Latin Amerika'daki mikro, küçük ve orta ölçekli şirketler için bir iş sürekliliği planı oluşturmak için dört adım. Latin Amerika'daki MKOBİ'ler için bir fırsat.
Giriş
Yakın zamanda, Mexico City Hükümeti tarafından lisans verilen bir eğlence parkında, "roller coaster" türü bir oyunda ölümcül bir kaza meydana geldi. Bu, uzman soruşturmaları yürütülürken söz konusu Park'ın kapanmasına neden oldu ve işletmeci şirketin sorumluluğu ortaya çıktığında, çok ünlü olan ve Mexico City'nin popüler sınıfına odaklanan söz konusu parkı işletme imtiyazı iptal edildi. Sonuçlar? Hastanede yatış ve iyileşme masraflarının ödenmesi ve ayrıca ölen iki kişinin kullanıcıları ve aile üyeleri için tazminat, birkaç yıldır akredite edilmiş bir işletmeyi işletme hakkının kaybedilmesi, İşverene işverene atfedilebilecek iş kaynağı kaybı için tazminat (göre Meksika iş kanunu), çeşitli yasal masrafların ödenmesi,Aile eğlence parklarının azaltılması ve düşük maliyet nedeniyle sosyal dokuyu etkileyen hükümet ihale süreçlerinin oluşturulması, diğer ilgili taraflara yeni bir taviz vermeyi ve bunun ima ettiği bütçe giderlerini ve bu sadece bazı sonuçlarına işaret etmek için tasarlanmamıştır. ciddi bir olay.
2017'de Meksika, dokuz eyaleti ciddi şekilde etkileyen ve en savunmasız nüfusu etkileyen bir dizi deprem yaşadı, çünkü bu eyaletlerden altısının yoksullukta nüfus marjı var. Bazı binalar, okullar ve özel işletmeler ciddi hasar gördü.
Görselde, Coyoacán heyetindeki Ejidos de Santa Cruz Atoyac'ın köşesindeki Santa Ana caddesinde bulunan mekanik bir atölye çalışması. Fotoğraf: Carlos Maruri, Cuartoscuro.
Latin Amerika ülkeleri, uyuşturucu kaçakçılığı, Gerillalar ve yerel silahlı çatışmalar gibi sözde sosyo-organizasyonel olaylara ek olarak yüksek volkanik, sismik ve hidrometeorolojik riskli bölgelerde (Kasırgalar, Siklonlar, tayfunlar, Fırtınalar, kuraklıklar ve seller) yer almaktadır. bölgesel, göçler ve ayrıca NH-1 virüsü veya grip salgınları gibi sağlık sorunları ve uzun bir vb. Bu durumlardan herhangi birinin ortaya çıkması, Latin Amerika'daki mikro, orta ve küçük firmaları rekabet dışı bırakabilir.
Latin Amerika ve Karayipler Ekonomik Komisyonu'na (ECLAC 2019) göre: “mikro, küçük ve orta ölçekli işletmeler endüstriyel yapının% 99'unu oluşturuyor, işlerin çoğunu oluşturuyorlar, üretkenlikleri büyüklere göre son derece düşük. İş. ".
Son zamanlarda, risk yönetimi giderek daha önemli hale geldi. Bu makalenin amacı, Latin Amerika MKOBİ'lerin kriz durumlarıyla yüzleşmelerine ve onların önüne geçmelerine olanak tanıyan bir Plan oluşturabilmeleri için genel kriterler önermektir.
MiPyme nedir?
MiPyMe, Mikro, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerin kısaltmasıdır. Bu sınıflandırma temel olarak iki ana faktöre bağlıdır: Sahip olduğunuz işletme sermayesi ve sahip olduğunuz çalışan sayısı. Esas olarak bu son değerlendirmeye katılarak aşağıdaki sınıflandırmaya sahip oluruz:
Kaynak: INEGI, Meksika'dan gelen verilerle kendi detaylandırması. Ekonomik Sayım 2014.
Bir şirketin mikro, küçük veya orta olduğunu tanımlamak için yaygın olarak kullanılan bir başka faktör, bir yıldaki küresel satış ciro endeksidir, ancak bu tanım doların yerel para birimine karşı döviz kuruna bağlıdır. Bu çalışmanın etkisi dikkate alınmayacaktır.
