Sözleşmeli bir yükümlülüğü iptal etmek için gerekli bir dizi işlemdir. Bu, kullanılabilirliklerde bir düşüş anlamına gelir ve bu nedenle borçlarda da bir azalma olacaktır.
Ödeme, üçüncü bir tarafa karşı olan yükümlülüğün varlığından kaynaklanır.
ödemeler-ve-koleksiyonlarıBu yükümlülük hem bir hesapta hem de bir belgede temsil edilebilir ve varlıkların para ya da çek olarak çıkışını sağlar.
Ödemelerin başka bir yorumu, bir belgenin transferine verilir (senet), yani müşteri onaylayan bir belgeyi, alacaklı lehine şirkete fayda sağlayan bir borcun çözümü için kullanılır. Bu şekilde bir borç iptal edilir, ancak vade gününde yükümlülüğün iptal edilmemesi durumunda bir ödeme sorumluluğu kaldığı dikkate alınmalıdır.
Mevcut bir borcun dökümantasyonu ÖDEME olarak da düşünülebilir. Bu, lehdarı alacaklı olan senet ihraç edilerek ödenen cari hesap borcudur. Bu ödeme kesin değildir, çünkü borç var olmaya devam ettiği için, çekin ödenmesine benzer şekilde devam eder.
Ödeme, yükümlülüğün ödenmesi gerektiğinden borcu ödeyen menkul kıymetlerin alacaklıya teslim edilmesine ve ödeme belgesinin alınmasına kadar ortaya çıkan tüm işlemleri kapsar.
Farklı ödeme şekilleri
Ödeme işlemi çeşitli şekillerde olabilir, bu iptal edilen borca, bunların miktarına, alacaklıya, ikametgaha ve diğer şeylere bağlı olacaktır.
- Tedarikçilere ödeme Tedarikçi tedarikçilerine ödeme Tedarikçinin ofislerinde ödeme Bankalarda ödeme Bankalar üzerinden ödeme Küçük giderler için peşin ödeme. Ücret ve maaş ödemeleri.
- Tedarikçilere yazışma yoluyla ödeme: Bu en yaygın durumdur, bu durumda sağlayıcı ile sözleşme yapılan borç sağlayıcının adresine yazışma yoluyla çek gönderilerek iptal edilir. Ödeme belgesi, sağlayıcı ilgili makbuzu gönderdiğinde elde edilir. Sağlayıcının koleksiyoncularına ödeme: Bu ödeme yöntemi, sağlayıcılara posta ile ödeme ile aynı işleme sahiptir, ancak çek sağlayıcıya gönderilmez, ancak tedarikçi geri çekilinceye kadar şirkette tutulur. Bu durum, sağlayıcının iç borç tahsildarları tarafından yönetilmesi durumunda ortaya çıkar. Bu durumda, makbuz ödeme sırasında yapılır ve teslim edilir. Sağlayıcının ofislerinde ödeme:Bu durumda, çek doğrudan tedarikçinin ofislerine götürülür ve makbuz, ödeme yapılırken alınır Bankalarda Ödeme: Ödeme doğrudan bankacılık kurumunda yapılmalıdır. Bu, bu miktarları alacaklıya yatırmakla yükümlüdür (ödemeyi alırlar) Bankalar aracılığıyla ödeme: Bu ödeme biçiminde bir bankacılık kurumu da müdahale eder, ancak bu durumda ödemeyi bankaya emanet eden borçludur, yani, borçlunun, her bir alacaklıya (genellikle yazışma yoluyla) teslim edilecek Ödeme Emirleri aracılığıyla borcu iptal eden bankacılık kurumu üzerinden ödeme yapmaya karar vermesi. Bu ödeme şeklini yapabilmek için, borçlunun Banka'da yapılacak ödemelerin bir listesini ekleyeceği cari bir hesabı olmalıdır.Kurum tarafından müşteri adına yapılan toplam ödeme tutarı üzerinden borçlandırılır.
Bankalar aracılığıyla yapılan bir diğer ödeme şekli de, belgesel kredi kullanarak ithalat işlemleri ile sözleşme yapılan borçları ödemek için kullanılan ödemedir.
- Küçük giderlerin nakit ödemesi: Bu ödemeleri yapmak için, sabit giderler kullanılır, bu işlemden küçük giderler için gerekli olan para alınır, daha sonra söz konusu giderlerin gerekçelendirilmesi için gerekli kuponlar sunulur. Kuponlara karşı da para çekebilirsiniz, bu harcanacak kesin tutar bilinmediğinde, harcamadan hemen sonra çekilen parayı hesaba katma yükümlülüğü ile uygulanır. Sabit Fon her zaman para, gider kanıtı ve kuponlar dahil olmak üzere aynı miktarda tutulmalıdır.
Periyodik olarak, Sabit Fon'dan eksik parayı değiştirmek için gereken miktar çekle bankadan çekilir. Bu miktar, Sabit Fonun velayetinden sorumlu kişi tarafından sunulan kuponların ödenmesine denk gelmelidir.
- Ücretlerin ve maaşların ödenmesi: Bu Ödeme şekli genellikle nakit olarak yapılır ve bordroyu ödemek için gerekli miktarda bankadan çekilir. Nakit ödeme için bu ödeme yöntemi çok özel kontroller ve prosedürler gerektirir.
Ödemelerin iç kontrolü
Bu operasyondaki kontrol, Koleksiyon'unki ile birlikte, fonların yönetimi ve velayetine dayanır.
En fazla zorluğu sunan varlık nakittir, çünkü tanımlanması zor olduğundan kontrolü hatalara karşı daha duyarlıdır. Ayrıca likiditesi ve şirkette temsil ettiği hacim nedeniyle, sahtekarlığın ortamında meydana gelme olasılığı daha yüksektir. Bu nedenle, hataları en aza indirmek ve sahtekarlığı önlemek için iç kontrol önlemleri keskinleştirilmelidir.
