"Verimliliğimize zamanımızın sahip olduğu ölçüde sahibiz ve bize yardımcı olabilecek bir takım teknikler var." Marc Mancini
Giriş
Bazen, özellikle zamanımız dolduğunda, zamanın sakız gibi olmasını isterdik ve istediğimiz gibi gerebilir ve daraltabiliriz. Bu özette, bunları ve diğer birçok şeyi zamanınızı yönetmenize olanak tanıyan araçlar sunabilmekteyiz; ancak sırrı hala bilmiyoruz. Ancak, takip eden satırlarda, zamanınızı o kadar etkili bir şekilde yönetmeyi öğrenmeniz için size bazı eğlenceli gerçekler, ipuçları, püf noktaları, fikirler, alıştırmalar ve daha fazlasını sunuyoruz.
Evcilleştirme zamanı
Muhtemelen bizim neslimiz, şimdiye kadarki en üretken olanıdır, çünkü önceki hiçbir nesil, sahip olduğumuz büyük miktarlarda çeşitli ve karmaşık verileri ele alma fırsatına sahip değildi.
Öte yandan, teknoloji, çalışmalarımız için ihtiyaç duyduğumuz verilerin hızlı bir şekilde iletilmesini, hesaplarımızı yönetmemizi, arkadaşlarımızla iletişim kurmamızı ve aldığımız bilgileri giderek artan ölçüde düzenlemeyi de mümkün kılmıştır. Geçmişte, şirketlerin mektup yazmaktan, telefona cevap vermek, çağrıları filtrelemek, patronlarına son tarihleri ve randevuları hatırlamak ve ayrıca günlük görevleri önceliklerine göre düzenlemeye yardımcı olan sekreterler varsa, bugün hepsi Bu görevler yöneticilerin kendileri tarafından gerçekleştirilebilir, bu nedenle sekreterler idari asistan oldular ve artık hizmetlerini sadece bir kişiye sunmuyorlar, ancak aynı anda birkaç kişiye hizmet veriyorlar.Bu yeni dinamik zamanın yeniden dağıtılmasına neden oldu, böylece sorumluluklarımız teknolojik ilerlemeye paralel olarak arttı: teslimat süreleri kısaldı, iş miktarı arttı ve şu anda her ikisini de kontrol edebilmek için daha fazla saat çalışıyoruz. yeni sorumluluklar gibi artan bilgi hacmi. Yukarıdakilerin hepsinin bir sonucu, her zamankinden daha fazla zamanın para olması ve verimliliğinde fiyatının ölçülmesidir. Verimliliğimize, zamanımızın sahibi olduğumuz ölçüde sahibiz ve hem çalışma süremizden hem de boş zamanlarımızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak ve böylece kısıtlamaların neden olduğu stresi azaltan bir dizi teknik var. günümüz toplumunda geçicidir.teslimat süreleri kısaldı, iş miktarı arttı ve şu anda hem artan bilgi hacmini hem de yeni sorumlulukları kontrol etmek için daha fazla saat çalışıyoruz. Yukarıdakilerin hepsinin bir sonucu, her zamankinden daha fazla zamanın para olması ve verimliliğinde fiyatının ölçülmesidir. Verimliliğimize, zamanımızın sahibi olduğumuz ölçüde sahibiz ve hem çalışma süremizden hem de boş zamanlarımızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak ve böylece kısıtlamaların neden olduğu stresi azaltan bir dizi teknik var. günümüz toplumunda geçicidir.teslimat süreleri kısaldı, iş miktarı arttı ve şu anda hem artan bilgi hacmini hem de yeni sorumlulukları kontrol etmek için daha fazla saat çalışıyoruz. Yukarıdakilerin hepsinin bir sonucu, her zamankinden daha fazla zamanın para olması ve verimliliğinde fiyatının ölçülmesidir. Verimliliğimize zamanımızın sahibi olduğumuz ölçüde sahibiz ve hem çalışma süremizden hem de boş zamanlarımızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak ve böylece kısıtlamaların neden olduğu stresi azaltan bir dizi teknik var. günümüz toplumunda geçicidir.Yukarıdakilerin hepsinin bir sonucu, her zamankinden daha fazla zamanın para olması ve verimliliğinde fiyatının ölçülmesidir. Verimliliğimize, zamanımızın sahibi olduğumuz ölçüde sahibiz ve hem çalışma süremizden hem de boş zamanlarımızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak ve böylece kısıtlamaların neden olduğu stresi azaltan bir dizi teknik var. günümüz toplumunda geçicidir.Yukarıdakilerin hepsinin bir sonucu, her zamankinden daha fazla zamanın para olması ve verimliliğinde fiyatının ölçülmesidir. Verimliliğimize zamanımızın sahibi olduğumuz ölçüde sahibiz ve hem çalışma süremizden hem de boş zamanlarımızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak ve böylece kısıtlamaların neden olduğu stresi azaltan bir dizi teknik var. günümüz toplumunda geçicidir.böylece günümüz toplumundaki geçici kısıtlamaların yarattığı stresi azaltır.böylece günümüz toplumundaki geçici kısıtlamaların yarattığı stresi azaltır.
Zaman Yönetimi'nde Mancini, tüm bireylere eşit olarak uyan tek bir zaman yönetimi stili olmadığı konusunda ısrar ediyor, ancak her bireyin bireysel stilinin, kitabın hangi bölümlerinin her biri için yararlı olduğunu dikte etmesi gerekiyor. Bu nedenle, gerekli davranış ve tutum değişikliklerini yapmadan önce, zamanla psikolojik ilişkimizi anlamamız gerekir.
Zaman yönetimi çerçevesinde çevre, bireylerin zamanı kullanma şeklini etkileyen ana kişilerden, yerlerden ve şeylerden oluşur. Bazı çevresel faktörler bizim kontrolümüz dışında olabilir ancak yine de neredeyse tüm engellerin üstesinden gelmenin yolları vardır. Diğer insanların davranışlarının zamanı yönetme yeteneğinizi nasıl etkilediğini belirleyebiliyorsanız, bu davranışları değiştirmenin veya kendi yaşamınız üzerindeki etkilerini hafifletmenin bir yolunu bulacaksınız.
