İnsanların bugün ürettiği bilgi miktarı inanılmaz; 2010 yılında, Google şirketi Eric Schmidt'in CEO'su, iki günde üretilen bilgi miktarının, insanlığın başlangıcından beri insanoğlunun ürettiği tüm bilgilere eşdeğer olduğunu ve gerçekten ilginç bir bilgi olduğunu belirtti.
Aynı şekilde, ürettiğimiz ve fark etmediğimiz bilgi miktarı hakkında bize daha iyi bir fikir verebilmek için 2017'de sadece 1 dakika geçti: Google'da 3,5 milyon arama yapıldı, farklı kaynaklardan 16 milyon metin gönderildi. çevre birimleri, internet alışverişleri için yaklaşık 750 bin dolar harcandı, diğerlerinin yanı sıra 156 milyon e-posta gönderildi.
Organizasyonlar bu şekilde oluşturulduğundan, her zaman en önemli kaynağı olan insan sermayesine ihtiyaç duymuşlardır, ancak bir organizasyonun piyasada uzun süre kalabilmesi, rekabetçi olabilmesi ve çeşitli sorunlara zamanında cevap verebilmesi için kesişen, bilgiye, çok fazla bilgiye ihtiyaçları var ve dakika başına üretilen veri miktarı önceden okunabildiğinden, bu bilgilerin güvenilir olup olmadığını bilmek için bu bilgileri denetlememize olanak tanıyan bir sistem olmalı ve şirket tamamen güvenle kullanabilir.
Sahip olduğu ve ürettiği bilgilerin güvenilir olduğunu bilen bir kuruluş, doğru satış tahminleri yapabilecek, tüketiciler arasında bir sonraki trendin ne olacağını, belirli bir ürün için hangi pazarlama kampanyasının en iyisi olacağını belirleyebilecektir.
Anahtar kavramlar
“Kuruluşun bilgi sistemlerinin denetimi” konusundaki okuma sürecini kolaylaştırmak için, okuyucunun bilmesi önemli olduğu düşünülen bazı tanımlara atıfta bulunulacaktır:
“Performansının ne olduğunu görmek için bazı süreçleri, mekanizmaları veya sektörü incelemeye dayanıyor. Denetimler her zaman şirketin ekonomik durumunun incelenmesi ve kontrolü, nelerin yanlış gittiğini, nelerin iyi gittiğini ve şirketin kilit noktalarından herhangi birinde nasıl iyileştirilebileceğini bilmek olarak görülmüştür. " (Emprende Pyme, 2016)
Bilgi sistemi
"Bir ihtiyaç veya bir amacı karşılamak için oluşturulmuş, daha sonra kullanılmak üzere organize edilmiş ve hazır olan, veri ve bilgilerin işlenmesi ve idaresine yönelik bir dizi unsurdur." (Wikipedia, 2018)
"Kontrollerin, güvenliğin, bilginin, işlevselliğin, prosedürlerin, politikaların ve standartların doğru şekilde işlenmesini değerlendirmek için bir şirketteki bilgi sistemlerinin organize sistemik incelemesi olarak belirtilebilir. Bilgi sistemlerinin etkinliğinin profesyonel bir değerlendirmesini yayınlamak için. " (Juan, 2016)
Bilgi sistemi.
Bir bilgi sistemi (aynı zamanda SI olarak da bulunur), veri ve bilgileri işlemek ve yönetmek, düzenlemek ve daha sonra onlara bir saldırı için oluşturulmuş olup olmadıklarına bakılmaksızın organizasyon içinde yararlı bir kullanım sağlamak için amaçlanan ve birbiriyle ilişkili öğeler grubudur. şirketin ihtiyacı veya sadece bir hedefe veya hedefe ulaşmak Bu öğeler aşağıdaki sınıflardan birine aittir:
- Kişiler Kuruluş tarafından gerçekleştirilen eylemler Kuruluşun sahip olduğu genel olarak oluşturulan ve toplanan veriler (diğerlerinin yanı sıra belgeler, kitaplar, klasörler)
Bu veri toplama ve işleme faaliyetleri, daha sonra kendilerine bilgi döndürmek için pratik olarak elle yapılması gereken faaliyetlerdi veya şirketin daktilo kullanmasına rağmen, ancak BİT'lerin gelişiyle (Bilgi Teknolojisi ve İletişim), örneğin internet veya bilgisayarlar, bilgi işlem ve iletişim kaynaklarına sahip sistemler haline geldi.