İç kontrol kuralları genel nitelikteki ve fonların velayetinin ve ödemelerin temel işleyişine ilişkin kurallar olarak sınıflandırılır.
Bunlar, şirketteki paranın geçersiz olmasını ve fonlarda, hem işinde kalması gerekenler hem de bankalara yatırılanlar üzerinde sıkı bir kontrolün kurulmasını amaçlayan bir dizi kuraldır.
Genel iç kontrol standartları
- Fonların yönetimi ve işlemlerin tescili arasında işlevlerin ayrılması: Bu, varlıkların yönetiminden sorumlu olanları varlıkların kaydedilmesinden yaptıkları işlemlerden ayırmayı amaçlamaktadır. Bu, operasyonu gerçekleştiren ve bunu kimin gerçekleştirdiği arasında muhalefetin kontrolüne neden olur. Bu şekilde fon yöneticisinin Cari Hesaplar, Satıcılar Muhasebesi veya Muhasebeye erişimi olmamalıdır Fonların saklanması için sorumlulukların yoğunlaşması: Bir şirketin parasal değerleri sorumlu tek bir kişinin kontrolü altında olmalıdır. Bu olmazsa, fonların kontrolü neredeyse imkansız olurdu. Fonların velayeti Sayman'a bağlı olmakla birlikte, bu sorumluluk başka insanları da içerebilir. Bu, ATM'lere fon tesliminden sorumlu olacak,Görevlerini yerine getirebilmeleri için, mükemmel bir şekilde belgelenmelidir, böylece Sayman, astları üzerinde kontrolü elinde tutabilir. Koleksiyonlardan fonların ödemelere yönelik olanlarla ayrılması: Ödemelerin kontrolünün etkili olmasını sağlamak için Koleksiyonlardan gelen fonlar ile Ödemeler için planlanan fonlar arasında etkin bir ayrım yapmak. Tahsilat yoluyla elde edilen tutarlar tam olarak bir bankaya yatırılmalıdır ve Ödemeler bu banka bakiyelerine karşı çekler yapılarak yapılmalıdır, para yatırılmadan önce doğrudan Tahsilatlardan çekilmemelidir. Nakit ödeme yapılması gerektiğinde, Sabit Fon kullanılmalı ve eğer yetersizse, çek yoluyla bankadan gerekli parayla çekilmelidir.
Sabit Fon kutusunda sürekli bir hareket olmamalıdır, çünkü bu şekilde kontrolünü sürdürmek imkansızdır.
- Fonların yönetiminde yer alan personelin rotasyonu: Bu kontrol standardı, tek bir kişinin operasyonda, özellikle fonların yönetiminde, aynı işlevi yerine getirmesini önlemeyi amaçlamaktadır. Bundan kaçınılamazsa, işlem hatalara ve / veya sahtekarlığa maruz kalabilir.
Bu kuralın personelin dönüşü yoluyla aradığı şey, başka bir çalışanın yerini alan kişi, bu işlevde gerçekleştirilen bir hatayı veya sahtekarlığı ortaya çıkarabilir.
Bu rotasyonu gerçekleştirmek için, etkilenen personelin faaliyetten yoksun kalma süresi vardır, bu nedenle bu süre zarfında sahtekarlık veya hata ortaya çıkabilir.
- Fonların dolaşımı ile ilgili işlemlerin genel muhasebesi:
Muhasebe bir bilgi sistemidir, aynı zamanda etkin bir kontrol yöntemidir. Bu, şirketin farklı sektörleri tarafından gerçekleştirilen operasyonların tutarlılığı ile tescil yoluyla doğrulanmasına olanak tanır. Fonların hareketi açısından faydalıdır.
Sistemler, bir varlık hareketi meydana gelirse, muhasebe yoluyla kurtarılabilecek ve kaydedilebilecek şekilde yapılandırılmalıdır.
Tüm muhasebe kayıtlarının yürütülen işlemlere itiraz eden makbuzlara dayandırılması gerektiği unutulmamalıdır.
- Sürpriz kemerler: Fonların velayetinden sorumlu olan herhangi bir kişi tarafından tutulan değerlerin sayısından oluşur. Bu kuralın amacı, muhasebe kayıtlarına ve temel kuponları olanlara göre, mevcut olan fonların varlığı ile gerçekte var olan fonların varlığı arasındaki çakışmayı doğrulamaktır. Şaşırtıcı bir şekilde gerçekleştirilmelidir, aksi takdirde sorumlu kişiye, sayım yapılmadan önce değerlerde üretilen farkı örtme imkanı verecektir.
Uyarının meydana gelmesi durumunda, kural fonların tutulmasında ve hareketinde hataların veya dolandırıcılığın tespitine izin vermez, yani amacını yerine getirmez.
Tonaj, fonların yönetimine ve hareketine katılan kişinin dışındaki kişiler tarafından açıkça yapılmalıdır.
- Banka ekstresinin mutabakatı: Koleksiyonların iç kontrol kuralı olarak, tüm tahsilatların bir banka hesabına entegre ve günlük bir şekilde ve Ödemelerin iç kontrol kuralı olarak kabul edildiğini, masrafların nakit olarak değil çek olarak yapıldığını kabul ederek, şirket fonlarının tüm hareketlerinin bankadan geçeceği ortaya çıkıyor. Bu yolla, Banka tarafından yapılan kayıtlar aracılığıyla şirket tarafından yürütülen işlemler dışında bu işlemlerin kontrolünde işbirliği yapan güçlü bir yardımcı bulunmaktadır.
Fonların dolaşımıyla ilgili kontrol döngüsünü kapatmak için, şirketin muhasebe kayıtlarını banka tarafından yapılanlarla mutabık kılmak gerekir.
