Müşteri hizmetlerinde artan verimlilik talebi, temelde “ürün” üretmenin yeterli olmadığı bilincine dayanmaktadır. Verimli veya iyi yönetilen projeler ve ürünleri, süreçlerde ve nihayetinde halkın dikkatinde bir iyileştirme elde edilmezse geçerliliğini kaybedecektir.
Bu nedenle, Tanıtım Alanı giderek daha fazla sonuçlara ve bunlara ulaşmak için katkıda bulunmanın en iyi yoluna odaklanmaktadır.
Sonuçlara yönelik stratejik odak noktasındaki bu değişimi desteklemek için, öğrenmeyi ve performans ölçümünü destekleyen daha güçlü ve daha tutarlı bir izleme ve değerlendirme çerçevesi gereklidir. Bu çerçeve, bu alanın etkinliğini artırmak için esnek bir şekilde kullanılmasına izin verecek kadar basit ve tüm personel tarafından erişilebilir olmalıdır. Bu teklifte ana hatları verilen izleme ve değerlendirme çerçevesi, bu nedenle eşit derecede önemli üç hedefe yöneliktir:
- İzleme ve değerlendirme sistemini sonuç tabanlı yönetimle uyumlu hale getirin Sonuç değerlendirmeleri hakkında bilgi edinmeyi ve öğrenmeyi teşvik edin Politikaları ve prosedürleri basitleştirmeye çalışın.
Bu çerçevenin çeşitli unsurları, personelin zihniyetini ve yaklaşımını değiştirmeyi, sonuçlar etrafında tutarlı ve uzun vadeli planlamayı vurgulamayı, geliştirme süreçlerinde değişim için ittifaklar kurmayı ve bilgi ve öğrenmeyi teşvik etmeyi gerektirir. değerlendirmelerle sağlanan kanıtların kullanımı.
Bu nedenle, bazı geri bildirimler gerekli olacaktır. Bu yeni çerçeveden tam olarak ders almayı ve geliştikçe onu güncellemeyi beklerken, tanıtımının bu Promosyon Alanı için önemli bir adım olduğunu vurgulamak önemlidir. Burada açıklanan araçlar ve politikalar, yönetim kararlarının ve gelecekteki programlamanın öğrenilen dersleri içermesi için değerlendirmelerle sağlanan kanıtların kullanımını teşvik etmeyi amaçlamaktadır.
Ayrıca, ilgili sonuçların seçilmesi, mevcut süreçlerimizin doğruluğunun doğrulanması ve değişimin en önemli olduğu yerde, yani halka yönelik etkinlik, etkinlik ve kalitenin iyileştirilmesi.
Bu teklifin amaçları arasında şunlar yer almaktadır:
- Politikaları ve programları, toplu öğrenmeyi, sorumluluğu, organizasyonu ve disiplini geliştirmek için Tanıtım Alanına göre sonuç odaklı izleme ve değerlendirme işlevini ve kapasitesini güçlendirin Basitleştirilmiş, çevik ve esnek yaklaşımları ve araçları tanıtın Kuruluşun sürekli iyileştirme girişimiyle tutarlı olan ve alanın ve çalışanlarının uzmanlığına dayanan sonuçların başarılarını izlemek için Projelerin, programların, politikaların, ittifakların ürünlerini birbirine bağlayan yöntemler sunmak ve Stratejik Sonuçlar Çerçevesi (SRF) bağlamında sonuçlara ulaşmada yardım Yeni yenilikleri ve izleme ve değerlendirme metodolojilerini açıklayın
sonuç odaklı
Performans izleme ve analiz etmede saha ofislerine pratik rehberlik sağlayın Bakım ve takipte toplu öğrenmeyi iyileştirin Elde edilen bilgilere dayalı karar vermeyi sağlayın Her birinin sorumluluğunu destekleyin Bölgede yer alan kişilerin oranı.
Bu alanların her birinde ve genel olarak izleme ve değerlendirme işlevlerinde kapasiteyi güçlendirin.
İzleme ve değerlendirme, performansı artırmaya ve sonuçlara ulaşmaya yardımcı olur. Daha kesin olarak ifade etmek gerekirse, izleme ve değerlendirmenin kapsayıcı amacı, performans çıktıları olan çıktıları ve çıktıları daha etkin bir şekilde yönetmek için performans ölçümü ve analizidir.
