Örgütsel tanı, kuruluşlara iyileştirme fırsatları sağlama analizi olarak tanımlanır; bunların hepsi, şirketin veya kuruluşun zayıf ve güçlü yönlerini bilmemizi sağlayan derinlemesine bir analizle.
Organizasyonel tanı en iyi koşullar altında yapılmalıdır ve bunun mümkün olması için belirli gereksinimler gereklidir:
- Prosedüre başlamadan önce, bir değişiklik istediğinizden emin olmanız gerekir. Müşteri tam olarak kararlı olmalı ve teşhis sonuçlarını desteklemek için bir destek gücü olmalıdır. İlgili müşteri, danışmana gerekli bilgilere erişebilmesi için gerekli olanakları sağlamalıdır. Sonuçları teslim ederken elde edildiği kaynak ifşa edilmeyecek şekilde gizli bir şekilde ele alın Danışman, geri bildirim yoluyla iyileştirme noktalarını belirlemelidir Müşteri ve danışman arasında anlaşmalar yapın.
Örgütsel tanı süreci üç aşamadan oluşur:
- Bilgi toplama
Bu ilk aşamada kullanılacak araç, bilgi ve prosedürlerin araştırılması dikkate alınmalıdır; anket, görüşme ve gözlem yoluyla kullanılanlar gibi bilgi toplama yöntemleri. Bilginin elde edilme sıklığı ve kolaylığı büyük ölçüde sistemin kararlılığına bağlı olacaktır.
- Bilginin organizasyonu.
Bu ikinci aşamada, bilgiyi işlemek için prosedürlerin tasarımı, verilerin yeterli şekilde depolanması ve bilgilerin düzenlenmesi, hem danışmana hem de müşteriye kolay ve hızlı erişim sağlar.
- Bilgilerin analizi ve yorumlanması.
İkincisinde, soruşturmanın başında sorulan soruları cevaplamak için toplanan bilgilerin her bir bölümünü analiz etmek ve incelemek amaçlanmıştır.
Örgütsel tanı iki tür tanıya ayrılır ; kültürel ve işlevsel olan her biri, hedeflerine ulaşmak için kendini tamamladığı yöntem ve teknikler de dahil olmak üzere birbirini tamamlayan amaç, yöntem ve tekniklerden oluşur.
Fonksiyonel tanı
İşlevsel tanı adını işlevselci bir perspektiften alır, temel olarak resmi ve gayri resmi iletişim yapılarını, üretim ile ilgili iletişim uygulamalarını, personel memnuniyetini, organizasyon bakımını ve inovasyonu inceler..
Danışmanın tasarımı ve yönetimi (hedefler, yöntemler ve sonuçların yorumlanması) için neredeyse tamamen sorumluluk aldığı bir teşhis süreci kullanır.
Bu tip tanılarda en çok kullanılan bilgi toplama yöntemleri görüşme, anket, iletişim ağlarının analizi, grup görüşmesi, kritik iletişim deneyimlerinin analizi ve mesajların yayılmasının analizidir.
- Bu teknik, anket ile tamamlanmaktadır ve bir kuruluşun üyeleri ile kişisel görüşmelerde en küçük ayrıntılara kadar araştırılabilecek bilgilerin toplanmasına olanak tanımaktadır Daha fazla kişiden daha fazla ve daha hızlı ve daha fazla bilgi toplanmasını sağlar diğer yöntemlerden daha ekonomik; ve istatistiksel analizi kolaylaştırır. Mesaj iletim analizi. Örgüt içinde bir mesajı yayılma sürecinden farklı üyelerine ulaşıncaya kadar yayma sürecini keşfeden özel bir anketten oluşur. Bu yöntem, bir iletinin yayılması için gereken süreyi, iletişim sürecini, iletişimi engelleyen, gayri resmi iletişim ağlarını ve bilginin işlenme biçimini ortaya koyar.Eleştirel iletişim deneyimlerinin analizi. Kuruluş içinde var olan olumlu ve olumsuz deneyimleri ve bunların etkililiğini veya etkisizliğini bilmek için kullanılır. İletişim ağlarının analizi. Bir organizasyonun iletişim yapısını ve etkinliğini analiz eder. Kiminle kiminle iletişim kurar, kuruluşta hangi grupların var olduğu, hangi üyelerin gruplar arasında köprü görevi gördüğü, bilginin maruz kaldığı tıkanıklıklar, iletişimin içeriği ve dağıtılan bilgi miktarı değerlendirilir. Grup görüşmesi. Bu teknik, grup olarak görüşülecek belirli sayıda temsilci üyeyi seçer. Görüşme genellikle örgütsel iletişimin kritik yönlerine odaklanır.