Mutabakatın amacı, fonların dolaşımı ile ilgili olarak şirkette yapılan kayıtları haklı çıkarmak ve bankanın olası itham hatalarını keşfetmektir. Bunun için her iki kayıt da karşı karşıya gelir ve farklılıklar gerekçelendirilir
Etkili olabilmesi için, tam olarak uzlaşmanın kontrol etmeye çalıştığı fonksiyonlar olduğu göz önüne alındığında, fonları yönetmeye veya bu işlemleri kaydetmeye dahil olmayan personel tarafından gerçekleştirilmelidir.
Özel iç kontrol
Ödemeler için geçerli iç kontrol kuralları arasında aşağıdakiler göze çarpmaktadır:
- Çekle ödeme: Şirketin ödemelerini düzenleyen temel formdur. Neredeyse genel bir ilke olduğu söylenebilir. Bu, tüm ödemelerin (küçük giderler hariç) bir banka bakiyesine çek çekilerek yapılması gerektiği anlamına gelir.
Bu kural şirkette nakit varlığını azaltır, böylece fonların velayetinin doğasında var olan riski azaltır ve daha iyi kontrol sağlar. Ayrıca, tüm ödeme işlemlerinin bir bankadan geçmesi ve böylece bankanın muhasebesine kaydedilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu, mutabakatın fonların dolaşımı ile ilgili tüm operasyonlar üzerinde tam kontrol sahibi olmasını sağlar.
Kontrollerin ödenmesi de, çekin taşıması gereken imza sayısı, yayınlanma şekli, serbest bırakıldığında alınacak önlemler vb. Gibi diğer iç kontrol kurallarını ifade eder.
- Çekin düzenlenme şekli: Çekin yapılma şekline bağlı olarak, dolaşımı daha büyük veya daha az riskle gerçekleştirilecektir. Prensip olarak, çek, sipariş vermek veya vermemek için taşıyıcıya verilebilir.
Taşıyıcı çekin sahibi, ona sahip olan kişidir. Çekin kontrol altına alınabilmesi için çekilen bankada etkili olması, herhangi bir banka hesabına yatırması veya basit teslimatla yeni bir hamiline iletmesi mümkündür. Bu şekilde düzenlenen bir çek alacaklıya ulaşmayabilir ve onu ele geçiren kimseye haksız yere fayda sağlayabilir. Sonuç olarak, iç kontrol standardına göre, taşıyıcı kontrolleri verilmesinden kaçınılmalıdır.
Sipariş çekinin faydalanıcısı, adı ön tarafta görünen veya onayla alan kişidir.
Çekin onaylanmasında boş olabilir, yani yeni sahibinin kim olduğunu belirtmeden transfer eden kişinin basit imzası olabilir. Bu durumda, boş bir ciroya sahip olan bir sipariş kontrolünü ele geçiren, onu mükemmel bir şekilde dolaştırabilir, çünkü bu onayın, çekin şimdi sahibi olan kişiye aktarılması için yapıldığı varsayılmaktadır. Sipariş çekinin onaylanmaması veya tam onaylanması durumunda - ki bu yeni yararlanıcı kimdir? ve büyük sıkıntılar olmadan dolaşmasını sağlamak. Bu mümkündür, çünkü çek ödendiğinde, sadece çekmecenin ve son onaycının imzasını kontrol eder, çünkü ilk yararlanıcı ve onaylayanların imzasını bilmez.
ara - bankada kayıtlı imzası yok. Bu rahatsızlıklardan kaçınmak için siparişe bir çek verilebilir, ancak hesaba yatırılmak üzere geçilebilir. Yani, kontrol yerinin önünde iki paralel çubuk ve bunların içinde "sadece emri verilen hesaba para yatırmak" yazan bir efsane. Bu durumda, çubukların paralel olması nedeniyle, çek doğrudan çizilen banka tarafından ödenemez, ancak bazı bankalara yatırılmalıdır ve çubuklar arasında görünen efsane tarafından sadece depozito yatırıldığı kabul edilir. ilk yararlanıcı hesabına. Başka bir deyişle, bu şartlar altında bir çeki ele geçiren kişi onunla hiçbir şey yapamaz ya da en çok ödemenin yapıldığı alacaklı hesabına yatırabilir.
Siparişi olmayan çek, siparişin verilmediği veya havale ile teslim aldığı kişiye aittir. Bu durumda, devir onay ile yapılamaz, ancak sivil görevlendirme ile yapılmalıdır. Bu, aktarım yapıldığında noterin, devralanın ve devralanın kimliğini doğrulaması ve bir kopyası çeke eklenmiş olan transfer sertifikasına kaydetmesi gerektiği anlamına gelir. Başka bir deyişle, bu tür bir kontrol, değerin yanlış ele geçirilmesi olasılığını neredeyse ortadan kaldırır. Ayrıca, çekin yalnızca yararlanıcı tarafından nakde çevrilmesini istiyorsanız, yani herhangi bir aktarımı önlemek için, "Yalnızca sipariş verilmeyen hesaba yatırılmak üzere" lejanı ile geçilebilir.
Özetle, Ödemeleri yapmak için çizilen çeklerin düzenlenmesi ve dolaşımındaki risklerden kaçınmak için, bunlar alacaklı siparişine verilmeli veya verilmemelidir, ancak her iki dava da hesaba yatırılmak üzere kesilmelidir.
Ayrıca, ödenmesi planlanan borcun açıkça yansıtılması ve böylece alacaklıdan gelecek herhangi bir talebin önüne geçilmesi için çekin tahakkuk ettirilmesi tavsiye edilir; Bu, arka tarafa yazarak yapılır, çekle ödemek istediğiniz borç nedir ve çek veren yazıtın imzalanmasıyla. Çekin tahsisi gerçeği, posta yoluyla gönderildiğinde veya başka nedenlerle Ödemenin delil makbuzu, çekin alacaklıya teslim edildiği anda elde edilmediğinde özellikle önemlidir. Hesaba yatırmak için çek, alacaklıdan alınan makbuz ile aynı değere sahiptir, çünkü alacaklının çeki aldığını ve hesabına yatırdığını gösterir - başka bir hesaba yatırmak mümkün değildir - ve ne için ücret aldığını bildiğinden, Çekin arkasında yapılan itfa.
