İşinizin çoğu problem çözmek, değil mi? Bununla birlikte, çözümlerin sorunları önleme olarak değil, genellikle reaksiyonla arandığını kabul etmemize rağmen. Yöneticiler, direktörler ve denetçiler sorunları çözmek için her zaman "zamanı kısadır" ve eğilim, geçmişte işe yaramış olan kurtarıcı formülleri aramaktır; Ama bu en iyi alternatif mi? Her zaman değil.
Sorunları çözmeniz gerektiğinde kullanabileceğiniz ipuçlarının listesi aşağıda verilmiştir; Bunları uygulamak her zaman mümkün olmayacaktır, ancak çoğu durumda faydalı olacaktır:
1. Sorununuzu Tanımlayın:
Bu, insanların tartıştığı yerdir. İlk tepki, sorunun ne olduğu hakkında düşünmektir; neden bunu bir sorun olarak gördüğünüzü biraz daha düşünmeye çalışın.
Kendinize şu soruları sorun:
a) Sorunun nedenlerini görebiliyor musunuz?
b) Nerede oluyor?
c) Ne olur?
d) Hangi noktada oluyor?
e) Kimler katılıyor? (soruna kimin neden olduğunu düşünmekten kaçının)
f) Bu sorun neden ortaya çıkıyor?
g) Sorunun bir tanımını kısaca yazın
Sorun karmaşık olduğunda: Sorun çok karmaşıksa, bölümlere ayırın ve her birinin açıklamasını yapın
Sorunları anladığınızı kontrol edin: Soruna ilişkin kendi analizinizi bir meslektaşınız veya başka bir kişiyle paylaşarak kontrol etmeniz çok yararlıdır.
Sorunlara öncelik verin:
için. Birden fazla ilgili sorunla karşı karşıyaysanız, önce hangisini düzeltmeye çalışmanız gerektiğini görmek için öncelikler belirleyin.
b. "Önemli" ve "acil" sorunlar arasındaki farka dikkat edin. Çoğu zaman, yalnızca acil olan büyük bir sorun olarak görülür. Önemli konular daha fazla ilgiyi hak eder. Örneğin, sürekli olarak "acil" telefon çağrılarına yanıt verirseniz, muhtemelen daha fazla "büyük" sorun yaşarsınız ve temelde bunlardan biri, çağrılarınızı öncelik sırasına koyabilmeniz için taramak üzere bir sistem tasarlamanız gerektiğidir.
Problemdeki rolünüzü bilin:
için. Problemdeki rolünüz, başkalarının rolünü nasıl algıladığınızı önemli ölçüde etkileyebilir. Örneğin, çok stresliyseniz, başkalarının da öyle olduğunu hissedebilirsiniz ve hatta onları suçlayacak veya kınayacak kadar ileri gidebilirsiniz. Ya da problemdeki rolünüz konusunda kendinizi çok suçlu hissediyorsanız, başkalarının sorumluluklarını bile görmezden gelebilirsiniz.
2. Sorunun olası nedenlerini araştırın
için. Bilmediğin şeyler hakkında bu kadar az şey bilmen inanılmaz. Bu nedenle, bu aşamada sorunu tanımlayan ve ondan etkilenen diğer kişilerden bilgi almak esastır.
b. Diğer insanlardan bireysel olarak (en azından ilk başta) fikir toplamak çok yararlıdır. Aksi takdirde, insanlar sorunun gerçek nedeni hakkında fikirlerini ifade etme konusunda kendilerini bilinçli hissetme eğilimindedirler.
c. Fikirlerinizi ve başkalarından duyduklarınızı yazın.
d. Size göre sorun bir çalışanın performansıyla ilgiliyse, izleniminizin doğruluğunu onaylamak için bir meslektaştan veya amirden yardım istemeniz yararlı olacaktır.
ve. Neyin, ne zaman, nerede, nasıl, kiminle ve neden olduğuna ilişkin sorunun nedeninin bir tanımını yazın.