Fonksiyonel Tanının Amaçları
- İletişim sisteminin resmi ve gayri resmi iç yapısını ve farklı iletişim kanallarını değerlendirir.İletişim sistemlerini ve süreçlerini kişilerarası, grup, departman içi ve bölümler arası düzeyde değerlendirir.Organizasyonun dış iletişim sistemlerini ve süreçlerini değerlendirir. Birbirine bağımlılığın olduğu kamu ve özel kuruluşlar.Kurumsal iletişim teknolojisinin rolünü, verimliliğini ve ihtiyacını değerlendirir.
Kültürel tanı
Kültürel tanı eylemler dizisidir tasarlanmış bir örgütün değerlerini ve ilkelerini tespit etmek, bu bilinen ve üyelerinin ve örgütsel davranış ile kaydedilen kongrüansının tarafından paylaşılır ne ölçüde.
Bu açıdan hedefler:
- Bir organizasyonun kültürünün yaratılması, sürdürülmesi ve geliştirilmesinde iletişimin rolünü değerlendirir.İletişimsel üretimlerin içeriğini ve konuşmalar, ayinler, mitler, felsefe ve değerler gibi üyeleri için sahip olduğu anlamı değerlendirir. örgütsel yaşam ve örgüt üyeleri açısından iletişimin rolü.
Bir örgütün temel değerleri ve ilkeleri tezahür ettikleri alanlar ile belirlenebilir, böylece analiz edilen daha kültürel tezahürler, tanı daha zengin ve daha doğru olur.
Kavramsal ve sembolik tezahürler aşağıdaki kategorilerden ve unsurlardan oluşur:
- Manevi: İdeoloji / felsefe, semboller, mitler ve tarih Davranışsal: Dil, sözel olmayan davranışlar, ritüeller ve etkileşim şekilleri Yapısal: Politikalar ve prosedürler, normlar, iç durum sistemleri, güç yapısı Malzemeler: Teknoloji, tesisler, mobilya ve takım.
Kültürel teşhis süreci belirli araçlarla desteklenmektedir. Uygulanması ile ilgili olarak, temel olarak iki yaklaşımdan bahsedebiliriz: nitel ve nicel.
Birincisi, önceden belirlenmiş belirli değişkenlerin kesin ölçümünü ve müteakip karşılaştırmalarını arar, ikincisi daha çok verileri analiz ederken araştırmacının algısının keskinliğine bağlıdır.
Uygulanabilir kalitatif teknikler:
- Gözlem. Bunu gerçekleştirmek için, araştırmacı grubun bir üyesi daha (katılımcı gözlem) olmayı seçebilir veya onları dışarıdan gözlemleyebilir (katılımcı olmayan veya sıradan gözlem). Her halükarda, araştırmacı, çalışacak, kabullerini gerçekleştirecek ve varlıklarının grubun günlük faaliyetlerini bir şekilde etkilediğinden veya bozduğundan mümkün olduğunca kaçınmalıdır. Bireysel görüşmeler. Görüşmelerde "sempati" olarak bilinen şeyin başarılması çok önemlidir. Bu, görüşmeci ile görüşmeci arasında karşılıklı güven, anlayış ve duygusal yakınlık ortamının kurulmasını gerektirir. Belge analizi.Araştırmacı, örgütün tarihi ve özellikleri hakkında içerdikleri bilgileri çıkarmak için yorumlanması gereken ve kurumun kültürünün bazı önemli yönlerini ortaya çıkarmasına yol açacak çeşitli belgeler toplayacaktır. Küçük grup tartışması. Yönlendirilmiş bir tartışma ile grup oturumları. Dramatizasyon. İnsanların belirli rolleri, ilişkileri ve çalışma durumlarını algılaması hakkında veri sağlar. Projektif teknikler. Biraz yapılandırılmış bir materyale sahip, belirsiz talimatlarla bir konuyu sunmak ve ondan kendi tarzını düzenlemesini istemek, kendi kişiliğinin yapısını yansıtmadan yapamayacağı şeyleri içerir.
Uygulanabilir nicel teknikler:
- a) Bu teknik ile toplanan bilgiler, kısmen veya kesin olarak kabul edilen veya bilinen sorunların büyüklüğünü tanımlamak ve bilmek için nicel bir analiz için kullanılabilir. Anketi tamamlamak için kullanılabilecek yöntem ankettir.
Bir örgütsel tanı uygulaması içinde, elde etmek istediğiniz şeye bağlı olarak her sürecin avantajları ve dezavantajları olduğunu akılda tutmak uygundur.
Avantajı:
- Bir grup ruhu uyandırılır, katılımcıdır, insanlar çözümlere kendini adamış hisseder, soruna mantıklı bir yapı kazandırır, kaynakları yönetmenin, uyum göstermenin ve problemlerin bulunmasının en etkili ve etkili yoludur. acilen çalışmaya başlamanız ve derhal iyileştirme yapmanız gereken kurumun yeni hedefleri belirlenip organizasyonun sistemlerinde ve süreçlerinde değişiklikler uygulanıncaya kadar geçici bir planlama oluşturmak için veri sağlar. çok açıktır ve daha etkili özel yaklaşımlar oluşturmak için diğer tekniklerle birleştirilebilen öğeler içerir.
