Müzakere, bilgi, beceri ve tutumlar gerektirir. Bir müzakerede başarıya ulaşmak için, temel yönleri arasında şunlar yer alan önceden hazırlık gereklidir: hedeflerin, isteklerin ve engellerin belirlenmesi; uygulanacak strateji, taktik ve teknikleri ana hatlarıyla belirtmek; müzakerenin sınırlarını ve olası varyantlarını belirlemek; müzakerenin yapılacağı yasal çerçeveyi bilmek; karşı tarafı, müzakere grubunu ve onu oluşturan insanları karakterize eder.
Bunun için müzakere grubunun oluşumu hayati önem taşımaktadır, çünkü söz konusu müzakerenin başarısı büyük ölçüde hazırlanmasına bağlı olacaktır.
Müzakere grubu hakkında burada sunulan yaklaşım, grubu “zaman ve mekân sabitleriyle, karşılıklı temas halindeki, kendi iç temsilleri ve kendi iç temsilleriyle ifade edilen sınırlı bir insan kümesi olarak tanımlayan grup çalışması dinamiklerinin yararlılığını uygular ve kabul eder. bir görevin açıkça veya örtük olarak önerildiği… ».
Bu nedenle, müzakere grubu, üyelerinin farklı rollerinin daha iyi performans göstermesi için grubun önceki çerçevesinin gerekli olduğu belirli bir müzakere görevinin yürütülmesi ile karakterize edilen görev odaklı bir grup olarak görülebilir. Bir diğer özelliklerinden biri de lider (koordinatör) tanımı ve dinamiklerinde merkezkaç iletişim ağlarının (gruptan çevreye) ve merkezcil (çevreden gruba) var olmasıdır.
Müzakere grubunun hazırlanması, müzakereyi hedeflerine yönlendirebilmesi ve gelişiminde ortaya çıkan fırsatlardan yararlanabilmesi için gereklidir.
Müzakereler sırasında, müzakere grubunun karşılaşması gereken görevler farklıdır ve bu nedenle yukarıda da belirtildiği gibi, üyeleri tarafından farklı roller üstlenmesi gerekmektedir.
Rol, bir birey tarafından üstlenilmesi gereken konumu tanımlayan organize bir davranış modelidir. Müzakere grubunda, müzakerede izlenecek strateji ve hedeflerine göre roller önceden belirlenir. Yazarın düşündüğü en önemli konular arasında:
- Sürücü (Lider). Müzakere grubunun oluşturulması ve hazırlanmasından sorumludur. Diğer zamanlarda patron olmasanız bile müzakere sırasında ekibin sorumluluğunu almalısınız. En yüksek sıralama olması şart değil, olmayan bir taktik bile olabilir.
Müzakere oturumunu açan, konuşan ve grup üyelerine söz veren kişidir; görevin sunduğu engelleri tespit eder ve belirtir; rollerin işlevselliğini analiz etmek; müzakere oturumunu kapatır ve üst düzey patronlara rapor verir.
- Sentezleyici. Soru sormaktan, açıklamalar yapmaktan, genellemeleri özetlemekten, müzakerede grubu veya şoförü lehine zaman kazanmaktan sorumludur. Teklifleri netleştirin. Yardımcı bir sürücüdür.
- Gözlemci. Müzakere sırasındaki temel göreviniz dinlemek, sinyalleri kaydetmek, incelikleri ve nüansları anlamak, genel atmosferi "okumak" ve muadil üyeler arasındaki tepkileri, hazırlığı ve ilişkileri analiz etmektir.
- Acil. Öngörülebilir veya müzakerede gündeme gelebilir. Belirli bir durumun yorumlanmasına yanıt verir. Müzakere sürecinin iklimine ve dinamiklerine yardımcı olur.
Bir şeyi kendi başına ifade eder veya iletir, ancak her zaman müzakere grubunun çıkarlarına ve müzakerenin hedeflerine karşılık gelir. Farklı durumlarda farklı açılır pencereler görünebilir.
- Günah keçisi. Müzakerede belirli olumsuz yönlerin atandığı özel bir ortaya çıkma türüdür. Bu, karşı taraf için olumsuz bir imaj yaratır ve genellikle rolünü yerine getirdikten sonra müzakere grubundan çıkarılır.