Performans, sonuçlara ulaşma yolunda ilerleme olarak tanımlanır. Şu anda Promosyon Alanında yer alan sonuçlara yapılan vurgunun bir parçası olarak, performansı gösterme ihtiyacı, saha alanları (CA) ve program birimlerine yeni izleme ve değerlendirme taleplerini dayatmaktadır.
Geleneksel olarak, izleme ve değerlendirme fonksiyonları sonuç analizi ve uygulama süreçlerine odaklanmıştır. Şu anda vurgu, aralarında ürünler, ortaklıklar, politika tavsiyesi ve diyalog, savunuculuk ve arabuluculuk / koordinasyon da dahil olmak üzere, belirli bir kalkınma etkisinin elde edilmesine farklı faktörlerin katkılarının analiz edilmesidir.
İzleme ve değerlendirme, dahil olan personele şu konularda yardımcı olur:
Bu hedefler, yukarıdaki grafikte görüldüğü gibi sürekli bir süreçle bağlantılıdır.
Geçmişten öğrenmek, daha bilinçli kararlar vermenize yardımcı olur.
Daha iyi kararlar, dahil olanlar arasında daha fazla sorumlulukla sonuçlanır. Doğru kararlar aynı zamanda performansı da artırarak Promosyon Alanının faaliyetlerinin sürekli olarak değiştirilmesini sağlar.
Süreç boyunca kilit paydaşlarla yakın bir ortaklık aynı zamanda paylaşılan bilgi ve öğrenmenin yaratılmasını teşvik eder, becerilerin transferine katkıda bulunur ve planlama, izleme ve değerlendirmede saha alanlarının ve projelerin kapasitesini oluşturur.
Bu personel aynı zamanda performansı ve öğrenmeyi iyileştirmek için kullanılabilecek değerli geri bildirimler sağlar. Bu şekilde, iyi izleme ve değerlendirme uygulamaları sürekli olarak güçlendirilerek performans işbirliğinin genel etkinliğine olumlu bir katkıda bulunur.
İzleme ve değerlendirme tanımları
İzleme, temel amacı yöneticilere ve kilit paydaşlara, devam eden bir müdahale bağlamında, sonuçlara ulaşmada ilerleme veya ilerleme eksikliğinin erken göstergeleri sağlamak olan sürekli bir işlev olarak tanımlanabilir.
Devam eden müdahale, bir etki elde etmek için bir proje, bir program veya başka bir destek olabilir.
Değerlendirme, bir etkiye ve onun gerçekleşmesine doğru ilerlemeyi sistematik ve nesnel olarak değerlendirmeye çalışan seçici bir egzersizdir. Değerlendirme münferit bir olay değil, belirli bir etkiye ulaşma sürecinde bilgi ve öğrenmeye yönelik değişen ihtiyaçlara yanıt olarak farklı zamanlarda gerçekleştirilen farklı kapsam ve derinlik analizlerini içeren bir alıştırmadır.
Tüm değerlendirmeler - ilgilerini, performanslarını ve diğer kriterleri tartan proje değerlendirmeleri bile - sadece uygulama veya anlık çıktıların aksine sonuçlara bağlanmalıdır.
Raporlama, izleme ve değerlendirmenin ayrılmaz bir parçasıdır.
İzleme ve değerlendirme, birbiriyle yakından bağlantılı olmakla birlikte iki farklı seviyede müdahale eder.
Geri bildirim, izleme ve değerlendirme çerçevesinde, bilgi ve bilginin yayıldığı ve sonuçların elde edilmesine yönelik genel ilerlemeyi değerlendirmek veya sonuçlara ulaşıldığını teyit etmek için kullanılan bir süreçtir.
Geri bildirim; bulgular, sonuçlar, öneriler ve deneyimlerden öğrenilen derslerden oluşabilir. Performansı iyileştirmek için ve karar verme için bir temel olarak ve bir organizasyonda öğrenmeyi teşvik etmek için kullanılabilir.
İzleme ve Değerlendirmede Görev ve Sorumluluklar
| DSÖ? | DAHA? | NEDEN? |
| Aktörler, roller ve sorumluluklar | Bilgi gerekli | Ne kullan |
Promosyon Alanı Ana sorumluluklar:
|
İyileştirme için gerekli değişiklikler, sürekli kalite; müşteri hizmetlerinin başlatılması, takibi ve kapatılması Sonuçlara ulaşmada ilerleme, sorunlar ve eğilimler.
