1. Kontrol Teknikleri
Kontrol, Konsept:
Fiili faaliyetlerin planlanan faaliyetlere uygun olmasını sağlama süreci. Organizasyon veya sistemin yolunda gitmesini sağlar.
Kelime kontrolü birkaç farklı anlamda kullanılmıştır:
• İşe ya da derslere geç gelmek, skandallar yapmak gibi istenmeyen davranışları engellemek ya da önlemek için zorlayıcı ve kısıtlayıcı bir işlev olarak kontrol.
• Kanıt veya notların doğrulanması gibi bir şeyin doğru olup olmadığını görmek için bir şeyin doğrulanması olarak kontrol.
• Bir metaın başka bir ölçekte düşünülmesi, öğrencilerin notlarının karşılaştırılması vb. Gibi bazı referans standartlarıyla karşılaştırma olarak kontrol.
• İdari bir işlev olarak, yani idari sürecin dördüncü aşaması olarak kontrol.
• İdari sürecin dördüncü ve son aşamasını oluşturur. Bu, işlerin beklentilere göre veya planlı, organize ve yönlendirilmiş şekilde yapılmasını sağlama eğilimindedir, bunları onarmak ve tekrarlarını önlemek için hataları ve hataları işaret eder.
Standartların Oluşturulması: Bir standart, hangi kontrolün yapıldığına bağlı olarak bir model, kılavuz veya standart görevi gören bir ölçü birimi olarak tanımlanabilir.
Standartlar, sonuçların ölçülebileceği belirlenmiş kriterlerdir, şirket veya departmanın planlama hedeflerinin ifadesini temsil eder, böylece verilen görevlerin fiili başarısı bunlara göre ölçülebilir.
Standartlar fiziksel olabilir ve ürün miktarlarını, hizmet birimlerini, çalışma saatlerini, hızı, reddetme hacmini vb. Temsil edebilir veya maliyet, gelir veya yatırım gibi parasal terimlerle ifade edilebilir; veya diğer ölçüm terimleri.
Sonuçların ölçülmesi: Kontrol düzgün bir şekilde ayarlanmışsa ve astların tam olarak ne yaptığını belirlemeye yönelik araçlar varsa, gerçek performansı beklentilerle karşılaştırmak kolaydır. Ancak, kontrol standartlarını oluşturmanın zor olduğu ve ölçümü zorlaştıran faaliyetler vardır.
Düzeltme: Ölçüm sapmalarının bir sonucu olarak tespit edilirse, derhal bu sapmaları düzeltin ve tekrar sunulmaması için yeni planlar ve prosedürler oluşturun.
Geri bildirim: Sapmalar düzeltildikten sonra, sapmaya neden olan elde edilen bilgilerle kontrol sürecini yeniden programlayın.
2. Kontrol Faktörleri
Kontrol sürecini uygularken dikkate alınması gereken dört faktör vardır.
• Miktar
• Hava
• Maliyet
• Kalite
İlk üçü doğası gereği nicelikseldir ve sonuncusu fazlasıyla nitelikseldir. Miktar faktörü, hacmin önemli olduğu faaliyetler için geçerlidir. Zaman faktörü aracılığıyla, planlanan tarihler kontrol edilir. Maliyet, idari verimliliğin bir göstergesi olarak kullanılır, çünkü bunun aracılığıyla belirli faaliyetlerin harcamaları belirlenir. Kalite, belirli bir ürünün veya şirketin belirli işlevlerinin yerine getirmesi gereken özellikleri ifade eder.
Kontrol Faktörlerinde En Sık Kullanılan Kontroller
| miktar | Hava | maliyet | Kalite |
| Bütçeler | Zaman çalışmaları | Bütçeler | Performans değerlendirmesi |
| Tahminler | Son tarihler | Metrekare başına maliyet | Psikolojik testler |
| Bitmiş ürün | Programlar | Standart maliyetler | Görsel incelemeler |
| Satılan birimler | Zaman makinesi | Tahminler | katsayılar |
| Reddedilen Birimler | İş ölçümü | Muhasebe | Personel performansı |
| Personel envanterleri | prosedürler | verimlilik | Raporlar |
| İş ölçümü | Standartlar | Yatırım getirisi | prosedürler |
| Tahminler | Standartlar | ||
| Stok kontrolü | Liyakat derecesi |
Kontrol Önemi
Planları başarılı bir şekilde gerçekleştirecek şekilde faaliyetleri düzeltmek için önlemler oluşturur. Her şey için geçerlidir: nesneler, insanlar ve eylemler için. Gelecekte tekrarlanmamaları için sapmalara yol açabilecek nedenleri hızlı bir şekilde belirleyin ve analiz edin. Düzeltici tedbirlerin oluşturulduğu andan itibaren idareden sorumlu sektörleri tespit eder. Planlama sürecini yeniden başlatırken bir temel görevi görerek planların uygulanma durumu hakkında bilgi sağlar. Hataları azaltarak maliyetleri azaltın ve zamandan tasarruf edin. Uygulaması, idarenin rasyonalizasyonunu ve dolayısıyla tüm şirket kaynaklarının verimliliğinin elde edilmesini doğrudan etkiler.