Müzakere grubunu yürütmek için belirli metodolojik kılavuzlara uyulmalıdır. Öncelikle görev tanımlanmalı, grubun amacı, sorusuna ne cevap veriyor? Sonra, oturumların içeriği, ele alınacak konu, sorusuna ne cevap vermeli? Faaliyetlerini yürütmek için prosedürleri yani uygulanacak müzakere tekniklerini izlerler, sorusuna nasıl cevap verilir? Tüm bunlar, grup sürecine ve görevin gerçekleştirileceği yollara rehberlik edecek koordinasyonu gerektirir: dinamik.
Müzakere grubunu yürütmek için metodolojik KILAVUZLAR
1. Görev: Grup hedefi. ne için?
2. Tema: Oturumların içeriği. daha?
3. Teknikler: Aktiviteyi geliştirmek için prosedürler. Nasıl?.
4. Koordinasyon: Grup sürecine rehberlik eder.
5. Dinamikler: Görevi gerçekleştirmenin yolları.
Ödev
Grubun amacı, görevin odaklanacağı bir faaliyet olan belirli bir müzakereyi hazırlamak ve yürütmektir. Müzakerelerin çeşitliliği ve karmaşıklığı genellikle grubun farklı uzmanlık alanlarından (iş dünyası, avukatlar, ekonomistler, psikologlar vb.) Oluşmasını gerektirir.
Göreve hakim olmak, grup üyelerinin her birinin oynaması gereken rollerin daha fazla netleştirilmesine, anlaşılmasına, kabul edilmesine ve hareketliliğine olanak tanır.
Konu ile ilgili
Grubun çalışma oturumlarının içeriği iki aşamaya ayrılmıştır: biri müzakereden önce, diğeri müzakerenin gelişimi için.
Müzakereden önceki aşamada, oturumların içeriği, görevi netleştirmeyi ve grup üyelerinin her biri tarafından kontrolüne izin veren gerekli tüm bilgileri aramayı amaçlayacaktır. Şu anda, sonraki aşamada üyelerinin her birinin rolünü tanımlamak önemlidir.
Müzakerenin geliştirilmesi sırasında içerik, müzakerelerde kaydedilen ilerleme ve farklı tekniklerin ele alınma ve uygulanma becerisine göre belirlenecektir. Daha önceki tüm çalışmalar, her zaman danışmak için zamanın olmadığı ve bazen sonuçların ekip üyelerinin becerilerine ve eylem ve tepki çevikliklerine bağlı olduğu bu aşamada ortaya çıkar.
Teknikler
Teknikler genellikle dinamiklerle karıştırılır. Her ikisi de çok önemli unsurlardır. Müzakere teknikleri çeşitlidir ve belirlenen görev ve izlenecek stratejiye göre grup tarafından yönetilmelidir. Hem teknikler hem de strateji grupla tartışılmalı, asla empoze edilmemelidir. Bu şekilde grup, kendilerinin gibi görülmesi gereken bu göreve daha fazla bağlı kalacaktır.
Teknikler (nasıl?) Temaya yanıt vermeli (ne?) Ve görevi onaylamalıdır (ne için?).
Koordinasyon
Grup koordinatörü iletişimin kolaylaştırıcısı olmalı ve gruba aktif olarak katılmalıdır. Diğerlerinin yanı sıra aşağıdaki işlevlere sahiptir:
1. Çerçeveyi koruyun ve koruyun.
2. İletişimi oluşturun, teşvik edin ve sürdürün.
3. Bağı ve görevi kolaylaştırın.
4. Görevde ortaya çıkan engelleri tespit edin ve işaret edin.
5. Yeni katkıların araştırılması ve keşfedilmesini teşvik edin.
6. Ortaya çıkan durumları tespit edin: fırsatlar ve tehditler.
7. Rollerin işlevselliğini analiz edin.
8. Üyelerin ilişkileri üzerine düşünün.
dinamik
Tema, merkezi görev, netliği ve nesnelliği ile ilgilidir. Bu görevi yerine getirme yolları ile dinamikler (nasıl?), Rollerin hareketi ve bu grup alanını çevreleyen iklim veya ortam, bu süreçte bireysel-grup etkileşiminin ürettiği alan olarak anlaşılır. gelişmekte.
Tematik ve dinamik unsurlar, grup üyeleri arasında gerilim yaratmadan görevin en iyi şekilde gelişmesine ve açılmasına katkıda bulunacak şekilde dengelenmelidir.
