Bilgi yönetimi, bir şirketin bilgi ve becerileri çalışanlarına sistematik ve verimli bir şekilde ilettiği süreçtir. İyi bilgi yönetimi, bu görevi kolaylaştıran politikalar, prosedürler ve süreçlerin oluşturulması yoluyla yönetimin taahhüdünü ifade eder. Şirkette gerçekleştirilen herhangi bir faaliyetin bilginin uygulanmasına dayandığı söylenebilir, ancak stratejilerin detaylandırılması veya inovasyon gibi bilginin daha titizlikle kullanılmasını gerektiren bazıları vardır.
Bu nedenle, şirketin bilgilerini yönetmek için uygun araçları kullanmak, bu sürecin başarılı olmasını sağlamak için büyük önem taşımaktadır. Bilgi yönetimi alanında kullanılan araçlar ve teknikler, çok sayıda ve çok çeşitli türlerdendir; bunların arasında, sözde yapısal bilgi havuzlarına bağlandığında yararlılığı artırılan sözde bilgi haritaları da vardır.
Ayrıca şirket, bilgiyi yönetmek ve personel değişim hızına bakılmaksızın aynı kalmasını sağlamak için bazı önemli adımları takip edebilir ve aynı zamanda süreçlerin, ürünlerin ve hizmetlerin kalitesini iyileştirmek için bu bilgi artışlarını sağlayabilir.
Bu yazıda bilgi yönetimi ile ilgili bu noktaları gözden geçireceğiz.
Bilgi nedir?
Bilgi, bir bireyin problemleri çözebileceği biliş ve beceriler dizisi olarak tanımlanabilir. Bu, teori, pratik, günlük kurallar ve eylem talimatlarını içerir. Bilgi, verilere ve bilgiye dayanır, ancak bunların aksine her zaman insanlarla bağlantılıdır. Bireylerin ayrılmaz bir parçasıdır ve nedensel ilişkiler hakkındaki inançlarını temsil eder.
Bir organizasyon içindeki bilgi, organizasyonun faaliyetlerini yürütmek için kullanabileceği entelektüel, bireysel ve kolektif varlıklardan oluşur. Bu bilgi aynı zamanda bireysel ve organizasyonel bilginin inşa edildiği verileri ve bilgileri de içerir. Örgütsel öğrenme, şirketin bilgi tabanındaki değişikliklerden, kolektif referans çerçevelerinin oluşturulmasından ve kuruluşun harekete geçme ve sorunları çözme becerilerinin geliştirilmesinden oluşur. (Tümü, 2009)
Bilgi yönetimi nedir?
Bilgi yönetimi (BY), kuruluşların neredeyse her zaman büyük veritabanları içeren bir intranet aracılığıyla bilgi paylaşmasına olanak tanıyan bir araçtır. Bilgiyi, büyük danışmanlık firmaları, sağlık merkezleri veya araştırma merkezleri gibi işlerinin önemli bir parçası olarak kabul eden kuruluşlar tarafından kullanılır. Bilgi yönetiminin amacı, gerektiğinde kullanmak için olumlu veya olumsuz deneyimleri paylaşmak ve aynı zamanda şirketin ana faaliyetleri için gerekli olan bilgileri güncellemektir. (Rodriguez, 1999)
Bilgi yönetimi, bir şirketin aşağıdakileri yapmasına olanak tanıyan bir dizi araç, teknik ve metodoloji ile desteklenen bir dizi uygulama olarak tanımlanabilir:
- Mevcut faaliyetlerini yürütmek ve gelecek planlarını gerçekleştirmek için en uygun bilgileri belirleyebilmek, yani kuruluşun kendi insanlarının sahip olduğu veya insanlar tarafından katkıda bulunulabileceği gibi gerekli bilgileri kullanıma açmak. dış varlıklar Bu bilginin kalıcı olarak kullanılabilirliğini garanti edin, bunun için onu korumak gereklidir Organizasyonun faaliyetlerini mükemmel bir şekilde yürütmek için bilgiyi verimli bir şekilde kullanın. (Carballo, 2007)
Pazardaki hızlı değişimlerle başa çıkabilmek için bilgi yönetiminin üç düzeyde organize edilmesi önemlidir:
- İş kültürü: Bilgi yönetimi uygulamasının yönetimini garanti eden politikalar, prosedürler ve süreçler oluşturmak gereklidir: süreçten, öngörülen değişikliklerden sorumlu olan bilgi yönetimi için bir ekip oluşturun, bilgiyi her şeyden çok odaklayın Ürün değil müşteri ve edinilen bilginin değerini belirler Teknolojinin kullanımı: stratejik iletişim araçları olarak veri tabanlarını ve intraneti kullanın.