Kontrol Türleri
• Ön kontrol: Bu kontrol, operasyonlara başlamadan önce gerçekleşir ve planlanan faaliyetlerin düzgün bir şekilde yürütülmesini sağlamak için tasarlanmış politikaların, prosedürlerin ve kuralların oluşturulmasını içerir. Politikaların ve prosedürlerin kullanımındaki tutarlılık, kontrol çabaları ile desteklenir.
• Eşzamanlı kontrol: Bu kontrol, planların yürütülmesi eylem aşamasında gerçekleşir ve faaliyetlerin gerçekleştikçe yönünü, izlenmesini ve senkronizasyonunu içerir.
• Geri bildirim kontrolü: Bu kontrol türü, kabul edilebilir standarttan gelecekteki olası sapmaları düzeltmek için önceki sonuçlardan alınan bilgilerin kullanımına odaklanır.
Kontrol Alanları
Kontrol, bir şirketin tüm alanlarında ve tüm seviyelerinde hareket eder. Bir şirketin neredeyse tüm faaliyetleri bir tür kontrol veya izleme altındadır.
Tercihen aşağıdaki gibi temel işlevleri ve temel sonuç alanlarını kapsamalıdır:
• Üretim kontrolü. Bu alandaki kontrol işlevi, zaman ve hareket etütleri, denetimler, doğrusal programlama, istatistiksel ve grafiksel analiz gibi teknikleri uygulayarak verimliliği artırmayı, maliyetleri ve tekdüzeliği azaltmayı ve ürün kalitesini iyileştirmeyi amaçlar.
• QA. Hem hammaddelerde hem de bitmiş ürünlerde belirli bir kaliteyi doğrulamak için yapılması gereken gözetim anlamına gelir; renk, bitiş, kompozisyon, hacim, boyut, direnç, vb. açısından kabul edilebilir varyasyon limitlerini belirler.
• Stok kontrolü. Hem yedek parça hem de aletlerin, hammaddelerin, işlenmekte olan ve bitmiş ürünlerin depolarındaki stokları optimum şekilde düzenlemekle görevlidir; depoda birikme veya stok eksikliğinden kaynaklanan gereksiz maliyetlerden şirketi korumak.
• Satın alma kontrolü. Bu işlev, aşağıdaki gibi faaliyetlerin yerine getirildiğini doğrular:
a) Uygun tedarikçi seçimi, b) Talep eden departman tarafından belirlenen miktar ve kalitenin değerlendirilmesi, c) Talep anından malzemenin ulaşmasına kadar olan siparişlerin kontrolü, d) Sipariş noktasının belirlenmesi ve yeniden sipariş verilmesi, e) Fiyatları kontrol etmek.
• Pazarlama kontrolü. Pazarlama hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının analiz edildiği raporlar ve istatistikler incelenerek gerçekleştirilir; satış, ürün geliştirme, dağıtım, reklam ve tanıtım gibi alanları kapsar.
• Satış kontrolü. Bu kontrolün kurulması için tahminler ve satış bütçeleri esastır. Bu sistemin işlevi, satış gücünün öngörülen satışlarla ilgili performansını ölçmek ve uygun düzeltici eylemi gerçekleştirmektir.
• Finans kontrolü. Şirketin mali durumu ve onu oluşturan kaynakların, departmanların ve faaliyetlerin parasal açıdan performansı hakkında bilgi verir.