İki müzakerenin aynı olmadığı söylenebilir, böylece aynı müzakere grubu, aynı ürünü ve aynı muadili içerse bile her müzakereyi yaratıcı bir şekilde karşılayacaktır, müzakerenin gerçekleşeceği ortamdan dolayı farklı özelliklere sahip olacağı söylenebilir. öncekiyle aynı değil, katılımcıları da tamamen aynı olmayacak. Nasıl müzakere edileceğini bilmek, bu tekniklerde uzmanlaşmak ve bunu kültürlü bir şekilde yapmak, varlığın iyi bir imajını vermeye katkıda bulunur.
Müzakerenin hazırlanması, müzakere grubunun görevi netleştirmeyi, müzakere konusuna hakim olmayı, gerekli bilgileri araştırmayı ve rolleri tanımlamayı amaçlayan çalışma oturumları yoluyla geliştirilen bir iç faaliyetidir, böylece ekip üyelerinin her biri Müzakerenin genel yönlerini ve katılımının özelliklerini bilmek, bununla başarmak, grubun daha fazla tutarlılığı ve entegrasyonu.
Hiçbir müzakere aynı değildir; bu tür bir işleve dahil olan farklı kurum ve şirketlerin sağladığı ve geliştirdiği ürün, hizmet, faaliyet ve eylem yelpazesi kadar çeşitlidir.
Başarılı bir müzakere hazırlığı için aşağıdaki unsurlar dikkate alınmalıdır:
1. Müzakere görevinde grubun konumu:
- Ne elde edilecek. Neden başarmak amaçlanıyor. Çatışan çıkarlar. Çıkarların çakışması 2. Müzakere hedefleri: Başarılması gerekenler. Ne elde etmek istersiniz?
3. Karşı tarafla ilgili bilgiler:
- Üyeler: pozisyonlar, kültürel düzey, tarz ve geçmiş. Müzakerecilerin gücü. Güçlü ve zayıf yönler Müzakere grubu ile sürekli iletişimde tutumlar. Müzakere hedeflerinizin tahmini: öncelik sırası Elde edilecek sonuçların tahmini: önem sırası. Sağlanacak bilgilerin tanımı. Yanlış bilginin ne zaman işe yarayacağını tahmin edin.
4. Planlama:
- Hedeflere ulaşmak için eylem planının (strateji) hazırlanması. Somut önlemlerin yanı sıra (taktikler) Müzakereye genel yaklaşımın kararı: saldırı, bekleme, güce yaslanma, vb. Tutulacak pozisyonun kararı ve ilk teklif. Esneklik seviyesi. Sahneyi belirleme: müzakerenin istenen tonunu destekleyen ortam; seçilen stratejiye, müzakere düzeyine ve yansıtılması amaçlanan imaja göre bir ortam oluşturmaya yardımcı olan yer, dikkatler, hizmetler vb.
5. Çalışma Gündeminin Tanımı:
- Buluşma yeri ve zamanı, koşulları, bağlam Gündem: önem sırasına göre tartışılacak konular Öncelik sırasına göre istenen sonuçlar.
6. Roller:
- Müzakerelerin başlangıcında ekip üyelerinin rollerinin tanımı. Her çalışma seansının sonunda gözden geçirin.
bilgi
Müzakerenin hazırlanması büyük ölçüde kurumun bilgi sisteminin organizasyonuna bağlıdır. Bu, kuruluşun yapısına, misyonuna ve olanaklarına dayanmalıdır. Başlıca bilgilendirme faaliyetleri arasında şunlar göze çarpmaktadır: müzakerenin konusu, karşı taraf ve müzakerecileri hakkında iç ve dış bilgilerin toplanması, ayrıca bu bilgilerin değerlendirilmesi ve analizi ve Müzakere Grubunun üyelerine ve ilgili diğer kişilere yayılması..
Bu bilgileri bilmek şunları sağlar:
- Karşı tarafın güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirin ve müzakere konusu ile ilgili olarak kendi görüşünüzü belirleyin Karşı tarafın görüşlerini öğrenin. Bununla ilgili fikirlerin bilinmesi Belirsizliği azaltın ve sürprizlerden kaçının Teklifleri ve çeşitlerini hazırlayın Müzakerenin gelişimindeki değişiklikleri tanıyın ve yüzleşin.
İletişim
Müzakerede iletişim önemlidir, çünkü formları aracılığıyla kuruluşun yönetimi ifade edilir ve örgütsel kültürün imajı yansıtılır, dolayısıyla Müzakere Grubunun hazırlanmasındaki önemi budur.