Expansión iş dergisinin portalına göre, girişimci olmak kolay değildir ve bir kez yapıldığında, işi yerel değil küreselleşmiş güçlü ekonomik rekabet karşısında kalmasını sağlamak, işletmenin kalıcılığını düşürür. INEGI'nin (Meksika) 2014 ekonomik sayımına göre, bu tür şirketler genellikle 7,7 yıllık ticari ömür süresine sahiptir ve sonrasında çoğu ortadan kalkmaktadır.
Risk nedir?
Alexander Dumas, "El Faraón" gemisi battıktan sonra Edmundo Dantes'in sahibi ve patronunun (Gelecekteki sayım) tamamen mahvolduğunu ve nasıl olacağını anlatırken, "Monte Cristo Kontu" adlı romanında risk sorununu zaten gündeme getiriyor. biraz ağır sonuçları olan iflas.
Risk Yönetimi, tam olarak "risklerin yönetilmesini" içerir. Ama risk nedir? Risk, örneğin depo tesislerinin alev alması veya mallarımızı taşıyan kamyonun çarpması, mal sahibinin ölmesi veya ciddi şekilde hastalanması veya hassas ticari bilgilerin çalınmasına maruz kalmamız gibi istenmeyen bir şeyin olma olasılığıdır., bir deprem, bir kasırga veya bir salgının bizi etkilemesi vb….
İş Sürekliliği Planına sahip olmanız gerekiyor
Daha önce belirtildiği gibi, mikro, küçük ve orta ölçekli girişimcilerin bir İş Sürekliliği Planına (PCN) veya İş Sürekliliği Planına (BCP) sahip olması gereklidir. Bu fikrin aslen farklı yazılım paketlerinin programlama problemlerini çözmeyi amaçlayan BT geliştiricilerinden geldiğini hatırlayın, ancak yararlılığı göz önüne alındığında, işe yarıyor. Bu süreç, BT alanını değiştirerek Muhasebe ve İşletme İdaresi tarafından benimsenmesine neden oldu. "Müşteri hizmetleri" hakkında çok şey söyleniyor, peki ya kendi işimize hizmet? Pek çok şeyin sigortası vardır, ancak ciddi olaylar durumunda şirkette devam edebilmek için operasyonun bilgisini koruyan bir sigorta teminatı yoktur.
Bir “Don Pepe” Mobilya ve Manevra kamyonu düşerse ve ciddi hasara neden olursa ne olur? Veya "Instituto Cultural del Norte" de bir öğrenci kimya laboratuarında asitle yanarsa? "Uzun boylu Don Jesús, iyi marangozluk" tutuşursa ne olur? Veya "Mutlu Penguen" buz fabrikasında bir amonyak sızıntısı meydana gelirse? Ya da restoranın (ailenin gelir kaynağı) başarısının anahtarı olan gizli sos tarifinin uzmanı Don Carlos ölürse? Bahsedilen örneklerle görebileceğimiz gibi, risk var ve gerçekleşirse, iş için sonuçlar şiddetli olabilir. O kadar sert ki, işi ve girişimcilerin zenginliğini sona erdirebilirler…
Şu anda, konuyla ilgili kriterlerin oluşturulmasına odaklanan ISO 22301 standardı "İş Sürekliliği Yönetim Sistemi" vardır, ancak Uluslararası Yönetim ve Değerlendirme Topluluğu'na (SIGE 2019) göre bu standart şunlara odaklanmıştır: " Kritik görev hizmetleri, altyapı hizmetleri sağlayıcıları ve temel hizmetler (elektrik, su, ulaşım, sağlık vb.) Sağlarlar. Finans ve bankacılık hizmetleri ve telekomünikasyon hizmetleri, imalat şirketleri ve devlet kurumları ”derken, özünde standardın büyük sermaye, büyük küresel satış cirosu ve 250'den fazla çalışanı olan büyük şirketler için tasarlandığını söyleyebiliriz, yani büyük şirketlere.
Bu standardın kriterleri MKOBİ'lere uyarlanabilse de, uygulaması ucuz değildir ve bazen "köşe dükkan" veya "Don José'nin Saraciye" ve hatta "Nakliye Atlası" için pahalı olabilir. bu makalenin yönlendirildiği şirketler.
İş Sürekliliği Planı nedir?
