Önleme hakkında ne anlama geldiğini net bir şekilde bilmeden ve hatta bunu nasıl uygulanabilir hale getireceğine dair bir fikriniz olmadan konuşmak çok az işe yarar. Bu çalışmanın temel amacı, okuyucularının kuruluşlarınızda veya sektörlerinizde açığa çıkması gereken sistemleri uygulamaya koymasına izin vermek için fazlasıyla pratik olmaya çalışarak bunu ortaya çıkarmaktır.
Ekonomi, güvenlik ve etik ile ilgili konular bizi önleme pratiği yapmaya zorlar ve bunlara yol açan faaliyetler bir zorunluluk haline gelir ve bu nedenle tamamen bu amaca odaklı bir düşünce üretir.
Önleme, zararı önlemek için önceden hazırlanmayı içerir. Zihinsel bir bakış açısından, gerçekleşmesini önlemek için gerekli önlemleri almak veya benimsemek için bir risk, hasar veya tehlikeyi öngörmeyi ima eder.
Önlemek veya önceden tahmin etmek, belirli bir faaliyeti tehdit eden tehlikelerin veya zararların farkına varmak için zihinsel bir eğilimi ifade eder, bunların oluşumunu önlemek için önlemlerin alınması gerektiğini bilir.
Bu önleme dahilinde, hasarın meydana gelmesini önlemek önemlidir, ancak çoğu zaman eylem, belirli uyarılar oluşturulduktan sonra daha fazla hasarı önlemeye veya en aza indirmeye odaklanabilir.
Şimdi aşağıdakilerle ilgili zararlardan bahsediyoruz:
- Süreçlerdeki aksaklıklar Ürün veya hizmetlerde aksaklıklar veya eksiklikler İç kontrollerde aksaklıklar Kazalar Ekolojik veya çevresel hasar Meslek hastalıkları İç veya dış dolandırıcılık İklimsel veya doğal faktörlerden kaynaklanan hasar Ürün veya hizmetlerin kullanımından kaynaklanan kaza veya hasarlar Güvenlik sorunları Tesisler, makineler ve ekipmanlarda hasar
Günümüzde terörizm tehlikesi, bilgisayar sistemlerinin zarar görmesi, milyon dolarlık dolandırıcılıklar, kazalar, çevresel zararlar ve daha pek çoğu, şirketin devamlılığını tehlikeye atabilecek veya riske atabilecek kayıplara neden olmaktadır. Bunun olmasını önlemek yöneticilerin temel bir sorumluluğudur, ancak diğer şirket üyeleri veya üyeleri de buna dikkat etmelidir.
Bu konuda personel, "önleme yükümlülüğü yöneticilerdir" diyemez. Herkes, genel ve kendi alanı veya faaliyetine özgü önlemeye katılmalıdır, ancak kurumun varlıklarının savunulmasına yardımcı olacak politikalar ve stratejiler belirlemek kuruluşun üst düzey yöneticilerine kalmıştır.
Sürekli iyileştirme yöntemleri olarak önleme sistemleri
Risklerin tespiti ve sonrasında sistematik bir şekilde önlenmesi, sürekli iyileştirmenin en etkili biçimlerinden birini oluşturur. Bu nedenle, belirli bir alana, sürece, faaliyete, ürüne veya hizmete odaklanırsanız, bu tür risklerin veya kusurların ortaya çıkmasını önlemek için tedbirler oluşturmak için bir posteriori ilerleyerek, zaman içinde ona özgü olası riskleri keşfetmek mümkündür.
Durumların kalıcı veya sürekli bir değişim içinde olduğunu her zaman aklımızda tutmalıyız, bu nedenle riskleri yeni koşullar ışığında gözden geçirmeli ve buna yeni önlemlerle eşlik etmeliyiz.
Bu izlemede, savunma önlemlerini güncellemek, iyileştirmek ve yeniden yapılandırmak için diğer şirket veya süreçlerde meydana gelen kayıp veya problemlerle ilgili bilgilerin izlenmesi ve ardından gerekli aksiyonların alınması çok önemlidir.
Negatif Analiz
Önleme hakkında çok şey söyleniyor, ancak çok azı bunu nasıl uygulanabilir hale getireceğini gerçekten biliyor. Diğerleri: "Önleme mümkündür, ama nasıl yapılır?"
Önleme olasılığına inanmayanlar ve buna inanan ancak nasıl uygulanabilir kılacağını bilmeyenler için olumsuz analiz metodolojisi oluşturuldu.
