İnsanlar, verimliliğin bir grubun sahip olduğu unsurların düzeni ve koordinasyonu ile elde edildiğinin farkındadır, bu nedenle İdare içerisinde Organizasyon ve Koordinasyon politikalarının geliştirilmesi önemlidir; Aşağıdaki çalışmada Organizasyon ve Organizasyon Yapıları ve Araçları konusuna değineceğiz.
Organizasyon, şirket yapısının özüdür, net bir konsepte sahip olmak için bu makale organizasyon yapısının önemi, ilkeleri, süreci ve tasarımına değinecektir.
Organizasyon yapısını geliştirmek için rasyonel bir organizasyon gerçekleştiren teknikler kullanmak gerekir; Bunlardan başlıcaları, organizasyon şemaları, kılavuzlar, prosedür diyagramları, iş analizi ve iş dağıtım mektubu olarak da bilinen organizasyon şemalarıdır.
Makalenin son bölümünde, var olan organizasyon türleri veya sınıfları ele alınacak ve her birinin sahip olduğu avantaj ve dezavantajlar ortaya çıkacaktır.
ŞİRKET İÇİNDEKİ ORGANİZASYON
Örgütün üç anlamı vardır, ilki enstrüman anlamına gelen Yunanca organondan gelir; ikincisi, onu bir varlık veya sosyal grup olarak ifade eder, bir şirketle eşanlamlıdır; Üçüncüsü, kaynakları etkin bir şekilde koordine etmek için organizasyon yapısını tasarlamaktan sorumlu olduğu için bir yönerge işlevi olarak kabul edilir. Grubun görevlerini yerine getirmek ve böylelikle şirketin hedeflerine ulaşmak için düzenlemesini ve ilişkisini kurar.
Organizasyon, şirketin ulaşmak istediği hedefleri gerçekleştirirken, bir şirketin parçası olan bireylerin, maddi, ekonomik veya teknik kaynakları daha iyi kullanabilmeleri için faaliyetlerinin koordinasyonu olarak tanımlanabilir. Örgütün kaynağı, bireysel olarak başarılamayan hedeflere ulaşmak için diğer insanlarla işbirliği yapma insan ihtiyacına dayanır.
Organizasyonun Önemi
Aşağıdaki temel bilgiler, organizasyonun önemini göstermektedir:
- Doğası gereği süreklidir, şirket ve sahip olduğu kaynaklar diğerleri arasında genişleme, yeni ürünler, taahhüt gibi sürekli değişikliklere maruz kaldığı için bittiği söylenemez. Bu nedenle organizasyonun değişiklik üretme ihtiyacı vardır Şirketin başarısızlığı veya başarısı için belirleyici bir unsurdur.Çabaların tekrarlanmasını ortadan kaldıracak işlevleri ve sorumlulukları tanımlar Şirketin hedeflerine ulaşma seçeneğinin daha iyi oluşturulmasına yardımcı olur Faaliyetlerin verimli bir şekilde yürütülebilmesi için yöntemler sağlar.
Organizasyonun temel ilkeleri
Rasyonel bir organizasyon kurmamıza yardımcı olan dokuz ilke vardır.
- İlk ilke hedefe atıfta bulunur, organizasyonda oluşturulan faaliyetlerin her biri şirketin hedefleri ile ilgili olmalıdır.
- İkincisi, çalışanların faaliyetlerinin verimli bir şekilde yürütülmesi için sınırlandırılması gereken uzmanlıktır.
- Üçüncüsü, şirketin ihtiyaç duyduğu yetki seviyelerinin atandığı Hiyerarşi ile ilgilidir.
- Dördüncüsü, yetki ve sorumluluk arasındaki eşitliktir; her bir atanan sorumluluk derecesi, yerine getirilebilmesi için aynı yetki derecesine karşılık gelir.
- Beşinci ilke komuta birliği olduğu için, her departmanda faaliyetlerin raporlanması gereken tek bir patron bulunmalıdır.
- Altıncı ilke olan yayma, her pozisyonun yükümlülükleri yayınlanmalı ve şirketin tüm üyelerine açık olacak şekilde yazılı hale getirilmelidir.
- Yedincisinde, Kontrolün Genliği, aşırı yüklenmemesini ve diğer işlevlere katılma olasılığına sahip olmasını sağlamak için her patronun sahip olması gereken astların sınırını belirler.