- Ödeme, aynı temel ve geçersiz makbuzlarla korunmaktadır:
Çekin imzalanması sırasında, bir tedarikçiye Ödemenin yapılması gerektiğini gösteren temel kuponların sunumu gerekmektedir, çek imzalayan kişiye, en azından Tedarikçinin Faturasına, Alımdan Kaynaklanan Havale sunulmalıdır., bunların Alımlar sırasında gerekli olan mal olduğunu gösteren Alım Emri ve Tedarikçinin Teklifi, teklif edilen ve Alımın onaylandığı tutarın ödenmekte olduğunu gösterir.
Bu kuponlar, çeki imzalayacak kişi tarafından kontrol edilmelidir. Bu kuponların daha sonra başka bir Ödemeyi haklı çıkarmak için tekrar sunulmasını önlemek için, "Ücretli" kelimesini açıkça gösteren bir damgaya müdahale etmek ve ayrıca çekin tarihini ve numarasını yazmak için bir alan ayırmak gerekir. Ödeme yapıldı.
- İki imza ile kontrol edin: Bu iç kontrol şekli, kontrollerin en az iki şirket yetkilisi tarafından imzalanması gerektiğini gösterir. Bu, hem imzalayanlar arasında karşılıklı kontrol sağlar ve Ödemelerdeki hatalar daha kolay bulunabilir. Ayrıca, bir şirket avukatının bankalara yatırılan tüm fonları elden çıkarma riskinden kaçınılır.
İkinci firma, ilk imzacının yaptığı temel kuponlar ile aynı kontrolü yapmalıdır, çünkü ikinci firma, sadece ilk imzacı tarafından kontrol edilenlerin firmalara gönderilmesi durumunda herhangi bir kontrol eklemeyecektir.
Her iki imza sahibinin "Ücretli" damgası ile geçersiz kılınan temel makbuzları ve çek defterine bağlı kalan çek kütüğünü damgalaması gerekir.
İlk imza Hazineden geldiyse, Ödemeyi kapsayan temel kuponlar üzerindeki kontrolün sadece ikinci imzalayan kişi tarafından yapıldığı, ilk imzanın gelen Ödeme Emrini kontrol etmekle sınırlı olduğu kabul edilebilir.
Bu iç kontrolü geçersiz kılan yaygın bir uygulama, imza ile boş bir çek bırakma eğilimidir. Bu durumda imzalayan kişi sanki biriydi. Bu uygulamayı kullananlar, imzalayanlardan biri şirkette olmadığında ortaya çıkabilecek zorlukları iddia eder ve bir Ödeme yapılması gerekir. Ancak, bankada hesap açarken ikiden fazla memurun imzasını kaydettirmesi, bu durum, çeklerin kayıtlı imzası olan herhangi biri arasında iki kişi tarafından müştereken imzalanabileceğini gösterirse bu sorun çözülebilir. Ayrıca firma hiyerarşileri bile kurulabilir. Örneğin, yönetim seviyesinden üç yönetici ve denetim seviyesinden üç kişi firmayı bankaya kayıt ettirir.ve bankaya ödenen çekin en az iki imzasının olması ve bunlardan en az birinin Yönetim'den olması gerektiğini belirtin.
- Geçersiz denetimlerin kontrolü: Denetimlerin işlenmesine ilişkin denetimi kapatmak için, iptal edilen denetimlerin çek defterine bağlı kalması veya en azından çek imha edilmesi iç kontrol kuralı olarak benimsenmelidir. numaralandırmanın göründüğü ve geçersiz çekin bu kısmı çek defterinin topuğuna yapışır.
Bu şekilde, çek defterini basit bir şekilde gözlemleyerek, onu oluşturan kontrollerin kullanımı veya varış yeri hakkında genel bir bakış elde edebilirsiniz.
- Sabit bir fonun mevcudiyeti: Tutarı veya özellikleri nedeniyle çek yapılamayan ödemelerin nakit olması gerektiği göz önüne alındığında, sabit bir fonun varlığı sağlanmalıdır. Küçük nakit veya sabit fon sorumlu bir kişi tarafından tutulmalıdır.
Giderlerin fon tarafından karşılanabileceği miktarın ayarlanması gerektiğini, bu rakam aşılırsa Ödemenin çekle yapılması gerektiğini söyledi. Ayrıca, sabit fonla telafi edilebilecek ödemelere yetki verebilecek yetkililerin kim olduğunu belirlemek de gereklidir.
Sabit fonun değiştirilmesi için sıklığın ne olduğunu da belirtmek gerekir. Bazı durumlarda ikmal, örneğin haftada bir kez olmak üzere sabit dönemlerde yapılırken, diğer şirketlerde ikmal, sabit fon belirli bir seviyenin altına düştüğünde ikmalin yapıldığı kabul edilir. Durum ne olursa olsun, yapılan harcamaları gösteren tüm kuponların sunumu üzerine değiştirme kontrol yapılarak yapılmalıdır.
- Yerleşim ve Ücretler ve Maaşların Ödenmesi: Yerleşimde akılda tutulması gereken iç kontrolün temel kuralları ve Ücret ve ücretlerin ödenmesi, katılımı kontrol eden, varlıkların yerleşimini hazırlayan ve gerçekleştiren arasında işlevler arasında bir ayrım olmasını gerektirir. Ödeme. Bir maliyet sistemi kullanılıyorsa, kontrol sektörünün farklı üretim siparişleri için Maliyet sektörünün yaptığı tahsis ile, çalışılan toplam saatin doğrulanması bir kontrol önlemi olarak uygundur.
Anlaşmanın ilave saatler içermesi durumunda, yetkilendirme, fazla mesainin performansını onaylama yetkisine sahip yetkililer tarafından yapılmalıdır.