Çoğu insan az ya da az tanımlanmış zaman kullanımına sahiptir. Zamanınızı nasıl ayırmanız gerektiği konusunda net olsanız da, çeşitli aktiviteler için ne kadar zaman harcadığınıza dair bir envanter sizi şaşırtabilir. Basit bir teşhis alıştırması, her yerde küçük bir not defteri taşımak ve hangi aktiviteleri gerçekleştirdiğinizi yazmak ve bunları ne kadar sürdüğünüzü belirtmektir. Kendinizi profesyonel faaliyetlerinizi kontrol etmekle sınırlamayı tercih edebilirsiniz; ancak, kişisel zamanınızda gerçekleştirdiğiniz etkinlikleri de kaydederseniz, deneme iki kez faydalı olacaktır.
Bir sonraki adım, notları analiz etmek ve işinizde ve boş zamanlarınızda gerçekleştirdiğiniz görevler dahilinde, en çok zaman ayırdığınız ve ikisi de en azına ayırdığınız kararları belirlemektir. Ayrıca, hangi aktivitelere daha fazla zaman ayırmanız ve hangilerine daha az zaman harcayacağınızı dürüstçe değerlendirin. Elde ettiğiniz sonuçlar, kişisel ve mesleki yaşamınızda bir değişiklikten en fazla yararlanabilecek alanları belirlemenize yardımcı olacaktır.
Zaman yönetimi ile ilgili bazı efsaneler
Bazı inançlar öylesine kökleşmiş ki öyle olmadıklarında gerçek gibi görünüyorlar. Ancak tekrarları veya yazıldıkları gerçeği onları daha güvenilir kılar. Zaman yönetimi alanında, bireylerin düzenli bir şekilde yaşama taahhüdünden kaçınmak için sığındığı benzer indirgenemez efsaneler vardır. Aşağıda yolumuza gelebilecek en hain mitlerin dördünü inceleyeceğiz.
Birincisi, zaman yönetiminin obsesif davranışı etiketlemenin başka bir yolu olmasıdır. Bir saplantı, bir şey için aşırı bir endişe olarak tanımlanabilir. Bir takıntı genellikle tuhaf ve anlamsız eylemleri tetiklediğinde, zorlayıcı bir bozukluk olduğunu söyleriz. Kompulsif bozukluklar zamanın kullanımı ile doğrudan ilişkilidir ve bazıları nispeten zararsız olsa da, diğerleri zararlı olabilir. Bunun örnekleri, olağan rotayı değiştirmeden bir dakika önce çalışmaya veya her zaman uçaklarda veya toplu taşıma araçlarında çalışmaya ilişkin takıntılardır. Zamanla ilgili obsesif kompulsif davranış, beş hatayı uygulayarak aşılabilir: davranışı rasyonalize etmek (yani farkında olmak), ürettiği stresin iyi sonuçlardan daha büyük olduğunu kabul etmek,bırakmak, daha az stresli davranışlarla değiştirmek ve tarafsız, rahat ve kabul edilinceye kadar yeni yönergeleri tekrarlayın.
Gerçekte, bir bireyin izole saplantılı davranışları her zaman sorunlu değildir, zamanın önemini aşırı vurgulamak çok daha yaygındır.
Herkes bir noktada zamana takıntılı hale gelir: trafik ışığının rengini değiştirmesini bekleyen bir zamanda kim değiştirilmedi? Kim sonraki kapının daha hızlı hareket ettiğini görmek için rahatsız edilmedi? Kim karlı bir şey yapmadan bir hafta sonu geçmesine izin vermekten suçlu hissetmedi? Bu, başınıza geldiğinde endişelenmeyin, ancak yukarıdaki durumlar sık sık tekrarlarsa dikkatli olun, çünkü bu, zamanla aşırı ilgilendiğinizi gösterir.
Özellikle teknolojik gelişmelerin bireylerin bilgi ile aşırı yüklenmesine neden olduğu günümüz toplumunda endişeye neden olan dış faktörler de vardır ve bu dış faktörleri kontrol edemedikleri için strese neden olurlar. İnsanlar strese farklı tepki gösterdiğinden, kendi tepkinizi tanımlamanız gerekir. Araştırmalara göre, strese karşı en az savunmasız olan aşağıdaki özelliklere sahiptir: birçok arkadaşı var, düzenli saatlerde yemek yiyorlar, iyi uyuyorlar, kontrollü bir şekilde alkol içiyorlar, sigara içmiyorlar, düzenli egzersiz yapıyorlar, az kahve içiyorlar, seveciliyorlar, mutlular paraları var, sağlıkları iyi, manevi inançları onlara güç veriyor, bir kulübe ya da sosyal gruba aitler ve fazla kilolu ya da zayıf değiller.
İkinci efsaneye göre, zaman yönetimi kendiliğindenliği ve neşeyi söndürür. Bu gerçeğin bir parçasına sahiptir, çünkü en üretken fikirlerin kendiliğinden bize geldiği doğrudur. Bununla birlikte, zamanlarını sıkı bir şekilde kontrol eden insanlar, kendiliğinden ortaya çıkan mutluluk anlarını nasıl takdir edeceklerini ve aynı zamanda onlara sunulduğunda beklenmedik bir fırsatı nasıl tanıyacaklarını da bilirler. Geçtiğimiz ay sevdiğiniz etkinliklerden en az ikisini yapmak için zamanınız olmadıysa, gelecekte düzenli olarak yapabilmeniz için zamanınızı yönetmeyi öğrenmeniz gerekir. Aynı şey iş için de geçerlidir, kendimizi sevdiğimiz ve motive ettiğimiz görevleri yerine getirme hedefini belirlemeliyiz. Bu özellikle bir yönetmenseniz, sık sık örnek olarak yönlendirdiğiniz ve işinizden memnunsanız,Astlarınıza, yaptıklarıyla tatmin olmuş hissetme arzusu bulaştıracaktır. İyi zaman yönetiminde, üretkenlik yalnızca iş ve zaman açısından ifade edilmediğinden, işle ilgili hedefler üzerinde çalışmak için zaman bulma ihtiyacı göz önünde bulundurulmalıdır: insanlar istediklerini yaptıkları zaman daha üretken olurlar.