- Sekizinci prensipte koordinasyon, tüm işlevlerin bir dengesi olmalı, birbirlerini desteklemeleri ve olumlu sonuçlar elde etmek için birleşmeleri gerekiyor.
- Son olarak, süreklilik ilkesinde, kurulduğundan beri, organizasyon yapısının korunması, iyileştirilmesi ve çevre koşullarına uyarlanması gerekmektedir.
ORGANİZASYON SÜRECİ
Organizasyon Süreci. Kaynak: (Koontz, 1987)
Organizasyon bir süreç olarak ele alınırsa, şirketlerin fonksiyonları bunlardan doğduğu için öncelikle yapının amaç ve planları göstermesi gerekir. İkincisi, yapı, şirket yöneticilerine sunulan yetkiyi göstermelidir. Bir kurumdaki yetki, toplumsal olarak belirlenmiş, ihtiyatla kullanılması gereken ve değişime açık bir haktır. Üçüncüsü, yapı her zaman sürekli bir değişim içinde olduğu için çevreyi yansıtmalıdır, bu nedenle yapının esnek ve uyarlanabilir olması gerekir. Dördüncüsü, iyi bir organizasyon yapısı geliştirmek için kurumun kendi sınırlarını ve kültürünü göz önünde bulundurarak kendisine beşeri sermaye sağlamalıdır.
Organizasyon yapısının tasarımı
Bir organizasyonun yapısı, şirket içindeki faaliyetleri ve sorumlulukları belirlemek için temel şema olarak tanımlanır.
Tanıma göre, yeterli koordinasyon ile birlikte faaliyetlerin dağılımı, şirket içinde farklı birimlerin oluşmasına, oluşturulan birimler arasında koordinasyonun gerçekleşmesi için bağlantı hatları kurulmasına neden olur.
3.1 Organizasyonun Aşamaları
Organizasyon yapısı aşağıdakileri ifade eder:
Organizasyon yapısının şeması
İşbölümünde, işlevlerin daha iyi geliştirilmesi için faaliyetler atanır ve belirlenir. Bunu başarmak için aşağıdaki aşamalar dikkate alınır.
In Departmentalization, görevler farklı birimler halinde gruplandırılmış personel arasında tanımlanır ve dağıtılmaktadır.
Birimler oluştururken, şirketin tüm işlevlerini listelemek, açıklığa kavuşturmak, gruplamak, her gruba faaliyetler atamak, bölümler arası iletişim hatları oluşturmak, şirketin kapasitesine göre bölümün büyüklüğünü belirlemek, sorumluluk olarak görevler belirtmek uygundur., her grubun sahip olması gereken yükümlülükler ve yetki.
Bölümlere ayırmanın birkaç yöntemi vardır, en yaygın olanları: işleve göre, ürüne veya coğrafi bölgelere göre, müşteriler tarafından ve karma.
İşlevlere göre, faaliyetlerin benzerliğine dayanır.
İşlevlere göre yapı
By ürünleri, şirket farklı ürünler ile tüketiciyi sağlar, daha sonra bölümler onlara göre gruplandırılır.
Ürünlere Göre Yapı. (Grajales Lara, N. ve Castillo Arriaga, 2002)
By coğrafi bölgelerde, insanlar dağıtılır.
Coğrafi Bölgelere Göre Yapı
Müşteriler tarafından: Birincil ilgi müşteriye hizmet etmektir.
Müşterilere Göre Yapı. (Grajales Lara, N. ve Castillo Arriaga, 2002)
By süreç veya ekipman bir ürün imal ve farklı aşamalardan geçmesi sahiptir. Örnek olarak, bir otomotiv fabrikası.
Süreçlere ve ekiplere göre organizasyon
In hiyerarşi, şirketin yapısı otoritenin merkezlerini kurarak tanımlanır. Oluşturulan hiyerarşik düzeyler, her düzeydeki yetki türünü açıkça tanımlayan, asgari ve vazgeçilmez olmalıdır.
Görevlerin, faaliyetlerin ve yükümlülüklerin tanımı, kuruluşun departmanındaki her bir pozisyonda gerçekleştirilecek faaliyetler görsel olarak tanımlanmalıdır.
KOORDİNASYON
Belirlenmiş bir faaliyeti etkin bir şekilde gerçekleştirmek için çabaları senkronize etme ve uyumlu hale getirme ihtiyacıyla doğar. Organizasyon aşamalarında, şirkette önerilen fonksiyonların dengelenmesi, fonksiyonlar ile sonuçların kolayca geliştirilebilmesi için gereklidir.