Aşağıdaki şekil, bir intranetin bilgi yönetimi için sahip olabileceği ve aşağıda belirtilen öğelere sahip olabilecek bileşenleri göstermektedir: 1
_____
1 Martha Alles'in Yetkinliklere dayalı insan yeteneğinin geliştirilmesi kitabından alınan resim
- Prosedürler, standartlar ve süreçler Faaliyetleri destekleyen uygulamalar Makaleler ve haberler İlgi konusu konuların tartışıldığı forumlar, sohbetler ve konuşmalar Belirli sorunlara, deneyimlere, metodolojilere ve diğerlerine çözüm olabilecek teknik bilginin bir parçası olan bilgiler Kaynaklarla ilgili bilgiler iş profilleri, beceri değerlendirmeleri, organizasyon şeması ve daha fazlası gibi insan. (Tümü, 2009)
Bilgi yönetimi için adımlar
Bilgi yönetiminin bir parçası olan süreçler, keşif, yakalama, sınıflandırma ve depolama, dağıtım ve yayma, bilgi paylaşımı ve işbirliğidir.
Keşif: Bilgisini yöneten kuruluş, hem iç hem de dış olabilecek bilgi kaynaklarını nasıl belirleyeceğini bilmelidir. Pek çok kuruluş, önemli dahili bilgi kaynaklarına sahip olabilir ve var olduklarının farkında olmayabilir. Örneğin üniversite eğitim kurumlarında, bazen yetkilileri hangi personele sahip olduklarını veya becerilerinin ve potansiyellerinin ne olduğunu bilmiyorlar. Diğer zamanlarda çevrelerinde hangi bilgi kaynaklarına güvenebileceklerini bilemezler. Bu nedenle, hem iç hem de dış bilgi ve bilgi kaynaklarını belirlemek için mekanizmalar geliştirmek gereklidir. Bu kaynaklar zımni ve / veya açık bilgi içerebilir.Bilgi ve iletişim teknolojileri, bilgi keşfine ulaşmak için çok sayıda araç sağlar, örneğin: Veri madenciliği, web madenciliği, metin analizi vb.
Yakalama: Organizasyonun eylemlerine uymak için kritik bilgi edinmesi gerekir, bu nedenle nerede olduğunu bilmek yeterli değildir, ancak kolektifin kullanımına nasıl sunulacağını bilmek için onu yakalamak gerekir. Bunun için, hangi biçimde (zımni veya açık) olduğunu bilmek zorunludur. Durumuna bağlı olarak, onu yakalamak için bazı teknikler uygulanabilir, örneğin: mülakatlar, yüksek öğretim kurumlarında vaka çalışması, protokol analizi, simülasyonlar, gözlem, belge analizi vb.
Sınıflandırma ve depolama: Bu işlemler, bilginin doğru kullanımını sağlamak için gereklidir. Bir kez yakalandıktan sonra bilgi olarak ifade etmek için taksonomiler ve bilgi kategorileri oluşturmak ve ardından kullanımı için temelde teknolojik cihazlara yerleştirmekten oluşur. Bu özellik, özellikle sınıflandırma yöntemi kritik bilgilerin bulunmasını engellediği veya depolama aygıtları nedeniyle çoğu durumda hiç kimse tarafından kullanılmayan bilgilerin depolanmasını görebileceğiniz yüksek öğretim kurumlarında çok önemlidir. bilgiye erişmek için en uygun olanlar değillerdir.
Dağıtım: Kuruluş, QA'yı verimliliği için bir araç olarak düşündüğünde, kritik bilgileri çalışanlarına sunmak için yeterli mekanizmalar kurmalıdır. Genel anlamda, küresel dünyada bilgi ve bilginin dağıtımı, gerçekten ihtiyaç duyulan şeyi bulabilmek için büyük bir zaman yatırımına neden olan bir aşırı bilgi yüklemesi (özellikle İnternet yoluyla) yaratmıştır. Bununla birlikte, kalite güvencesi yapılırken, kuruluşlar intranet veya kendi özelliklerine ve gereksinimlerine göre tasarlanmış veritabanları gibi dahili ağlar kurabilir, bu da kritik bilgilerin kullanıcı ihtiyaçlarına göre dağıtımını ideal kılar.