Bu bileşenler, verileri işlemek için birbirleriyle ilişkili olduğunda (hem manuel hem de otomatik süreçleri içerir) ve daha ayrıntılı bilgiler tasarlandığında, bu, belirlenen hedeflere bağlı olarak kuruluşun ihtiyaç duyduğu şekilde dağıtılacaktır.
Günümüzde bilgi sistemleri çoğunlukla bilgisayar sistemlerinden oluştuğundan, "bilgi sistemi" kavramı çoğu kez yanlış bir şekilde bir bilgisayar bilgi sistemi ile eşanlamlı olarak kullanılmaktadır. Biraz daha ciddiysek, bir bilgi sisteminin tamamen bu tür kaynaklarla tasarlanması gerekmez. O halde bilgisayar bilgi sistemlerinin genel olarak bilgi sistemlerinden türeyen bir kategori olduğunu söyleyebiliriz.
Bilgisayar Bilgi sistemini oluşturan parçalar
Bilgi sisteminin doğru ve beklendiği gibi çalışması için birbiriyle etkileşim halindeki bazı temel unsurlara sahip olması gerekir, bunlar:
Bir bilgisayar sisteminin tüm somut kısımlarına (dokunabileceğimiz) atıfta bulunur ve bu nedenle, daha sonra bilgi haline gelecek olan verileri yakalamak, işlemek ve kaydetmek için kullanacağımız fiziksel ekipman olacaktır (örneğin bir bilgisayar durumunda olabilir).
Elbette gerekli prosedürlerle bilgiyi dönüştürmemize ve çıkarmamıza yardımcı olacak somut olmayan kısım olan (dokunamadığımız) bir bilgisayar sisteminin mantıksal desteğidir (bilgiyi sakladığımız bir bilgisayar programı olabilir).
Kuruluşun hem dış hem de iç tüm faaliyetleri tarafından üretilen belirli özniteliklerin temsilleridir.
Kuruluşun bilgisayarlarının birbirleriyle bilgi paylaşabilmeleri, süreçleri kolaylaştırabilmeleri ve bu bilgileri ihtiyaç duyan tüm ortak çalışanlar için çok daha kullanışlı hale getirebilmeleri için birbirine bağlanma şeklidir.
Bu sistemden yararlanacak, ilgili bakımları ile optimum şartlarda sahip olacak ve gerektiğinde denetimleri yapacak olan işbirlikçileridir.
Bilgi sistemleri; insanlar, bilgi edinme yöntemleri ve BİT olmak üzere 3 temel bölümden oluşur.
Bir Bilgi Sistemine eşlik eden eylemler
Organizasyondan bağımsız olarak herhangi bir iyi bilgi sistemi, organizasyonların karar vermeleri için ihtiyaç duydukları bilgileri üretecek, operasyonlarını daha iyi kontrol edecek ve problemlerle nasıl daha iyi yüzleşeceklerini bilecek 4 ana eyleme dayanmalıdır. diğerlerinin yanı sıra belirli bir ürün için yeni pazarlama kampanyaları sunar. Bu faaliyetler:
Şema - Bilgi Sistemleri
Kuruluşun hem içinden hem de dışından gelen verileri oluşturulurken yakalayın veya toplayın.
Adından da anlaşılacağı gibi, toplanan bilgilerin organize bir şekilde saklanmasını ifade eder.
Bu veri girişini, buna ihtiyaç duyan kuruluşun ortak çalışanları için anlamı olan bir şeye dönüştürün.
Halihazırda işlenmiş olan bilgileri, uygun bir kullanım sağlamak için ihtiyaç duyan ortak çalışanlara veya ortak çalışanlara aktarır.
Önceki diyagramda görülebileceği gibi, bilgi sistemlerinin bir geri bildirim sürecine ihtiyacı vardır, bu, bilgi isteyen işbirlikçiye ulaştığında ve bilgi sisteminden sorumlu kişiye, bilginin kalitesi ile ilgili izlenimlerinin ne olduğunu söyler. bilgi, teslimat süresi, doğruluk, diğer şeylerin yanı sıra, giriş aşamasını iyileştirmeye hizmet edecek.
Bilgi sistemleri her zaman, bir işbirlikçinin organizasyondaki performansını artırmasına ne kadar yardımcı olduğu veya bilgi sisteminin etkinliğini inceleyerek (kolaysa diğerlerinin yanı sıra anlayış, yüksek güvenilirlik, esneklik) ve ayrıca ürettiği bilgilerin kalitesi (önem derecesi, tam olup olmadığı ve gerektiğinde teslim edilip edilmediği).
