İdari Teşhis, esas amacı, incelenen alanın idari organizasyonunu ve işleyişini bilmek, şirketin idari sorunlarının nedenlerini ve etkilerini tespit etmek, analiz etmek ve teklif etmek olan sistematik, kapsamlı ve periyodik bir çalışmadır. bunları ortadan kaldırmaya yardımcı olan uygulanabilir çözüm alternatifleri.
Şirket içinde krize neden olan sorunların yanı sıra günümüzden geleceğe uyum ihtiyaçlarını tespit etmek için bir iş ihtiyacı olarak ortaya çıkmaktadır.
Tüm kuruluşların, mevcut pazarların evrimiyle yüzleşmek ve bunlara uymak için yapısal ve fonksiyonel cihazlarını uyarlamaları ve modernleştirmeleri, bunun sonucunda zihniyetlerini ve eylemlerini kendilerine sunulan ve kabul edilen değişikliklere uyarlamaları gerektiği gerçeğine dayanmaktadır. bir meydan okuma olarak ve belirli ve genel sorunlara her zaman çözüm bulabilir.
Uygulama alanının sınırları veya engelleri yoktur, herhangi bir alan, departman, işlev veya süreç içindeki tüm düzeylerde uygulanabilir, saldırmak istediğiniz sorunun belirli özelliklerine bağlı olarak nasıl uygulanacağının basit çeşitleri vardır.
Tespit edilen sorun ve bununla doğrudan veya dolaylı olarak ilgili tüm idari yönler üzerinde ayrılmaz bir şekilde gerçekleştirilmelidir, ayrıca çözümleri geri beslemek ve kalıcı olarak iyileştirmek için incelenen alanları periyodik olarak analiz etmek gerekir.
İdari Teşhis, aşağıdaki hususların analizinden başka bir şey değildir:
- İdari ve organik yapının, yetki hatlarının ve kontrol bölümlerinin, amaçlarına ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken birbiriyle ilişkili faaliyetler kümesini içeren idari organların her birinin işlevleri. Her birini yerine getirmek için gerçekleştirilen fonksiyonlar dizisinin genel süreçleri ve grafik tanımları, kadro içindeki yetki verilen yetkilerin yanı sıra pozisyonların spesifik fonksiyonlarının yerine getirilmesi ile karar verme süreci: her biri arasındaki ilişkiyi belirlemek için iki veya daha fazla alan arasındaki iletişim ve koordinasyon.
İdari Teşhisi doğru bir şekilde yerine getirmek için, bilgileri başarıyla toplamak ve yorumlamak ve istenen hedefleri karşılamak için mantıklı bir emir taşımak gerekir, değerlendirilecek yönleri gösteren hiçbir değerlendirme parametresi yoksa elde etmek zor olacaktır.
İdari Teşhisi oluşturan aşamalar şöyle özetlenebilir:
- Bilgilerin toplanması Organizasyonel veya idari analiz Sonuçların çıkarılması Teklif ve eylem planı
Bilgi toplama:
Toplanan bilgiler, gelecekteki sonuçların temelini temsil ettiği için mümkün olduğunca doğru olmalıdır, analist tanı konusunda uzman olduğunda, objektif bilgi sadece doğrudan sorunun ne olduğunu gözlemleyerek veya sezerek veya en azından semptomları anlamaya çalışarak yeterli olacaktır. yönlendirmek; tespit edilen sorunlara olası çözümlere bağlı olacağından, bilgi büyük bir dikkatle işlenmeli ve analiz edilmelidir, her bir bilgi kaynağının orijinal kaynağa göre farklı ve farklı olduğunu ve her birinin onu analiz ederken değer kattığını belirtmek gerekir. ve nihai çözüme katkıda bulunur.
Tüm veri toplama süreçlerinde değiştirilecek bilgiler vardır, eğer el altındaysa, derhal işlenir ve analiz edilir, mevcut değilse, yaratılır, yani doğrudan sözlü bilgi ile kişisel kaynaklardan toplanır ve daha sonra korunur etkilenen bölgedeki yasal kaynaklar ve diğer belgelerle, teşhisin mümkün olan en kısa sürede tamamlanmasını kolaylaştırmak için toplananların kısa ve hızlı bir analizini yapmak.
Dış kaynaklardan gelen bilgileri analiz etmek de gereklidir, çünkü her bir öğenin ortamının özelliklerini, olasılıklarını ve özel durumunu, sorunun analizine uygun olarak gerçekleştirilebilen işlevlerini veya faaliyetlerini gösterecektir. Bu bilgi, çalışmayı normalleştirmeye ve yönlendirmeye yardımcı olan diğer kriterleri elde etmek için gereklidir.