Ödemeyi yapmak için bankadan çekilecek para, bordronun sıvı miktarını ödemek için gerekli olan para olmalıdır. Para çekilmesi için çek, bankadan önce yetkili yetkililer tarafından imzalanmalı ve yapılacak ödemeyi destekleyen temel kuponların sunumu üzerine imza konulmalıdır.
İşçiye ödeme, ilgili makbuzu imzaladıktan sonra yapılacaktır.
Ödeme Devresi
Şekil, Satıcılar Muhasebesi prosedürünün işlem sırasını gösterir. Fazlar halinde tarif edilir, böylece içerdiği operasyonların daha kapsamlı bir analizine izin verilir.
Aşama 1: Tedarikçi faturasının gözden geçirilmesi
Devre, tedarikçinin kontrolünü sağlamak ve kayıp, gecikme veya diğer rahatsızlıklardan kaçınmak için bir dosyaya girilmesi gereken faturanın alınmasıyla başlar. Sistemin tasarımı öngörürse, devrenin adımlarına devam etmek için gerektiğinde imha etmek için verileriniz manyetik desteğe girilir.
Bu aşamada, faturanın resmi bir kontrolü gerçekleştirilir: vergi kanununun gerektirdiği formalitelere uygun olup olmadığını gözden geçirerek, yasal ve düzenleyici gerekliliklere (format (, numaralandırma, basılı yazılar, faturalandırma kategorisi vb.).
2. Aşama: Ödeme yetkisi
İlk resmi inceleme onaylandıktan sonra, 2. aşamada tedarikçinin faturasının (tedarikçinin tahsil etmeyi amaçladığı) içeriği, analiz altındaki işlemle ilişkili belgelerin geri kalanının içeriği ile doğrulanır.
Bunu yapmak için ödeme dosyasını birleştirmeye devam edin; yani, aşağıdaki unsurlardan oluşan satın alma işlemini başlatan belgeleri gruplandırmak için:
- Tedarikçinin faturası (aslı) Satınalma siparişi: Alıcının havale eden, resepsiyonistten oluşmuş, resepsiyonist tarafından verilen resepsiyonun bir kısmı, gerektiğinde kalite kontrol raporu.
Ödemeyi yetkilendirmek için gereken derinlemesine inceleme, aşağıdaki kontrol adımlarını içerir (göründükleri tüm belgelerde veri eşleşmesi):
- Faturada yazılı şirket adının, satın alma işleminin atandığı tedarikçiye karşılık geldiğini doğrulayın.
- Faturalanan ürünlerin ve miktarlarının, ilgili Satınalma Siparişinde belirtilen ürünler olduğunu doğrulayın.
- Faturalanan ürünlerin itiraz edilmediğini kontrol edin (verilen Havale ve Kabul Bölümünde belirtildiği gibi).
- Faturalanan fiyatların tedarikçi tarafından sunulan ve Satınalma Siparişinde onaylanan teklifte mutabık kalınan fiyatlara uygun olup olmadığını kontrol edin. Kararlaştırılan indirimlerin uygulandığını doğrulayın.
- Vergilerin uygulanması ve ilgili kısımları dahil olmak üzere faturada yer alan aritmetik hesaplamaların doğruluğunu kontrol edin.
- Kalite kontrol incelemesinin sonucunu kaydedin (satın alınan ürünler gerektirdiğinde).
İnceleme belirtilen tüm gereksinimleri başarıyla geçtiyse, ödemeyi yetkilendirebilirsiniz. Bu karar Ödeme Emri adı verilen bir aracın verilmesi ile somutlaştırılır. Bu belge, daha önce referansta bulunulan Ödeme Dosyasından önce gelen bir kapak görevi görür. Ödeme Emri, kesintisiz sıralı numaralandırmaya dayalı numaralı bir belgedir. Ödeme faydalanıcısının (tedarikçi), düzenlenme tarihi ve ödeme tarihi ile muhasebe ithali göstergesini içerecektir; Satıcılar, Satıcılar Muhasebesi sektöründen sorumlu yayıncı tarafından imzalanacaktır.
Ödemenin etkili olması için belgelerin tamamı (dosya) Hazine sektörüne (yetki ile) gönderilecektir.
Aşama 3: Ödeme İşlemi
Alınan belgelere dayanarak (Ödeme Emri ile birlikte Ödeme Dosyası) Hazine dosyayı inceler ve çekleri (beklenen vade tarihinde) yürürlükte olan iç kontrol düzenlemelerine uyarak verir. Ödeme Emrinde, bankayı ve uygulanan çek numarasını kaydedin. Aynı belgeyi kullanarak ödeme devresinin tekrarlanmasını önlemek için aynı imza için başka bir çek yapılmasına neden olabilen çeki imzalayın (ilk ikisinin işareti) ve belgeleri iptal edin ("ücretli" damgası).
Çekin, saymanınkine ek olarak ikinci bir imza taşıması tavsiye edilir, böylece şirket fonları mevcut olduğunda güvenlik artırılır.
4. Aşama: Muhasebe kaydı
Ödeme işlemleri neticesinde yapılması gereken muhasebe kayıtları aşağıda belirtilmiştir:
- Tedarikçinin hesabı borçlandırılır (malın alınması nedeniyle yaratılan yükümlülük iptal edilir).
- Çeklerin yazıldığı bankanın alt hesapları kredilendirilir.
- Eşzamanlı olarak, operasyonlar Genel Major'un ilgili hesaplarına kaydedilir.
Aşama 5: Tedarikçi makbuzunun doğrulanması
Tedarikçinin ödeme sırasında resmi bir makbuz teslim etmesini talep etmeniz önerilir. Maaş çekini "sipariş etmeme" maddesi ile çekmek ve faydalanıcı tarafından sadece kendi banka hesabındaki emanetçiye nakit olarak ödenmesini sağlamak için geçilmesi için önlem alınmış olsa da, resmi makbuzun varlığı kontrol önlemlerini güçlendirir (olası bir borç talebini haklı çıkarmanız durumunda potansiyel bir test sürecini kolaylaştırır: makbuz, kalemlerin iptal edildiğini gösterir) Resmi makbuzun Ödeme Dosyasına dahil edilmesi gerekir devre belgelerini kapatın.