Bilgi sistemleri örnekleri
(Emprende Pyme, 2016) 'ya göre organizasyonlarda bulabileceğimiz bazı bilgi sistemi örnekleri şunlardır:
Yönetim Bilgi Sistemi, içinde bulunduğu mevcut durum hakkında organizasyonun yönetiminin veya yöneticilerinin ihtiyaç duyduğu bilgilerin hızlı ve kolay bir şekilde sağlanmasından sorumludur.
İşlem İşleme Sistemi, kuruluşlar tarafından satın alma ve satışları ve kuruluşun genel işlemleri ile ilgili bilgileri saklamak ve işlemek için kullanılır. Bu bilgiler, karar vermede hayati önem taşıyacaktır.
Karar Destek Sistemi, çalışanların karar vermesine yardımcı olan bir araçtır. Belirli sorunları çözmeye yardımcı olacak değerli bilgiler ekleyen verilerin birleşiminde ve analizinde bulunur.
Amacı, şirketin stratejik hedeflerine ulaşmak için üst yönetimin temel bilgileri elde etmesine yardımcı olmaktır.
Grup Karar Destek Sistemi, ekip olarak işbirliği yapabilmeleri ve birlikte sorunlarla yüzleşebilmeleri için ekip üyeleri arasında bilgilerin aktarılmasına yardımcı olacaktır.
Bilgi teknolojilerini kullanarak rekabet avantajı elde etme, rekabetin sahip olmadığı avantajlar veya fırsatlar bulma niyetindedirler.
Yeni tüketicileri çekmek ve mevcut olanları korumak için yeni unsurlar geliştirmenin yanı sıra, şirketin sahip olduğu ürün ve / veya hizmetleri tanıtma ve satma görevi vardır.
Denetim
Denetim yorumu, performansının ne olduğunu bilmek için bir sürecin, cihazın veya sektörün analizine dayanır. Denetimler her zaman kuruluşun ekonomik durumunun ne olduğuna dair bir tür inceleme ve denetim olarak takdir edilmiştir, böylece neyin yanlış gittiğini, neyin güçten güçleneceğini ve bu noktaları nasıl geliştirebileceğimizi biliriz. organizasyonun anahtarı. Daha sonra, denetleyerek, kuruluşun gerçek durumunun ne olduğunu ve oradan nereye gitmemiz gerektiğini bilmek için bir kuruluşun hesaplarını bir tür inceleme ile karşılaştırmak olduğunu anlayabiliriz.
Ancak artık bir şirketin denetlenebilecek birkaç bölümü var ve bu genel incelemenin mutlaka yapılması gerekmiyor. Başka bir deyişle, kuruluş, gerçek durumunun ne olduğunu bilmek istediğimiz belirli bir sektörü veya organizasyon alanını kontrol etme, yaptığımız şeyin doğru olup olmadığını veya bir şeyin iyileştirilmesi gerekip gerekmediğini bilme yeteneğine sahiptir.
Bu nedenle, kuruluşun herhangi bir temel unsurunun tanınması veya kontrol edilmesi sürecini, gerçek durumunu anlamak ve böyle devam edip etmeyeceğimizi veya herhangi bir iyileştirme uygulayıp uygulamayacağımızı bilmek için bir denetim olarak yorumlayabiliriz.
Denetimin hedefleri
- Genel olarak kuruluşun veya özel olarak bir kısmının gerçek ve kesin durumunun ne olduğunu bilin.Geleceğin veya potansiyel yatırımcıların, kuruluşun uygulamalarını iyi yürüttüğünden emin olduğunu bilin. Kuruluşta meydana gelen dolandırıcılıkları bulun. Meşruiyetini düzeltin. ürünler ve / veya hizmetler Yapılmakta olan olası teknik arızaları bulun Kuruluşun çalışma tarzının verimli olup olmadığını analiz edin Şirketin performansını artırmak için daha iyi bir karar vermemize yardımcı olmak için mümkün olduğunca fazla bilgi edinin.
Denetimin önemi
Kuruluşlar, varoluşlarının çeşitli aşamalarında, sektörlerini denetlemenin gerekliliğini ve değerini yeterince dikkate almamaktadır. Ve denetim, size şu anda neler olduğunu bilme, bunu iyi yapıp yapmadıklarını, asgari standartları karşılayıp karşılamadığını, dayanıklı bir kuruluş olup olmayacaklarını ve yeni pazarlara nasıl adapte olacaklarını bilme fırsatı verecektir. kritik bir karar verirken çok daha büyük bir resme sahip olun.
