Giriş
Bir sürecin haritasını çıkarmaya veya bir şema çizmeye karar verdiğinizde, aradığınız şey, grafiklerle, bir organizasyonda hangi faaliyetlerin gerçekleştirildiğini, böylece okuyan herkesin sürecin girdisini, sürecin kendisini ve sürecin çıktısını tanımlayarak kapsamı ve / veya işlemi gerçekleştirir.
Bir haritanın öncelikle, sık sık kullanılabilen, değiştirilebilen ve gözden geçirilebilen yararlı bir belge olması amaçlanmıştır. Ancak, görüntü ve tasarım önemlidir. Çekici bir görünüm ve okunması kolay sunum içeriği zenginleştirir. Diyagramda, nesneler prosedür veya sürecin akışını ve sırasını gösteren çizgiler ve oklarla birleştirilir, bu oklar kimin (tedarikçi) ve kimin (müşteri) teslim ettiğini tanımladığımız etkileşimleri göstermez, mesaj yerleştirmek gerekir veya her bir işlemin veya alt işlemin girdilerini (girişlerini) ve ürünlerini (çıkışlarını) tanımlamak için kullanılan açıklamaları kullanın.
Tanım
Süreç nedir? Bir amaca ulaşmayı amaçlayan sistematik bir dizi eylemdir. Bir girdiyi bir çıktıya dönüştüren bir dizi etkinlik, görev veya adımdır.
Bir iş süreci, girdilere dönüştürerek veya yeni bir şey üretmek için girdileri kullanarak değer katar, örneğin: bir plastik ürünleri fabrikasında, plastik yapmak için hammadde satın almaktan sorumlu bir alan belirleyebiliriz. biri enjeksiyon ve kalıplama için, biri plastik kapların detaylandırılması ve diğeri satış ve müşteri hizmetleri için plastik kapların tasarımı, tüm bu alanların müşteri ve / veya tedarikçi olarak etkileşime girerek ürünlerin nihai teslimatını koordine etmeleri gerekir (plastik kaplar), eğer herhangi biri işlevini yeterince yerine getirmezse, bir sonraki işlemin veya alt işlemin performansını ve sonuç olarak fabrikanın genel performansını etkileyeceği açıktır.
Bir süreci standartlaştırma nedir? Doğru bir sonuç elde etmek için onu etkileyen değişkenlerin (anahtar katkılar) tanımlanması ve kontrol altına alınması ve her şeyden önce, ürünlerin ve / veya hizmetlerin bir sonraki işleme veya alt işleme teslim kalitesinin sağlanması için, standardizasyonda şema (harita) gereklidir ve süreci yürütmenin en iyi bilinen yolunu metin olarak belgelendirir.
Süreç kapsam eşlemesinin aşamaları
Daha sonra temel faktörlerini ölçmek için süreçlerin standartlaştırılması gerektiğinin anlaşılması ve bunlara uyulması büyük önem taşımaktadır. Söz konusu ölçümün ve çoğu standartlaştırma sürecinde ortaya çıkan yeni iyileştirme önerilerinin sonucu olarak yeni standart süreçler üretilmektedir. Bütün bunlar sürekli bir iyileştirme süreci ile. Haritalama veya haritalamaya kimler katılır? Süreç uzmanları, işi yapan insanlar, aşağıdaki faktörleri tam olarak bilen süreçte çalışan insanlar olmalıdır:
- Faaliyetler Girdiler ve ürünler Tedarikçiler ve müşteriler Sürecin ince noktaları ve püf noktaları (Know How).
Tartışırken ve standartlaştırırken süreci zenginleştiren çeşitli fikirlere ve bakış açılarına sahip bir grup elde etmek için becerilerin, yaşların, kişisel güçlü yönlerin, eğitimin ve her türlü kişilik faktörünün ve iş işlevlerinin karıştırılması önemlidir.
Süreci anlamak için tavsiye edilir:
- Süreci açıklayın Sürecin ana sonuçlarını veya ürünlerini ve ilgili müşterilerini (müşterilerin ihtiyaçları ve endişeleri) belirleyin Eşlenen sürecin veya alt sürecin (girdiler) temel ihtiyaçlarını belirleyin Standart bir süreci açıklayın.
Cevaplanacak ilk sorular:
- Şu anda ne yapıyor? Üretmek veya gerçekleştirmek ne gerekiyor? Müşteri ihtiyaçları ile ilgili süreç nedir? Bugün böyle bir süreci gerçekleştirmek için bilinen en iyi yol nedir?