Materyal ve insan kaynakları kullanımının hacmi ve etkinliğiyle ilgili kılavuzlar ve sorunlar. |
Müşteri hizmetlerinin değişen koşullarına dayalı olarak kalıcı ve sürekli iyileştirmeyi benimseyin, bunun için diğer alanlarla sağlam ittifaklar kurun ve işlevlerinde birbirleriyle işbirliği yapın. sonuçlar (etkiler) elde edin.
Sonuçları kaynaklarla ilişkilendirin. Aktif ve sonuç odaklı izleme ve değerlendirme yürütün. |
Saha tanıtım müdürü Ana sorumluluklar:
|
Etkilerin elde edilmesine yönelik ilerleme Etkiler için ittifak stratejilerinin ilerlemesi.
Kaynak kullanım hızı ve verimliliği, |
Sonuçlara yönelik ilerlemeyi ve başarılarını analiz edin Ortaklık stratejilerinin etkinliğini değerlendirin ve gerekli eylemi yapın.
Uygulama stratejilerinin etkililiğini izleyin, sonuçlara (etkilere) ulaşmanın önündeki engelleri belirleyin ve uygun önlemleri alın. Sonuçlara (etkilere) ulaşma olasılığını en üst düzeye çıkarmak için kaynakların etkili bir şekilde kullanılmasını sağlayın. |
Bölge personeli Ana sorumluluklar:
|
Projenin hedeflendiği etki Sonuçlara ve başarılarına doğru ilerleme.
Uygulama sorunları ve sorunları. Ortaklarla proje düzeyinde pratik işbirliği ve katkılarının izlenmesi. Kaynak yönetimi. |
Projeyi daha geniş bağlamda çerçevelendirmek Hizmet hedeflerine ulaşmak için harekete geçin.
Ortaklarla etkili işbirliği sağlayın. Yararlanıcılar ile bağlantılar kurun. Kaynakların verimli kullanılmasını sağlayın. |
İyi bir takip, sonuçlara ve sonraki eylemlere odaklanır. İstenilen sonuçlara doğru ilerleme açısından "neyin iyi gittiğini" ve "neyin çalışmadığını" belirlemeye çalışın. Daha sonra bunları raporlara kaydeder, önerilerde bulunur ve kararlar ve eylemlerle tamamlar.
İzleme ayrıca, performansa bağlılık, sahiplenme, devamlılık ve geri bildirim sağlamak için katılımcı mekanizmaların kullanımından da yararlanır. Bu, ortakların ne yaptığını bilmeden ilerleme analiz edilemediğinde etki izleme için gereklidir. Katılımcı mekanizmalar ilgili tüm personeli içermelidir.
Tüm izleme ve değerlendirme çabaları asgari olarak aşağıdakileri ele almalıdır:
- Etkilere yönelik ilerleme: Bu, istenen etkilerin gerçekte ne ölçüde elde edilip edilmediğini periyodik olarak analiz etmeyi içerir.
Bir etkiye ulaşılmasına katkıda bulunan veya elde edilmesini engelleyen faktörler: Bu, programın bağlamını ve elde edilen sonuçların ortaya çıktığı koşulları izlemeyi gerektirir. Bu izleme ve değerlendirme, hizmetlerin veya istişarelerin planlandığı gibi üretilip üretilmediğinin analiz edilmesini içerir. ve etkilerine katkıda bulunup bulunmadıkları İttifak stratejisi: Bu, ittifak stratejilerinin tasarımının yanı sıra ittifakların oluşumunu ve işleyişini analiz etmeyi gerektirir. Bu, personelin problemler ve ihtiyaçlar için ortak bir takdir görmesini ve senkronize bir stratejiyi paylaşmalarını sağlamaya yardımcı olur.
Performans ölçümü
Göstergeler performans ölçümünün bir parçasıdır, ancak tek unsur değildir. Performansı değerlendirmek için sadece elde edilen başarıları bilmek gerekli değildir; Ayrıca bunların nasıl elde edildiği, olumlu veya olumsuz etkisi olan faktörler, sonuçların istisnai olarak iyi mi kötü mü olduğu, kısacası asıl sorumlu olanın kim olduğu hakkında bilgi sahibi olunması gerekmektedir.
Geleneksel olarak, verimlilik gibi finansal veya yönetimsel performansı ölçmek kolaydı.