Üçüncü mit, işi nasıl organize edeceğimizi bilmediği için şirketi suçlamaktır, ancak bireyler olarak kendimizi nasıl organize edeceğimizi biliyoruz. Çalıştığımız şirket hakkında alaycı yorumlar yapmak ve çalışma ortamını kontrol edemediğimiz inancına sığınmak kolaydır. Bununla birlikte, bir kişinin görev ve sorumlulukları üzerinde ne kadar kontrolü olursa, hayatı ve işi o kadar tatmin edici hale gelir. Bu gibi durumlarda en etkili olanı çevreyi kontrol etmenin bir yolunu bulmaktır, ancak uygun değilse başka olasılıklar da vardır. Örneğin, ofiste sürekli kesintiler yaşıyorsanız, daha esnek çalışma saatleri için izin isteyin veya meslektaşlarınızdan günde belirli saatlerde sizi rahatsız etmemelerini isteyin. Elbette,ortamdaki bazı bozukluk biçimleri sizin kontrolünüz dışında olacaktır ve bu durumda başka bir işe uyum sağlamak veya bakmaktan başka seçeneğiniz olmayacaktır. Ancak, en azından kendi sorumluluk alanınızı kontrol edebiliyorsanız, bir fırtına denizinde sakin bir ada olmanın mümkün olduğunu unutmayın.
Dördüncü ve son efsane herkese uyan bir boyuttur. Birçok kitap, herkese ve her duruma uygulanabilecek sihirli zaman yönetimi tarifleri sunar. Bununla birlikte, yazar yine her bireyin zaman yönetimi tarzını kendi fizyolojik ve psikolojik ihtiyaçlarına uyarlaması gerektiğinde ısrar ediyor. Öte yandan, hepimizin Batı bütçeleri tarafından yönlendirildiğimizi varsayarak, bu kitapların çoğunun ortadan kaldırdığı kültürel kısıtlamalar da vardır. Ancak, diğer ülkelerle temas halinde olan veya çok kültürlü bir iş gücüne sahip şirketler, faaliyetlerinin farklı olduğunun farkında olmalıdır. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri, Kanada, Almanya, İsviçre ve İskandinav ülkeleri gibi ülkelerde, çalışma doğrusal bir şekilde, yani,bir kişi bir seferde sadece bir iş yapar, programlar iyi tanımlanır ve insanlar dakiktir. İyi yapılandırılmış bir şirket hedeflerini net bir şekilde belirler ve etkinlik sabah erken başlar ve aynı zamanda erken sona erer, verimlilik değerlendirilir ve insanların meslektaşlarıyla sohbet ederek zaman kaybetmeleri kötüdür. Bununla birlikte, Afrika, Orta Doğu, Latin Amerika, güney İtalya ve Yunanistan'da, çalışma tarzı örtüşmeyle karakterize edilir, yani, birçok kişi aynı anda aynı görevi yerine getirir veya bir kişi aynı anda birkaç görevi yerine getirir, programlar esnektir, insanlar geç kalmıştır ve hedefler bazen bulanıktır. Çalışma ortamı verimlilikten daha önemlidir, bu nedenle insanların profesyonel ortamda kurulan kişisel ilişkilere büyük değer vermesi şaşırtıcı değildir.Kendi adına, Japonlar her ikisi de dakik, organize ve verimli oldukları için meraklı bir karışım sergiliyorlar ve yine de işyerinde sosyal ilişkileri teşvik etmek için çok fazla zaman ve çaba harcıyorlar ve hedefleri açık olsa da, genellikle ne yazılı, ne de kelime ile iletişim. Stereotipleme risksiz olmasa da, birçok durumda tekrarlanan belirli davranış kalıpları olduğu doğrudur.Birçok durumda tekrarlanan belirli davranış kalıpları olduğu doğrudur.Birçok durumda tekrarlanan belirli davranış kalıpları olduğu doğrudur.
Ördek yavrularını arka arkaya koyun.
Bu sevimli ifade, ördek yavrularının genellikle annelerinin arkasında tek bir dosyada yüzme şeklini ifade eder. Bu bölümde, tarzınıza uyan bir notlandırma süreci bulmak için ödevi öncelikli olarak sıralamanın beş yolunu inceleyeceğiz. Bunlardan ilki, neredeyse tüm zaman yönetimi uzmanları tarafından önerilen ve siparişin diğer manyaklardan daha fazla manyak tarafından kullanılan ABC Sistemidir. Bu, görevlere önemlerine göre harf atamakla ilgilidir, bu yüzden A hemen yapılması gereken görevlere karşılık gelir, B görevleri, A görevleri kadar hızlı olmasa da hızlı bir şekilde yapılması gereken görevlerdir, C görevleri olmadan ertelenebilir problem ve D görevlerinin teorik olarak yapılması gerekmiyor.Bu sistemin avantajı, duygusal olarak yüklü görevleri yoksun bırakmasıdır; Örneğin, belki de en az yapmak istediğimiz ayın hesaplarıdır, ancak eğer bu bir A görevi ise, önce bunları yapmaktan başka seçeneğimiz yoktur. Nasıl çalıştığına dair net bir görüş elde etmek için bu sistemi mevcut durumunuza uygulayın: örneğin, yarın yapmanız gereken on şeyin bir listesini yapın ve bunları uygun şekilde derecelendirerek önem sırasına göre sıralayın. ABC Sistemi'nin birkaç pratik uygulaması vardır, çünkü gündemde listelediğimiz görevleri, yapılacaklar listesinin görevlerini nitelendirebildiğimiz ve hatta A, B, C veya D.ama eğer bu bir görev A ise, önce bunları yapmaktan başka çaremiz yoktur. Nasıl çalıştığına dair net bir görüş elde etmek için bu sistemi mevcut durumunuza uygulayın: örneğin, yarın yapmanız gereken on şeyin bir listesini yapın ve bunları uygun şekilde derecelendirerek önem sırasına göre sıralayın. ABC Sistemi'nin birkaç pratik uygulaması vardır, çünkü gündemde listelediğimiz görevleri, yapılacaklar listesinin görevlerini nitelendirebildiğimiz ve hatta A, B, C veya D.ama eğer bu bir görev A ise, önce bunları yapmaktan başka çaremiz yoktur. Nasıl çalıştığına dair net bir görüş elde etmek için bu sistemi mevcut durumunuza uygulayın: örneğin, yarın yapmanız gereken on şeyin bir listesini yapın ve bunları uygun şekilde derecelendirerek önem sırasına göre sıralayın. ABC Sistemi'nin birkaç pratik uygulaması vardır, çünkü gündemde listelediğimiz görevleri, yapılacaklar listesinin görevlerini nitelendirebildiğimiz ve hatta A, B, C veya D.ABC Sistemi'nin birkaç pratik uygulaması vardır, çünkü gündemde listelediğimiz görevleri, yapılacaklar listesinin görevlerini nitelendirebildiğimiz ve hatta A, B, C veya D.ABC Sistemi'nin birkaç pratik uygulaması vardır, çünkü gündemde listelediğimiz görevleri, yapılacaklar listesinin görevlerini nitelendirebildiğimiz ve hatta A, B, C veya D.
