Kuruluşumuzda, Comercializadora Escambray, Kalite Yönetim Sisteminin iç denetimlerini yapmak iyi bir alışkanlık haline geldi ve operasyonel durumunun doğrulanması ve doğrulanmasında önemli bir an haline geldi, ilginç bir araç. sürekli iyileştirmenin bir parçası olarak.
Yıllık olarak, tüm UCT'ler, gerçekleşecekleri yılın Kasım ayında Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan ve onaylanan Yıllık Denetim Programına dayalı olarak çeşitli kanallar aracılığıyla dahili olarak denetlenir. Spesifik ve ilgili eğitime ve kanıtlanmış mesleki yeterliliğe sahip kişiler tarafından gerçekleştirilir.
Yürütülmesi sırasında, denetlenecek referans standarda göre hazırlanan, bu amaçla hazırlanan ve hem denetlenen hem de denetçi tarafından tam olarak bilinen ve yönetilen Kontrol Listesi ile uyumlu olarak mantıksal bir eylem dizisi takip edilir. Bu Kontrol Listesi, denetim kriterlerinin, yani "nesnel kanıtların karşılaştırıldığı bir referans olarak kullanılan politikalar, prosedürler veya gereksinimler dizisi" nin metodolojik desteği olacaktır.
İç denetimlerin özellikleri göz önüne alındığında, denetim ekibinin yenilgiye uğratmak yerine ikna etmesi gereken bir tarz haline gelmiştir; Sadece ifşa etmemelisin, tartışmalısın. Yardımcı olmalı, saldırmamalı ve bu iyi muhakeme, denetçiyi her zaman karakterize etmelidir.
Denetimlerin bulguları ve kanıtları. Uygunsuzluklar
Denetim kanıtı, her birinin başına gelenlerden değil, "denetim kriterleriyle ilgili ve doğrulanabilir olan kayıtlar, olgu beyanları veya diğer bilgilerden" elde edilmelidir. inançlar, alışkanlıklar, gelenekler, ilgi alanları, kişisel deneyim, bilgi, uygulama yolları ve araçları. Bu reddedilmez, ancak denetim kanıtının bir parçası olamaz.
Denetim sırasında ortaya çıkan bulgular, "toplanan denetimin kanıtlarının denetim kriterlerine göre değerlendirilmesinin sonuçları" ile ilişkilendirilmelidir, böylece denetçi, kriterleri veya kişisel değerlendirmeleri ifşa etmekten kaçınmalıdır, ve argümanınızın her zaman kullanılan referans standardına veya kontrol listesine dayalı kanıtlarla desteklendiğinden emin olmalısınız.
Bulgular, Uygunsuzluklar (NC) haline gelebilir ve bunlar belirli kriterler değildir, şirketin prosedürlerinin standardına veya uygulamasına uyulmamasıdır. Bunun bu şekilde yapılmaması, denetimin gerçek değerine ve hedeflerine zarar verebilir ve bundan kaynaklanan bulgular, kuruluşun KYS'sinin sürekli iyileştirilmesine olumlu katkı sağlamayabilir.
Şimdi, denetimlerin gerçekleştirilmesi sırasında çok önemli olan ve bunun sistemin iyileştirilmesi için yüksek pratik ve metodolojik fayda sağlayacağını büyük ölçüde garanti eden çok önemli bir an, tam olarak Tespit edilen olayları yazarlar, bulgular açıklanır ve tartışılır, gözlemler, öneriler veya NC olarak sınıflandırılırlar. Bu, ISO 9001: 2008'e göre kanıta göre ayarlamamız gereken duyguları ve hisleri ortadan kaldırmayı gerektiren, doğru şekilde gerçekleştirilmesini gerektiren çok önemli bir andır; gerçeklere, ISO 9001: 2015'e ve referans standardının mektubuna göre. İyi tanımlanmamış, zayıf bir şekilde ortaya konan ve tartışılan veya kötü yazılmış bir uygunsuzluk, paydaşlar arasında belirsizlikler, kafa karışıklıkları veya yanlış anlamalar yaratabilir.
Yazının bu seviyesinde ve açıklığa kavuşturmak için, uygunsuzluk ve bazı ilişkili kavramlardan bahsettiğimiz konu ile ilgili bazı ilgi kavramlarından bahsetti (ISO 9000: 2015):
3.6.9 uygunsuzluk
bir gerekliliğin yerine getirilmemesi (3.6.4)
3.6.4 gereklilik
Genel olarak gereklilik veya beklenti sabit, zorunlu veya örtük
kalite gereksinimi
kalite gereksinimi (3.6.4) (3.6.2)
3.6.6 yasal gereklilik
yasama organı tarafından belirlenen zorunlu gereklilik (3.6.4)
3.6.7 yasal gereklilik
Yasama organı tarafından yetkilendirilen bir makam tarafından belirlenen zorunlu gereklilik (3.6.4)
Bu şekilde, uygunsuzluk, genellikle örtük veya zorunlu, kaliteyle ilgili veya bir yasama organı veya yasama organı tarafından yetkilendirilen bir otorite tarafından belirlenen yerleşik bir ihtiyaç veya beklentinin ihlali olarak yorumlanabilir.