Dezavantajları:
- Normatif model hiçbir zaman belirtilmez ve farklı insanlar için farklı olabilir.Tüm sosyal gruplar bu tür etkileşimlere hazır değildir, sorun tanımlamak çözüm beklentilerini arttırır, kişilerarası çatışmalara neden olabilir.
Örgütsel tanı uygulamasında kullanılan araçlar, şirketin sermaye stokunun katılımına dayanır ve nicel ve nitel olmak üzere iki tipte olabilir. Metodolojik olarak, araçlar ve teknikler, bilgileri verimli bir şekilde toplama ve organize etme olasılığını kolaylaştırır ve geliştirir. Bunun için katılımcı teknikler uygulamaya konulacak, en çok kullanılan görüşme, anket, iletişim analizi, SWOT analizi, belgesel ve bibliyografik derleme, gözlem, diğerleri.
Nitel teknikler:
Bunlar, olayların açıklamasına dayanan tekniklerdir, yani kelimeler, bir fenomenin veya ilgili bir olayın gelişimini çevreleyen gerçekleri anlatmak için kullanılır. Bunlar arasında aşağıdakiler öne çıkıyor:
| NİTELİKSEL TEKNİK | AÇIKLAMA |
| Röportaj | Tanımlanmış bir amacı olan bir konuşmadır ve bu amaç araştırılan konuya bağlı olarak verilir. Genel olarak, gönderen ve alıcıdan araştırmacılar tarafından belirlenen hedeflere ulaşılıncaya kadar bilgi, soru-cevap verme ve alma işlem süreci olarak kabul edilir. |
| anket | Bir popülasyonda ve diğer yöntemlerden daha hızlı, daha ucuz ve sistematik veri toplama ve istatistiksel analizi kolaylaştırır. |
| Grup görüşmesi | Örgütü temsil eden bir grup insana veri toplanmasıdır. Röportaj genellikle şirkette meydana gelen krizle ilgili hususlara odaklanır |
| Gözlem | Araştırmada en yaygın kullanılan ve en eski araçlardan biridir, çünkü uygulanması kolay bir prosedürdür. Gözlemleme ve algılama eylemi, ilgilendiğiniz fenomenleri, süreçleri ve faaliyetleri bilmenin en doğrudan ve anında yoludur. |
| dramatize etme | Topluluğun işte veya şirkette ortaya çıkan durumları takdir etmesi hakkında bilgi sağlar. |
Projektif teknikler Bir kişiye belirsiz talimatlar vermeyi ve onlardan kişiliğini yansıtmalarını sağlayan kendi yollarından düzenlemelerini istemeye dayanır.
SWOT Strateji hazırlamak için en çok kullanılan tekniklerden biridir
| güçlü yönlerinin, fırsatlarının, zayıflıklarının ve tehditlerinin belirlendiği bir şirket veya toplulukta sunulan çatışmaların veya krizlerin üstesinden gelmek. | |
| Belgesel ve bibliyografik derleme | Veri toplama, ikincil kaynaklardan, yani araştırmacı dışındaki kişiler tarafından yürütülen belgeler, kitaplar veya araştırmalar yoluyla elde edilen bilgilerden başlar. Burada belge, geçmiş veya tarihi bir olayın yazılı bir ifadesidir ve incelenen durumların ve fenomenlerin üretildiği ve geliştirildiği insanlardan veya çevreden elde edilir. |
Nicel teknikler:
Karar vermeyi destekleyen nicel araçların, karmaşık sorunları kolayca teşhis edilebilen daha küçük parçalara ayırabilmesi gibi avantajları vardır. Ancak, yöneticilerin karşılaştığı tüm sorunlara otomatik kararlar ve yanıtlar kaynağı değildir.
| KANTİTATİF TEKNİK | AÇIKLAMA |
| Simülasyon | Bu zorluğa dahil olan sürecin bir modelini oluşturarak bir problemi inceleyen ve daha sonra bir dizi organize deneme ve hata çözümüyle bu problemden daha iyi bir çıkış yolu belirlemeye çalışan bir prosedürdür. |
| Sonuç Matrisi | Farklı durumlarda alternatif eylem yollarını (stratejileri) takip ederek elde edilebilecek olası sonuçları gösteren yaygın olarak kullanılan bir araçtır. |
| Envanter sistemi | Toplam stok maliyetlerini kontrol etmeye yardımcı olurlar; Bu yaklaşımlar, depolamak, stok taşımak ve tükenmek için toplam satın alma maliyetini başarılı bir şekilde azaltabilir. |