Kuruluşun üst yönetiminin, izlenecek olası yolları incelemelerine ve tahmin etmelerine olanak tanıyan güvenilir ve zamanında bilgiye sahip olması hayati önem taşır.
Benzer şekilde, örgütsel idarenin kontrolü, yasal konular söz konusu olduğunda çeşitli sorunlardan kaçınmak için faydalı olabilir. “Dolandırıcılık” olarak nitelendirilebilecek ve bize para cezaları gibi yasal sorunlar getirebilecek hatalar yaptığımız zamanlar olacaktır. Örneğin, beyanlarımız kuruluşun gerçekliğini içermiyorsa, yazılımımızın aktif lisansları (korsan yazılım) yoksa, ekipmanımız diğerlerinin yanı sıra artık kullanım için minimum teknik özellikleri karşılamıyorsa.
Denetim yolları.
Bu süreç ile organizasyonun daha sonra daha derine inmeye çalışacak en genel ve dikkat çekici özelliklerini görebilirsiniz.
Analiz, aynı hesaptaki farklı parçaların birleşimine dayanmaktadır ve buradan iki sınıf çıkarabiliriz:
- Hareketlerin analizi Terazilerin analizi
Gerekli bilgiler, kuruluşun işbirlikçileri ile mülakatlar veya görüşmeler yoluyla elde edilecektir.
Araştırma yoluyla elde edilen sahte ifadelere dayanmaktadır.
Örgütün olaylarını resmi belgelerine göre doğrulamaya dayanır.
Bu denetim şekli, diğerlerinin yanı sıra bazı malzemelerin, unsurların, ürünlerin, belgelerin gerçekten stokta olup olmadığını fiziksel olarak kontrol etmeye dayanır.
Adından da anlaşılacağı gibi, muhasebe kayıtlarında öngörülen verilerin doğru olduğu ve denetçinin gördükleriyle aynı fikirde olduğu teyit edilecektir.
Öngörülen standartların karşılandığını doğrulamak için çeşitli durumları ve olayları görerek takdir etmekten geçer. Üretim süreçleriyle çok yakından ilerliyor.
Bilgi sistemleri denetimleri.
Bilgi sistemleri denetimleri, performansları ve şirket için faydaları hakkında bir sonuç elde etmek için kuruluşun bilgi sistemlerini inceleme süreci olarak yorumlanabilir.
Bunu başarmak için, kuruluşun sahip olduğu bilgileri, kullanma şeklini, nasıl dağıtıldığını, işlenme şeklini ve sahip olduğu teknolojileri analiz etmek gerekir.
Bilgi sistemleri denetimleri sırayla şu şekilde yorumlanabilir:
- Şirketin sahip olduğu bilgileri farklı yönlerden değerlendirmeyi amaçlayan bir araç, mevcut bilgilerle şirket içinde işin ne kadar olumlu yürütüldüğünü belirlememizi sağlayacak bir araçtır.
Bilgi yönetimi konusunu iyileştirmesine yardımcı olacak bir faaliyet olduğu için, temel ekonomik faaliyetine bakılmaksızın her şirket için BS denetimleri gereklidir; rakipleriniz.
Bilgi sistemleri denetiminin temel hedefleri.
(Ahumada, 2016) 'ya göre bilgi sistemleri denetiminin izlemesi gereken temel hedefler şunlardır:
- İster kağıtlar, belgeler veya klasörler gibi fiziksel ortamda, ister bilgisayar veritabanları gibi elektronik ortamlarda ve hatta işbirlikçilerin zihninde olsun, şirketin sahip olduğu tüm bilgileri doğrulayın. karar vermek için buna ihtiyaç duyan çalışanlar tarafından kullanılabilir. Belirlenen hedeflere ulaşmak için bilgi yönetiminden sorumlu denetim çalışanları. Bilginin organizasyon içinde kullanılma yolu. bilgileri kullanabilmek için kullanılır.
Denetim aynı zamanda bize aşağıdakilere cevap verebilmelidir:
- Bilginin kullanım amacı Kullanıcılar ve potansiyel tüketiciler Kuruluşun bilgi sistemleri hangi koşullarda ve belirlenen hedeflere ulaşılmasına yardımcı olup olmadığı, Bilginin dağıtım kanallarının yeterli olup olmadığı. Nasıl kullanılır? Nasıl yönetilir ve yönetilir? Ne tür bilgilerin önemli olduğunu ve bunun kontrolünün bedelini kim belirler.