- Koleksiyonları
kavram
Temel tahsilat işlemi, belgelendirilmiş veya belgelendirilmemiş bir alacağın (Krediler) bir sıvı varlığa (Kullanılabilirlik) dönüştürülmesi için gerekli olan operasyonlar kümesi olarak kavramsallaştırılabilir. Bir hesapta veya alacakta temsil edilen bir hakkın varlığıyla başlar ve para girişi veya temsili bir miktar para çek veya havale ile sonuçlanır.
Halihazırda var olan bir kredinin dokümantasyonu da Tahsilat olarak yorumlanır. Bu, borçlu tarafından senetle ödenen cari hesap kredisidir. Her ne kadar tahsilat burada kesin olmasa da, hala bir kredi olduğu ve henüz para alınmadığı için, üstlenilen yönetimin özellikleri para tahsilatı için gerekli olanlarla benzer öneme sahiptir.
Son olarak, bir belgenin indirimi de temel bir Toplama işlemi olarak kabul edilebilir. Bir temel tahsilat operasyonundan farklı özelliklere sahip olmasına rağmen, ürettiği sonuç - bir kredinin kullanılabilirliğe dönüşümü - ikincil (finansal) bir temel operasyon olarak değerlendirmek yerine tahsilat olarak muamele görmesini sağlar.
Tahsilatın temel işletmesi, tahsilattan kaynaklanan değerlerin şirkete girilip muhasebeleştirilmesine kadar bir kredinin tahsil edilebildiği tespit edildiği andan itibaren tüm işlemleri kapsar.
Farklı koleksiyon şekilleri
Tahsilat, söz konusu şirketin türüne, borçluların özelliklerine, tahsil edilecek tutarların dosyalanmasına, işlem hacmine, vb. Bağlı olarak çeşitli şekillerde olabilir. Bir şirkette kredilerin iptali için birden fazla Tahsilat türü uygulanabilir.
- Koleksiyonerler tarafından tahsilat: bu durumda, şirket personeli doğrudan borçlunun evinde toplanır. Orada borçlu tarafından imzalanan para, çek veya senet alınır. Bu Koleksiyonun diğer varyantları türetilir: Distribütörler tarafından toplama: Bazı durumlarda, pazarlanan ürünün özelliği göz önüne alındığında, Koleksiyon satılan malları teslim eden aynı distribütör tarafından gerçekleştirilir. Genellikle gıda ürünlerinin satışına adanmış şirketler tarafından kullanılır.Ajans tarafından tahsilat: bu durumda borçlu da evinde ziyaret edilir. Aradaki fark, Koleksiyonun bu hizmeti vermek için özel olarak ayrılmış bir şirket tarafından yapılması ve bu amaçla işe alınmasıdır. Genellikle yaygın olarak kullanılan bir form değildir, genel olarak,zor gerçekleşme kredisi durumunda Yazışma yoluyla tahsilat: borçlu yazışma yoluyla yükümlülüğünün miktarını gönderir. Normalde borçlu, değerin kaybolması veya çıkarılması riskini ortadan kaldıracak şekilde bir çek gönderir Nakit Tahsilat: bu durumda borçlarını ödemeyi yapmak için şirkete giden müşteri olur. Bu form genellikle mallarını kredi ile satan, genellikle belirli bir taksit tutarından sonra iptal edilebilen perakende mağazalarında kullanılır.Banka mevduatından tahsilat: bazı durumlarda borçlu, ödemesini alacaklı. Genellikle, bu durumlarda, normalden bir kopya daha içeren özel bir depozit slip modeli kullanılır. Diğer kopya bankada kalır,Gerçekleştirilen Koleksiyondan haberdar olması için müvekkiline gönderir.Bir banka aracılığıyla evrak toplama: Bankalar tarafından sunulan hizmetler arasında Evrak Toplama'dır. Bu durumlarda toplanacak belgeler bankaya teslim edilir. Bu, ödemeyi doğrudan bankada yapabilmesi için borçluya gerekli bildirimi gönderir. Borçlu ödediğinde, banka müvekkilinin hesabına gelen tutarı kredilendirir ve tahsilat yönetiminin başarısını müşteriye bildirir. Belgenin süresi dolduğunda iptal edilmezse, banka protesto etmenin sorumluluğunu üstlenebilir İhracat Tahsilat: Borçlu yurtdışında ikamet ettiğinde, Tahsilat normalde işlemin tamamlanmasını sağlayan bankacılık kurumları aracılığıyla gerçekleştirilir.Kredi alacaklının cari hesabından üretilir ve banka yapılan Koleksiyona bildirir.
Genel iç kontrol standartları
Bu tür iç kontrol, sayfa 2'de ayrıntılı olarak açıklanan genel Ödeme kontrolüne benzer.
