiyonu:

a) Her bir diyagramı tanımlayan bilgiler aşağıdaki gibi olmalıdır:

Sürecin adı, başlangıç ve bitiş noktalarını gösterir İlgili departman veya departmanların adı Şemayı hazırlayan kişinin adı İlgili kişi veya pozisyon sayısı Adım sayısı

b) Her bir sütunu, her adımda gerçekleştiren kişi veya pozisyonların adıyla tanımlayın.

c) Form veya belgeleri, temsil edilen form veya belgelerle orantılı dikdörtgenler kullanarak temsil eder. Bununla birlikte, netlik çok önemli olduğundan, bu kongre sadece iyi bir muhakeme kullanılarak ortadan kaldırılabilir.

d) Her şekil her zaman aynı boyutlarda bir dikdörtgen ile temsil edilmelidir.

e) Her şekil oluşturulduğunda, orijinalin üzerine yerleştirilir ve sağ alt köşeye siyah bir üçgen kopyalanır.

f) Dikdörtgenin boyutları izin verdiğinde, görünen her adımda şeklin adını koymak uygundur.

g) Orijinal ve kopyalar her zaman aynı sırada yer almalıdır. Sağ üst köşeye bir numara yerleştirilir. Orijinal için, bir numara her zaman yerleştirilecektir; ve aşağıdaki kopyalar artan numaralandırmaya sahip olacaktır.

h) Her adımda, ilgili tüm belgeler sunulmalıdır.

i) Bir zımba veya toka ile veya bir zarf içinde birleştirilen iki veya daha fazla kağıt taşındığında, dikdörtgenler her birini tanımlayacak şekilde bir araya getirilir. Hareket, tek bir çizgi ile sunulmaktadır.

j) Birlikte hareket ettiklerinde, ancak birlikte olmadıklarında, taşıma, her şekil veya şekil grubu için çizgilerle temsil edilir.

k) Sıra, taşıma hatlarının hafif bir düşüş eğilimi göstermesi ile gösterilir.

l) Adımların kronolojik sıralaması, yukarıdan aşağıya dikdörtgenlerin göründüğü sırayla temsil edilir.

m) Her adım bir numara ile tanımlanmalı ve eylemi tanımlayan fiil yazılarak kısa bir açıklaması yapılmalıdır.

n) Mümkünse, bölüm başkanı veya bilgiyi sağlayan çalışana imzalatın.

Diyagramdaki şekillerin sunumu:

Şekiller, orijinallerin şeklini ve boyutunu olabildiğince taklit ederek, adı üstte ve ortada tek bir kelime ile belirtecek şekilde kare veya dikdörtgen şeklinde yapılmalıdır. Bir şekil dağılımı yapmanız gerektiğinde, kesişmekten kaçınmak için en uzaktan başlamanız önerilir. Her şeklin kökenini göstermesi gerekir. Yeni şekil, sol alt kenarda bir üçgen ile işaretlenir ve bu nedenle Şeklin süreçte ilk kez göründüğünü tanımlar.Kağıt üzerindeki kullanılabilir alan bittiğinde ve aynı yaprağın başka bir sayfasını veya başka bir bölümünü çevirmek gerektiğinde, işlem bağlantısı aşağıdakilerden oluşan "bağlayıcılar" ile gösterilir. W harfli iki daire içinde,biri işlemin sonlandırıldığı noktada, diğeri ise yeniden başlatıldığı noktada.

Bir dizi sembol, norm ve geleneksel kılavuz tarafından yönetilir:

Akış şemasının formatı veya iskeleti, prosedüre dahil olan departmanları, bölümleri veya ajansları temsil eden bölümlere ayrılmalıdır. Her bölüm veya bölüm, akış şemasında yalnızca bir kez ve soldan sağa açıklanan prosedürdeki görünümünün aynı sırayla veya kronolojik sırasına göre gösterilmelidir. Aynı bağımlılığı akış şemasında birden çok kez gösterilmelidir. Akış şeması gösterge çizgileri, formatın düz ve açısal bölme çizgilerinden daha ince olmalı, terminal uçlarında oklarla donatılmış olmalıdır Prosedürdeki her adım veya eylem açıkça numaralandırılmalı ve çok az sayıda kısaca açıklanmalıdır. kelimeler Bir belge akış şemasına bağlı olarak tutulursa, dosyalanırken belirtilir:Kesinlikle, geçici olarak veya birkaç gün ("G"), saat ("H") veya dakika ("M") tutulması Prosedürde kullanıldıktan sonra bir belgenin imha edilmesi gerektiğinde, büyük (X) ile belirtilir. Prosedürde bir belge diğerine yol açtığında, akış şemasında kesintili bir okla gösterilecektir. Akış şemalarındaki akış şemalarında gördüğümüz gibi, birkaç çizgi birbiriyle ilişkili olmaksızın kesiştiğinde, herhangi birinde bir bükülme ile belirtilir. Akış şemasının tek bir sayfada gösterilmesi daha iyidir, ancak uzantısının başka bir sayfada devam ettirilmesi gerektiğinde, kesintiye uğradığı sayfada daire içindeki herhangi bir sembolle gösterilir ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılan aynı şey yerleştirilir. aşağıdaki gibi başka bir sayfada.geçici olarak veya birkaç gün ("G"), saat ("H") veya dakika ("M") tutulur. Bir belgenin prosedürde kullanıldıktan sonra imha edilmesi gerektiğinde, büyük (X) ile belirtilir. Bazı belgelerin diğerine yol açtığı prosedür, akış şemasında kesintili bir okla gösterilecektir.Akış şemalarındaki akış şemalarında gördüğümüz gibi, birkaç çizgi birbiriyle ilişkili olmaksızın kesiştiğinde, bunların herhangi birinde bir bükülme ile belirtilir. Her zaman daha iyi olacaktır. akış şeması tek bir sayfada gösterilir, ancak uzantısının başka bir sayfada devam etmesi gerektiğinde, kesintiye uğradığı sayfada daire içindeki herhangi bir sembolle gösterilir ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılan aynı şey başka bir sayfaya yerleştirilir. aşağıdaki gibi sayfa.geçici olarak veya birkaç gün ("G"), saat ("H") veya dakika ("M") tutulur. Bir belgenin prosedürde kullanıldıktan sonra imha edilmesi gerektiğinde, büyük (X) ile belirtilir. Bazı belgelerin diğerine yol açtığı prosedür, akış şemasında kesintili bir okla gösterilecektir.Akış şemalarındaki akış şemalarında gördüğümüz gibi, birkaç çizgi birbiriyle ilişkili olmaksızın kesiştiğinde, bunların herhangi birinde bir bükülme ile belirtilir. Her zaman daha iyi olacaktır. akış şeması tek bir sayfada gösterilir, ancak uzantısının başka bir sayfada devam etmesi gerektiğinde, kesintiye uğradığı sayfada daire içindeki herhangi bir sembolle gösterilir ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılan aynı şey başka bir sayfaya yerleştirilir. aşağıdaki gibi sayfa.Prosedürde kullanıldıktan sonra bir belgenin imha edilmesi gerektiğinde, büyük (X) ile belirtilir. Bir belge başka bir belgeden çıktığında, kesintili bir okla akış şemasında gösterilecektir. Akış şemalarında gördüğümüz gibi Birkaç çizgi ilgisiz kesiştiğinde akış çizelgeleri, bunlardan herhangi birinde bir bükülme ile gösterilir. Akış çizelgesinin tek bir sayfada görüntülenmesi her zaman daha iyi olacaktır, ancak uzantısının başka bir sayfada devam etmesi gerektiğinde, bir Bir daire içinde, kesintiye uğradığı sayfadaki herhangi bir sembol ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılan aynı sembol, aşağıdaki gibi başka bir sayfaya yerleştirilecektir.Prosedürde kullanıldıktan sonra bir belgenin imha edilmesi gerektiğinde, büyük (X) ile belirtilir. Bir belge başka bir belgeden çıktığında, kesintili bir okla akış şemasında gösterilecektir. Akış şemalarında gördüğümüz gibi Birkaç çizgi ilgisiz kesiştiğinde akış çizelgeleri, bunlardan herhangi birinde bir bükülme ile gösterilir. Akış çizelgesinin tek bir sayfada görüntülenmesi her zaman daha iyi olacaktır, ancak uzantısının başka bir sayfada devam ettirilmesi gerektiğinde, bir Bir daire içinde, kesintiye uğradığı sayfadaki herhangi bir sembol ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılan aynı sembol, aşağıdaki gibi başka bir sayfaya yerleştirilecektir.Prosedürde bir belge diğerine yol açtığında, akış şemasında kesintili bir okla gösterilecektir Akış şemalarındaki akış şemalarında gördüğümüz gibi, birkaç çizgi birbiriyle ilişkili olmaksızın kesiştiğinde, herhangi birinde bir bükülme ile belirtilir. Akış şemasının tek bir sayfada gösterilmesi daha iyidir, ancak uzantısının başka bir sayfada devam ettirilmesi gerektiğinde, kesintiye uğradığı sayfada daire içindeki herhangi bir sembolle gösterilir ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılan aynı şey yerleştirilir. aşağıdaki gibi başka bir sayfada.Prosedürde bir belge diğerine yol açtığında, akış şemasında kesintili bir okla gösterilecektir. Akış şemalarındaki akış şemalarında gördüğümüz gibi, birkaç çizgi birbiriyle ilişkili olmaksızın kesiştiğinde, herhangi birinde bir bükülme ile belirtilir. Akış şemasının tek bir sayfada gösterilmesi daha iyidir, ancak uzantısının başka bir sayfada devam ettirilmesi gerektiğinde, kesintiye uğradığı sayfada daire içindeki herhangi bir sembolle gösterilir ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılan aynı şey yerleştirilir. aşağıdaki gibi başka bir sayfada.Akış çizelgesinin tek bir sayfada görüntülenmesi her zaman daha iyi olacaktır, ancak uzantısının başka bir sayfada devam etmesi gerektiğinde, kesintiye uğradığı sayfada daire içindeki herhangi bir sembolle ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılanla aynı şekilde gösterilir. aşağıdaki gibi başka bir sayfaya yerleştirilecektir.Akış çizelgesinin tek bir sayfada görüntülenmesi her zaman daha iyi olacaktır, ancak uzantısının başka bir sayfada devam etmesi gerektiğinde, kesintiye uğradığı sayfada daire içindeki herhangi bir sembolle ve genellikle bağlayıcı olarak adlandırılanla aynı şekilde gösterilir. aşağıdaki gibi başka bir sayfaya yerleştirilecektir.