Kuruluşumuzun denetimlerindeki deneyime rağmen, en son yapılan takip denetiminde, yönetim sisteminin ONN tarafından sertifikalandırılmasına bir gözlem olarak işaret edildi “Kuruluş çalışmış ve personelin eğitimi olmasına rağmen neden analizi için, hala bazı UCT'lerde tamamen doğru bir şekilde gerçekleştirilmemiştir, bu nedenle gerçekte düzeltmeler olan bazı düzeltici eylemler takdir edilmiştir. " uygunsuzlukların analizi ile bağlantılı olarak bulgunun tespit edildiği yer. Bu anlamda, düzeltici faaliyet tanımı ile ilgili olarak ISO 9000: 2015'e atıfta bulunmanın uygun olduğunu düşünüyorum. Standart şunları belirtir:"Uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırmak ve tekrarını önlemek için eylem"; ve düzeltme, “tespit edilen bir uygunsuzluğu ortadan kaldırma eylemidir”. Bir tanım ile diğeri arasındaki farkı not etmek, bir durumda sebebi ortadan kaldırmak ve diğerinde uygunsuzluğu ortadan kaldırmak önemlidir. Bu, düzeltici eylem ile düzeltme arasında ilginç bir fark yaratır.
Bu fırsatı, şekil 1'de özetlenmiş ve şematik bir şekilde, bir kez daha uygunsuzlukların yönetimi döngüsünü göstermek ve hatırlamak için kullanıyorum.
Denetimde uygunsuzlukların yönetimi
Bu öncüllere dayanarak, bundan sonra, tespit edilen uygunsuzlukların yeterli bir şekilde taslak haline getirilmesini garanti altına almak için, nedenlerin araştırılmasını kolaylaştırabilecek ve düzeltici eylemlerin belirlenmesine yardımcı olabilecek, yalnızca veya kesinlikle en iyilerini değil, belirli kılavuzlar sağlamaya çalışacağım. veya bunları yönetmek için düzeltmeler.
Uygunsuzlukların taslağı. Öneriler.
Kılavuzların değerlendirilmesinin ve uygulanmasının temel amacı, KYS'nin iç denetimlerini gerçekleştirdiğimizde, denetlenen kurumun olayın veya bulgunun büyüklüğünü ve özgüllüğünü tartışmasız bir şekilde anlaması ve yönetim ve çözümü önceliklendirmelerine ve hızlandırmalarına yardımcı olabilmesidir. her NC'nin; ikinci olarak, denetçi, denetlenen kurum tarafından doğru bir muhakeme ve anlayış sağlamak için NC'leri doğru bir şekilde kategorize edebilir ve son olarak, aşağıda belirtildiği gibi uygun bir yönetim ve izleme garantisi verebilir. kuruluşun prosedürleri ve bu Şekil 1'de kısaca gösterilmiştir.
Montes, konuyla ilgili ilginç ve çekici bir makalede, geri dönmek istediğim bazı bakış açılarını ortaya koyuyor. Yazar, bir NC yazarken dört ana bloğun dikkate alınmasını önermektedir: BÜYÜKLÜK / AÇIKLAMA / REFERANS / HEDEF KANIT
MAGNITUDE:
Tespit edilen ihlalin boyutu veya kapsamı olacaktır ve aşağıdakilere göre ayırt edilebilir:
A) Sıradan, özel, genelleştirilmiş veya sistematik gerçek, bunun için bir cümlenin aşağıdaki başlangıçlarının kullanılabileceği….
- Her durumda tespit edilir…….. Çoğu durumda tespit edilir… Genel olarak… Bazı durumlarda… "x" durumunda "y" durumları incelendiğinde tespit edilir… Durumda… İşlemde… sürecin Temel Sonuçlar Alanı ……..Projede…
B) Bir şartın olmaması, tamamen veya kısmen yerine getirilmemesi, bu durumda aşağıdaki örnekleri dikkate almak uygun olabilir:
- Kalite sistemi, standartın …… uygun olmayan ürünün ………………………………….. tedarikçilerin değerlendirilmesinin ……….. ürünün serbest bırakılmasının… dışarıdan sözleşmeli süreçlerin kontrolünün uygulanmasını tasarlamaz ….. işçilerin yeterliliğinin ……, vb. İmplante edilen prosedürde, standardın gerekliliği dikkate alınmamıştır….. Prosedür başlığında belirtilenlerin uygulanması, sistemi.