Bir futbol takımının organizasyonu örnek alınacak, uzman oyunculara (her biri kendi alanına hakim) sahip olmanın faydası olmayacak, oyun anında senkronizasyon, uyum, iletişim ve koordinasyon yoksa, gerçekleştirecekleri işlevler olacaktır. işe yaramaz, her biri bir şey belirtmeden kendi başına.
Herhangi bir organizasyonda verimlilik, iletişim hatları aracılığıyla elde edilen koordinasyonla her zaman doğrudan ilişkili olacaktır. Koordinasyonun işlevi, bir sosyal grupta var olan çabaların birleşimini ve birliğini sağlamaktır.
Organizasyon Teknikleri
İyi bir organizasyon gerçekleştirmek için gerekli olan araçlardır, başlıcaları şunlardır:
Organizasyon şemaları şirketin yapısının grafik gösterimi, onlar bölümler ve hiyerarşik seviyeleri ile karşılıklı ilişkiyi göstermektedir.
Organizasyon şeması açık olmalı, hiyerarşik terminolojisi tek tip olmalı, benzer işlevler gruplandırılmalıdır, farklı şekiller veya boyutlar kullanılamaz. Nesnelerine, alanlarına ve içeriklerine göre sınıflandırılabilirler.
Tarafından nesne, yapısal, işlevsel ve special ayrılmıştır. Yapısal olarak, bize şirketin sadece idari şeklini gösterir, işlevsellik açısından sahip olduğu alanlar ve ilişkiler dışında, bize bunların temel işlevlerini gösterir. Özel ürünlerde sadece bir özellik öne çıkıyor.
Bir organizasyon şemasını temsil etmenin yolları.
By alanında, bunlar tüm organizasyonu ve bölüm örgütü temsil departmentals sunmak Generallerin ayrılır.
İçeriği gereği detaylı ve teknik detaylar ve analitik içermeden halk için hazırlanmış şemalara bölünmüştür.
Organizasyon şemalarını temsil etmenin farklı yolları vardır:
DİKEY
Dikey Organizasyon Şemaları. (Grajales Lara, N. ve Castillo Arriaga, 2002)
YATAY
Yatay Organizasyon Şemaları. (Grajales Lara, N. ve Castillo Arriaga, 2002)
GENELGE
Dairesel Organizasyon Şemaları
KARIŞIK
Karışık organizasyon şemaları. (Grajales Lara, N. ve Castillo Arriaga, 2002)
Kılavuzlar, firma hakkında detaylı bilgiler içeren belgelerdir. Teknik, politik, pozisyonlar, prosedürler, karşılama vb. Olabilirler. Ve fonksiyonların yerine getirilmesini kontrol ettikleri, çalışanların verimliliğini artırdıkları, bilgi kaynağı olarak hizmet ettikleri, sorumluluk sızmasının önlenmesine yardımcı oldukları ve faaliyetleri, sorumlulukları ve fonksiyonları tanımladıkları için çok kullanışlıdırlar.
Diğer bir organizasyonel araç, prosedür diyagramlarıdır, bunlar bir prosedürün sahip olduğu sırayı gösteren grafik temsillerdir ve birkaç tip vardır: İşlem akış grafiği, şematik akış grafikleri, ekipman konum grafikleri ve form akışı.
İş analizi tekniği sayesinde, her çalışma grubunda gerçekleştirilen görevler sınıflandırılır ve aşağıdakilere göre belirlenir:
İş tanımı: çalışanın ne olacağını gösterir. Bir başlığı, genel bir açıklaması vardır; Pozisyona kısa bir giriş ve özel bir tanımdır; yürütülen faaliyetlerin ayrıntılı olduğu yer.
Pozisyonun belirtilmesi: Bunlar, başvuru sahibinin pozisyonu doldurması için ihtiyaç duyduğu şartlardır.
İşin veya faaliyetlerin dağıtım mektubu, bir bölümü oluşturan pozisyonların, çalışma gruplarını iyileştirmek ve beş veya daha fazla kişi arasında ilgili görevleri incelemeye hizmet etmek için analiz edildiği bir tekniktir.
Organizasyon Türleri
Sosyal bir organizmada uygulanabilen organizasyonel modeller veya yapılardır. Organizasyon türünün belirlenmesi, şirketin dönüşü ve büyüklüğü, kaynaklar, üretim hacmi vb. Gibi şirketin faktörlerine bağlıdır.