Bugün sonuç odaklı yönetim, önemli hesap verebilirlik ve performans veya etkililik tartımı için temel oluşturmaktadır.
Yıllık Proje Raporları (IAP'ler), Değerlendirmeler ve Yıllık Sonuçlara Yönelik Rapor (IAOR), saha ofisi düzeyinde performansı tartma yöntemlerini sağlar.
İzleme ve değerlendirmeden elde edilen bilgi, yapısal öğrenme sürecinin özüdür. İzleme ve değerlendirme, kabul edilip dahil edildikten sonra öğrenmeyi destekleyen bilgi haline gelen bilgi ve verileri sağlar.
Bu nedenle öğrenme, etkili bir geri bildirim sistemi aracılığıyla genel programlama döngüsüne entegre edilmelidir. Uygulamalı bilgi haline gelmek için bilgiler yayılmalı ve potansiyel kullanıcılara sunulmalıdır.
Öğrenme, değerlendirmeye nitel bir ölçüm unsuru vererek performans ölçümünü tamamlar. Performans göstergeleri iyi veya net olmasa bile, bu süreçten öğrenebilir ve edindiğiniz bilgileri onu geliştirmek için kullanabilirsiniz.
Öğrenme aynı zamanda yönetim için önemli bir araçtır ve bu nedenle, değerlendirme yoluyla edinilen bilgileri uygulama stratejisi, sonuçlara doğru ilerlemenin önemli bir yoludur. Etkiler, basit girdilerin sağlanması ve çıktıların üretilmesinden daha iddialı ve karmaşık bir hedef oluşturur.
Bizden bir Öğrenim Kontrol Listesi talep etselerdi, şu listeye sahip olurduk:
- Öğrenilen dersleri kaydedin ve paylaşın Açık fikirli olun Değerlendirmeleri stratejik olarak planlayın Personeli stratejik olarak görevlendirin Gerçek zamanlı bilgi sağlayın Personele bilgi getirin Öğrenilenleri uygulayın Nasıl uygulandıklarını izleyin yeni bilgi.
Yukarıdakilerin hepsinin başarısı, daha iyi sonuçlara ve sonuçlara doğru ilerlemeyi iyileştirmek için herkesin işe yarayan veya yaramayan şeylerden öğrenmesine bağlıdır.
Öğrenme, temel unsurların deneyim, bilgi, erişim ve uygunluk olduğu sürekli ve dinamik bir sorgulama süreci olarak tanımlanmıştır.
Basit cevaplama ve raporlama yerine araştırma ve çalışma kültürü gerektirir. Bu, insanlara belirli türden problemler veya meselelerle başa çıkma stratejilerini gözlemleme, dahil etme ve icat etme veya keşfetme fırsatı verildiğinde daha kolay başarılabilir.
İzleme süreci, öğrenme amaçlarına yönelik geri bildirimler de dahil olmak üzere, program ve proje personeli arasındaki yardımcı bağlantıların geliştirilmesini taahhüt etmelidir. Programlar ve projeler arasındaki mevcut veya olası bağlantıların analizi, olabildiğince kritik, nesnel ve ayrıntılı olmalıdır.
Değerlendirme, karşılaştırma yapmak için ortak bir temel bilgi oluşturmayı gerektiren bir süreçtir. Sorun, her bir ilgili faktörü ve tüm faktörlerin birbirini nasıl etkilediğini en başından bilmektir. Güvenilir ve düzenli geri bildirim olmadan izleme ve değerlendirme amacına hizmet edemez. Potansiyel olarak daha geniş bir uygulamaya sahip olan deneyimlere dikkat edilmelidir.
Bir değerlendirmenin geri bildirimini iyileştirmeye yönelik tedbirler arasında:
- Öğrenme sürecinin organizasyon içinde ve dışında nasıl gerçekleştiğini anlayın (tıkanıklıkları belirleyin) Değerlendirme geri bildiriminin geçerliliğini ve güncelliğini nasıl iyileştireceğinizi analiz edin ve iyileştirmelerin uygulanmasını sağlayın.