Denetime dayalı olarak alınan kararlar.
Bilgi sistemleri denetimi yapıldıktan sonra, organizasyonda bulunan durumla ilgili çeşitli kararlar almamıza izin verecektir, bu kararlardan bazıları şunlardır:
- Bir bilgi yönetimi ve kontrol politikası tanımlayın ve bilgiyi yoğunlaştırmamıza izin veren yeni bir hizmet oluşturun Kuruluşun bilgilerini iyi bir şekilde kontrol etmesine ve kullanmasına olanak tanıyan yeterli bir strateji tanımlayın. Henüz yoksa kullanın veya zaten bir intranetiniz varsa geliştirin.
Tez önerisi.
Córdoba - Orizaba bölgesindeki hastanelerin bilgi sistemlerini denetlemeye izin veren bir metodoloji geliştirin.
Amaç.
Hastanın rahatsızlık vermesini önlemek için hastane işbirlikçilerinin sahip olduğu bilgilerin yeterli olduğundan ve zamanında tutulduğundan emin olun.
Teşekkürler.
Ailemize, günden güne devam etmem için her türlü desteği ve cesareti verdikleri için, Orizaba Teknoloji Enstitüsü'nü kapılarını bana açtığı ve İdari Mühendislik Yüksek Lisansı ve Dr. Fernando Aguirre y Hernández ile beni Atanan makalelerin her birini yürütmek için İdari Mühendislik Vakıfları seminerinde bilgi.
Sonuç.
Bilgi sistemleri, iş kolu ne olursa olsun her kuruluş için hayati bir parçadır, çünkü onlara hem dış hem de iç verileri, yapılması gereken karar verme için değerli bilgilere dönüştürme yeteneği verir. Ancak, kuruluşun sahip olduğu herhangi bir unsur gibi, sorun yaşamaktan muaf değildir, bu nedenle bu sorunları bulabilmek veya rekabet gücünü artırmak için yararlanılabilecek bir fırsat bulabilmek için her belirli periyotta denetlenmeleri gerekir. organizasyonun.
Her kuruluş, sistemlerinin nasıl olduğuna bağlı olarak denetimleri gerçekleştirebilir, ancak her zaman yalnızca elektronik araçlarının (bilgisayarlar, internet, veritabanları ve diğerleri gibi) değil, aynı zamanda fiziksel olarak sahip oldukları da akılda tutulmalıdır. klasörlerde, belgelerde ve ortak çalışanlarınızın zihninde olanlarda olduğu gibi.
Kaynakça.
Ahumada, AM (7 Nisan 2016). Gestiopolis. Https://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-informacion-lasorganizaciones/ adresinden alındı
AUMATELL, CS (2012). BİLGİ DENETİMİ. Katalonya: UOC.
Dangel, AD (24 Şubat 2010). Ecolink. Https://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/definicion adresinden alındı
KOBİ'leri başlatın. (2016). emprendepyme.net. Https://www.emprendepyme.net/auditoria adresinden erişildi.
KOBİ'leri başlatın. (2016). emprendepyme.net. Https://www.emprendepyme.net/tipos-de-sistemas-de-informacion.html adresinden alındı
García, MV (2006). Kuruluşlarda bilgi denetimleri. Bilgi Bilimleri, 3-14.
Orta Amerika ve Panama Beslenme Enstitüsü. (2018). InCap. Http://www.incap.int/sisvan/index.php/es/acerca-de-san/conceptos/sistema-devigilancia adresinden alındı
Juan, RP (17 Kasım 2016). Gestiopolis. Https://www.gestiopolis.com/auditoria-de-sistemas-informacion/ adresinden alındı
Vikipedi. (2 Mayıs 2018). Vikipedi, bedava ansiklopedi. Https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n adresinden alındı
Vikipedi. (22 Şubat 2018). Vikipedi, bedava ansiklopedi. Https://es.wikipedia.org/wiki/Intranet adresinden alındı
“Bir kuruluş içindeki bilgileri, işletim sistemlerini veya bilgi işlem hizmetlerini paylaşmak için İnternet protokolü teknolojisini kullanan bir bilgisayar ağıdır. İnternet gibi halka açık olmaktan ziyade genellikle içseldir, bu nedenle yalnızca bu kuruluşun üyeleri buna erişebilir. " (Wikipedia, 2018).