Paylaşın ve işbirliği yapın: Bu iki süreç birbiriyle ilişkilidir ancak farklıdır. Paylaşım, genel olarak açık bir bilgiyi yeniden üretme olasılığını gösterirken, işbirliği, kolektif katılıma dayalı olarak mevcut bir bilginin zenginleştirilmesi veya yeni bir bilginin yaratılması anlamına gelir. Paylaşımla ilgili olarak, iki temel ilke dikkate alınmalıdır; birincisi güven ile ilgili, ikincisi ise cezalandırmadır. Güvenilir olan ve başkalarının bilgilerine değer veren insanlarla bilgi paylaşma olasılığı daha yüksektir. Öte yandan, maddi veya manevi bir şeyin karşılığında alınabileceği biliniyorsa, bilgiyi paylaşma olasılığı daha yüksektir.
İşbirliği, bir dizi koşula dayalı olarak, insanların inovasyon bakış açısıyla bilgiyi yaratmaya, yeniden üretmeye, keşfetmeye ve paylaşmaya yeterince yatkın olmasına izin verdiği için, yüksek öğretim kurumlarında QA süreci için gereklidir. ve organizasyonların sürekli iyileştirilmesi. İşbirliği koşulları ve bunların yararlılığı, işbirliğine dayalı araçlar alanında tekrar tartışılacaktır. (Caicedo, 2010)
Şirkette bilgi yönetimi yapmak neden önemlidir?
Bilgiyi yönetmek, bir kuruluş için önemlidir çünkü basit bir bilgisayar sisteminin veya eğitim planının çok ötesine geçer. Aslında şirket yapısının güçlendirilmesine yardımcı olur çünkü doğru akması ve iletilmesi süreçlerde iyileştirmeler yapılmasına yardımcı olur ve şirketin sunduğu ürün veya hizmete yansır. Şirketin hayati faaliyetleri için yararlı olan bilgiler ve beceriler bir çalışandan diğerine aktarılır, bu da yeni uygulamalara, süreçlerde iyileştirmelere ve şirketin faaliyetlerini yapmanın yeni bir yoluna yol açan yeni bilgi oluşturma olasılığını artırır. yeni fırsatlar için şirket.
Bilgi, şirketin büyüyen ve yıpranmayan tek varlığıdır, ancak bilgi sahibi olanlar şirketten ayrıldıklarında kaybolabilir. Bu nedenle, kuruluşun bilgiyi insanlardan bağımsız kalması ve korunması, iletilmesi ve her şeyden önce zamanla büyümesi için yönetmesi gerekir. Hem büyük, hem küçük hem de orta ölçekli şirketler, kendilerini güçlendirmek için sahip oldukları bilginin verimli bir şekilde yönetilmesini sağlamak için parmaklarının ucunda stratejiler ve araçlar uygulamalıdır. (Archanco, 2011)
İyi bir bilgi yönetimi yapmak, kuruluş için bazı rekabet avantajları sağlar;
- Ürün ve hizmetlerin kalitesinin artmasına yardımcı olur Müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine yardımcı olur Tedarikçilerle ilişkilerin geliştirilmesine olanak tanır Çalışma ortamının iyileştirilmesine katkıda bulunan koşulların oluşturulmasına yardımcı olur Personel arasındaki iletişimi geliştirir İyileştirerek Bilgi ve iletişim, çalışanların katılımı teşvik edilir Ürün veya hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli süreç sayısı azaltılır Ürün veya hizmetin gerçekleştirilmesi için süreçler basitleştirilir Kaynakların verimli kullanılmasına yardımcı olur. (Rodriguez, 1999)
Sonuç
Günlük faaliyetlerin yürütülmesi sonucunda ortaya çıkan bilginin kurumların daha fazla sürdürülmesi, güçlendirilmesi ve artması için yönetmesi gerekmektedir. Bunun için bir intranet ve aynı zamanda bu görevde size yardımcı olacak bir dizi adım kullanmanız gerekir.
kaynakça
- Alles, M. (2009). İnsan yeteneğinin gelişimi: yetkinliklere dayanır. Arjantin: Ediciones Granica.Archanco, R. (25/09 2011). Http://papelesdeinteligencia.com/que-es-gestion-del-conocimiento/Caicedo, JC (2010) adresinden alınmıştır. Http://www.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1010-29142010000300002Carballo, R. (2007) adresinden alınmıştır. Yenilik ve bilgi yönetimi. İspanya: Ediciones Diaz Santos, Rodriguez, J. (sf). Http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/marzo/la_gestion_del_conocimiento_una_gran_oportunidad.html adresinden alınmıştır
A g radecimientos
Bana profesyonel olarak eğitim alma fırsatı verdiği için Orizaba Teknoloji Enstitüsüne ve kaliteli bilimsel makaleler yazma becerilerimi öğrenmek ve geliştirmek için Yönetim Mühendisliğinin Temelleri konusunda bizimle paylaştığı tüm bilgiler için Profesör Fernando Aguirre y Hernández'e.
Orijinal dosyayı indirin