Bu şekilde, müzakere aynı zamanda ortak çıkarları olan ve karşıt çıkarları olan iki veya daha fazla taraf arasında bir iletişim şeklidir. Görüşme noktaları müzakere sırasında sağlanır; Diğerleri, uygun çözümlere ulaşmak ve herkes için kabul edilebilir bir uzlaşmaya varmak için değiş tokuş edilir.
İşletmenin yönetim personeli, uzmanları, satıcıları, destekçileri ve diğerleri olarak, müşteriler, tedarikçiler, distribütörler veya faaliyetle ilgili diğer kişilerle, müzakerenin hazırlanmasında ve müzakerenin gerçekleştirilmesi sırasında kurulan iletişime sıklıkla katılırlar., bazen izole bir anlaşmaya varmaktan daha önemli olan insan ilişkilerini yaratır, sürdürür ve geliştirir.
İletişim biçimleri
Müzakerede, iletişim biçimleri çeşitli olabilir: yazılı, sözlü ve sözlü olmayan.
Yazılı form aracılığıyla, Müzakere Grubunun hazırlanmasına ve müzakere konusuna veya muadiline ilişkin bilgilerine, ayrıca ilişkilerin kurulmasına veya sürdürülmesine ve karşılıklı güven ortamı yaratılmasına katkıda bulunabilecek mesajlar paylaşılır.
Fiil bir şekilde müzakere gelişiminde birincil tek ve seyrini ve başarılı bir şekilde tamamlanmasını tanımlar.
Sözlü olmayan bir şekilde müzakere sırasında kullanılır. Sinyal veya gösteren olarak hareket eden jestlerden ve eylemlerden oluşur ve bağımsız olarak veya sözlü formla kombinasyon halinde kullanılabilir.
Tüm bu iletişim biçimlerinde, iletilecek mesajın alıcıya ulaşıp alıcı tarafından anlaşılmasına dikkat edilmelidir.
Müzakere, aynı zamanda, kodların (idari, yasal, teknik, sanatsal dil, vb.) Bir araya gelmesi nedeniyle belirli özellikler kazanan belirli bir göstergebilimsel iletişim biçimidir, çünkü bu iletişim sürecinde her bir taraf, diğer. Unutmayın, iletişim eyleminde bir tür zincire müdahale ettiklerini unutmayın: gönderen, alıcı, mesaj, kod, referans:
- Gönderici mesajı incelenmekte ve konular biridir.
- Alıcı bu iletiyi alır biridir. (Alıcının ve kodlarının bilgisi, mesajın daha iyi tasarlanmasına katkıda bulunur).
- Kod, sırayla, ayrıntılı ve mesajı anlamak esastır bilgi hangi iletişim için gerekli geleneksel işaretlerinden sistemidir. Kod bilgisi (teknik veya sanatsal veya geliştirildiği dil bilgisi), belirli bir müzakerenin gerçekleştirilmesi için gereklidir. Müzakereci bu kodları bilmeli ve bunları iletişimde nasıl kullanacağını bilmelidir.
- Referantı, kendi payına, mesajda adlandırılır konu ya da bir amacıdır.
Mesajın detaylandırılması
Geleneksel olarak iletişim, bir göndericinin belirli kodlara dayalı olarak, bir kanal üzerinden iletilen bir mesajı detaylandırdığı, alındığında bu mesajın alıcısı tarafından çözüldüğü ve aşağıdakilerden oluşabilecek bir yanıt verecek olan bir işlem olarak açıklanır. bir tavır, bir karar veya bir davranışla mesajı yanıtlayın.
Şimdi, mesajın ayrıntılandırılması da bir süreçtir, ancak tersine yürütülür: Alıcının kodlarının bilgisine dayanarak, alıcının istenen yanıtının ne olduğunu tanımlayarak başlar, en uygun kanal belirlenir ve yayınlamak istediğiniz mesaja en uygun olanı. Ardından, mesaj kullanılan kodlarla (dil) detaylandırılır. Bu şekilde, elde edilen yanıtın beklenen yanıtı karşılama şansı daha yüksektir.
Mesajın iki tür temel anlamı olabilir: doğrudan ve dolaylı. Doğrudan anlam ifade edilen şeyin doğru anlamını ifade eder. En sık tezahürü sözlü biçimdedir. Dolaylı anlam, bazen metaforik, satırlar arasındaki bir anlamı ifade eder.