Aşağıdaki sistem önceki ABC'nin bir varyasyonudur ve beklemede olduğumuz görevleri yazacağımız kartları veya post-it'i içerir, hepsini masaya koyacağız ve daha sonra önem veya eylem ihtiyacına göre sipariş vereceğiz. Ayrıca, görevleri kolayca taşıyabileceğiniz büyük bir manyetik kart da kullanabilirsiniz. Bu sistem, aynı anda birkaç kişi tarafından kullanılabilmesi avantajına sahiptir ve aynı zamanda tek bir bakışta genel bir bakış sağlayan görsel bir sistemdir. Envanter Sistemi, ABC'nin öğrenmenin en iyi yolunun gün boyunca neler yapıldığını gözden geçirmek ve ertesi gün uygulamak olduğu fikrinden yola çıkan ABC'nin başka bir çeşididir, bu nedenle her bir kurumu oluşturan her günün verimliliğini değerlendirmek çok önemlidir yarın o gün ne başarmak istediğini.Bu yöntemin kendisi zaman kazandıran bir ölçü olmamasına rağmen, zaman kazandıran davranış değişiklikleri üretir.
Ödül Sistemi, her bireyin görevleri önceliğine göre sipariş etmeye başlayacağı zaman kendisine sorması gerektiği sorusundan başlar: "ödül nedir?" Görevler, tamamlanmalarından elde ettiğimiz ödülün yüksek, orta veya düşük olmasına göre sıralanır. Bu sistem duygusal tepkilerimizin ve her eylemin bağlamının kararı etkilemesinin zorluğunu ortaya koymaktadır. Bu sistemde zamanın kullanımını ölçmenin yollarından biri, bir saatlik bir işte ne kadar para kazandığımızı ve her zaman zaman harcadığımızda veya bir zamanımızı boşa harcadığımızı öğrenmektir, ne kadar para harcadığımızı düşünelim.
Son olarak, Pareto Prensibine göre, herhangi bir sırayla, değerin% 80'i, bunun% 20'sinden elde edilir. Örneğin, aldığımız postanın% 20'si bize yararlı bilgilerin% 80'ini sağlarken, diğer% 80'i yararsızdır ve genellikle giydiğimiz giysilerin% 80'i dolaba sahip olduğumuzun% 20'sine eşittir.. Öncelikler sipariş ederken, birçok insan bu prensibi belirli faaliyetlerin göreceli önemini tartmak için kullanır, çünkü bize davranışlarımızı değiştirmek ve aynı zamanda değer yaratmak için bir anahtar verir.
Yarın için ayrılmak bugün yapılabilecekler zamanınızı çalar
Psikologlara göre, insanlar bazı çatışmalar veya gizli korku nedeniyle bir şeyleri erteliyorlar. Bir kişinin belirli hedeflere ulaşma yükümlülüğü olabilir, ancak yolunda çok sayıda karşıt duygu geçer. Zaman yönetimi uzmanları, erteleme için en sık atıf yapılan sekiz nedeni belirlemiştir: dördü içseldir (değişim korkusu, başarısızlık korkusu, her şeyi son ana bırakma ve çok fazla taahhütte bulunma eğilimi) ve diğer dört tanesi dıştır (hoş olmayan görevler, aşırı karmaşık görevler, bulanık görev akışı ve bulanık hedefler). Bu bilgileri dikkate alarak, bugün yarın için yapabileceğiniz şeyleri neden bıraktığınızın nedenlerini belirleyin. İçsel nedenlerden ötürü, üstlenmeniz gereken mücadele kendinize karşıdır.Öte yandan, dış nedenlerden ötürü, içinde yaşadığınız ve çalıştığınız ortamı şekillendirmek için mümkün olan her şeyi yapmanız gerekecektir.
İlginç bir alıştırma, iş görevleri, kişisel sorumluluklar ve katılımsız bıraktığınız uzun vadeli hedeflerin, kısa vadeli görevlerin, telefon görüşmelerinin, tatillerin vb. Bir listesini yapmaktır: geride bıraktığınız her şeye şaşıracaksınız. yapmak. Hissetmeyen kalbi görmeyen gözler, şeyleri ertelemenin bilinçaltı ve oldukça sık bir yolu, neyle ilgilenmediğimizi görmeyi reddetmektir. Bu gibi durumlarda, tüm bunları bilince taşımak için çabalamalıyız. Bir noktada hepimizin bir şeyi ertelediğini merak ediyoruz, aslında bazı şirketler - Reyesbasan'dan önceki gün açılan ekspres parsel şirketleri veya mağazalar gibi bu bilgi üzerindeki ticari stratejileri. Ancak, bu mevcut eğilimi kontrol edebiliyorsak,Zamanı verimli kullanmak için dev bir adım atmış olacağız.
