Bir CEO'nun hedeflerinden biri de krizleri fırsata çevirmektir. Bunu başarmak göründüğü kadar zor değil. İş süreçlerinin titiz bir analizi ve bilgi teknolojisine zamanında yatırım, rekabet gücünü artırmanın anahtarı olabilir.
Küresel finansal krizin birçok şirketi tehdit ettiği günümüz gibi zamanlarda, genel eğilim yurtdışına endişeyle bakmak ve iyi yönetildiğinde stratejik olabilecek alanlarda bütçeleri kısmaktır: Ar-Ge, Pazarlama veya Eğitim.
Ancak, bir şirketin bir krizden daha güçlü çıkmasına ve rakibine kıyasla değer elde etmesine yardımcı olan tam da bu alanlar olabilir. İşte ilk fırsat.
Gösterimler: maliyetleri kontrol etme
Bir şirket, birden fazla zorluğun üstesinden gelmek zorunda kaldığında, belirli miktarlarda kaynak gerektiren ve maliyetlerde önemli bir artış sağlayan belirli süreçleri bir kenara bırakabilir. Bu işlemlerden biri, her türlü belgenin ve iletişimin basılmasıyla ilgilidir. Şirket yöneticileri, kuruluşlarında belge baskısının neden olduğu kaynak israfının farkında olsalardı, muhtemelen bunu düzeltmek için adımlar atacaklardı.
Zamanında, bir şirkette basılan tüm belgelerin tam kontrolünü elde etmek ve donanım ve sarf malzemeleriyle ilgili kurumsal gerçekliği gösteren eksiksiz raporlar oluşturmak için çözümler ortaya çıktı. Belge baskı kontrolü için uygun bir araç kullanarak, bu ihtiyaçla ilgili harcamalarda% 25'e varan tasarruf elde edeceksiniz.
Bir ofis ağında isteğe bağlı baskı dağıtımı
Her tür ortamda belge oluşturmak ve yürütme sürelerini olabildiğince optimize etmek, herhangi bir kurum için kaçınılmaz gereksinimlerdir. Bu arada, farklı noktalara dağıtılan ofis ağlarına sahip şirketlerde bu eylemler daha da karmaşıktır.
Bu senaryoda, doğru forma erişmek, onu yerinde yazdırmak veya kullanıcıların monitörde görüntülemesine izin vermek neredeyse imkansız hale gelebilir. Bu sorunu önlemek için, farklı bölümler için ve talep üzerine kapsamlı bir baskı sistemi uygulayan bir çözümü tercih edebilirsiniz.
Belgelerin kontrolü
Bir şirketteki diğer bir kritik nokta, belgelerin daha sonra alınmak üzere depolanmasıdır. Düzgün bir sistem olmadan, önemli iş belgelerini kaybetme veya yanlış ellere geçme riskini alarak kuruluşun imajına zarar verebiliriz.
İyi bir çözüm, belgeler üzerinde kontrol sahibi olmamıza izin vermeli, aynı zamanda kullanıcıya göre belirli hakları kolaylaştırmalı, böylece bir belgeyi almaya veya yapılan değişiklikleri görüntülemeye çalıştığımızda hoş olmayan sürprizlerden kaçınmamızı sağlamalıdır.
Web ortamı ve belge dağıtımı
Bir kurumun belge basımına yatırım yapmasının nedenlerinden biri, toplumda bu süreçlerle ilgili henüz bir yaklaşım değişikliğinin olmamasıdır. Yeni hizmetler, makbuzlar veya sözleşmelerle ilgili bilgiler hala müşterilere toplu sıralama, çok sayıda belge yazdırma, zarf harcamaları içeren sıradan postayla gönderiliyor…
E-fatura veya elektronik DNI gibi unsurlar, müşterilerle alternatif iletişim kanallarının yetkilendirilmesine olanak tanır. Kullanıcılar için belgelerin oluşturulmasını ve anında görüntülenmesini kolaylaştıran çözümlerin kullanımıyla optimize edilmiş prosedürler.
Tahmin ettiğimizden daha fazla tasarruf sağlayabilecekleri için kurumların baskı ile ilgili süreçleri kontrol etmeleri ve belge yazılımı uygulamasını düşünmeleri tavsiye edilir.