Özel iç kontrol
Koleksiyon kuralları arasında aşağıdakiler ayırt edilir:
- Önceden numaralandırılmış makbuzların kullanımı: Koleksiyon üzerinde sıkı kontrol sağlamak için makbuz olarak kullanılan formların kontrol defterlerine bağlanması ve yazdırılmak üzere önceden numaralandırılması gerekir. Genişletilmiş her makbuzun bir kopyası, iptal edilenlerin yanı sıra onay defterine eklenmelidir. Ek olarak, makbuzları düzenleyen personele, kullanımın korelasyonlu olması, yani daha sonra kullanmak üzere boş makbuzlar bırakılmadan talimat verilmelidir. Temel olarak, doğrulanması gereken, düzenlenen her makbuzun bir kopyasının şirkete gönderilmesidir. Onlar için, çek defteri tamamlandığında kontrol edilebilir, tüm makbuzların bir kopyası olup olmadığını gözlemleyebilir, kopyaların miktarını ekleyebilir ve çek defterini kullanan tarafından oluşturulan Koleksiyonlar ile toplamı kontrol edebilir,aynı günlerin kapsadığı günlerde. Başka bir kontrol şekli, verilen makbuzların kopyalarının korelasyonlu numaralandırmaya sahip olup olmadığını günlük olarak gözlemlemektir. Makbuzlar, tahsilat yapan kişi tarafından imzalanmalıdır. Kontrolü kapatmak için formlar sorumlu bir yetkili (Koleksiyonlar Şefi) tarafından korunmalı ve bunları kullanacak kişilere imzalı bir makbuz altında ve kullandıkları çek defterinin tamamlanmak üzere olduğunu gösterdiklerinde teslim edilmelidir.imzalanmış makbuz altında ve kullanımda olan çek defterinin sona ermek üzere olduğunu gösterdiklerinde.imzalanmış makbuz altında ve kullanımda olan çek defterinin sona ermek üzere olduğunu gösterdiklerinde.
- Tahsilatın derhal ödenmesi: bu kural bir Tahsilat şirket dışında yapıldığında, elde edilen fonların Şirket Hazinesine veya Bankaya en kısa sürede ulaşmasını sağlar. Bu, Koleksiyonun koleksiyoncular tarafından yapılması durumunda teslimiyetin günlük olması gerektiği anlamına gelir. Koleksiyonerlerin iç mekana taşınmaları durumunda, iç bankalardan günlük mevduat veya transfer yapmaları gerekmektedir. Toplanan fonları mümkün olan en kısa sürede yoğunlaştırarak, bu değerlerin sömürü dışındaki amaçlarla geçici olarak kullanılmasına izin vermenin yanı sıra, şirkete ait imkanlar da kontrol edilmektedir: Yazışma tarafından alınan değerlerin kontrolü: Tahsilat, değerlerin alındığı anda, Geliri karşılayan herhangi bir makbuzun düzenlenmemesidir.Bu nedenle, değerlerin herhangi bir makbuz olmaksızın doğrudan bankaya ulaşmaması uygundur. Yazışmanın doğrudan Sekreterlik tarafından açılması ve alınan değerlerin ayrıntılarını içeren bir e-tablonun orada hazırlanması uygundur.Ön ödeme için indirim verilmesi: Bunlara Tahsilat yapan kişi tarafından yetki verilmemelidir. Bu kural, bir miktar toplayan ve daha düşük bir tutar girecek olan olası sahtekarlıktan kaçınmayı amaçlamaktadır ve farkı verilen bir indirim olarak haklı çıkarmaktadır. Alınan çeklerin kısıtlayıcı onaylanması: "Sadece XX hesabına yatırılacak" efsanesine sahiptir. Bu şekilde, kimse sadece şirket hesabına yatırılabileceğinden çeke uygun hale getirilemez.Daha sonra yatırılacak olan çek: Depozito ertelenmesi gereken ve genellikle önceden verilen çeklerin yapılması için yaygın bir uygulamadır. Tarihsel çeklerin kabul edilmemesi iç kontrol kuralıdır, çünkü değerin alındığı tarih ile üzerinde görünen bir çekmece arasında, çekmecenin ölümü, iflası veya başka bir türden düşme meydana gelirse, etkili hale getirme olanakları Para ya da menkul kıymetlerin transferi: Nakit ya da menkul kıymetler dahili olarak her transfer edildiğinde, aktarım belgelenecek şekilde yapılmalı, böylece bunların velayetinden kimin sorumlu olduğu bilinmelidir.Transfer belgeleri, parayı veren kişiye bir tahliye ve menkul kıymetlerin alındığını imzalayarak parayı alan kişiye karşı bir sorumluluk anlamına gelir. Bu nedenle menkul kıymetlerin mümkün olan en az elden geçmesi tavsiye edilir.Toplanacak belgelerin saklanması: Tahsil edilecek belgelerin fon toplayan veya alan kişi tarafından bulundurulmaması önerilir, çünkü Tahsilattan fon çekebilir ve bu tutarları bir belge ile değiştirebilirsiniz. Bu nedenle, bu belgelerin mevcudiyete erişimi olmayan kişilerin elinde kalması tavsiye edilir.Toplamın tam ve anında depozitosu: Koleksiyonun toplam depozitosunun günlük olarak yapılması ve aynı zamanda bir çek verilmesi, bankadan gerekli fonları çıkarın.Bu şekilde, her günün tahsilatının Bankacılık Kurumuna ulaştığını doğrulayarak etkin bir kontrol mümkün olmaktadır.
Toplama Devresi
Şekilde bir Toplama prosedürünün işlem sırası gösterilmektedir. Fazlar halinde tarif edilir, böylece bu, içerdiği operasyonların daha kapsamlı bir analizine izin verir.
Aşama 1: Toplama fırsatlarının belirlenmesi
Tahsilat, daha önce bir Faturalandırma süreci oluşturan önceki bir Satış işleminden kaynaklanır. Bu, toplama sırasında, bilgisayar kayıtlarının, karşılık gelen zamanda toplama çabalarının başlatılması gereken farklı fırsatların tanımlanmasına izin verecek şekilde saklanan bilgilerle (son kullanma tarihi) zaten mevcut olduğu anlamına gelir.
Bu nedenle, bir bilgisayar programı iptal edilmeyi bekleyen borçları düzenli olarak tarar (genellikle Faturalar ve Borç Senetleri) ve tahsilat durumunda hangilerinin olduğunu tespit eder. Toplanacak Belgelerin kayıtlarını tutarlarsa benzer bir durum ortaya çıkacaktır.
Aşama 2: Tahsilat yönetiminin hazırlanması
Tahsilat yönetimi (tahsildarlar aracılığıyla gerçekleştirildiğinde) borçluların coğrafi dağılımına göre yapılandırılmalıdır, böylece her tahsildar tahsis edilen alandan sorumlu olacaktır.
