Bir projeye nasıl başlıyorsunuz?

Projeler farklı aşamalardan veya yaşam döngülerinden geçer, bunlar arasında şunlar yer alır: projenin başlatılması, formüle edilmesi, yürütülmesi, kontrol edilmesi ve kapanması aşaması.

Projenin başlatılması ve formüle edilmesi, süreç boyunca bize yol gösterecek çok önemli planlama aşamalarıdır. Bunlarda dikkat gerektiren sorunu ve çözüm arayışını bulacağız.

Bir projeye nasıl başlanır

Sorunu kesin olarak tanımlamak için ikincil bilgiye dayalı bir gerçeklik teşhisine sahip olmak gerekli olacaktır; anketler ve röportajlar yoluyla araştırma, kitaplar, dergiler ve birincil bilgiler. Bunun için SWOT'a, sektörel değer zincirinin ve şirketin analizine başvurabiliriz, teşhis bizi soruna götürecek, sadece ihtiyaçları değil fırsatları da keşfetmemizi sağlayacaktır.

Sorunun olduğu alanı analiz ederken, önceliklendirmemiz ve bir bütçe, zaman ve kaynaklara göre tanımlamamız gereken birkaç ihtiyaç bulabiliriz.

Teşhis ile, üzerinde çalışacağımız kritik faktörlerin hangileri olduğunu ve bunları çözmenin daha fazla rekabet gücü (değer önerisi) oluşturmamıza yardımcı olacağını belirleyebileceğiz.

Sorunların teşhisi ve tanımı

Teşhisi yaptıktan sonra problemi tanımlamamıza ve analiz etmemize yardımcı olan metodolojilerden biri de bizi proje haline gelecek çözüm önerme hedeflerine doğru yönlendirecek olan Problem Tree yöntemidir.

Problem Ağacı, görebildiğimiz dalların, yaprakların ve meyvelerin “ temel problemin etkileri ” olduğu bir ağaçla karşılaştırılan katılımcı bir analiz tekniğidir; ve genellikle görmediğimiz kökler, “temel sorunun nedenleri” dir.

Temel sorun, bir şirketi, kişiyi veya bir grup insanı etkileyen olumsuz durumdur. Teşhis, bize mevcut duruma genel bir bakış sağlayacak ve sorunun iyi bir şekilde tanımlanmasının temelini oluşturacak ve bu nedenle bir projeye uygun yaklaşımı destekleyecektir. Sorunun yazılması sırasında, karşılanmamış ihtiyaçlar veya kullanılmayan fırsatlarla ifade edilmesi tercih edilir.

Analizi için başka alternatif olmayacağından, merkezi sorunun çözüm eksikliği olarak ifade edilmemesi tavsiye edilir. Örneğin, sorunu şu şekilde tanımlamak doğru olmayacaktır: «Şirketin personel departmanında bilgisayar ekipmanı eksikliği», çünkü ekipman farklı bir soruna alternatif bir çözüm olabilir, bu da şunlar olabilir: «sınırlı yönetimi şirket personeli hakkında bilgiler ».

Etkilerin analizi için kendimize sorunun hangi sonuçları doğurduğunu, yani görebildiğimiz ve algıladığımız olumsuz sonuçlar nelerdir diye sormalıyız. Etkilerin tanımlanması, projedeki sonuçların ve faydaların ne olacağının net olmasını sağlar.

Analizde kendimize şunu da sormalıyız, Bu sorun neden ortaya çıkıyor? Yani, çoğu kez görmediğimiz ve sorunun kaynağı olan nedenler veya güdüler nelerdir? Sorunu üreten sebeplerin ne olduğunu keşfetmek için analiz etmemiz, araştırmamız, sormamız gerekir.

Her etkinin bir nedeni olacaktır, bu da Problem Ağacının oluşturulmasına yol açacaktır, bu da diyagramı merkezi sorunun daha iyi anlaşılmasına ve olası çözümlerin (proje) tanımlanmasını kolaylaştırarak önceliklendirilmesine olanak tanır.

Problemin yeterli bir analizini yapmadığımızda, problemle yüzleşmek için önerilen çözüm veya faaliyetler çok yeterli olmayabilir ve bunun yerine şirket veya insanlar için iyileştirme ve değişiklik etkisi yaratabilir, çözüm daha fazla problem yaratabilir.

Basit ve anlaşılır bir örnek şöyle olabilir: “Bir bayan çocuğuyla sokakta yürür. Aniden çocuk ağlar, annesine bağırır ve eve gitmesi için baskı yapar; anne, çocuğun sabırsızlık için ağladığına inanır ve sonunda ağlamayı kesmesi için dikkatini çeker, hasta çocuk uykuya dalar ”.

Birkaç saat sonra eve geldiklerinde anne neden ağladığını sorar. ve çocuk "açtım" diyor. Ve o anda anne, çocuğun sabırsızlığının nedenini araştırmadığını fark etti, etkilerine (çocuğun ağlaması) göre tepki verdi. Bu nedenle sorunun nedenlerini (neyin görülmediğini) analiz etmenin önemi. Ve tam da uygun çözümlere giden yolu bulmamızın nedenleridir.

Sorun, hedeflerin, faaliyetlerin, görevlerin, göstergelerin, etkilenen insan grubu üzerinde olumlu bir etkiyi yansıtan tutarlı bir değişim ve iyileştirme aramak için sorunu çözmeye odaklanacağı, projenin tüm aşamalarının ortak konusudur.

Çalışma ekibi soruna dahil olduğunda, sorunu ve nedenlerini analiz ettiğinde, gerçekleştirildiğinde beklenen iyileştirmeleri ve değişiklikleri sağlayan projeler inşa edilir.