Bu yöntemin adı, adının nedeni neyin yanlış gidebileceğini düşünmeye odaklanmaktan kaynaklandığı ve bundan yaratıcı bir şekilde ortaya çıktığı veya bu olayların meydana gelmesini önlemek için yollar araştırdığı için, güçlü bir şekilde dikkat çekecektir.
Bunu gerçekleştirmek için bir çalışma, düşünme şekli ve uyulması gereken belirli kurallar vardır. Bu çalışmanın amacı, önlemenin uygulanabilir olduğunu, yöntemlerin olduğunu ve bunların nasıl gerçeğe dönüşebileceğini göstermektir.
Olumsuz analiz durumunda, kalite veya güvenlik konularıyla ilgili bir durumu örnek olarak verebiliriz. Örneğin bir sanatoryumda benzerliklerinden dolayı şişelerin karıştırılma olasılığı ve yanlış uygulama yapma riski. Bu gerçekleşebilirse, sorular şunlardır: Bundan nasıl kaçınılmalı? Böyle bir kaza veya hatanın yaşanmaması için ne yapılabilir?
Güvenlik, bakım, proses operasyonu gibi kalite konularına olumsuz analiz uygulanabilir. Ve kalite veya güvenlik söz konusu olduğunda, hem ürünlerden hem de hizmetlerden ve ayrıca kuruluşun her bir alanındaki veya faaliyetindeki dahili süreçlerden bahsediyoruz.
Metodolojisi
Olumsuz bir olayı önlemek istiyorsak, iyi ve düşünmek gerekli olacaktır. İlk ve temel şey, çeşitli risk türlerinin farkına varmaktır, çünkü bunun farkında olmadan, önleyici tavırları benimsemede hiçbir motivasyon ve gerçek ilgi olmayacaktır.
Ne yazık ki, ve anlaşılması zor, diğerlerinin yanı sıra, profesyonellerin, yöneticilerin, iş adamlarının ve kamu görevlilerinin büyük çoğunluğu, her bir faaliyetin taşıdığı çeşitli riskleri almıyor veya gerçekten farkında, dolayısıyla bunların gerçekleşmesini önlemek için gerekli önlemleri almıyor.. Ayrıca, bir başarısızlık veya kazayla yüzleşmeye tepki olarak izin veren öngörülen eylemler bile yoktur.
Negatif analiz aynı zamanda reaktif önlemlerin alınmasına da hizmet etse de, odak noktası, ticari faaliyetlerin geliştirilmesi sırasında ortaya çıkabilecek diğer kötülüklerin yanı sıra, bir arıza, kaza veya israfın meydana gelmesini önleyici olarak önlemeye odaklanmıştır.
Bunu düşünmek için, bunu sektörlerden ve süreçlerden insanların dahil olduğu bir grup olarak ve aynı zamanda şirket dışından profesyoneller veya işbirlikçilerle yapmak en iyisidir. Bu dışsal olanlar, bakış açısını genişletmeye ve şirketin süreçlerini, faaliyetlerini, ürünlerini ve hizmetlerini farklı göz ve paradigmalarla görmeye izin verir.
Yöneticilerin yanı sıra tüm personelin bu tür toplantılara katılma yükümlülüğü vardır. Olumsuz Analiz, organizasyonun tüm alanlarında ve süreçlerinde yapılmalıdır.
Grup bir kez toplandıktan sonra, en iyisi “fırtına veya beyin fırtınası” denen şey temelinde çalışmaktır. Bununla ilgili iyi olan şey, bazıları tarafından tespit edilen riskler ve diğerleri tarafından tespit edilen çözümlerin yanı sıra, deneyimlerin, fikirlerin ve bilgilerin artırılması, fikirlerin kesişmesine dayalı yeni bakış açılarının geçilmesi ve geliştirilmesidir.
Katılımcıların daha fazla rahatlaması ve sükuneti için donatılmış bir oda, bir yazı tahtası ve not almak için yeterli kağıt gibi uygun unsurların olması çok önemlidir.
Toplantı, tüm katılımcıları cesaretlendirmesi ve motive etmesi, çatışmalardan kaçınması, grup çalışmasını desteklemesi, iyi insan ilişkilerini kanalize etmesi ve herkesi katılımlarının ve fikirlerinin kritik önemi konusunda bilinçlendirmesi gereken bir lider tarafından yönetilmelidir.
Toplantılar, ele alınacak risk düzeylerine veya risklere bağlı olarak, haftalık, iki haftada bir veya aylık olmak üzere düzenli olarak yapılmalıdır.