AÇIKLAMA:
Gerçekte karşılanmayanlar nereye yazılacak. Şu anda şunları dikkate almak önemlidir:
- Okunaklı, yazım hatalarından kaçınma, referans standartlarında kullanılan terminolojinin aynısını kullanın. Açıklık ve özgüllük: Uygunsuzluğun içeriği açık olmalı ve olası anlamsal yorumlara yol açmamalıdır. Durum hakkında doğru bir fikir sağlamalıdır. Yazının dışında kalan birinin onun hakkında karar verebileceğini, tekrar eden yazılardan ve anlamayı zorlaştıran ifadelerden kaçınılmalıdır.
Kaçınılması gereken bazı örnekler önerilmektedir:
- Var ya da olmalı… Yapmalı ya da olmalı… Belki de yapılmış olabilir ………… Yeterli buluyorum ya da doğru bulmuyorum… Yeterince belgelenmemiş… Yetersiz sayılıyor… Belirsiz olarak değerlendiriliyor…..
Yazınızda herhangi bir değerlendirme hakkında yorum yapmak isterseniz, aşağıdaki gibi tanımlanmış ve objektif yapılar kullanmalısınız:
- İYİ: objektif bir kanıt yok… YANLIŞ: doğrulamak mümkün değil… İYİ: analiz edilen kayıtlarda… YANLIŞ: hiçbir kayıtta… İYİ: sağlanmadı… KÖTÜ: yok…
KANITLAR:
Önceki açıklamayı, NC'nin tespit edildiği tam yeri destekleyen objektif testtir.
Kanıtlar mümkün olduğu kadar aşağıdakiler tarafından desteklenmelidir:
- Kayıtların tanımlanması Ekipmanın tanımlanması Sistem belgelerinin tanımlanması vb.
REFERANS:
Bu noktada, NC'nin denetlenmekte olan referans standardın belirli bir gerekliliğine uyumsuzluk mu yoksa şirketin belgelerinde belirlenen bir gerekliliğe uymama mı olduğu netleştirilmelidir.
Umarım bu küçük notlar, yönetim sistemimizin kalitesini ve etkinliğini geliştirmeye devam etmeye katkıda bulunabilir. Sizi katılmaya, yorum yapmaya ve kendi fikirlerinizi ve bakış açılarınızı ifade etmeye davet ediyorum, ancak her şeyden önce burada sunulanları kullanmaya davet ediyorum.
Uygunsuzlukları belirlerken 5 neden tekniğini unutmayın. Uygunsuzluğu nedenleri ile ve düzeltici eylemleri düzeltmelerle karıştırmamak önemlidir.
KAYNAKÇA.
- ISO 19011: 2012, Yönetim sistemlerini denetlemek için yönergeler. ISO 9000: 2015, Kalite yönetim sistemleri - Temel bilgiler ve kelime bilgisi. Dördüncü baskı. 2015-09-15ISO 9001: 2008, Kalite yönetim sistemleri - Gereksinimler ISO 9001: 2015, Kalite yönetim sistemleri - Gereksinimler. Beşinci baskı. 2015-09-15 Luis, A. “ISO 9001: 2015'in geleceği. Değişim için hazırlanıyor. " Ulusal Kalite Yönetimi Çalıştayı'nda verilen Hakimlik Konferansı. Comercializadora Escambray. Havana. Küba. Mayıs 2014. Luis, A. “ISO 9001: 2015. 2025'e kadar projeksiyon, değişiklikler ve perspektifler ”. Ulusal İşletme Yönetimi Çalıştayı'nda verilen ders. Havana Tarım Üniversitesi. Küba. Nisan 2014. Luis, A."Uygunsuzluklar ve uygun yönetimi." Ulusal Kalite Yönetimi Çalıştayı'nda verilen Hakimlik Konferansı. Comercializadora Escambray. Havana. Küba. Mayıs 2014. Luis, A. “ Değişim için hazırlık yapmak. ISO 9001: 2008'de öngörülen değişikliklerle ilgili yorumlar. " Eğitim Kursu. Kalite Yönetimi Çalıştayı. Comercializadora Escambray. Havana. Ekim 2013 Luis, A. ISO 9001: 2008'de öngörülen değişikliklerle ilgili yorumlar ve düşünceler. Eğitim Kursu. Kalite Yönetimi Çalıştayı. Comercializadora Escambray. Ciego de Avila. Ekim 2014. Luis, A.; Gretel, Dopico Leyva; Miriam Celeste, Benítez Rivera; Camilo, Azcuy Şirketi:“ISO 9001: 2015'in yeni versiyonunun perspektif görünümü. Değişim için hazırlanıyor. " Comercializadora Escambray. Havana. Ocak 2015.
- Montes, Marifé: "Bir denetimde tespit edilen uygunsuzluklar nasıl yazılır." Gıda Kalitesi ve Güvenliğinde Kaliteden Sorumlu Kulüp Kursları » Blog » Kalite Yönetimi.