Aşağıdaki satırlarda, engellerin üstesinden gelmek için en etkili stratejilerden bazılarını sunuyoruz ve belki de ertelediğiniz şeyleri yapmaya başlayarak sizi işe koymaya motive ediyoruz. Her şeyden önce, eğer görev tatsız ise, o gün yapılan ilk iş olmasını, onu görebileceğiniz bir yere koymadan önceki gece olmasını, bunu yapmaktan zevk alabilecek birine vermenizi veya bir liste hazırlamanızı öneririz. avantajlar ve dezavantajlar. Görev sizden öte ise, onu fethetmek için bölmenizi, yapmak için sessiz bir yer bulmanızı ve başlattıktan sonra durmamayı öneririz. Görev akışı belirsizse veya iyi planlanmamışsa, genellikle TKY'de (Toplam Kalite Yönetimi) yapıldığı gibi bir akış diyagramı yapmanızı öneririz. Son olarak, eğer hedefler belli değilse,Onları açık bir şekilde yeniden ifade etmek en iyisidir, böylece "satışlar önemli ölçüde artacaktır" demeye razı olmayacağız, aksine "amacımız satışları% 12 artırmaktır" diyoruz.
İşleri geciktiririz, çünkü bir rut içindeyiz ve değişimden korkuyoruz, oldukça iyi çalışabilecek üç çözüm var: fiziksel ortamı değiştirin (gümrükler her zamanki yerlerde yaşadığından, odaları değiştirirsek bakış açımızı değiştiririz), değiştirin rutinler ve desenler (örneğin, çalışmak için farklı bir yol izleyin) veya sadece hiçbir şey yapmayın (o kadar sıkılırsınız ki, korkunç bir değişme ihtiyacı hissedeceksiniz). Korktuğumuz şey başarısızlıksa, cesur olmalıyız ve Roosevelt'in sözlerini hatırlamalıyız: "korkacak tek şey korkunun kendisidir." Karşılayabildiğimizden daha fazla taahhüdü kabul etme eğilimindeysek, hayır diyemeyiz, çünkü sevilmek istiyoruz veya sadece yoğun bir şekilde yaşadığımız ve çok geniş çıkarlarımız olduğu için,Hiç kimsenin istediği her şeyi yapamayacağını ve sınırlamalar koyamayacağını bilmeliyiz. Son olarak, her şeyi sona erdirmek için bağımlıysanız, bunun tehlikeli bir alışkanlık olduğunu bilin, çünkü son dakikada çalışmak daha fazla hata yapar, bunları düzeltmek için zaman yoktur ve öngörülemeyen olaylar varsa, zamanınız olmayacaktır. Bu mengene üstesinden gelmek zordur, ancak kendinizi zararlı olduğuna ikna etmelisiniz ve zamanınızı yukarıda belirtilen stratejilerden birini kullanarak planlamanız gerekir: akış şemaları, böl ve fethet, vb.Ancak kendinizi zararlı olduğuna ikna etmeli ve zamanınızı yukarıda belirtilen stratejilerden birini kullanarak planlamalısınız: akış şemaları, böl ve fethet, vb.Ancak kendinizi zararlı olduğuna ikna etmeli ve zamanınızı yukarıda belirtilen stratejilerden birini kullanarak planlamalısınız: akış şemaları, böl ve fethet, vb.
Verimli bir şekilde temsilci seçme
Şu anda yaptığınız bazı görevler işinizin bir parçası değildir, bu nedenle size asla devredilmemesi gereken tüm sorunları devretmek isteyebilirsiniz. Yetki devri yöneticiler, müdürler ve diğer denetlenen çalışanlarla sınırlı değildir. Görevler, devredeceğimiz kişinin kuruluş şemasında bulunduğu konuma bağlı olarak aşağı, yukarı ve yanal olarak devredilebilir. Genel bir kural olarak, istemediğimiz ancak başkalarının üstlenmek isteyebileceği görevler ve başkasının daha nitelikli olduğu görevler için temsilci seçeceğiz. Öte yandan, heyetin kendi ekonomik felsefesi vardır: mümkün olduğunda, daha düşük maaşı olan ve görevi yerine getirme yeteneğine sahip olan kişiye delege edeceğiz.Bir kişi, daha az kazanan başka bir kişinin bir görevi yerine getirebileceği mantıklı bir meseledir, para harcamaktadır, çünkü birincisi daha önemli şeylere ayrılmalıdır.
Yetki vermenin bir başka yolu, şirketin değerini en üst düzeye çıkarmak için belirli görevler için hizmetlerin dış kaynaklardan sağlanması veya dış kaynak kullanımıdır. Bazı örnekler şunlardır: veritabanı yönetimi, ofis işleri, araştırma, düzenleme, kolay bilgi vermek için telefon görüşmeleri, randevu alma, kelime işlemci, satış ve pazarlama, bilgisayar programlama.
Çoğu insan delege etmekte zorlanır, çünkü etkinliğin kontrolünü kaybetmekten korkarlar veya bunu doğru yapabilenlerin sadece kendileri olduğuna inanırlar. Bu engellerin üstesinden gelmenin yolu duygusal olarak kopuk olmak ve kontrol sahibi olmanın tek yolunun başkasına teslim etmek olduğunun farkında olmaktır, çünkü bu bizi daha önemli yönleri kontrol etmemize ve zamanımızı soyan diğer detayları bırakmamıza izin verecektir. Tersi kusur, çok motive edici olmayan sorumluluklardan kaçınmak için aşırı derecede yetki vermektir. Yetkilendirmenin, terk etmek anlamına gelmediğini unutmayın.
Hayır demeyi öğrenin
Telefonla pazarlama operatörleri, insanların hayır demeyi zor bulduklarını ve eğitimli olanlardan faydalandıklarını bilirler. Bazı yerlerde, tüketicilerin telefonla satış yapmak için aldığı çağrılar o kadar sıktır ki, yalnızca insanları telefonla pazarlama şirketleri listesinden çıkarmaya adanmış şirketler vardır. İşyerinde, bizi ikna etmeyen bir şeye evet demeden önce kendimize sormamız gereken iki soru var. Birincisi, sözleşmenin hangi sorumlulukları beraberinde getireceği ve ikincisi, eğer nişan yarın başlayacaksa, zamanımızı iyi bir şekilde kullanıp kullanmayacağımızdır.