• İnsan kaynaklarının kontrolü. İşlevi, personel programlarının her birinin uygulanmasında ve yürütülmesinde ve bu departmanın amaçlarının yerine getirilmesinde, değerlendirmenin işe alma ve seçme, eğitim ve geliştirme, motivasyon, maaş ve maaşlara uygulanmasının değerlendirilmesidir., güvenlik ve hijyen ve faydalar.
3. Kontrol Teknikleri
Teknik: Bir sanat, bilim veya ticarete özgü prosedürler dizisi. Bu prosedürlerin kullanıldığı beceri. Beceri yöntemi, taktikler
Tekniğin tanımı dikkate alındığında, kontrol teknikleri, bir kuruluş tarafından otomatikleştirilmiş bir süreci veya insan faaliyetini kontrol etmek veya denetlemek için kullanılan tüm prosedürler veya yöntemler olarak tanımlanabilir.
Bir yöneticinin kullandığı farklı planlama-kontrol teknikleri vardır. Örneğin, önemli bir planlama türü olan idari kurallar da kontrol amacıyla kullanılmaktadır. Benzer şekilde, bütçeler planlardır ve uygun şekilde bütçeleme olarak adlandırılan kullanımları, tıpkı personel değerlendirme çalışmalarının kontrol sürecine göre yürütülmesi gibi, esasen bir kontrol fonksiyonudur.
En sık kullanılan kontrol tekniklerinden bazıları şunlardır:
Bütçe:
İdari kontrol için yaygın olarak kullanılan bir mekanizma bütçedir. Bu nedenle, bazen bütçelemenin kontrolü gerçekleştirme mekanizması olduğu varsayılmıştır.
Bütçeleme, belirli bir gelecek dönem için planların sayısal olarak formüle edilmesidir. Bu nedenle, bütçeler, doğrudan işçilik saatleri, malzemeler, fiziksel satış hacmi veya üretim birimlerinde olduğu gibi mali koşullarda - gelir ve sermayede olduğu gibi - veya mali olmayan yönlerde - beklenen gelir tablolarıdır. -. Bütçelerin, planlardan para kazanma olduğu söyleniyor.
Bütçeler planlamayı zorlar ve yetkinin kontrol kaybı olmaksızın devredilmesine izin verir. Yani, planların kesin sayılara indirgenmesi, yöneticinin hangi sermayeye ihtiyaç duyulacağını, kimin için, nerede ve hangi maliyet, gelir veya fiziksel girdi veya çıktı birimlerinin planlarını içereceğini açıkça görmesini sağlayan bir tür yöntemin kullanılmasını gerektirir. Bunu bulduktan sonra, planı bütçe sınırları içinde yürütme yetkisini daha özgürce devredebilirsiniz.
Karşılaştırmalı Bilanço:
Özellikle şirketin genel işleyişini kontrol etmede faydalıdırlar. İçinde yapılan değişiklikleri gözlemleyebilir ve genel gelişmeleri analiz edebilirsiniz.
Nispeten uzun bir dönemi kapsayan bilanço kalemlerinin bir özeti, önemli eğilimleri gösterir ve yöneticinin genel performans ve bazı değişiklikler gerektirebilecek şeyler hakkında geniş bir değerlendirme elde etmesine olanak tanır.
Kar ve zarar tablosu:
Kısaca gelir miktarını, kesintileri ve net geliri gösterirler. Karşılaştırmalı kar ve zarar beyanları, yöneticinin zorlukları tespit etmesine ve bunları çözmesine olanak tanır.
Geçici Kar ve Zarar Tabloları, takip edilecek hedefler olarak kullanılarak oluşturulabilir. Performans, kontrol amaçlı standartlara eşdeğer olan hedeflere göre ölçülür.
Bu tür bir enstrüman en yaygın olarak tüm bir şirkete veya bir şirket söz konusu olduğunda, iştiraklerine uygulanır. Yönetici hangi birim olursa olsun, onu yönetmek için yeterli yetkiye sahip olmalıdır, çünkü aksi takdirde üzerinde kontrol uygulayabileceği faaliyetleri tam olarak açıklamayacak ve bu nedenle iyi bir kontrol aracı olmayacaktır.
Finansal denetim:
Mali denetim, muhasebe kayıtlarının yeterince hazırlandığını ve doğru olduğunu doğrulamak için yapılan periyodik incelemedir ve aynı zamanda şirketin genel kontrolüne yardımcı olur.