DOĞRUSAL
Ana özelliği komuta ve sorumluluk arasında doğrudan bir çizgidir, her kişi emir alır ve faaliyetlerini üstlerine rapor eder. Komut satırı her zaman alçalmaktadır, ancak sorumluluk çizgisi yükselmektedir. Bu tür bir organizasyon esas olarak küçük işletmelerde gerçekleşir.
Avantajları, çok basit bir organizasyon olması, anlaşılması kolay, sorumluluk ve emirleri net bir şekilde ayırması, kararlı olması, emirlerin çabuk geçmesi.
Dezavantajları: patronların aşırı iş yükü vardır, bunlardan birinin kaybı örgütü tehlikeye atabilir, değişime karşı direnç gösterirler ve katı ve esnek değildirler.
Doğrusal Organizasyon
FONKSİYONEL
Yaratıcısı, bir süpervizörün çalışmasını sekiz uzman arasında bölmeyi öneren Frederick Taylor'dı. Yöneticiden işçiye kadar her kişinin mümkün olan en az faaliyeti yürütmesi için işi bölmek ve uzmanlığı oluşturmaktan oluşur.
Avantajları, uzmanlaşma sayesinde daha fazla verimliliğe sahip olması, manuel çalışmanın entelektüelden ayrılması ve tek bir patron üzerindeki baskıyı azaltmasıdır.
Dezavantajlarda sorumluluğu sabitlemek, komuta birliği ilkesini ihlal etmek ve kafa karıştırıcı bir komuta tanımına sahip olmak, kafalar arasında çatışma yaratmaktadır.
Işlevsel organizasyon
LINEO-FONKSİYONEL
Burada, dezavantajları bir kenara bırakırken avantajlardan yararlanarak, önceki iki tür organizasyon birleştirilir. Doğrusal organizasyondan, bir işlev için sorumluluk ve yetki devralmak üzere tek bir patron alınır. İşlevselden, her faaliyetin uzmanlığı alınır.
Doğrusal Organizasyon - Fonksiyonel
PERSONEL
Buna komut içermez, bunun yerine onu gerçekleştirenler arasında iki konum arasında özel bir danışma ilişkisi kullanır. Ana özelliği yardımcı bir otorite olmaktır.
Avantajlar, yetki ve sorumluluk mevcut, uzmanlar ortaya çıkan sorunları çözebilmeyi tavsiye ediyor.
Dezavantajları, sağlanan tavsiyenin desteklenmemesi durumunda etkisiz olabilmesi, verilen tavsiyenin sorumluluklarını ve yükümlülüklerini açıkça sınırlamaması, şirkette kafa karışıklığına yol açabilmesidir.
KOMİTELER TARAFINDAN ORGANİZASYON
Çeşitli konuları tartıştıkları ve kendilerine emanet edilen sorunları kararlaştırdıkları belirli komitelere atayın.
Yönlendirme Komitesi: Şirket hissedarları şirketin sorunlarının analizinden sorumludur.
Yürütme Kurulu: Yürütme Kurulu tarafından atanır ve görevi yapılan anlaşmaları yürütmektir.
İhtiyat Komitesi: Çalışanların işlerini denetlemekle görevlidir.
Danışma Kurulu: Bilgi veya çalışmaları nedeniyle danışılan konularda raporlar yayınlayan uzmanlardır.
Avantajlar, sorumluluk her komitede paylaşılır, fikirlerin temel alınmasını ve eleştirilmesini sağlar, bilgi kullanılır, daha objektif çözümler sunar.
Dezavantajlara gelince, çözümler daha yavaş ve komiteyi feshetmek zor.
SONUÇ
Organizasyon, şirket içinde çalışan personelin tüm faaliyetlerinin veya işlevlerinin koordinasyonudur, bu, maddi, ekonomik veya teknik olan tüm unsurların daha iyi bir şekilde kullanılması amacıyla yapılır. Şirketin amaçlarına veya hedeflerine ulaşabilme.
Bibliyografik referanslar
- Grajales Lara, M., N., H. ve Castillo Arriaga. (2002). Uygulama 1. Xalapa, Veracruz.: SEC.Koontz, C. (1987). İdarenin niteliği ve amacı. K. O'Donel, Administration (s. 256,257,258). Mexico DF: Editora de Periódicas.Much, G. (2001). Yönetim Temelleri. Trillas Rivera Olga, AN (2008). Şirket organizasyonu. AN Rivera Olga, Business Organization'da (s. 10,15,21,27). Universidas deusto Yayınları.