Süreçlerin temel özellikleri.
- Zamanla rekabet edebilirlikten ziyade rahatlık eğilimi gösterirler.Tüm insanlar bir süreç içinde çalışırlar ve her biri için sorumlu olmalıdırlar., bilgi ve teknikler). Farklılıklar azaltılarak sonuçlar iyileştirilir, çalışma standartlarının eksikliği karışıklığa yol açar ve değişkenlik yaratır.
Süreçlerdeki genel fırsat alanları
Süreçlerdeki sorunların çoğunun yaygın olarak oluşturulduğu dört genel alan vardır:
- Sürecin hem idari hem de operasyonel düzeyde anlaşılamaması, müşterilerin ihtiyaç ve istekleri hakkında çok az bilgi, kilit noktalarda süreç kontrol ölçümlerinin olmaması Alanlar arasında zayıf iletişim.
Hangi işlemlerin dikkat gerektirdiğini belirlemek için kilit noktalar:
- Organizasyon içindeki bir planın inisiyatifi olarak, belirli bir sürecin iyileştirilmesi gerektiği, yeni süreçler, dış ve / veya iç müşterilerin memnuniyetsizliğinin olduğu süreçler belirlenir. 4) Bir şekilde personelin güvenliği ya da çevre sorunları ile ilgili tüm süreçler Uzun zamandır herhangi bir değişikliğe uğramayan süreçler Herhangi bir sertifika, yasa ya da düzenleme bir sürecin standartlaştırılmasını ya da belgelenmesini gerektirdiğinde sürekli şikayetler, iadeler, bir kereden fazla yapılması gereken işler, kaçırılmış tarihler, düşük moral, personel devir hızı, düşük üretkenlik ya da denetimlerde kötü sonuçlar, diğer sorun türleri arasında.
Süreç kapsamı eşlemesi oluşturma adımları
Diyagram (haritalama), adı geçen prosedürün veya prosesin amacına ulaşılabileceği koşullar altında prosesi veya prosedürü geliştirmek için bunları yerine getirilmesi gereken şartlar olarak değerlendiren giriş ve çıkışları belirlemek için faydalıdır, prosesi haritalama adımları devamındaki:
1.- Alanın, sürecin, iş parçacığının veya departmanın ana ürün veya hizmetlerini (sonuçlarını) tanımlayın. Alan, süreç, iplik veya bölüm.
2.- İlk müşterileri belirleyin, bunlar önce ve sonra sonuçları alan iç ve dış müşterilerdir. Alan, süreç, iplik veya bölüm. müşteriler
3.- Önemli sonuçların her birini üretmek için alan, süreç, alt süreç veya departman tarafından istenen ana girdileri listeleyin. Alan, süreç, iplik veya bölüm.
4.- Girdilerin kökenini tanımlayın (yani, bunları sağlayan veya tedarikçileri) Alan, süreç, alt süreç veya departman, tedarikçiler.
İlgilenilen her bir işlem veya alt işlem için Adım 1 ila 4 geliştirilmeli ve aşağıdaki şekilde gösterilene benzer bir haritayı entegre etmek için farklı işlemler arasındaki ilişkiler belirlenmelidir:
Kaynak: www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcance-de-procesos/
Sonuç
Süreç kapsamı eşlemesi, bir süreci oluşturan parçaların ayrıntılı olarak tanımlanabildiği çok faydalı ve güncel bir araçtır; bu, sürecin tüm faaliyetlerini ve kapsamını (bu sürecin nereye gittiğine kadar) tanımlamak için) ve böylece standardize etmek veya bir iyileştirme planı geliştirmek için bir temele sahiptir.
Süreç kapsamı eşlemesini hazırlarken sürecin kendisini iyileştirmemek çok önemlidir, çünkü bu yaygın bir hatadır, çünkü bu süreci bütünüyle görselleştirme ve bir iyileştirme elde etme fırsatını ortadan kaldıracaktır. daha büyük veya önemli.
Kaynaklara danışıldı.
- Nacional, IP (2013). Harita atölyesi ve süreç belgeleri. Meksika: Kalite Yönetimi ve Standardizasyonu Bölümü, Porter, M. (2010). Rekabet avantajı: yaratma ve üstün destek. Meksika: PirámideHerrera, W. (2009). Slideshare.http: //cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/cfe/fe06046/anexos/explica4.pdfhttp: //www.entremundos.org/databases/Mapeando%20alcances%20con%20socios%20locales.pdf
