Seçkin şirketler, Üretken Toplantılar kültürü geliştirmeye özel önem veriyor. Yeni teknolojik araçlar, bu metodolojilerin, alışkanlık haline gelebilecek ve yüksek performans kültürünün bir parçası olabilecek şekilde hızlı ve kolay bir şekilde yayılmasına izin vermektedir.
1. Giriş
Toplantılar günümüzde organizasyonların günlük bir parçasıdır. Sorunları analiz etmek, kararlar almak, çalışma ekiplerinden taahhüt elde etmek, projeler geliştirmek için kullanılırlar, ancak birçok yöneticinin de belirttiği gibi, "günün öncelikleri net olmadığında dikkatli olmak" için de kullanılırlar.
Bir şirkette toplantıların gerçekleştirilme şekli, Organizasyon Kültürünün bir yansımasıdır.
"Üretken Toplantılar Üretken Şirketler Yaratır" INTEL'in dahili sloganlarından biri, gezegendeki en üretken şirketlerden biri. CEO'su ve en verimli kültürlerden birinin yöneticisi olan Andy Groove, yöneticilerini Meetings'i gerçekten Üretken etkinlikler yapma konusunda kişisel olarak eğitti.
Bu makale, olağanüstü şirketlerin En İyi Uygulamalarını kullanarak bir Yüksek Performans Kültürü oluşturarak şirket sonuçlarını iyileştirmenin son derece basit bir yoluna odaklanmaktadır.
2. Reunionitis En Büyük Sorunlarınızdan Biri
Intel toplantı odası duvarları şunları soruyor:
- Bu toplantının amacının ne olduğunu biliyor musunuz, bir Gündeminiz var mı, bu toplantıdaki rolünüz nedir?
Bir toplantıya ayrılan ihtiyacı ve zamanı yeniden düşünmek için doğrudan bir davet olmak.
Bununla birlikte, dünyadaki çoğu kuruluşun gerçekliği tam tersini göstermektedir:
2005 yılının başlarında dünya çapında 38.000'den fazla yöneticiyle yayınlanan bir araştırma, diğer çalışmalarla birlikte şunu göstermektedir:
Ve bir şirketin toplantılarının kalitesinin doğrudan finansal sonuçlarla ilgili olduğu.
Bununla birlikte, birçok yönetici, verimsiz toplantılara neden olan alışkanlıkları değiştirmekle ilgilenmiyor veya bu konuda istekli değil.
Birçok insan:
- Oldukça etkili bir toplantının sahip olabileceği gücü hiç deneyimlememiş veya düşünmemişlerdir, bu nedenle bunların önemini kabul etmezler, verimsiz bir uygulamayı değiştirmeye karşı büyük bir dirençleri vardır ve bu nedenle onlara eskisi gibi devam etmenin daha uygun olduğu görülmektedir. Toplantılarını etkili kılmak için eğitim, araç veya metodolojiler almışlardır Görevler ve toplantılarla doludurlar, temel görevleri bitirmek için zamanları yoktur: Toplantılarının verimliliğini artırmak için kimin zamanı ve enerjisi var? ve bu arada, üretken zamanınızın çoğu bunlara harcanır.
Bunu çalışmalarında öncelikli olmayan "hafif" bir konu olarak görüyorlar.
2.1 Toplantıdan Önce
Birinci sınıf kurumsal çalışma gruplarıyla edindiğimiz deneyim, insanlar bu soruları yanıtladıklarında, gerçekten gerekli olmayan birçok toplantıdan kaçınabilirler. "Bir toplantıda, geçen her dakika toplantıya katılanların sayısı ile çarpılmalıdır" bu, toplantının maliyeti ve bu insanların orada olmasaydı ne yapabilecekleriydi.
2.1.1 Önceki sorular
Çevikliğin ve toplantı kolaylığının çoğu toplantıdan çok önce başlar:
Bazı sorular toplantının derinleşmesine yardımcı olabilir:
2.1.2 Toplantıyı Planlama
Business Mapping, Üretken Toplantıları planlamak için son derece güçlü ve kolay bir çözümdür:
Bir Şablon Haritası'nda, temel sorular hızla yerleştirilir ve temel öğeler planlanır. Haritayla ilgili ilginç olan, uzun paragraflar yazma ihtiyacının ortadan kalkması, anahtar kelimelerin resimlerle birlikte kullanılması, bilgileri ilgili kategorilere göre yapılandırmasıdır:
Bu planlamayı kolayca gerçekleştirmek için temel bir şablon şudur:
Toplantı planlandıktan sonra, ilgili kişilere mümkün olduğunca eksiksiz bir şekilde toplantının detayları hakkında bilgi verilir. Toplantı haritası, ister basılı bir kopyası olsun ister bir Dijital Haritalar Çözümünüz varsa, e-posta ile gönderilsin, katılımcılar tarafından gönderilecek ideal bir araçtır. Katılımcılar sadece hedefleri, gündemi, lojistik detayları ve diğerlerini değil, aynı zamanda dikkate alınacak konulardan önce bilgileri veya konseptlerini hazırlayabilecekler.