Söz konusu toplantılara hem her sektörün veya bölgenin personeli, hem de çeşitli süreçlere katılanlar ve ikinci durumda farklı alanlardan olsalar bile katılmalıdır. Farklı hiyerarşik seviyelerde aynı kişisel toplantıya katılmada bir sorun yoktur ve olmamalıdır.
Harici olanlarla ilgili olarak, davet edilmelidirler ve sektöre veya departmana, süreç veya faaliyete ilişkin harici veya şirket dışı, ikinci durumda danışman olarak davet edilmelidirler. Bu katılıma, her gün aynı süreçlerde çalışanların görmediği yeni bakış açıları enjekte etmek için hizmet etmek.
Personelin eğitimi arttıkça sonuçlar daha iyi olacaktır, çünkü böylesi bir şekilde farklı teknikler veya prosedürler hakkında daha fazla bilgi sahibi olmaları, daha büyük bir kavramsal genişliğe sahip olmalarına izin verecektir.
Genel olarak riskler, özellikle risklerle başa çıkmak için bir posteriori ilerleyerek önce düzeltilmelidir.
Bir tehlike tespit edildiğinde, onun oluşumundan nasıl kaçınılacağına dair mantığa geçilmelidir. Bu, toplantıda hemen ortaya çıkabilir veya toplantıdan, şirket dışındaki danışmanların veya uzmanların elinde olabilecek, çözümüne yönelik bütün bir süreç başlayabilir.
Tespit edilen risklerin ve olası çözümlerinin, sadece bürokratik bir soru olarak değil, ancak bir risk tespit edildiğinde bir çözüm veya yanıt sağlamanın bir zorunluluk olduğunu açıkça belirtmenin bir yolu olarak, bu amaçla etkinleştirilen bir deftere kaydedilmesi çok önemlidir. en kısa sürede aynı.
Artık bir risk tespit edilebilir ve sonuçlarının olası ciddiyetinden dolayı grup toplantısını beklemeye zaman yoktur, bu durumda risklerin derhal özel şekillerde ve mükerrer olarak ortaya çıkması, yapan kişinin yetkisinde kalması esastır. risk raporunu makbuz kaşeli ve imzalı iki nüsha olarak alın.
Tespit edilen riskler ve bunların ortaya çıkmasını önlemek veya hasarı azaltmak için uygulanan çözümler hakkında aylık rapor düzenlenmelidir. Örnek: bir tahıl tarlasında dolu önlenemez, ancak dolu sigortası satın alınabilir. Öte yandan, diğer faaliyet türlerinde, bu amaçlara yönelik bir çatı veya örtü sistemi ile risklerden kaçınılabilir.
Önemli ve temel olan şey, ilk etapta farklı riskleri tanımak ve ardından ikinci aşamada en etkili çözümleri saptayıp uygulamaya devam etmektir.
Yöntemle ilgili sonuçlar
Yöneticilere, yetkililere ve personele, yalnızca bir ürün veya hizmet için yeni uygulamaları tespit etme veya yeni işleri keşfetme olasılığı açısından değil, aynı zamanda tehlikeleri nasıl fark edeceklerini bilmeleri açısından düşünmeleri öğretilmelidir. Şirkete doğrudan veya dolaylı olarak zarar verebilecek riskleri zamanında tanımak için her gün temel iş yerlerinde veya pozisyonlarında bulunan kişiler dışında kimler vardır.
Riskler mevcuttur ve bunları önlemenin yolu da, bunlarla metodik ve sistematik bir şekilde yüzleşmeye tam olarak hazırlıklı olmaktır.
Yöntemdeki ana adımlar
1. Risklerin ve tehlikelerin varlığına ilişkin farkındalık.
2. Bu tür olayların meydana gelmesini veya meydana gelme veya hasarın azaltılması olasılığını önlemek için tasarlanmış yöntemlerin varlığını kabul edin.
3. Negatif Analiz uygulamasında sistematik ve düzenli çalışın.
4. Negatif Analiz yöntemini bir grup etkinliği veya önerilerin özelliklerine sahip bireysel bir katkı olarak değerlendirin.
5. Temel araçlar olarak kullanın:
- Beyin Fırtınası Zihin Haritalama Yanal Düşünme Sistemik Düşünme
Önleyici Bakım ve Onarım İzleme Sistemi
Özel yazılımların uygulanmasıyla hem makine, ekipman, araç ve tesisler başta olmak üzere bakım açısından önleyici yönetim, aynı zamanda girdi ve makinelerin farklı performanslarının değerlendirilmesine hizmet etmek mümkündür.
Tepkilerle hareket etmek veya olayların peşinden koşmak, daha fazla kar elde edilmesine yol açmaz, ancak bu, arızalara ve arızalara, kalite kusurlarına ve kesintilere neden olduğu ölçüde onları tüketir.