Değerlendirme geri bildirimi için kilit kitleleri ve bunlara ulaşmak isteme nedenlerini belirlerken açık olun. Değerlendirmelerden ne beklediklerini, değerlendirmelerden gelen bilgileri nasıl kullandıklarını ve değerlendirme sistemlerinin nasıl kullanıldığını anlamak için hedef grupların bilgilerini geliştirin Geri bildirim, bu beklentilere yanıtınızı iyileştirebilir. Geri bildirim yaklaşımlarının farklı hedef kitlelerin ihtiyaçlarına göre nasıl uyarlanabileceğine dair daha stratejik bir bakış açısı geliştirin.
Değerlendirme ürünlerinin kalitesinin, özellikle kısa ve öz, açıklık ve sunum açısından yeterli olduğundan emin olun. İzleyicilerle iletişim kurmak için kullanılan yaklaşımların çeşitlendirmesini çalışın ve uygun olan yerlerde yenilikçi yöntemler sunun.
Erişim ve kullanım kolaylığının temel faktörler olduğunu kabul ederek, değerlendirmeye ayrılmış web sitelerini ve intraneti iyileştirin Değerlendirme raporlarının tam olarak yayınlanmasının sistematik hale getirildiğinden ve daha yüksek idari seviyeler için yeterli onay ve bildirim süreçlerinin bulunduğundan emin olun. veya kilit ortaklar tartışmalı sonuçlara şaşırmazlar Değerlendirmelerden öğrenilen dersler hakkında geri bildirim ve dil farklılıklarının büyük bir kısıtlama olduğunun kabul edilmesi dahil olmak üzere, personelin değerlendirme görevlerine katılımını iyileştirmeye daha fazla önem verin.
Bu belgede sunulan izleme ve değerlendirme çerçevesinin kesinlikle "sabit" olmadığını, ancak alanın üyeleri günlük kullanım yoluyla deneyim kazandıkça gelişmesi ve gelişmesi beklendiğini söyleyerek sonuca varabiliriz. Bazı unsurlar, personelin zihniyetinde ve davranışında bir değişiklik gerektirir ve bu nedenle, alanın gelecek yıllar boyunca öğrenmeye devam etmesi beklenebilir.
kaynakça
- 1 UNDP, Basitleştirme Görev Gücü, İcra Ekibine Basitleştirme Raporu, UNDP, Değerlendirme Ofisi, UNDP Ülke Müdahalelerinin Etki Değerlendirmesi, CLIA Aşama I Metodolojisi (sürüm 2.1). UNDP ülkelerinde, CLIA metodolojisi, aşama I), http://intra.undp.org/eo/methodology/methodology.htmlUNDP, Alex Rusita, Evalnet, Görev sonu raporu 2001.UNDP, Netnarumon Sirimonthon, Evalnet, Üçlü toplantılar, http://intra.undp.org/eoUNDP, Siv Tokle, Yönetici Yardımcılarına PowerPoint Sunumu 2000.UNDP, Siv Tokle, IAWG Sunumu RBM ve M&E (GBR ve M&E üzerine IAWG Sunumu) Cenevre, 2001 UNDP, Özbekistan,Özbekistan'da İzlemeye Yeni Yaklaşım RBEC en iyi uygulama bülteni no.4, Kasım-Aralık 2000, UNF PA, Linda Sherry-Cloonan, I RBM ve M&E üzerine AWG Sunumu) Cenevre, 2001. Dünya Gıda Programı, 2002-2005 WFP / EB.A / 2001/5-B / 1. Dünya Gıda Programı Stratejisi, WFP'de RBM'nin gelişimi üzerine notlar. WFP'de RBM'nin Geliştirilmesi) 18 Temmuz 2001 Dünya Bankası, Afrika'da Yardım ve Reform, Bir Dünya Bankası Çalışması Aralık 1999.Dünya Gıda Programı, 2002-2005 WFP / EB.A / 2001/5-B / 1. Dünya Gıda Programı Stratejisi, WFP'de RBM'nin gelişimi hakkında notlar WFP'de) 18 Temmuz 2001 Dünya Bankası, Afrika'da Yardım ve Reform, Bir Dünya Bankası Çalışması (Afrika'da Yardım ve Reform) Aralık 1999.Dünya Gıda Programı, 2002-2005 WFP / EB.A / 2001/5-B / 1. Dünya Gıda Programı Stratejisi, WFP'de RBM'nin gelişimi hakkında notlar WFP'de) 18 Temmuz 2001 Dünya Bankası, Afrika'da Yardım ve Reform, Bir Dünya Bankası Çalışması (Afrika'da Yardım ve Reform) Aralık 1999.