Devletin düzenleyici çerçevesi ve ürün ve / veya hizmetlerin hacmini sınırlayan, talebi geçersiz kılan, eksik rekabet, ekonomik ve teknolojik bağımlılık, organik ve işlevsel dengesizliği ima eden ve genişleme, kısıtlama veya kaybolmayı teşvik eden uluslararası pazarların büyümesi şirketleri.
Yukarıda belirtilenler, herhangi bir şirketi, ürünleri ve / veya hizmetleri ile çevrenin gerektirdiğine uyum sağlayacak şekilde, idari araştırma yoluyla organizasyonları incelemeye zorlar.
Şirkette mevcut olan iç bilgiler, çalışmanın yürütülmesi için temel bir temeldir ve etkilenen birime ait kişiler tarafından sağlanan bilgilerle, şirketin kayıtları ve deneysel olan iki kaynaktan elde edilebilir: röportajlar ve görüşmeler usulüne uygun olarak planlanmış ve yürütülmüştür, bu bilgiler cevaplarının öznel doğası ile doğrulanmalıdır, kayıt bilgileri kalite ve kapsam veya kapsamlılık analizi için kontrol edilmelidir, güvenilir veri elde etmek için güncellemesi gereklidir, doğrulanmalı ve doğrulanmalıdır Çalışmaya sağlayacağı fayda dikkate alınarak elde edilme maliyeti.
Özetle, incelenecek olası işlevlerin bir listesini, kayıtlı veya şirkete ait unsurları ve departmana veya etkilenen bölgeye ait bilgileri dikkate alarak ön kendi kendine teşhis başlatmak için sorunların bir listesini bulundurmak hayati önem taşımaktadır. var olanı değiştirmek için varlığını kontrol etmek ve böylece bilginin analizini ve olası sonuçlarını belirlemek.
Organizasyonel veya idari analiz:
İdari Tanının bu aşaması, bulguları listelemek ve değerlendirilen alanın iyi performansını etkileyen kritik noktaları belirlemek amacıyla analiz aşamasında kaydedilen bilgileri ve belirlenen teknik yönleri karşılaştırmayı amaçlamaktadır.
Ana hedefleri arasında:
- Şirketin genel bir fikrini elde etmenizi sağlayan veriler toplayın: Gerçek verilerle şirketin sermaye, satış veya hizmetler, kaynaklar vb. Açısından az çok uzun bir sürede evrimini belirleyin. Hem idari hem de operasyonel açıdan büyüme olup olmadığını sistematik olarak analiz etmek, personeli, faaliyetlerini, işlevlerini, ilişkilerini vb.
Aşağıdaki kurumsal yönlerin analizi ile yapılır:
Yapının analizi:
Organizasyon yapısını oluşturan bileşenlerin her birinin, örgütlenme biçimlerinin, şirketin ve genel olarak şirketin misyonunu, vizyonunu ve hedeflerini gerçekleştirmeye yardımcı olup olmadığını belirlemek için çalışmasını içerir.
Minimum olarak değerlendirilmesi gereken hususlar şunlardır:
- Yapısal organizasyon şeması Hiyerarşik seviyeler Otorite türü ve hatları Kontrol yolları Mevcut kaynaklar Diğer alanlarla bağımlılık ve ilişki
Fonksiyonların analizi:
İncelenen alana tahsis edilen işlevlerin yanı sıra çalışmanın gerçekleştirilmesi için yerine getirmeleri gereken yükümlülükleri ve yükümlülükleri de içerir.
Bu tür analizin temeli, organizasyon yapısını oluşturan her bir iş tarafından temsil edilir, bu nedenle aşağıdakileri doğrulamak önemlidir:
- İncelenen alanın temel fonksiyonları: Her işte gerçekleştirilen fonksiyonlar ile alanın amaçları arasındaki ilişki ve bunların yeterli bir şekilde düzenlenip düzenlenmediği ya da sadece ampirik olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceği. Her bir işlevin yerine getirilmesi için gereken karmaşıklık ve uzmanlık derecesi Tanım ve iş profilleri
Süreç analizi:
İncelenmekte olan alanda geliştirilen süreçlerin çalışmasının yanı sıra, içinde yer aldığı kuruluşun genel süreçlerine kısmen sundukları katkıları içermektedir.
Bu tür analizin temeli, incelenen alanda gerçekleştirilen faaliyetlerin her birinin sırası ile temsil edilir.
- Ana süreçler Alt süreçler Koşullu süreçler Diğer alanlardaki süreçlere karşılık gelen faaliyetler.
Bu analizin, bölgede geliştirilen Normlar El Kitabı ve prosedürlerine dayanarak yapılması çok yararlıdır.
İlişki analizi:
Genel olarak kuruluşu oluşturan ve incelenen alanla ilgili unsurlar arasında var olan koordinasyon, iletişim ve bağımlılığın incelenmesini içerir.