İş Sürekliliği Planı, PCN, adından da anlaşılacağı gibi, iş sürekliliği için araçlar ve mekanizmalar oluşturur. ("Devam eden işler NIF A-2" Temel Muhasebe Varsayımları ") Önemi, görüldüğü gibi, orta ve küçük şirketlerin öncelikle aileye ait olması ve en büyük sorunlardan birinin burada yattığı gerçeğinde yatmaktadır; söylendiği gibi; Yalnızca Baba veya Anne veya ailenin bir üyesi, işi yürütmekten doğrudan sorumludur ve işleyişi hakkında tüm genel bilgiye sahip olan kişidir. Tedarikçileri tanıyan, faaliyet gösterdikleri pazarın davranışını bilen, işin kredilerini ve kaynaklarını ve alacaklılarını bilen, birkaç kelimeyle işletmenin hayatını tüm yönleriyle bilen kişidir.
Bir İş Sürekliliği Planı hazırlamak için genel hususlar
Bu makale, mikro, orta ve küçük şirketlerin kendi PCN'lerini oluşturabilmeleri için bir dizi genel düşünceyi ("Adımlar") önerir.
Bu adımların gerçekleştirilmesi nispeten kolaydır, ancak planın yaratıcısına bir planın beklentilerini karşıladığını ve işi etkileyen talihsiz olaylar durumunda onlara yardımcı olacağını garanti etmek için planlı ve adanmış bir çaba gerektirirler.
İş Sürekliliği Planının oluşturulması için dört adım
Aşağıda, her birinde gerekli olan hususları kapsayacak şekilde, sırayla izlenebilmeleri için bir İş Sürekliliği Planı oluşturma adımlarının her birini inceleyeceğiz:
Adım 1. İşletme Kimliği
Bu ilk adım, işletme içindeki Alanları, Süreçleri ve Kişileri belirlemekten oluşur ve bununla birlikte: İşletme ne yapar? İşin gerçek özü nedir? Grupo Televisa, 1994 yılına kadar hava taksilerinin kiralanmasından kişiselleştirilmiş kurye hizmetlerine kadar değişen yaklaşık 125 yan kuruluşa sahipti. Televisa, işletme maliyetlerini düşürmek için üç temel soruyu yanıtlamaya odaklandı: Ne yapıyoruz? Neyle para kazanıyoruz? Nasıl para kaybederiz? Ve böylece televizyon, film ve radyo içeriğinin üretimi ve dağıtımına yeniden odaklandı.
PCN'miz için hangi alanların gerçekten önemli olduğunu belirlemeliyiz, (Satış, Üretim, Dağıtım? Hangisi?) Değer ve para üreten süreçler hangileridir (Eve teslimat, müşteri hizmetleri, Üretim Alt süreçleri? Hangileri?) ve son olarak, işi yürüten insanlar kimler veya kimler? Bu yapıldıktan sonra, işi zaten iyi tanımladığımızı söyleyebiliriz. PCN'nin temelleri çoktan atıldı.
Adım 2. Belgeleme ve Koruma
Önemli kişileri, alanları ve süreçleri belirleyin
Enrico, "Kuyrukların Savaşı" adlı kitabında Grupo Pepsi'nin yan kuruluşu Frito-Lay'de Direktör iken bir işçinin "Fritos" (Meksika'daki Doritos) ürününün formülünü değiştirdiğini ve tüketicilerin hemen protesto etmeye başladığını anlatıyor. satışları etkileyen lezzetteki değişim; bu yüzden sorun belirlendikten sonra orijinal formüle geri döndüler. Bu nedenle, 1. Adımda kurulmuş olan ve para üreten alanların tüm temel süreçlerini belgelemek gerekir.
İdeal olan, tüm süreçleri belgelemektir, ancak bunu yapamıyorsanız veya yapmak istiyorsanız, yalnızca önemli süreçleri belgelendirin. Ayrıca aşağıdaki soruları yanıtlayın: Önceden belirlenmiş alanlardaki kilit karakter kimdir? Hangi görevi yerine getirir? Hangi temel süreçleri ele alıyor?
Maddi ve maddi olmayan varlıkların korunması
Mantıklı geliyor, ancak genellikle unutulan bir durum. Burada maddi ve manevi varlıkları korumak için atılması gereken eylemleri göz önünde bulundurmalısınız, örneğin: Bina, makineler ve aletler, hammadde, nakliye ekipmanı; formüller, patentler ve ticari markalar, haklar, münhasırlık mektupları gibi maddi olmayan varlıkların yanı sıra, bunun için, bu olasılıkları kapsayan sigorta sözleşmesi ve hatta sözde "anahtar adam sigortası" düşünülmelidir. Pemberton formülü kaybetmiş olsaydı Coca-Cola eskisi gibi olmazdı!