Toplantının bu ilk adımı olan "Planın Planlanması ve Paylaşılması" tek başına toplantının gelişimine büyük verimlilik getirirken, bunlara yatırılan zamana ve kaynaklara değer vermek için doğru ortamı yaratacaktır. Deneyimlerimiz, gerçekleşen toplantıların çok daha az zaman aldığını ve belirtilen hedeflere ulaşmak için daha az toplantı gerektiğini göstermektedir.
2.2 Toplantı Sırasında
Toplantının Haritası daha sonra gelişimi için kılavuz olur.
VideoBeam ve Dijital Haritalar çözümünüz varsa, görsel bilgileri yönetmek için, toplantıyı gerçekleştirmek ve toplantı sırasında önemli bilgileri yakalamak için kullanılır; Değilse, her katılımcıya haritanın bir kopyası verilebilir ve toplantı için temel kurallar tanımlanır:
Benzer şekilde, en güçlü Dijital Harita çözümlerinden bazıları, toplantı için gerekli olan temel bilgileri eklemek için bir dizi olasılık içerir.
Haritanın toplantıya dahil edilmesi, çalışma ekiplerine konsantrasyon ve verimlilik getirirken, canlı bilgilerin yakalanması, alınan kararlara büyük bir katılım ve bağlılık duygusu getirir.
Toplantılar son derece katılımcı ve motive edici etkinlikler haline gelirken, haritaların görsel formatı problemlerin sunumunu ve analizini kolaylaştırıyor.
2.3 Toplantıdan Sonra
Toplantının sonunda, ideal olarak görevlerin, sorumlulukların, taahhütlerin ve tarihlerin ayrıntılarını içeren toplantının bir Eylem Haritası hazırdır.
Toplantı notları haritası, belki birkaç ek düzenleme ayarıyla ve ilgilenen kişilere gönderilmeye hazır bir dakika olur.
Kolay ve hızlı bir şekilde, Harita süreci, basit bir iyi yönetim uygulamaları metodolojisi ile birlikte, şirkete zaman ve kaynakların en çok yatırıldığı alanlardan birine etkin üretkenlik getirme fırsatı vermiştir.
3. Sonuçlar
Toplantılar, günümüz profesyonellerinin çalışmalarında günlük ve büyüyen bir aktivite haline geldi. Ancak, birçok iş lideri bu konuya önem vermez ve verimsiz alışkanlıklarını değiştirmekle ilgilenmez. Birden fazla araştırmanın gösterdiği gibi, bu konu sadece organizasyonel gelişimde anahtar değil, aynı zamanda şirketlerin finansal sonuçlarıyla da doğrudan ilişkilidir.
Dijital Haritalar veya Bilgi Görselleştirme Süreci, motive edici ve öğrenmesi kolay olmanın yanı sıra, şirketler tarafından büyük finansal veya zaman yatırımları gerektirmeyen acil uygulama çözümü olarak ortaya çıkıyor.
Çalışma şekli, yalnızca bu araçları kullanarak bir Toplantıya katılarak "öğrenilir" ve şirket genelinde hızla yayılır.
Kaynakça:
- Anket, Çalışanların Haftada Yalnızca Üç Üretken Günü Bulduğunu Buldu. Microsoft, dünya çapında 38.000 yöneticiye sahiptir. 15 Mart 2005A ağ MCI Konferansı Teknik Raporu. Amerika'da Toplantılar: İş seyahatine, telekonferansa ve bunların üretkenlik üzerindeki etkilerine yönelik eğilimler, maliyetler ve tutumlar üzerine bir çalışma (Greenwich, CT: INFOCOMM, 1998), Robert B.Nelson ve Peter Economy, Better Business Meetings (Burr Ridge, IL: Irwin Inc, 1995), 5. Eric Matson, "Ölümcül Toplantıların Yedi Günahı", Fast Company, par. 11-13 Pen Computing Group, 1998 George David Kieffer, The Strategy of Meetings (New York, NY: Simon & Schuster, 1988), 13.