Başka bir yönden, geleneksel muhasebenin bize ne olduğunu ve neyin neden harcandığına dair ayrıntılı bir analiz yapmadan kabaca ne olduğunu gösterir. Günlük sorunlara hızlı yanıt verme ihtiyacı göz önüne alındığında, yöneticiler veya yöneticiler sorunları düzeltmek için gerekli harcamaları yetkilendirir.
Soru, yetkilendirmeden önce her bir özel onarımın sıklığını (tip, konum, makine ile), kullanılan malzemeyi, onarımdan sorumlu kişiyi ve diğerlerini değerlendirmektir. Bu şekilde, yalnızca semptomları düzeltmekten ve temel nedenlere ulaşmaktan kaçınacaksınız.
Dolayısıyla, aynı birimde ve aynı yerde programın ilerisinde sürekli lastik aşınması yaşarsak, sorunun amortisörlerde olduğunu görebiliriz. Aynı şekilde, frekansa ve konuma dikkat etmeden sürekli değişen aydınlatma lambaları, bu sorunların güç dalgalanmalarından kaynaklanabileceği gerçeğini gözden kaçırmamıza neden oluyor.
Bu çalışma şekli, sadece çeşitli rahatsızlıklara neden olan başka bir nedenin veya teknik nedenin varlığını keşfetmeye değil, aynı zamanda kullanılan malzeme veya malzemelerdeki sorunları, makinelerin yanlış kullanımını, onarımlardan sorumlu olanların kapasite eksikliğini, veya daha da kötüsü, dolandırıcılığın varlığı.
Bu yazılımın üretimi pahalı değildir, geliştirme süresi uzun değildir ve kullanımından kaynaklanan önemli maliyet düşüşleri sayesinde hızlı bir şekilde kurtarılmaktadır.
Öngörücü bakım
Bilgisayarlarla ilişkili sensör sistemleri makinelere ve ekipmanlara uygulandığında bakım maliyetleri, arıza ve kırılmaların önlenmesine yönelik önlemler ve dolayısıyla kaza tehlikesi önemli ölçüde azalır, bu da titreşim seviyesindeki değişiklikleri zaman içinde yakalamaya olanak tanır. bakım ve / veya onarım ihtiyaçlarını zamanında tespit etmek için izlemek istediğiniz gazlar, sıcaklıklar ve diğer kritik faktörler.
Bilgi sistemi
Yüksek derecede önleme sağlamak için hiçbir şey etkili bir bilgi sistemi kadar önemli değildir. Mali, ticari, operasyonel veya personel meseleleri ile iç kontrolle ilgili konularda, sapmaları, düzensizlikleri veya yanlış yerleştirilmiş olayları tespit etmek, değerlendirmek ve analiz etmek için zamanında yeterli bilgiye sahip olmak önemlidir.
Bir faaliyete başlamadan önce göz önünde bulundurulması gereken önemli bir şey varsa, hangi bilgilere ihtiyaç duyulacağı, hangi formatta, hangi periyodiklik veya sıklıkta, kimin sorumlu olacağı ve ne derece ayrıntıyla olacağıdır.
Bilgi sistemi, kuruluşun normal gelişimini ve gelişimini etkileyebilecek her türlü düzensizliğin zamanında tespit edilmesini sağlamalıdır. Dengeli Puan Kartı veya Gösterge Tablosu, bu tür bilgilere çevik bir şekilde sahip olmamızı sağlar ve bizi hedef olarak belirlenen değerlere ne kadar yakın veya uzak, olumlu veya olumsuz olarak uyarır.
Erken uyarı sistemi
Bu metodoloji, personelin kurumu tehlikelere karşı uyarma görevine tam olarak dahil olmasına izin verir. Temelde, personel çek defterlerinin risk veya tehlikenin türüne bağlı olarak farklı renk formlarında verilmesinden oluşur.
Fabrika, hastane veya başka bir ortamdaki personel bir risk tespit ettiğinde, bunu, çalışma ortamının çeşitli yerlerine stratejik olarak dağıtılmış, bu amaçla posta kutularına bırakılan forma kaydeder.
Belirlenmiş bir sıklıkta, bu amaçla görevlendirilen personel formları geri çeker ve bunları uyarıları almaktan, değerlendirmekten ve bunların derhal çözülmesi için kararlar almaktan sorumlu personele gönderir.