Cevap hayırsa, psikologlar güvenli, diplomatik ve etkili olmak için "hayır" demek için dört adımlı bir prosedür belirlediler: Bir neden belirtin, diplomatik olun, bir ödül önerin ve kararı ertelemeyin. Bir alıştırma olarak yazar, muhtemelen hayır dememiz gereken mevcut sorumluluklarımızın bir listesini yapmamızı ve gelecekteki durumlarda nasıl davranacağımızı düşünmemizi önermektedir.
Aşırı bilgi yüklemesi, hayır demeyi öğrenmemiz gereken şeylerden biridir. Bunu önlemek için yazar, bir raporu okurken önce başlangıcın özetini okumanızı ve raporda yer alan bilgilere bakmamızı, bilgileri yoğunlaştıran yayınlara abone olmamızı, televizyonu gerçek zamanlı olarak izlemekten kaçınmamızı ve kayıt yapmayı seçmemizi önerir. reklamlardan kaçınmak için, en hızlı kullandığımız web sayfalarını hızlı bir şekilde erişebilmek için işaretlediğimiz ve mesajları 60 saniyeyle sınırlayan bir telefon telesekreteri elde ettiğimiz programlardır.
Toplantılar ve komiteler daha etkin yönetmemiz gereken bir diğer unsurdur. Ortalama yönetici toplantılarda yarım hafta geçirir ve bu zamana kadar çeşitli çalışmalara göre altı saat tamamen gereksizdir. Bununla birlikte, birçok şirkette toplantılar, reddedilmesi neredeyse imkansız olan zorunlu bir ritüel haline gelmiştir. Sizin rolünüz, katıldığınız toplantıların herkesin zamanından en iyi şekilde yararlanmasını sağlamaktır. Bunu yapmak için, katılımcılara 24 saat önceden yazılı olarak gündemi gönderin, toplantıya net bir başlangıç ve bitiş zamanı atayın, toplantınız için en az bir hedef belirleyin, mantıksal bir sayı girin konular, yalnızca ilgili tarafları davet edin, asla bir toplantı çağırmayın çünkü bu özeldir,bir çalışma ekibinden asla bir kişi tarafından yapılabilecek bir iş yapmasını, üretkenlik için elverişli bir ortam yaratmasını, bir fikir sepeti oluşturmasını istemeyin, toplantının sonunda anlaşmaları, ödevleri ve kararları özetleyin ve nihayetinde toplantının yazılı bir özetini belirleyerek belirlenen hedeflere ulaşmak için atılması gereken adımların bir listesini yapın. Öte yandan, toplantıya başkanlık eden kişi değilseniz, her zaman toplantının verimliliğini artıran, dakika almak veya gündemi belirlemek gibi görevleri yerine getirmek için gönüllü olabilirsiniz.Toplantının yazılı bir özetini kullanarak, hedeflerinize ulaşmak için gelecekte atılması gereken adımları listeleyin. Öte yandan, toplantıya başkanlık eden kişi değilseniz, her zaman toplantının verimliliğini artıran, dakika almak veya gündemi belirlemek gibi görevleri yerine getirmek için gönüllü olabilirsiniz.Toplantının yazılı bir özetini kullanarak, hedeflerinize ulaşmak için gelecekte atılması gereken adımları listeleyin. Öte yandan, toplantıya başkanlık eden kişi değilseniz, her zaman toplantının verimliliğini artıran, dakika almak veya gündemi belirlemek gibi görevleri yerine getirmek için gönüllü olabilirsiniz.
Ölü zamana hayat verin
Yakın tarihli bir çalışma, çalışanların daha sık çalışmayı kaçırmasının altı nedenini belirledi: sosyalleşme, işleri oldukları yerde tutma, bir şeyleri unutma, "mobil" ofisler, kötü alışkanlıklar okuma ve zamanımızı çalan insanlar. Sosyalleşmenin ilk neden olması, birçok patronun sosyal ilişkileri üretkenlik kaybı olarak gördüğünü ve buna ek olarak, astlarının olması gerekenden daha fazla sosyalleştiğini gösterirken, muhtemelen kendileri için suçlu hissediyorlar. zaman zaman gizlice. Ancak, diğer insanlarla temas etmeden bir iş günü üzücü olabilir.Bir Xerox Corporation çalışması, çalışanların kahve için dışarı çıktıklarında iş arkadaşlarıyla birlikte şirketin kullanım kılavuzunu incelemek yerine daha değerli bilgiler aldıkları sonucuna varıyor. Makul miktarlarda sosyalleşme çalışan memnuniyetini ve moralini ve dolayısıyla verimliliği arttırır.
“Her şey ve onun yerine her şey için bir yer” diyen bir maksim vardır. İnsanların kaybettikleri şeyleri bulmak için haftada üç saat harcadıkları ve çoğu zaman kaybolmadıkları değil, yerlerinin dışında olduğu hesaplanmaktadır. Tanımladığınız türden bağımsız olarak, masanızda gezinmek için, düşünme sürecinizi yansıtan, konumunuzun doğasına göre ayarlanan ve işleri hızlı ve strese neden olmadan bulmanızı sağlayan bir stil izlemelisiniz. Tarzınız bu kriterleri karşılıyorsa, ona sadık kalın; Ancak bunu yapmazsanız, alanınızı düzenlemenin farklı bir yolunu aramanın zamanı gelmiştir. Herkes için işe yarayan bazı basit ve açık hileler var:Masa yüzeyinizi sadece aktif projeler ve en sık kullanılan ofis malzemeleri için ayırın; Ofis malzemelerini üst çekmecede saklayın, telefonu, yazarken elin karşı tarafına (sağa sola sağlıyorsanız) yerleştirin, böylece konuşma yaparken kabloya karışmamanız için not alın; Alt çekmecede bir hatırlatma dosyası oluşturun ve belgeleri ayrı ayrı (sonraki ayın her günü için bir tane ve kalan ayların her biri için on bir tane daha) yerleştirin; alt çekmecedeki en önemli belgeler için bir dosyalama sistemi yapmak; masanızın iyi aydınlatılmış olduğunu ve sandalyenizin rahat olduğunu kontrol edin. Ait olduğu türden bağımsız olarak, masayı üç bölüme ayırın ve merkezi olanı çalışmak için boş tutun,ABC tepsilerini masanıza koyun, ihtiyacınız olmayan her şeyi hemen çıkarın ve gün sonunda sipariş verin ve masayı hazırlayın.