Tanımlanması ve değerlendirilmesi gereken ilişki türleri şunlardır:
- İncelenen alanın organizasyon yapısını oluşturan hiyerarşik seviyeler arasında, diğer alanlarla birlikte çalışılan alanın genel personeli arasında, alanı oluşturan işlevler ve işler arasında, örgütün genel süreçleri arasında alanın bileşen faaliyetlerinden en az birine bağlı olduğu.
Çizim sonuçları:
İdari tanının tüm aşamaları birbiriyle yakından ilişkilidir, her biri veri toplanmasının bitiminden önce bile sonuçlar üretebilir ve çalışmanın başlangıcında basit gözlemlerle elde edilen bilgilerle daha sonra doğrulanmış sonuçlar verir.
Daha eksiksiz bir analiz yapmak için, zaman içinde yaşadıkları evrimi ve gelişmeyi gözden geçirmek ve bu verileri şirket içindeki diğer alanlardan veya departmanlardan veya diğer benzer şirketlerden diğer benzer verilerle karşılaştırmak ve son olarak doğrulamak önemlidir. ya da durumun etkili bir şekilde kontrol edilmesi yoluyla hedef setine ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol edin.
Önceki aşamalardan veya aşamalardan sonra, hem etkilenen alanın organizasyonunun hem de işletilmesi için kullanılan yönetim tekniklerinin, unsurları arasındaki faaliyetlerin ve ilişkilerin, alanın büyümesinin ve bulunduğu aşamanın da analiz edilmesi gerektiğini belirtmek doğrudur. İzlediği hedefler, hangi politika ve prosedürleri uyguladığı, resmi yapısı ve hangi düzenlemeleri oluşturduğu, kullanılan iletişim ve dağıtım kanalları nelerdir, personel ne şekilde motive edilir veya teşvik edilir ve bunların herhangi birinin nihai olarak geri çekilmesi düşünülürse..
Entegre bir bilgi sistemi veya basit bir genel sistem varsa, bilgilerin, ihtiyaçlarının, kaynağının, niteliğinin ve miktarının, toplama ve kayıt prosedürlerinin yanı sıra elektronik veri işlemenin doğru kullanımını analiz etmek de gereklidir.; Tüm bunlarla birlikte, incelenmekte olan soruna özgü faaliyetlerin yürütüldüğü operasyonel yoldan başka bir şey olmayan fonksiyonel analiz geliştirilecektir.
Son olarak, sorunların kısmi sonuçlarını ve bunların nihai çözüme göre önemini çözme yollarını elde etmek, olası çözümleri seçmek ve bir kuruluş oluşturmak veya yapılandırmak için kuruluş içinde yanlış ve başarısız olan şeylerin bir listesi hazırlanmalıdır. hareket planı.
İdari Teşhis uygulamasıyla tespit edilebilecek örgütsel sorunlara bazı örnekler aşağıdadır:
- Açıkça tanımlanmış misyon, vizyon ve hedeflerin eksikliği: Özerkliği bağımsızlıkla karıştırmamak için kurumun amaçlarına yön veren idari stratejilerin, amaçların ve politikaların eksikliği Çalışma alanının amaçlarına göre organizasyon yapısının olmaması Komuta ve istismarın ikiliği otorite Orta yöneticilerin astlarını yönlendirememeleri ve şirketin hedeflerini etkin bir şekilde yerine getirememeleri ya da idari plan ve programların olmaması nedeniyle işyerinde iyileştirme, personel arasında iletişim ve koordinasyon eksikliği tüm seviyeler veya şirketi oluşturan farklı alanlar veya departmanlar arasında (hiyerarşik hat) Uygun karar verme için zamanında bilgi eksikliği.Şirket bünyesinde geliştirilen süreçler içinde bürokrasinin varlığı, prosedür, yöntem ve çalışma tekniklerinin eskiliği, farklı işlerde mesleki ve teknik kalitenin yetersizliği, görev yapan personel için tümevarım ve eğitim programlarının eksikliği farklı faaliyetler, fonksiyonların tekrarı, darboğazlar, yapılacak işler için yetersiz tesisler, mevcut kaynakların uygun kullanımı için kontrollerin olmaması, genel olarak aşırı kırtasiye ve formlar, sorumlulukların tanımlanmasına izin vermeyen işin yetersiz dağılımı. Yetki ve sorumluluk yetki devri eksikliği Aşırı kontrol gerginliği Personelin değişime ve konformist tutumlarına karşı direnç Personelin beceri ve yeteneklerinin uygunsuz kullanımı.