Anında Uyarı Sistemi - Andon
Daha önce açıklandığı gibi, ancak dahili bir sinyal sistemi veya dahili telefon kullanımıyla. Riskler yüksek veya reaksiyon süreleri çok hızlı olsa da, herhangi bir düzensizliğin tespiti, tespit edilen durumu çözmek veya önlemek için uzman ve / veya destek personelinin acil müdahalesini motive eder. Tam Zamanında uygulama yapan fabrikalarda bu sisteme Andon denir.
Önleme sistemlerine uygulanan kıyaslama
Rakip şirketlerde veya diğer endüstrilerde tespit edilen en iyi uygulamaları tespit etmeyi ve uygulamayı amaçlayan bir metodoloji olarak kıyaslama, bir şirket tarafından kullanılan çeşitli yöntem ve araçları, özel şirketler tarafından kullanılanlarla karşılaştırmak için önleme sistemleri durumunda hizmet eder. aynı veya diğer faaliyetlere, söz konusu uygulamaları şirketin ihtiyaçlarına ve teknik, maddi, ekonomik ve beşeri kapasitelerine uyarlayarak almak.
Double E veya Harici Öğretiler
Bu, diğer şirketlerde meydana gelen ve bunu uygulayan şirkette meydana gelmelerini önlemek için öğretme görevi gören olumsuz olayları ifade eder. Diğer kuruluşlar tarafından uygulanan ve farklı yollardan haberdar edilmiş önleme sistemleri de yer almaktadır.
Bilgisi alınmış olan olumsuz olay, bu amaçla etkinleştirilen bir veri tabanına kaydedilir. Bu olaylar, uygulanacak önleme yöntemleri veya sistemleri ile ilgili görüşlerini ifade edebilmeleri ve önerilerde bulunabilmeleri için tüm personele duyurulmalıdır.
Beş "S"
Bunu oluşturan faaliyetler bunu mümkün kılar:
- Aletlerin veya bileşenlerin kaybını önleyin Kazalar meydana gelir Riskleri, tehlikeleri veya kusurları zamanında tespit edin.
Bu sistem nelerden oluşur? Çok basit ve şu anda yaygın olarak uygulanan bir şeyde, ancak özellikle atölye alanlarında ortak olan şeyin yüksek derecede kir ve düzensizlik olduğu bir zaman önce değildi.
İlk adım, gerekli unsurları ve araçları kısa vadede olmayanlardan sınıflandırmak ve ayırmaktır. Bireylerde sebepli veya sebepsiz unsurları biriktirme yönünde güçlü bir eğilim vardır, temel unsurlarla olağan çalışma alanında kalmak için üstesinden gelinmesi gereken psikolojik bir eğilimdir.
İkinci adım, daha hızlı tespit, kayıp, kırılma veya hırsızlıktan kaçınmak amacıyla bu temel unsurların her birini uygun şekilde konumlandırmaktır.
Üçüncü adım, faaliyet ne olursa olsun işyerinde temizliği ve düzeni korumayı içerir. Bu aktivite kazaları önler, personelin ruh halini iyileştirir ve çalışma ortamını sağlıklı tutar. Doğru aydınlatma, iyi havalandırma, ses seviyeleri ve yeterli sıcaklıklar, yüksek seviyelerde kalite ve üretkenlik sağlamak için esastır ve gereklidir.
Dördüncü adım, önceki adımların gözden geçirilmesi ve yeniden uygulanmasından oluşan son adıma gitmek için personelin temizlik ve güvenlik önlemlerinden oluşur.
Poka Yoke
Anlamı "hata kanıtıdır" ve hataların veya kazaların meydana gelmesini önlemek için tasarlanmış farklı yöntemlerin, araçların veya bileşenlerin oluşturulmasını ifade eder. Negatif Analiz ile birleştiğinde hasarları, kazaları, kusurları veya kayıpları önlemek için çok sayıda ve çok etkili yollar üretir.
Grafik işaretler ve tabelalar
Amaçları, insanları risk veya tehlike alanları hakkında uyarmak, belirli işlemlerde veya faaliyetlerde yapılması gereken işlemleri ve dikkatleri, belirli süreçlerde alınacak güvenlik önlemlerini hatırlamaktır.
Görünür, anlaşılır, çarpıcı ve istenen etkileri yaratmak için yeterince etkileyici olmalıdırlar.
Hafıza Yönetimi ve Örgütsel Öğrenme
Organizasyonel Hafıza ve Öğrenme Yönetimi (CMMS), şirketin günlük faaliyetlerinde ve operasyonlarında sürekli iyileştirmeyi mümkün kılmak için deneyim ve ders biriktirmenin en güçlü yollarından biridir.