Kayıtların doğruluğunu kontrol etmek için yapılır ve aynı zamanda firmanın projelerini, faaliyetlerini ve prosedürlerini gözden geçirip değerlendirir.
Başarmayı beklediğiniz (standart) ve gerçekte başardığınız şey arasında karşılaştırmalar yapmanızı sağlar. Herhangi bir sapmayı vurgular ve düzeltici eylemler için öneriler sunar.
Aynı alandaki muhasebe kayıtlarının ve raporlarının bu tür denetimi, harici bir serbest muhasebeci firması tarafından yapılmalıdır.
Kayıtların doğru, doğru ve onaylanmış muhasebe uygulamalarına uygun olduğunun bilinmesi, iyi bir genel kontrol için güvenilir bir temel oluşturur.
İdari denetim:
Bir şirketin planlaması, organizasyonu, icrası ve idari kontrolünün periyodik olarak karşılaşmasıdır. Şirketin geçmişini, bugününü ve geleceğini gözden geçirin. Ek olarak, çabalarının maksimum sonucuna ulaşıp ulaşmadıklarını doğrulamak için şirketin farklı alanlarını kontrol eder.
İdari denetim, yalnızca uzun süredir çalışan bir kuruluş üzerinde gerçekleştirilebilir. Bu, davranışları için bir model oluşturmaya yardımcı olur.
Bu tür denetimin faydaları şunlardır: a) Yeni politika ve uygulamaların hem uygunlukları hem de uygunluk açısından gözden geçirilmesi, b) Organizasyon içinde daha fazla destek gerektiren zayıf alanların belirlenmesi, c) Daha iyi iletişim, Bu, çalışanların şirketin durumu hakkında bilgilendirilmesini sağlar, d) Mevcut idari kontrollerin etkililik derecesini ölçer, e) İdari denetim genel bakış açısıyla ilgilenir, kişisel performansı değerlendirmez.
İdari denetimin sonuçları, bir bakış açısıyla ve nesnel sonuçları ve tavsiyeleri mümkün olduğunca kişisel olmayan bir şekilde sunan bir tarzda yazılan bir denetim raporuna yansıtılır. Denetçinin görevi denetimi uygulamaktır; tavsiyelerinin uygulanması, söz konusu alan veya faaliyet üzerinde yeterli yetkiye sahip yöneticinin sorumluluğundadır. Diğer bir deyişle, bir görevli istenen değişikliği yapabiliyorsa, kendisine bir denetim raporu gitmelidir.
Denetimin kendisi aşağıdakileri onaylar: a) Kuruluşun kendisi için ne yaptığını ve müşterileri veya sunduğu ürün veya hizmetlerin alıcıları için ne yaptığını, bunun için aşağıdakiler gibi belirli faktörleri değerlendirmesi gerekir: finansal istikrar, verimlilik üretim, satış etkinliği, personel geliştirme, kar artışı, halkla ilişkiler ve sivil sorumluluk vb.
Raporlar - Raporlar:
Üretim raporları, sevkiyat raporları, finansal raporlar vb. Gibi kontrol sürecini kolaylaştıranların tümü. Ürettikleri verilerin incelenmesi ve diğer benzer raporlarla karşılaştırılması, yöneticinin karar vermesine ve şirketin durumu hakkında daha iyi bilgi sahibi olmasına yardımcı olur.
4. İstatistiksel analiz
İyi bir kontrol için, bir işletmenin veya şirketin faaliyetinin sayısız yönünün istatistiksel analizlerinin yanı sıra bunların tarihsel veya tahmini olsun, net bir şekilde sunulması çok önemlidir.
İstatistiksel veriler, trendlerin ve ilişkilerin daha iyi temsil edildiği grafiksel olarak sunulduğunda çoğu yönetici tarafından en iyi anlaşılır.
Veriler, belirli standartlarla karşılaştırma yapılabilecek şekilde sunulmalıdır. Örnek:% 3 ila 10'luk bir artış ne anlama geliyor veya satışlarda veya maliyetlerde azalma ne anlama geliyor? Standart neydi? Sapma ne kadar ciddi? Sorumlu kim?
Hiçbir yönetici geçmiş hakkında hiçbir şey yapamayacağından, gözlemcilerin gidişatı veya eğilimi tahmin edebilmesi için istatistiksel raporların eğilimleri göstermesi çok önemlidir. Bu, grafiklerde sunulduğunda verilerin çoğunun muhasebe dönemleri, mevsimsel faktörler, muhasebe düzeltmeleri ve belirli zamanlarla ilişkili diğer varyasyonlardan kaynaklanan değişiklikleri ortadan kaldırmak için zaman ortalamalarında mevcut olması gerektiği anlamına gelir.