İşleri unutmak işte çok zaman kaybetmenizin bir başka nedenidir. Duyduğumuz veya okuduğumuz her şeyin% 50'si bir dakika içinde unutuyoruz. Gereksinim duyduğunuz bilgilere tekrar erişemezseniz, takviminize veya kolayca erişebileceğiniz başka bir yere yazın. Not yazmak, kayıp bir düşünceyi aramaktan daha az zaman alır.
Ofis çalıştığımız tek yer olsaydı, her şey daha basit olurdu. Ancak, günümüzde telefonlar mobil, bilgisayarlar taşınabilir ve ofislerin mobil olduğu konusunda yanılma korkusu olmadan neredeyse söyleyebiliriz. Bilgi teknolojisi nereden gelirse gelsin, bir 'ofis' vardır. İnsanların uçaklarda, toplu taşımacılıkta, çok meşgul oldukları için ya da son başvuru tarihlerine uymaları gerektiğinden ya da sadece sıkıldıkları için onları çalışmaya ve sıraya sokmaya gittikçe yaygınlaşmaktadır. Birçok yönetici tatile giderken eve bir görev alır ve uzmanlara göre, yaptıkları işi sevmeleri ve başkalarını rahatsız etmemesi kötü bir alışkanlık değildir.
Yukarıdaki çalışmada yer alan yöneticiler, okumayı boşa harcanan zamanın en önemli nedenlerinden biri olarak değerlendirmiştir, ancak okuma, değerli bilgi edinmenin tek yoludur. Diğer bazı teknolojik ortamlar üstesinden gelene kadar, yazılı bilgi bilgiyi dağıtmanın en iyi yoludur. Daha önce de söylediğimiz gibi, sorun aslında aşırı bilgi yüklemesidir ve buna dayanmanın tek yolu özetlere göz atmak, vurgulamak veya okumaktır.
Başka bir sorun da telefonda veya yüz yüze görüşmelerine ya da her ikisine birden yayılmış kişilerdir. Telefonda çok fazla konuşanlar için, çok fazla zamanları olmadığını bildiklerinde, örneğin öğle yemeğine giderken, en başından zamanımız olmadığını açıkça belirtin, bir şeyin ya da birisinin dikkatimizi istediğini iddia edin ve "ne olduğunu söyle" Maalesef, sizi bırakmalı »hatta aramayı bulmalı ve sonra e-posta ile ya da sesli mesajlarına mesaj bırakarak cevaplamalıyım. Şahsen fazla gerenlere, ofiste ziyaret etmeye geldiklerinde ayakta durarak karşı saldırıya geçin, zamanınız olmadığını bilmelerini sağlayın, konuşmayı bitirmeye hazır olduğunuzda ayağa kalkın, etkili bir taktik kullanarak vücudunuzu diğer kişiye yaslayın. beden dili veya son çare olaraken güvenli karşı saldırıyı kullanın - ayağa kalkın, ondan sizinle birlikte gelmesi için fotokopi çekmesini isteyin, çalışırken sohbete devam edin ve işiniz bittiğinde ona onunla sohbet ettiğinizden memnun olduğunuzu söyleyin. sıra.
Zaman yönetimini geliştiren araçlar
Son zamanlarda zamanı daha iyi yönetebilmemizi sağlayan çok çeşitli araçlar ortaya çıkmıştır. Bazıları gelecekte teknolojik ilerlemelerin neler sağlayacağının bir önizlemesi, diğerleri ise post-it gibi teknolojik olmayan buluşlar. Elektronik veya kağıt üzerinde zamanı daha iyi yönetmemize yardımcı olan herhangi bir enstrüman seçmeden önce beş soruya cevap vermeliyiz: Buna ihtiyacım var mı? Tüm işlevlerine ihtiyacım var mı? Kullanımı kolay mı? Güvenli? Hızlı bir şekilde modası geçecek mi?