Edinilen deneyimler ve bilgiler uygun ve olumlu bir şekilde biriktirilmezse, hataları tekrar etme ve zamanla edinilen dersleri ve öğrenmeyi biriktirmeme riski vardır.
Tüm personelin danışmak ve kendi deneyimlerini kaydetmek için erişebileceği bir bilgisayar kaydını yönetmek, bir organizasyonel öğrenme sistemi yapılandırılırken çok önemlidir.
Personelin işe alınması ve izlenmesi
Şirketin rekabet gücü için en önemli faktörlerden biri kadrosudur, bu nedenle personel de kritik bir unsurdur. İşe alımları ve daha sonra fiziksel ve psiko-sosyal durumlarının izlenmesi, şirkete zarar gelmesinin önlenmesi söz konusu olduğunda çok önemlidir.
Ekip veya grup çalışmasına uygun olmayan, dengesiz, son derece depresif, siklotimik karakterli personel istihdam etmek, organizasyon için bir rahatsızlık unsuru ve bir tehlike unsuru oluşturur. Bu nedenle personel seçiminin kritik önemi vardır.
İnsanların değişmeyen veya değişmeyen bir durumu yoktur, bu nedenle, organizasyon için tehlike yaratan bir davranış değişikliğini yansıtabilecek ruh hallerindeki ve tutumlardaki değişikliği kalıcı olarak izleme ihtiyacı vardır.
Şimdiye kadar psikolojik açıdan söylenenlerin fiziksel boyuta da aktarılması gerekiyor.
Kuruluşu oluşturan bireylerin davranışları düzgün bir şekilde izlenirse, halihazırda meydana gelen veya gelecekte meydana gelebilecek birçok ciddi sorun veya kaza önlenebilir.
İç Kontrol Araştırması ve Değerlendirilmesi - İç Denetim
Hataların, sapmaların veya standartlara, hedeflere ve belirlenen politikalara uyulmamasına yönelik olarak tasarlanan sistemlerin varlığını ve düzgün işleyişini analiz etmek ve teşhis etmek kritik ve esastır. Kuşkusuz, böyle bir değerlendirmeyi en iyi yapabilecek konumda olanlar iç denetçilerdir.
İç denetim, idari veya bürokratik bir harcama olarak değil, gerçek ve gerçek bir stratejik maliyet olarak kabul edilmelidir, çünkü denetim faaliyeti koruma ve bilgi mekanizmalarının düzgün işleyişini doğrulamaya ve buna katkıda bulunmaya izin verir. Güvenilir bilgi olmadan, ne etkili kontroller ne de kararlar alınamaz. Kötü kontroller ve kötü kararlar, kayıplara neden olur.
Pek çok yöneticinin çabalarını ve gelir elde etme konusundaki ilgisini ödüllendirmesi ve yoğunlaştırması talihsizdir, ancak aynı şeyi kayıpların azaltılması veya ortadan kaldırılmasıyla ya da şirketin devamlılığını ve rekabet kapasitesini koruma eğiliminde olan daha iyi kontrollerin oluşturulmasıyla yapmazlar.
Büyük karlar elde etmek amacıyla daha çok türev işlemlerine odaklanan Banca Baring'e ne olduğunu hatırlamak asla çok fazla değil, iç kontrollerini acımasızca ihmal ettiler ve bu da iflasla sonuçlandı.
İstatistiksel süreç kontrolü
Amerika Birleşik Devletleri'nde ortaya çıkmasına rağmen Batılı şirketler tarafından nadiren kullanılan ve Deming tarafından geniş çapta yaygınlaştırılan araç, süreçlerdeki anormallikleri veya düzensizlikleri zamanında tespit etmenin çok etkili bir yoludur.
Bu, metodolojisini geliştirmek için kesin bir yer değildir, ancak hem süreçlerin işleyişi hem de organizasyonların sorunsuz çalışmasıyla ilgili sorunları önlemeye geldiğinde sahip olduğu kritik önemi ifade etme yeridir. göstergeleri ve yönetim oranları.
Yalnızca çeşitli endekslere karşılık gelen varyasyonların düzgün bir şekilde izlenmesi, sistemin ve süreçlerin yetenekleri dahilinde çalışıp çalışmadığını veya kontrol dışı olup olmadığını anlamamızı sağlar.
İç Kontrol Matris Sistemi / İç Kontrol Matrisi
Kayıpları önleyen düzenlemelerin (hem iç hem de dış) varlığını ve uygunluğunu belirlerken, analiz ederken ve değerlendirirken, bir kuruluşun çeşitli faaliyetleri, süreçleri, ürünleri, hizmetleri ve alanları veya sektörleriyle ilgili çeşitli kritik faktörlerin birbiriyle ilişkisi çok önemlidir. organizasyon için mali.