Bu nedenle, bir bilgisayar işlemi dosyalarda saklanan bilgileri işleyecek ve her koleksiyoncu tarafından siparişi verilecek olan kuponların tanımlanmasını içeren alana göre sıralanmış (günlük) listeler yayınlayacaktır. Bu listelerin detayında Fatura numarası, Borç veya Senet, ihraç tarihi ve vadesi, net tutar (varsa indirim iskontosu), şirket adı veya borçlunun adı, ödeme adresi ve amaçlanan alan yer alacaktır yönetimin sonucunu kaydedin ("toplanmadı" ya da makbuz numarası, net tutarın tahsilat türü ve iskonto).
Yazışma yoluyla tahsilat yapılması durumunda -Müşteriler borçlarını posta ile göndererek borçlarını iptal ettiklerinde- kontrol nedenleriyle belirli önlemler alınmalıdır. İlk olarak, yazışma Hazine dışındaki bir sektör tarafından alınmalı ve ele alınmalıdır. Bunun nedeni, fonların hareketi ile ilgisi olmayan üçüncü bir tarafın, alınan değerler ve makbuzlarının zamanlaması üzerinde bir kontrol unsuru olarak hizmet etmesidir. Bu durumda, alıcı yazışma tarafından alınan değerleri kaydetmek için özel olarak tasarlanmış bir formu kapsayacaktır. Ardından tahsilat devresine devam etmek için çekler Hazineye gönderilir.
Aşama 3: Koleksiyon yönetimi
Tahsilat, ev faturası tahsildarları tarafından gerçekleştirilirse, şirket kuralları belirlerse, çekler hesabınıza yansıtılana kadar geçici olabilecek makbuzlar teslim edilir. Aksi takdirde, makbuz nihai olacaktır (resmi makbuz), ancak makbuzun atıfta bulunduğu belgeleri onaylayan açıklayıcı bir açıklama ile kaydedilmesi tavsiye edilir. Alınan ilgili çeklerin banka akreditasyonunu doğruladıktan sonra iptal edilecektir.
Tahsilat yönetiminin sonucu ne olursa olsun, toplayıcı, yönetiminde başarılı olmuşsa, işlem için kendisine verilen listeye çek numarası, banka, tutar ve makbuz numarası ile birlikte kayıt verecektir..
4. Aşama: Koleksiyonun teslim edilmesi
Koleksiyonerler, yerine getirdikleri fonksiyonun günlük teslimini yapmalıdır. Bu, hangi değerleri, hangi değerleri almayı planladığınızı, hangi biçimde ve hangi biçimde alındığını Hazine'ye bildirmek anlamına gelir: çek veya senet yoluyla ve ayrıca toplanamayan (ve bunun sebebi).
Bu prosedürü uygulayan bilgisayar sistemine dahil edilebilen ve teslim aşamasının gerektirdiği bilgi şemasının yapısını ekranda sunan bu teslimiyet için özel bir form tasarlamak uygundur.
“Teslim ekranına” girilen tüm bilgilerin makbuzlarda bulunan (kopyası teslimin bir parçasını oluşturacak olan) ve alınan değerlerde bulunan ilgili bilgilerle desteklenmesi gerektiğini vurgulamak gerekir.
Bu şekilde hazırlanan dokümantasyon ve değerler, kabul edilmesi halinde teslim sürecini onaylaması gereken Hazine (bu unsurların alıcısı) tarafından kontrol edilecektir. Hazine'de, alınan değerlerin bir özeti günlük yazarkasaya dahil edilecek ve bu gerçekleşirse yazışma tarafından alınan değerleri de içerecektir.
Koleksiyonlar sektörü, ertesi gün, prosedürün yeni bir döngüsünü, dokümantasyonu ve bilgi devresi ile tekrarlamak için kayıtlarını güncellemelidir. Bu aşamada, bankacılık kurumunda - Hazine sektörü tarafından - hem tahsildarlardan hem de yazışma yoluyla gönderilen çeklerin yatırılması devam etmektedir. Alınan koleksiyonlar eksiksiz ve gecikmeden yatırılmalıdır. Bu, bu fonların (veya bir kısmının) ödeme yapmak için alınmaması gerektiği anlamına gelir. Bunlar, sabit fon (harcama çok az önemliyse) veya önemi gerektiriyorsa kendi kontrolleri yoluyla yapılacaktır.
Aşama 5: Toplamanın kontrolü ve kaydı
Muhasebe sektörü, Tahsilat yönetiminden üretilen tüm bilgilerin tutarlılığının kontrolünden sorumlu olacaktır. Doğrulamadan sonra, genel muhasebede ve Gelir ve Harcama Alt Dalında ilgili girişleri yapabilirsiniz. Bahsettiğimiz bilgiler (kontrolün temeli) aşağıdaki gibidir:
Tutarlılık kontrolü aşağıdaki doğrulamalardan oluşur:
- Müşteri hesaplarına verilen krediler, borçlu oldukları faturaların (veya diğer borçların) iptali sırasında, tahsildarların tahsilat listelerinde kayıtlı tutarların toplamına ve yazışma yoluyla alınan değerlerin listesine denk gelmelidir.
- Hızlı ödeme indirimleri durumunda, iptal edilen faturaların toplam tutarları, söz konusu faturalarla ilgili olarak toplanan gerçek tutarlarla mutabık kılınmalıdır.
- İlk noktada belirtilen listelerin toplamı, düzenlenen makbuzların toplam tutarı ve mevduat fişlerindeki tutarların toplamı ile aynı olmalıdır.
Yazarlar:
Ev, Alejandro
Solís, Gisela
Portas, Nayla
Ulusal Teknoloji Üniversitesi
- kaynakça
- Bir şirketin tipik operasyonlarının tanımı. Alberto Díaz, Editörlük Kulübü de İşletme Yönetimi için Bilgi Sistemleri. Prosedürler, güvenlik ve Alberto Lardents, Editör Prentice Hall.