E-posta, bir nimet olarak gizlenmiş bir lanet olduğu ortaya çıkan araçlardan biridir. Tatilden döndükten sonra, posta kutusunda kendisini bekleyen birkaç yüz e-posta bulan herkes, ne demek istediğimizi tam olarak anlayacaktır. Nimet, anında iletişim kurmamıza izin vermesidir. E-postanın artılarını ve eksilerini dengelemek için birkaç fikir vardır: Birincisi, bir e-posta zinciri ve randevu almak, bir aramayı daha verimli hale getirmek gibi yanıtlar gerektiren durumlar için e-posta kullanmayın; tek bir konu yazarak kısa tutun; Konunun göründüğü satırda, net olun ve dikkat çeken bir cümle yazın; eğer acilseönce telefonu, ardından görüşmeyi tekrar onaylamak için bir e-posta veya faks gönderin; HAYAL ETMEYİN: "netiquette" e göre, büyük harflerle yazmak bağırmaya eşdeğerdir, bu nedenle bundan kaçının; İletiyi, ihtiyacı olmayan çok sayıda kullanıcıya iletmek yerine, yalnızca ilgili taraflara kopyalar gönderin; uzun mesajları ek olarak gönderme; E-postanızı düzenli olarak kontrol edin, ancak sürekli değil, yani, aldığınız e-posta miktarına bağlı olarak günde bir veya iki kez yapmak tercih edildiği için, her bir e-postayı geldiğinde okumaya takıntı etmeyin veya ısrar etmeyin; sizi spam veya istenmeyen reklamlardan koruyan yazılım programları kullanın; Yalnızca kesinlikle gerekli bilgileri yazdırın: örneğin, bir randevu veya uçuş ise, takviminize kopyalamanız yeterlidir;Çoğu mesaj çöp kutusuna gitmeyi hak ettiği ve bunları yapmayan, arşivlemeyen veya yeniden göndermeyenleri silme tuşu ve simgesiyle arkadaş edin; cevapları iletinin gövdesine ekleyerek soruları yanıtlayın, ancak önce bunu yapacağınızı unutmayın; Hatalı gönderdiğiniz mesajların yazımını ve dilbilgisini profesyonelce görünmemesini sağlayın; telefondaki aşırı konuşkan kişilerle e-posta yoluyla iletişim kurun; size yazılı olanları tatilde ya da iş gezisinde olduğunuzu bildirmek için otomatik bir cevap oluşturmak; Son olarak, e-posta olmadan bir gün bildirin - hafta sonları genellikle en iyisidir.cevapları iletinin gövdesine ekleyerek soruları yanıtlayın, ancak önce bunu yapacağınızı unutmayın; Hatalı gönderdiğiniz mesajların yazımını ve dilbilgisini profesyonelce görünmemesini sağlayın; telefondaki aşırı konuşkan kişilerle e-posta yoluyla iletişim kurun; size yazılı olanları tatilde ya da iş gezisinde olduğunuzu bildirmek için otomatik bir cevap oluşturmak; Son olarak, e-posta olmadan bir gün bildirin - hafta sonları genellikle en iyisidir.cevapları iletinin gövdesine ekleyerek soruları yanıtlayın, ancak önce bunu yapacağınızı unutmayın; Hatalı gönderdiğiniz mesajların yazımını ve dilbilgisini profesyonelce görünmemesini sağlayın; telefondaki aşırı konuşkan kişilerle e-posta yoluyla iletişim kurun; size yazılı olanları tatilde ya da iş gezisinde olduğunuzu bildirmek için otomatik bir cevap oluşturmak; Son olarak, e-posta olmadan bir gün bildirin - hafta sonları genellikle en iyisidir.size yazılı olanları tatilde ya da iş gezisinde olduğunuzu bildirmek için otomatik bir cevap oluşturmak; Son olarak, e-posta olmadan bir gün bildirin - hafta sonları genellikle en iyisidir.size yazılı olanları tatilde ya da iş gezisinde olduğunuzu bildirmek için otomatik bir cevap oluşturmak; Son olarak, e-posta olmadan bir gün bildirin - hafta sonları genellikle en iyisidir.
En iyi bilinen PDA markalarından (Palm Pilot) birine ima ile avuç içi olarak da bilinen PDA'lar (Kişisel Dijital Asistanlar) el bilgisayarlarıdır ve günümüzün kişisel bilgisayarlarının geleceğini temsil eder. masaüstü bilgisayarlar gibi. Bazı insanlar için, PDA'lar zaten vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir ve bunları en sık alıntı yaptıkları kullanımların kompakt boyutları, randevu ayarlama ve onları uyarmak için alarmları etkinleştirme işlevleri, veritabanları için hafızalarıdır. ve adres defteri, Word tipi kelime işlemci programları, Excel tipi elektronik tablolar ve hatta PowerPoint sunumları, Internet uyumluluğu, MP3 müzik ve modele bağlı olarak diğer bazı işlevler (ve dolayısıyla fiyat).PDA'ların dezavantajları da vardır ve geleneksel bir kağıt gündeminden daha fazla zaman alabilir. Japonya gibi bazı ülkelerde, fiyatları ve özellikleri karşılaştırmak ve meraklı işlevleri öğrenmek için danışılabilen uzmanlaşmış PDA dergileri olduğu çok hızlı geliştikleri de doğrudur. Ayrıca, iletişim kurmak ve zamanı yönetmek için gerekli olan ve olmaya devam edecek başka basit kağıt araçları da vardır. Örneğin, teknolojik gelişmeler açısından güncel olmasına rağmen, Amerika Birleşik Devletleri Silahlı Kuvvetleri'nde kartlar iç iletişim için e-posta yerine kullanılır, çünkü küçük boyutları özlü olmayı gerektirir, çünkü taşıması kolaydır,çünkü eyleme geçerler ve elle yazıldıkları için açık iletişimi ve bağlılığı teşvik ederler.
Etkili bir zaman yönetimi için bir diğer önemli nokta dosyalamadır, çünkü iyi organize edilmiş bir dosyalama sistemi, elektronik bir sistem, asılı dosyalar, akordeon dosyası veya başka herhangi bir şey olsun, belgeleri kaydetmenize ve ihtiyacınız olduğunda hızlı bir şekilde bulmanıza olanak tanır. mevcut birçok sistemin. En önemli ayrıntı, dosyaların alfabetik, sayısal, kronolojik veya konuya göre alt bölümlere ayrılmasıdır. Son olarak, temel araç ortamınızdır: masanız, sandalyeniz, dosya dolaplarınız, raflar, duvarlar. Verimli bir ortam sizi daha üretken hale getirecektir, ancak az sayıda ortam çalışma ortamı kadar esnek ve değiştirilmesi zordur.
Birisi renkleri, masayı ve ekipmanı seçmekten zaten sorumluydu, bu yüzden en çok sevdiklerinin bir fotoğrafını koyabilir, bir lamba getirebilir veya bir resim asabilirler. Bununla birlikte, bir şirket kurumsal imajıyla ne kadar ilgilenmeye çalışırsa, masaüstü özelleştirmesiyle o kadar katılaşır.
Sonuç
Bu özeti okuduktan sonra, zamanınızı düşündüğünüz kadar kötü yönetmediğinizi veya belki de bu okuma size zamanınızı yiyen yıkıcı küçük alışkanlıkları değiştirmenin anahtarını verdiğini fark etmiş olacaksınız. Her durumda, her şeyi mektuba götürmek zorunda olmadığınızı bilin, çünkü önemli olan, her birinin stiline uyarlanan ayrıntıları içermesidir.
Daha sonra, Bilişsel Psikoloji Yüksek Mühendisi Ezequiel Kahan, genellikle en yetkin insanlar tarafından yürütülen 3 aktiviteyi gerçekleştirerek ve böylece her şeye zaman ayırarak günlük görevlerimizde nasıl daha etkili olabileceğimizi önerir.