Akış şemasının temel amacı, bir departmanın ve isterseniz tüm şirketin veya organizasyonun tüm işlerinin akışını göstermektir, her faaliyet için bir tane ve her bir kişi için bir diğerini farklı departmanlar arasındaki ilişkileri, prosedürleri gösterecek şekilde detaylandırmaktır. Şirketlerin veya sistem departmanlarının çoğunda yöntem ve sistemlerin gerçekleştirilmesinde ana araçlardan biri olarak kabul edilen bölümler ve kişiler, bu şekilde tutarsızlıktan kaçınıldığından, sıralı ve kronolojik olarak geliştirilmesi önemlidir. mesajı iletme anında.

Akış Şeması Türleri

Her türlü ihtiyaca uyum sağlamak ve yaygın kullanımı nedeniyle Akış Şeması veya Akış Şeması farklı şekillerde hazırlanır:

Şekline göre:

Dikey Biçim: İşlemlerin akışı veya sırası yukarıdan aşağıya gider. Bir sürecin işlemlerinin, amacına göre gerekli görülen tüm bilgilerle birlikte sıralı bir listesidir.Yatay Biçim: İşlemlerin akışı veya sırası, soldan sağa gider Panoramik Biçim: Tüm süreç, tek bir harftir ve metni okumaktan çok daha hızlı tek bir bakışta takdir edilebilir, bu da tanıdık olmayan insanlar için bile anlamayı kolaylaştırır. Sadece dikey değil, aynı zamanda yatay olarak, farklı eşzamanlı eylemleri ve dikey formatın kaydetmediği birden fazla pozisyon veya bölümün katılımını da kaydeder. Mimari Format: Alanın mimari planındaki bir şeklin veya kişinin güzergah güzergahını açıklar. işin.Akış şemalarının ilki son derece açıklayıcı iken sonuncusu esasen temsilidir.

Amacı için:

Form Of: Temelde, işlemlerin çok az tanımlandığı veya hiç tanımlanmadığı bir formla ilgilenir. Bir formun farklı kopyalarında, başlangıcından dosyalanmasına kadar çeşitli pozisyonlar ve departmanlar aracılığıyla geçtiği işlemlerin veya adımların her birinin sırasını sunar. Birden çok form kopyasının birkaç farklı kişiye veya kuruluşun birimlerine dağıtımını gösterir.

Şekiller, sembollerle, küçültülmüş çizimler veya fotoğraflarla veya açıklayıcı sözcüklerle temsil edilebilir. Yatay format kullanılır. Form, grafiğin sol tarafında tasvir edilir veya belirtilir, organizasyonun birimlerine veya bireylere atanan farklı sütunları geçerek yatay ilerleme süreci takip edilir.