Denge Noktası Grafiği:
Başabaş grafiği ilginç bir kontrol yöntemidir, satışlar ve giderler arasındaki ilişkiyi tam olarak hangi gelir hacminin giderleri karşıladığını gösterecek şekilde gösterir. Başabaş noktasına göre daha düşük bir satış hacmi kayıplara neden olur ve daha yüksek bir hacim daha fazla kar getirir. Başabaş noktası, satılan ürün birimleri, kullanılan tesis yüzdesi veya benzer terimlerle de ifade edilebilir.
Değişken bütçeli başa baş analizi genellikle karıştırılır. Her iki araç da büyük ölçüde aynı tür temel girdi verilerini kullansa da, değişken bütçe maliyetleri kontrol etmeyi amaçlarken, başabaş arsa kârları tahmin etmeyi amaçlamaktadır, bu da Gelir. Ek olarak, bütçe kontrolü için kullanıldıkları için, değişken bütçe organizasyon birimlerini yansıtabilirken, grafik genellikle diğer alternatiflere kıyasla belirli bir eylem planının karlılığını bilmek için kullanılır.
Bu analiz, özellikle planlama ve kontrol açısından yararlıdır çünkü sabit maliyetlerin satış karları veya ek maliyetler üzerindeki etkisini vurgular.
Gantt şeması:
Kavram basit olsa da, bir üretim programındaki olaylar arasındaki zaman ilişkilerini gösteren bu grafik, yönetimin devrim niteliğindeki yeniliği olarak kabul edildi. Gantt'ın belirlediği şey, genel program hedeflerinin, insanların anlayabileceği ve takip edebileceği, birbiriyle ilişkili bir dizi türetilmiş plan (olay) olarak görülmesi gerektiğiydi. Bu kontrol türündeki en önemli gelişmeler, bu basit ilkenin yanı sıra, bunları dikkatlice doğrulamak için bir planın stratejik veya kritik öğelerini seçmek gibi temel kontrol ilkelerini yansıtır.
Pert (Program İnceleme ve Değerlendirme Tekniği):
PERT tekniği birçok operasyonda ve özellikle inşaat projelerinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu teknik, yöneticileri, şimdi harekete geçmezlerse, maliyetler veya zamanında teslimatlar gibi alanlarda sorun yaşayacakları konusunda eğitir.
Pert, yöneticileri plan yapmaya zorlar çünkü planlama yapmadan ve öğelerin birbirine nasıl uyduğunu gözlemlemeden zaman ve olayların bir analizini yapmak imkansızdır. Ek olarak, her yetki hattında planlamayı dayatır, çünkü her alt yönetici, sorumlu olduğu olayı planlamalıdır.
Düzeltme gerektirebilecek kritik unsurlara odaklanır ve ileriye dönük bir kontrol türünü mümkün kılar, yönetici bir şekilde azaltarak zamanı telafi edemezse, bir gecikme sonraki olayları ve muhtemelen tüm projeyi etkileyecektir. gelecekte başka bir faaliyet.
Alt sistemleri ile ağ sistemi, raporları ve baskıları doğru zamanda, doğru yerde ve doğru organizasyon düzeyinde harekete geçmeye yönlendirmeyi mümkün kılar.
PERT, her derde deva değildir. O, dayatmasına rağmen planlama yapmaz. Ses kontrol prensiplerinin takdir edilip kullanılabileceği bir ortam oluştursa da kontrolü otomatik yapmaz.
5. Kaynakça
Terry, George R., İdari İlkeler. Compañía Editoryal Continental, SA Meksika, 1977.
İş Uygulamaları Kitaplığı. McGraw-Hill. Cilt I. Modern Yönetim. Meksika. bin dokuz yüz doksan altı
Örgütsel Teori ve Yönetim Teorisi yüksek öğretime uygulanmıştır. Destekleyici belgesel malzeme. Carabobo Üniversitesi, Lisansüstü eğitimler alanı PEDES. Prof. Cecilia Guerra. Valensiya, 2000.
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm
Larousse Sözlüğü.
Orijinal dosyayı indirin