3. Sorunu çözmek için farklı alternatif yaklaşımlar belirleyin
için. Bu noktada, başkalarını dahil etmeye yardımcı olur (sorun kişisel bir sorun veya bir çalışanın performans sorunu olmadığı sürece). Sorunu çözmek için başkalarının fikirlerini almak için beyin fırtınası veya beyin fırtınası kullanın. Basitçe ifade etmek gerekirse, beyin fırtınası olabildiğince çok fikir toplamaktan, sonra bu fikirlerde hata ayıklamaktan ve en iyisini seçmekten oluşur. Fikirleri toplarken onlar hakkında değer yargılarında bulunmamak son derece önemlidir: sadece duyduğunuzda not edin. (Bir sorunun altında yatan nedeni belirlemek için kullanılan paha biçilmez bir beceri seti, Sistem Düşünme metodolojisidir.
4. Sorunu çözmek için bir yaklaşım seçin
En iyi yaklaşımı seçerken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
için. Uzun vadede sorunu en çok hangi yaklaşım çözer?
b. Şu anda üstesinden gelinmesi gereken en gerçekçi yaklaşım hangisidir? Gerekli kaynaklara sahip misiniz? Ucuz ve erişilebilirler mi? Yaklaşımı uygulamak için yeterli zamanınız var mı?
c. Her alternatifin doğasında bulunan risk derecesi nedir? (Bu adımın doğası, özellikle problem çözme sürecinde, problem çözme ve karar vermenin neden bu kadar yakından ilişkili olduğudur.)
5. En iyi alternatifin uygulanmasını planlayın (bu sizin eylem planınızdır)
için. Aşağıdakileri dikkatlice düşünün: "Sorun çözüldüğünde durum nasıl olacak?"
b. Sorunu çözmek için en uygun alternatifi uygulamak için hangi önlemler alınmalıdır? Kuruluşunuzda, örneğin yeni bir politika veya prosedür gibi hangi sistemler veya süreçler değiştirilmelidir? "Daha çok denemeniz gereken" çözümlere başvurmayın.
c. Gerekli adımların atılıp atılmadığını nasıl anlayacaksınız? (Bunlar, planın başarısının göstergeleridir).
d. Hangi insani, parasal ve fiziksel kaynaklara ihtiyacınız olacak?
ve. Çözümü uygulamak ne kadar sürer? Başlangıç ve bitiş tarihlerini ve başarının somut göstergelerini görmeyi beklediğiniz zamanı içeren bir zaman çizelgesi oluşturun.
F. Planın uygulanmasını sağlamaktan öncelikli olarak kim sorumlu olacak?
g. Yukarıdaki soruların cevaplarını yazın ve bunları eylem planınız olarak değerlendirin.
h. Planın uygulanmasına katılacak olanlara planı iletin; en azından acil amiriniz. (Problem çözme sürecindeki bu adımın kritik bir yönü, sürekli gözlem ve geri bildirimdir.)
6. Planın uygulanmasını yakından izleyin
Başarı göstergelerinizi izleyin:
için. Göstergelerin beklenen sonuçlarını gözlemliyor musunuz?
b. Plan, programa göre yürütülecek mi?
c. Plan beklendiği gibi gerçekleştirilmezse, şunları göz önünde bulundurun: Plan gerçekçi miydi? Planı programa göre karşılamak için yeterli kaynak var mı? Planın belirli yönlerine daha yüksek öncelik verilmeli mi? Plan değiştirilmeli mi?
7. Sorunun çözülüp çözülmediğini kontrol edin
Sorunun çözülüp çözülmediğini kontrol etmenin en iyi yollarından biri, normal organizasyon işlemlerine devam etmektir. Yine de aşağıdakileri değerlendirmelisiniz:
için. Gelecekte bu tür sorunlardan kaçınmak için ne gibi değişiklikler yapılmalıdır? Politikalar, prosedürler, eğitim vb. Üzerinde değişiklik yapmayı düşünün.
b. Son olarak, "Bu problem çözme sürecinden ne öğrendiniz?" Diye düşünün. Yeni bilgi veya edinilen becerileri düşünün.
c. Problemi çözmedeki başarınızın ana noktalarını ve bunun sonucunda öğrendiklerinizi açıklayan kısa bir not yazın. Amirinize, meslektaşlarınıza ve astlarınıza gösterin.