Bir mesajda alınabilecek çeşitli anlamlar, iletişim sürecinin karmaşıklığına ve müzakere sırasında alınan ve gönderilen mesajların anlamlarını daha iyi anlamak için bu faktörlerin her birinin analiz edilmesi ihtiyacına işaret eder.
iskelet
Bir mesajın yorumlanması, tanınan kodlara bağlıdır. Referans çerçevesi denen şey budur. Gönderen ve alıcı arasındaki referans çerçevesi farklı veya benzer olduğu ölçüde, iletişim tercih edilir veya olmaz.
Bireyin kültürü, davranışlarını karakterize ettiği ve tanımladığı için önemli bir rol oynadığından, referans çerçevesinde bu koşul, mesajın detaylandırılması ve anlaşılmasının tahmin edilmesi için dikkate alınmalıdır. Farklı kültürlerden gönderenler ve alıcılar söz konusu olduğunda, süreç daha karmaşık olabilir.
Unutulmamalıdır ki, mesaj alan bireyler bunu sıklıkla sosyal hayal gücü ve ait oldukları sosyal grupların deneyimleriyle ilişkilendirirler. Mesajı değerlendirecekler, olumlu veya olumsuz olarak değerlendirecekler; sosyal gruplarına nasıl yardımcı olduğuna veya değer verdiğine bağlı olarak kabul edilebilir veya kınanabilir. Bu referans çerçevesi, farklı gruplar açık içeriği örtük içerik olarak asimile edebildiğinden ve bunun tersi olduğundan, bilgi için bir tür "süzgeç" oluşturur veya açık içeriği tersine dönüştürebilir.
İletişimdeki engeller
Müzakere sırasında iletişimde bulunan engeller çok çeşitli olabilir. Bunlardan biri, müzakerenin bir sorunu veya yönü ile ilgili olarak tarafların veya üyelerinin sahip olabileceği farklı algıdır. Bu algı, bireyin mesleki eğitimine, kültürüne, deneyimlerine, kodlarına ve diline bağlıdır.
Bir başka engel de duyguların kontrolünün olmaması olabilir. Gereksiz çatışmaya neden olabilecek öfke, savunmacı tavırlar, korku veya utanç.
Dil, mükemmel bir iletişim aracı olsa da, vücut hareketlerinin, giysinin, jestlerin ve yüz ifadelerinin etkisi, gözlemci dikkatli ise belirli müzakere durumlarında önemli ölçüde iletişim kurar. Bunun bilgisi, sözlü ve sözlü olmayan iletişim arasında herhangi bir ilişki olmadığını fark etmemizi sağlar, eğer öyleyse, açık bir şekilde bir iletişim engeli ortaya çıkmıştır.
Güvensizlik parçaların müştereken cehalet duran bir başka engel, ancak, müzakere gelişiminde aşılabilir ya da daha da iyisi, onun hazırlık aşamasında.
Belirtildiği gibi, müzakerenin hazırlanmasına yönelik tüm çalışmalar müzakerenin geliştirilmesi ve çalışma oturumları sırasında ortaya çıkar, bunlar her zaman zamanın olmadığı bir tür (provasız) evreleme oluşturur. istişareler için ve genellikle müzakere grubu üyelerinin eylem yeteneği ve çevikliğine ve tepkisine bağlı sonuçlar elde eden.
kaynakça
Yönetim Beşinci Baskı. On sekizinci bölüm. İletişim ve müzakere. s. 563-594.
Dış Ticaret Hizmetleri Merkezi. Uluslararası müzakere teknikleri. Meksika, 1992.
Guiraud, Pierre. Göstergebilim. Ed. Siglo XXI Editörler, ed. 23, Meksika, 1997. 133 s.
Lesiker, Raymond V. "Örgütsel Davranış: Bir Okuma Kitabı" nda "Örgütlerde İletişim Bariyerlerine Genel Anlambilim Yaklaşımı". NY. Mc Graw Hill. 1977.
Masvidal, Mario. Kültürel Gelişim Yüksek Lisansının "Kültür ve iletişim" modülündeki dersler. ISA. Ocak 2000.
Paoli, J. Antonio. İletişim ve bilgi. Teorik perspektifler. Ed Trillas. Meksika, 1989. 138 s.
Roy Lewicki ve Josepth Litterer. Müzakere ve Müzakereci. sazlıklar, alıştırmalar ve vakalar, Homewood III. Irwin, 1985