Şu anda şirketlerin idari organizasyonu için temel bir kavram olarak kabul edilen iç kontrol - Amerikan Muhasebeciler Enstitüsü Denetim Prosedürleri Komitesi'ne göre - şu şekilde tanımlanmaktadır: organizasyon planı ve içinde benimsenen tüm yöntemler ve önlemler varlıklarını korumak, muhasebe verilerinin doğruluğunu ve güvenliğini doğrulamak, operasyonların verimliliğini geliştirmek ve öngörülen idari politikaya bağlılığı teşvik etmek için bir işletme.
Halihazırda geçerli olan veya geleneksel sistemlerin üstesinden gelen bir sentez olarak ve modern ve güncel yönetim tekniklerini vurgulayan İç Kontrol Matrisi Sistemi ortaya çıkar ve “anketler aracılığıyla organizasyonun üyelerinin grup faaliyeti” olarak tanımlanabilir. ve bilgisayarlı bir sisteme atılan ağırlıklandırmalar hem önleyici hem de reaktif kontrolü sağlar, ilgili bilgileri düşük maliyetle ve gerçek zamanlı olarak, kontrollerin devri (veya otokontrol) yoluyla sağlar ”.
İç Kontrol Matrisi Sistemi, hem dış standartlara hem de iç düzenlemelere ve politikalara uygunluğun titiz bir şekilde incelenmesine olanak tanır. Ayrıca, diğer kontrol araçlarının doğru kullanımını doğrular ve işletme yönetimi için entegre bir araç haline gelir.
İç Kontrol Matrisi, ister özel ister kamusal olsun, farklı organizasyon türlerinin etkilendiği çok sayıda riski bastırmak ve / veya önemli ölçüde azaltmak için zorunlu olarak önleyici hareket etme ihtiyacından doğan bir araçtır. kar amacı gütmeyen.
Ulusal (federal), vilayet (eyalet) ve belediye kuruluşlarından kaynaklanan vergi, iş gücü, ekolojik, tüketici, muhasebe, bankacılık, şirket, borsa vb. Gibi çok sayıda norm ve düzenleme, kuruluşların, bunlara uyum eksikliğinin varlıklarına getirdiği riskler konusunda çok dikkatli olmaları.
Bunlara, hem iç düzenlemelere hem de güvenlik ve iç kontrolle ilgili çeşitli standartlara uygunluğun doğrulanması ve çeşitli alanların veya sektörlerin şirket politikalarına tabi olduğunun doğrulanması ihtiyacı eklenmelidir.
Ishikawa'nın diyagramı
Ishikawa Diyagramı olarak da bilinen Balık Kılçığı Diyagramı, daha sonraki analizler için neden-sonuç ilişkilerini daha net gözlemlememizi sağlar. Bizi ilgilendiren durumda, özellikle çeşitli nedenlerin olası kusurlar, problemler, riskler ve rahatsızlıklarla ilişkilendirilmesine izin verir. Analiz grubunu oluşturan bireylerin deneyimlerinden ve bilgilerinden yararlanmak için grup halinde kullanılması her zaman daha faydalıdır.
İkincil nedenler veya alt nedenler, çeşitli birincil nedenlere eklenebilir ve eklenmelidir ve bu, süreçleri etkileyen çeşitli faktörler ayrılana kadar devam eder ve ardından her birine atfedilebilecek göreceli önemi tartmaya devam eder.
Kalıcı İzleme Sistemi (SMP)
İzleme söz konusu olduğunda, bahsettiğimiz şey çeşitli oranlarda, endekslerde ve göstergelerde meydana gelen değişiklikleri gözlemlemek ve analiz etmektir ve bu da organizasyonu etkileyen değişiklikler veya önemli olaylar hakkında bizi uyarıyor olabilir.
Böylelikle müşteri memnuniyeti oranlarında aylık, iki haftada bir veya haftalık seviyelerde meydana gelen herhangi bir ani değişiklik, şirket süreçlerinde bize sorun yaşatacaktır. Aynı şekilde, diğer oranların yanı sıra rotasyon seviyelerindeki, gelir veya gider oranlarındaki değişiklikler, bizi şirketin karşı karşıya olduğu gizli tehlikelere maruz bırakacaktır.
Hesaplama periyotları ne kadar kısa olursa, bu tür bir izlemenin sonucu o kadar etkili olmalıdır ki bu, İstatistiksel Yönetim Kontrolünün uygulanmasıyla ilgili olmalıdır.