İç güvenlik önlemlerinden sigorta kapsamına kadar, varlıklarımız korunmalı ve korunmalıdır. Bu da plan dahilinde kurmayı ima ediyor, onları nasıl koruyacağım, ne tür bir sigorta kiralamalıyım ve ne kadar? Hangi sigorta şirketi ile? Bankam bana ücretsiz sigorta sunuyor mu? Veya ödeme sigortası? İşbirlikçilerimiz ve çalışma alanı da varlığımız olduğundan Plan sivil koruma önlemlerini de içermelidir. Ve burada biraz duruyorum: PCN'nin bir parçası olarak, Dahili Sivil Koruma Planı buna bağlı olmalı ve işimizin bulunduğu yerde hangi risklerin olduğunu ve riski azaltmak için hangi önlemlerin alınması gerektiğini belirlemelidir.
Dijital Zeka
Son olarak ve en önemlisi, Dijital Bilgilerin korunması ve muhafazası. Dijital Zeka ile işle ilgili ve elektronik yollarla elde edilen ve üretilen tüm bilgileri anlıyoruz. Dijital zeka, BİT ve onlara eşlik eden bilgisayar yazılımı aracılığıyla üretilen ve kontrol edilen tüm bilgilerdir. Bize muhasebe ve vergi bilgilerini sağlayanlardan, planların ve projelerin, formüllerin, inşaat planlarının vb. Geliştirilmesini içeren dijital dosyalara kadar. Bu şekilde, dijital sistemlerimizin hırsızlığını, hasarını veya casusluğunu önleyen mekanizmalar oluşturmalıyız ve bu önlemler, basit bir antivirüsten daha karmaşık elektronik savunma mekanizmalarının sözleşmesine kadar uzanmaktadır.
Geçenlerde bir arkadaşı bilgisayarına bir saldırıya uğradı ve ondan Afrika'daki bir hesaba bir miktar para yatırılmasını ve onlara erişimi olmadığı için "dosyalarını" serbest bırakmasını istediler. Neyse ki, o bir Siber Güvenlik Mühendisi ve "kaçırma" olayını öldürmeyi ve tüm bilgilerini kurtarmayı başardı. Ancak hepimiz bu yeteneklere sahip değiliz, bu nedenle, bir kayıp durumunda bilgilerimizi nasıl kurtaracağımızı belirlemeliyiz. Tüm idari muhasebe bilgileri sürecinden (Tedarikçiler, müşteriler, alacaklılar, hesaplar) lokantayı açtığında ve onu ulusal bir zincire dönüştürmeyi başardığında sahibinin kişisel fotoğraflarına kadar. Demek ki; işletmenin işleyişi için önemli görülen tüm dijital bilgiler. (Peki ya fotoğraflar?! İş tarihi oluyorlar!)Sonuç: Bu dijital çağda, yalnızca bulutta yedekleme değil, aynı zamanda güçlü bir şekilde korunan fiziksel bir ortamda da yedekleme iyi veya iyi olabilir. Her kişi, uzmanların yardımıyla en uygun olduğunu düşündüğü şeyi seçecektir.
3. Adım: Kurtarma
2000 yılında, iç saatlerinin etkisiyle bilgisayarları etkilediği düşünülen bir sorun olan ünlü "Hata" bekleniyordu. Tüm gezegende hiç kimse tam olarak ne olacağını bilmiyordu. Bundan önce, bir Meksika askeri kurumunun dijital bilgilerini kurtarmak ve fiziksel olarak (bilgisayar kasetlerinden) çıkarmak, ağır zırhlı bir yeraltı tesisine götürmek ve teyp değişim süreçleri ile yıllar önce oluşturulmuş bir prosedürü vardı. Bazılarını bıraktılar ve kasada bulunanları kendi sitelerinde yeniden kullanmak için aldılar, bu yüzden bana, beklenmedik bir durumda yalnızca en fazla üç gün bilgi kaybedeceklerini, hepsini değil. Ve yirmi yıldan daha uzun bir süre önce bahsettiğimizi hatırlayalım!