Of Work (ne yapılır?): Bu kısaltılmış diyagramlar, yalnızca bir prosedürün bozulduğu faaliyetlerin veya görevlerin her birinde gerçekleştirilen işlemleri ve bunları uygulayan pozisyon veya departmanı temsil eder. Emek terimi her türlü fiziksel veya zihinsel çabayı içerir. Dikey format kullanılır Yöntem: (nasıl yapılır?): Eğitim amaçları için faydalıdırlar ve ayrıca her prosedürel işlemi gerçekleştirmesi gereken kişi tarafından ve belirlenen sıra dahilinde gerçekleştirmenin yolunu sunarlar. Dikey format kullanılır. Analitik: (Ne için yapılır?): Oluşturulan sıradaki prosedür işlemlerinin her birini ve bunları gerçekleştiren kişiyi sunmakla kalmaz, aynı zamanda her bir işlemin ne için olduğunu da analiz eder. prosedür dahilinde.Veriler önemli olduğunda, harcanan zamanı, gidilen mesafeyi veya bazı ek gözlemleri kaydedin. Dikey format kullanılır Boşluk: (nerede yapılır?): Prosedürün veya bir kısmının farklı işlemleri sırasında bir şekil veya kişinin kat ettiği mesafeyi ve hareket ettiği alanı belirterek sunar. Veriler önemli olduğunda yolculuk için harcanan zamanı ifade eder. Mimari format kullanılır. Kombine: Önceki sınıflardan iki veya daha fazla akış şemasının bir kombinasyonunu sunar. Dikey format akış şeması görevleri, yöntemleri ve analizi birleştirmek için kullanılır (ne yapılır, nasıl yapılır, ne için yapılır).Prosedürün veya bir kısmının farklı işlemleri sırasında bir şeklin veya kişinin kat ettiği güzergahı ve mesafeyi sunarak, içinde hareket ettiği alanı belirtir. Veriler önemli olduğunda yolculuk için harcanan zamanı ifade eder. Mimari format kullanılır. Kombine: Önceki sınıflardan iki veya daha fazla akış şemasının bir kombinasyonunu sunar. Dikey format akış şeması görevleri, yöntemleri ve analizi birleştirmek için kullanılır (ne yapılır, nasıl yapılır, ne için yapılır).Prosedürün veya bir kısmının farklı işlemleri sırasında bir şeklin veya kişinin kat ettiği güzergahı ve mesafeyi sunarak, içinde hareket ettiği alanı belirtir. Veriler önemli olduğunda yolculuk için harcanan zamanı ifade eder. Mimari format kullanılır. Kombine: Önceki sınıflardan iki veya daha fazla akış şemasının bir kombinasyonunu sunar. Dikey format akış şeması görevleri, yöntemleri ve analizi birleştirmek için kullanılır (ne yapılır, nasıl yapılır, ne için yapılır).Dikey format akış şeması görevleri, yöntemleri ve analizi birleştirmek için kullanılır (ne yapılır, nasıl yapılır, ne için yapılır).Dikey format akış şeması görevleri, yöntemleri ve analizi birleştirmek için kullanılır (ne yapılır, nasıl yapılır, ne için yapılır).

Panoramik format, çeşitli pozisyonların veya departmanların çeşitli formlarını ve görevlerini birleştirmek için kullanılır.

1.7- Bilgi sistemlerinin yaşam döngüsü kavramı.

Bir sistem, bir yaratma sürecini veya yaşam döngüsünü öngörür. Bu, belirli bir sıraya sahip bir dizi farklı görevden oluşur. Onu oluşturan işlerin organizasyonu, tasarlanan sistemlerin özelliklerine ve karmaşıklığına bağlıdır. Bir bilgi sisteminin yaşam döngüsü, sistemlerin en iyi şekilde belirli bir analist ve kullanıcı faaliyetleri döngüsünün kullanılmasıyla geliştirildiğini kabul eden aşamalı bir analiz ve tasarım yaklaşımıdır. (13)

1.7.1- Sorunların belirlenmesi.