Sistemik düşünme
İlk şey, sistemin anlamını anlamaktır, yani birbiriyle etkileşime giren birbiriyle ilişkili unsurlar birleşik bir bütün oluşturur. Bu son birleşik kavramı önemlidir çünkü bileşenlerin basit bir şekilde toplamı veya gruplandırılması meselesi değil, belirli bir amaç veya hedefe sahip bir birim olarak performansları meselesi olduğunu ortaya çıkarır.
Bir sistemdeki öğeler etkileşime girer ve bu nedenle bunlardan birindeki herhangi bir değişiklik veya varyasyon, sistemin diğer bileşenlerinde anında bir reaksiyon oluşturur.
Yapmaya çalıştığımız şey engelleme ise, bir organizasyonun elemanlarının ve alt sistemlerinin nasıl etkileşime girdiğini anlamanın, zaman içinde öngörmek ve değişiklikler, yeniden yapılanmalar, kararlar veya değişimler karşısında meydana gelecek olası veya olası etkileri oluşturmak için ne kadar önemli olduğunu söylemeye gerek yok. varyasyonları.
Olası etkileri önceden bilirsek, olası hasarlardan, arızalardan veya kusurlardan kaçınmayı amaçlayan belirli olaylardan kaçınacak veya sistemde değişiklikler yaratacak bir konumda olacağız.
Sistematik düşünmeyi, yani zaman içinde değerlendirmeyi ve çeşitli kararların, değişikliklerin veya eylemlerin sonuçlarını şekillendirmeyi öğrenmenin önemi bu yüzden. Her bir bileşenin, unsurun, sürecin veya faaliyetin örgütün diğer bileşenleriyle olan ilişkisini gözden kaçırmak, yalnızca daha etkili bir kontrolü engellemekle kalmayacak, aynı zamanda birçok zayıf taraf bırakmamıza da yol açacaktır.
Sonuçlar
Yukarıda açıklanan farklı yöntemler bir araya getirilip sistematik bir şekilde uygulandığında, kar veya kar amacı gütmeyen, kamusal veya özel herhangi bir kuruluşun zararlardan, ekonomik veya maddi kayıplardan kaçınmasına ve her şeyden önce katma değer üretme kapasitesini korumasına izin verir.
Bireysel olarak uygulanan bu yöntemlerden herhangi biri olumlu sonuçlar verir, ancak çok daha fazlası, birleştirildikleri ve birbirleriyle ilişkili oldukları takdirde toplanması gereken faydalardır.
Yöneticilerin ve yetkililerin gerçekten sahip oldukları değer önleme sistemlerini ve metodolojilerini verme zamanı geldi. Tepkiyle hareket etmeye devam etmek kuruluşlar için her zaman zararlı ve maliyetli olmuştur, ancak şimdiki kadar değil.
"Çukurların" oluşmasını beklemeye devam etmek ve sonra onları tıkamak, rekabetçi şirketlerin ve katma değerli çabaların tipik bir örneğidir, daha çok yapıcı ve yaratıcı bir şekilde düşünme yeteneğinden yoksun şirketler içindir.
Yaratıcılık yalnızca yeni mallar veya süreçler tasarlanırken değil, aynı zamanda önleme sistemlerini önlerken veya iyileştirirken de önemlidir.
Bu sistemler veya metodolojilerle uğraşırken çok önemli olan bir şey, onlarla grup halinde yüzleşmek, böylece tüm üyelerin bilgi, deneyim ve yaratıcı kapasitelerinin toplamını elde etmektir.
Önleme, en geniş versiyonu veya bağlamı içinde ele alındığında israfı ortadan kaldırmakla eş anlamlıdır. Hem maddi malları kaybetmekten hem de değerli müşterileri veya yüksek değerli personeli kaybetmekten kaçınılmalıdır. Çoğu, gizli maliyetleri unutarak yalnızca en görünür kayıpları denetler veya kontrol eder.
kaynakça
İç Kontrol Matris Sistemi - Mauricio Lefcovich - www.gestiopolis.com - 2005
İç Kontrol Matrisi - Mauricio Lefcovich - www.monografias.com - 2003
Negatif Analiz - Mauricio Lefcovich - www.gestiopolis.com - 2006
Ölçülebilir Birimler için Kontrol Sistemi / SCUM - Mauricio Lefcovich - www.tuobra.unam.mx - 2004
Kaizen - Mauricio Lefcovich - www.gestiopolis.com - 2004
İç Denetim - Mauricio Lefcovich - www.monografias.com - 2004