Şimdi bu üçüncü adımda, planımızda Hareketlilik konusunu oluşturmalıyız. Hareketlilik, şu sorunun yanıtlanması anlamına gelir: Hasar durumunda ofislerimi / işletmemi / operasyonlarımı nereye taşırım? Bu aşama, işletmenin tesadüfi bir olayda harekete geçeceği yeri ifade eder. Ofisleri veya işyerlerini tahrip eden bir deprem olduğunu varsayalım, işletme nereye gidebilir? Mal nereye transfer edilebilir? İşçileri nerede bulabiliriz? Şirketin alanını veya alanlarını veya işletmenin taşınabileceği yere yakın alanları belirleyin.
Planımız, etki durumunda işletmenin gelecekteki olası yerlerini belirlemelidir. Belki yakındaki bir mahalledeki diğer ofislere veya başka bir yere. Sizin durumunuzda, etkilenen tesiste yaptığımız şeyi başka hangi tesis gerçekleştirebilir? Ve bu, personel, makinelerin hareketlerinin sırasını ve transferini ifade eder ve başka bir tesise taşınamaması durumunda, işletmenin geri kazanılması için devlet desteği veya özel yardım kurumları aranması anlamına gelir.
4. Adım: Yeniden etkinleştirme
İnsan, finansal, teknolojik veya maddi kaynaklar olmadan hiçbir işletme çalışamaz. Plan, risk oluştuğunda nasıl tekrar hayata geçirileceğini düşünmelidir. Ve yukarıdakiler, personelin nasıl yeniden bir araya getirileceğini ima eder: İyileşme anında yeni iş günleri, kazadan etkilenen personel için özel izinler, uygun olduğunda yerleşim yerleri ve yeni işe alınan kişiler. Mali kaynaklar, sigorta tahsilatı söz konusu olduğunda, devlet desteğinin kime veya kime başvurulabileceğini ve yöntemlerini, hangi bankalardan kredi talep edilebileceğini, işletmeye ait kredi başlıklarının satılıp satılmayacağını, banka hesaplarının kurtarılması ve miktarları vb.Teknolojik kaynaklar için, kimden yeni ekipman satın alınacak veya dijital sistemlerin kurulumu ve hazırlığından kim sorumlu olacak. Malzeme kaynakları ile ilgili olarak, genel olarak makine, alet ve ekipmanlarla hangilerinin gerekli olduğunu ve kimden veya kimden temin edilebileceğini tanımlayın. Her durumda, iş kurma dönemlerinin belirlenmesi önemlidir.
İletişim ve işin yeniden etkinleştirilmesi
Müşterilerin ve genel olarak toplumun, işin devam ettiğini ve hangi tarihte faaliyet göstereceğini veya hangi kapasitede çalıştığını bilmelerini sağlamak önemlidir.Bu, müşterileri elde tutmaya ve hatta daha fazla kazanmaya olanak tanır. Yazılı ve sosyal medyanın kullanımı buna katkı sağlayabilir. Diğer bir iletişim biçimi de yeniden açılış hakkında bilgi veren broşürlerin teslimatı olan "el ilanı" dır. Bazen çok fazla düşünülmeyen, ancak çok destekleyici bir şema ağızdan ağza sözdür ve bu, topluluğumuzun zaten faaliyette olduğumuz kelimesini yaymamıza yardım etmesiyle olur, bu nedenle PCN bu iletişim araçlarını unutmamalıdır..
Sonuçlar
Latin Amerika'daki mikro, küçük veya orta ölçekli her şirket, risk durumlarıyla yüzleşmesine ve dayanıklılığını ve dolayısıyla herhangi bir ekonomik ortamda hayatta kalmasını teşvik eden bir İş Sürekliliği Planı (PCN) oluşturmayı düşünmelidir. - Ticari olduğu yerde, PCN bu amacı destekleyen bir araç olarak. Burada önerilen adımlar, uygulama kolaylıkları nedeniyle Latin Amerika MKOBİ'leri tarafından basit bir şekilde çoğaltılabilen ve uygulanabilen, büyümelerine katkıda bulunan ve bununla birlikte söz konusu planın geliştirilmesine katkıda bulunan genel kriterlerdir. bölgenin sosyal, sınai ve ticari dokusunun güçlendirilmesine.
PCN'niz hazırlandıktan sonra, anahtar kişilerin onu bilmesi ve hatta dijital formda veya basılı bir belge şeklinde nerede olduğunu bilmesi gerekir, ancak yayma araçlarını ve kime ifşa edilmesi gerektiğini tanımlamak, zorunlu olarak başka bir makalenin konusudur..
Kaynakça ve Infoweb
- Molina Golfredo: MiPymes: Nedir ve nasıl geliştirilir?