Açıklama (problem durumu): Metodolojinin bu ilk aşamasında, incelenen durumun nasıl yapılandırıldığı veya bir problemin varlığının algılandığı durumda, üç temel yönü tanımlamaya çalışır:

İlk olarak, incelenen durumun organik yapısı, durumu oluşturan alt sistemlerin nasıl ilişkilendirildiğini en iyi şekilde açıklayan ve ardından organizasyonun içine daldığı ortam, durumun sürdürdüğü ilişkiler vurgulanarak anlatılır. Çevresini oluşturan varlıklar ile çalışmanın amacı, Durumun bir parçası olan insan grubu tarafından yürütülen faaliyetler mümkün olduğu kadar açıklanmakta ve aralarında var olan ilişkiler kurulmaktadır, bu faaliyetler alt sistemler halinde gruplandırılmalıdır. afinitelerine göre insan faaliyetleri.

Yapılandırılmamış Problem Durumu: Bir problemin varlığının algılandığı durumun tanımını, problemin kendisini vurgulamadan, duruma herhangi bir yapı kazandırmadan elde etmeyi amaçlamaktadır.

İfade Edilen Problem Durumu: durum, organizasyonel yapısı, faaliyetleri ve birbirleriyle ilişkileri, giriş ve çıkış akışları vb. Tanımlanarak şekillendirilir.

Problem Durumunu İyileştirmeye Yönelik Eylemler: Son olarak, problem durumunu çözmeyi amaçlayan tasarlanmış değişikliklerin uygulanmasını ve bunların kontrolünü içerir. Bu aşama, metodolojinin uygulanmasının sonunu temsil etmez, çünkü uygulamasında sürekli bir kavramsallaştırma ve değişikliklerin mümkün kılınması döngüsü haline gelir ve her zaman durumu iyileştirme eğilimindedir.

1.7.2- Fırsatlar.

Kavramsal Modellerin Nesne Modellerine Dönüşümü: Kavramsal modellerin detaylandırılmasından sonra, onları ortaya çıkaran faktörü her zaman akılda tutarak, onları nesne modellerine dönüştürmeye devam ederler, bu, sağlanan modelleme araçları kullanılarak ve sadece dikkate alınarak yapılır. otomasyona tabi olabilecek faaliyetler.

Şu anda sadece sistemin statik yapısını modellemeniz tavsiye edilir, bunun için kullanım durumu ve sınıf diyagramlarını kullanabilirsiniz, bu öneri dinamik modellemenin zaman içinde nasıl davrandığını belirlediği gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Bilgi sisteminin yürütülmesi ve bu büyük ölçüde ilgili insan sisteminde faaliyetlerin nasıl yürütüldüğüne bağlıdır ve bu faaliyetler son yönlerinde tanımlanmamıştır, sistemin dinamiklerini modellemek zaman kaybı olur, çünkü Kavramsal modellerde tanımlanan faaliyetler, son halini alacakları karşılaştırma sürecinden henüz geçmemiştir.

1.7.3- Hedefler.

Kavramsal Modellerin Mevcut Durumla Karşılaştırılması: Mevcut durumda gerçekleştirilen faaliyetler kavramsal modellerde anlatılanlarla karşılaştırılır, bu karşılaştırma mevcut ile ideal arasında var olan farklılıkların ortaya çıkmasına izin vermek, daha sonra bu farklılıklar insan sistemi tarafından yürütülen faaliyetlerde yapılacak değişikliklere yol açacaktır.

1.7.4- Bilgi gereksinimleri.

Bilgisayar Bilgi Sistemleri normalde birçok bileşenden oluşur. Çoğu durumda, analistlerin tüm bu bileşenleri aynı anda anlaması zordur; bu nedenle araştırmacılar, sistemin amacı ve ilgili süreçlerin girdileri ve çıktıları ile ilgili genel sorularla başlamalıdır. Büyük sistem projelerinde, birkaç analist, her birinin bağımsız olarak çalışabilmesi için kendi aralarında dağıtacakları bir araştırma yürütür. Bilgi gereksinimlerini belirlemek için yaygın olarak kullanılan iki strateji vardır. İki türe ayrılırlar:

Veri Akışı Stratejisi: Veri akışı analizinin amacı olan iş süreçleri boyunca bir akış izlendiğinde, analistlere işletmenin hedeflerine nasıl ulaşıldığına dair büyük miktarda veri gösterir. şirket. İşlemleri ele alarak ve görevleri tamamlayarak, giriş verileri işlenir, depolanır, sorgulanır, kullanılır, değiştirilir ve yayınlanır. Çalışmayı ve her bir faaliyetin kullanımını gösteren veri akışı analizi, bulguları veri akış diyagramlarında belgeler Karar Analizi Stratejisi: Karar analiz stratejisi, veri akış analizinin tamamlayıcısıdır. Bu strateji, bir operasyonun hedeflerinin ve hedeflere ulaşmak için alınması gereken kararların çalışmasını geliştirir.Kararlar hem operasyonel hem de üst yönetim seviyelerinde sunulur, karar analiz stratejileri genellikle üst yönetim tarafından karar vermeyi geliştirmek için kullanılır. Karar vermekten sorumlu yöneticiler tarafından bir dizi alternatif arasından bir fiyatlandırma stratejisi açısından seçilen alternatif, bir departman amirinin siparişleri kabul etmek veya reddetmek için yaptığı seçenekten farklı şekilde ele alınır. Siparişleri reddetme kararı genellikle daha sık gerçekleşir, bu nedenle koşullar ve eylemler genellikle önemli bir konu olarak anılır.Karar vermekten sorumlu yöneticiler tarafından bir dizi alternatif arasından bir fiyatlandırma stratejisi açısından seçilen alternatif, bir departman amirinin siparişleri kabul etmek veya reddetmek için yaptığı seçenekten farklı şekilde ele alınır. Siparişleri reddetme kararı genellikle daha sık gerçekleşir, bu nedenle koşullar ve eylemler genellikle önemli bir konu olarak anılır.Karar vermekten sorumlu yöneticiler tarafından bir dizi alternatif arasından bir fiyatlandırma stratejisi açısından seçilen alternatif, bir departman amirinin siparişleri kabul etmek veya reddetmek için yaptığı seçenekten farklı şekilde ele alınır. Siparişleri reddetme kararı genellikle daha sık gerçekleşir, bu nedenle koşullar ve eylemler genellikle önemli bir konu olarak anılır.

1.7.5- Kuruluşun ihtiyaçlarının analizi.

Kalite, üretkenlik, maliyet azaltma, yanıt süreleri ve memnuniyet seviyeleri açısından artan taleplerle küreselleşme ve hiper rekabetçiliğin damgasını vurduğu bir çağda şirketlerin bilgi işlem ihtiyaçları, sahip oldukları ile aynı değildir. Bir süre öncesine kadar, amacın yalnızca muhasebe, envanter yönetimi, maaş ödemesi, maliyet hesaplama ve muhasebe, faturalama, bankacılık ve vergi konularıyla ilgili idari görevleri iyileştirmek ve kolaylaştırmaktı. Günümüzde şirketler kalite, maliyet, verimlilik, müşteri ve tüketici memnuniyeti seviyelerini, toplam üretken bakımı, yönetimi, lojistiği, satış ve hizmet tahminlerini yönetmek için bilgiye ihtiyaç duyuyor,puan kartı ve dengeli puan kartı, planlama ve bütçeleme ve yönetim kontrolleri. Bu ihtiyaçların çoğunu karşılamak için, İstatistiksel Süreç Kontrolünün yanı sıra uygulamalı istatistikler için bir yazılıma sahip olmak önemlidir. Bugün ne olduğunu bilmek yeterli değil, şirketi dikiz aynası ile yönetmek gibi bir şey, bugün, sapmaları hızlı ve doğru bir şekilde tespit etmek, nedenlerinin analiz edilmesine izin vermek, ister olumlu ister olumsuz olsun.Şirketi dikiz aynası ile yönetmek gibi bir şey, bugün sapmaları hızlı ve doğru bir şekilde tespit etmek, bunların nedenlerinin olumlu ya da olumsuz analiz edilmesine izin vermek gerekiyor.Şirketi dikiz aynası ile yönetmek gibi bir şey, bugün sapmaları hızlı ve doğru bir şekilde tespit etmek, bunların nedenlerinin olumlu ya da olumsuz analiz edilmesine izin vermek gerekiyor.

Bu belge şu şekilde kullanılabilir:

Eğitim öğretim alanında Organizasyon ile Bilgi Sistemi arasındaki ilişki ile ilgili farklı soruların anlaşılmasına, analiz edilmesine ve çözülmesine olanak tanıyan gerekli unsurları sağlamak için bibliyografik danışma Konunun içeriğinin geliştirildiği bir kılavuz belge söz konusu konunun metodolojik gelişimine katkıda bulunmak amacıyla, maruz kalan materyalin daha iyi anlaşılması ve yayılması uğruna soru sormak.

kaynakça

1. Blanco, L. ve Gutsztat, I. Bilgisayar Sistemleri. 2 cilt. Editoryal ENPES.

2. Koontz Küresel Perspektifi Yönetmek.