Üst düzey yönetimde, rutin olanlar da dahil olmak üzere, karar alma, konsantre etme ve tıkama için yavaş ve karmaşık bir süreç, aşırı orta yönetim veya gereksiz pozisyonlar.Teknik, beşeri ve örgütsel sorunların bir sonucu olarak düşük üretkenlik. çevrenin neye neden olduğu ve yapısal ve fonksiyonel organizasyonun şirket içindeki faaliyetleri yürütmekten sorumlu olanların zayıflaması ve verimsizliği anlamına gelen dış ve iç faktörler tarafından koşullandırıldığını ima eden doğru önlemleri almak. tek bir kişi veya alanda (yerine geçmeyenler) Yetersiz liderlerin veya liderlerin eksikliği.Orta düzey yöneticilerin veya gereksiz pozisyonların fazlalığı Teknik, beşeri ve organizasyonel sorunların bir sonucu olarak düşük verimlilik Planlanmayan büyüme, öngörülmediği zaman ve çevrenin neden olduğu ve yapısal ve fonksiyonel organizasyonun faktörler tarafından koşullandırıldığını ima eden doğru önlemler alırlar şirket içinde faaliyet yürütmekten sorumlu kişilerde zayıflama ve verimsizlik anlamına gelen dış ve iç tek bir kişi veya alanda (yedek değil) işin uzmanlaşması Yetersiz liderlerin veya liderlerin eksikliği.Orta düzey yöneticilerin veya gereksiz pozisyonların fazlalığı Teknik, beşeri ve organizasyonel sorunların bir sonucu olarak düşük verimlilik Planlanmayan büyüme, öngörülmediği zaman ve çevrenin neden olduğu ve yapısal ve fonksiyonel organizasyonun faktörler tarafından koşullandırıldığını ima eden doğru önlemler alırlar şirket içinde faaliyet yürütmekten sorumlu kişilerde zayıflama ve verimsizlik anlamına gelen dış ve iç tek bir kişi veya alanda (yedek değil) işin uzmanlaşması Yetersiz liderlerin veya liderlerin eksikliği.öngörülmediğinde ve çevrenin neye sebep olduğu konusunda doğru önlemler alırlar ve bu da yapısal ve işlevsel organizasyonun, iç ve dış faaliyetlerden sorumlu olduğunu ifade eden dış ve iç faktörler tarafından koşullandırıldığını ima eder. Tek bir kişi veya alanda çalışmanın uzmanlaşması (yedek değil) Yetersiz liderlerin veya liderlerin eksikliği.öngörülmediğinde ve çevrenin neye sebep olduğu konusunda doğru önlemler alırlar ve bu da yapısal ve işlevsel organizasyonun, iç ve dış faaliyetlerden sorumlu olduğunu ifade eden dış ve iç faktörler tarafından koşullandırıldığını ima eder. Tek bir kişi veya alanda çalışmanın uzmanlaşması (yedek değil) Yetersiz liderlerin veya liderlerin eksikliği.
Sonuçlar listesi, iç faktörler olarak Güçlü ve Zayıf Yönler ile dış faktörler olarak Fırsatlar ve Tehditler ile dört faktör arasındaki ilişkiyi içeren idari SWOT aracılığıyla temsil edilmektedir.
Teklif ve eylem planı:
Gerçek bir soruşturma için hangi aşamaların gerekli olduğunu belirleyen organizasyonda veya yeniden yapılanmada hem araştırmanın yapılması, bilginin analizi hem de olası çözümlerin kolay olması, alınacak önlemlerin detayının senkronizasyonudur. Araştırmada etkilenen, hangi amaca ulaşıldığı, analiz için hangi kaynakların gerekli olduğu, daha iyi bir sonuç için olası çözümlerin veya alternatiflerin önerilmesine, gereken sürenin, maliyetlerin, operasyon ve metodolojinin değerlendirilmesine izin veren sonuçlar elde edilmesi çalışma süreci boyunca belirtilen yeni sistemde benimsenmesi.
Teklif ve eylem planı çok genel terimlerle açıklanmalıdır:
- Kuruluşun güçlü yanlarından nasıl yararlanılır, tespit edilen fırsatlarla yüzleşmek, kuruluşun zayıf yönlerini en aza indirmek, tespit edilen tehditlere karşı koymak.
Profesör Antonio Verdú tarafından, Elche Miguel Hernández Üniversitesi'nden öğretilen aşağıdaki video dersleri dizisi ile, iş analizinde güçlü noktalar olarak kabul edilebilecek yönlerin tanımlanmasına izin veren bazı yararlı teknikler ve araçlar hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. ve organizasyonun zayıflığı. Aşağıdaki konular özellikle ele alınmaktadır: (1) şirketin dahili teşhisi; (2) değer zinciri; (3) kaynakların ve kapasitelerin analizi; (4) Stratejik analiz matrisleri ve (5) SWOT matrisi. İdari tanı konusuna iyi bir tamamlayıcıdır. (11 video - 42 dakika)
