Bir örgütün kullanımı, insan varlığı boyunca hayati bir öneme sahip olmuştur. Hiyerarşik bir yapının tasarlanması, onu oluşturan unsurların koordinasyonuna izin verir, verimli karar vermeye izin verir, sorumlulukları belirler ve iletişim araçlarını tanımlar.
Bu okuma aracılığıyla , organizasyon ve koordinasyonun arka planı, amaçları ve teknikleri tanımlanacaktır.
Organizasyon ve Koordinasyon
Bir organizasyon olarak şirket
Öncelikle bir organizasyon açısından şirket nedir tanımlanır ve şunu söyleyebiliriz:
"Şirket, farklı bileşenlerin toplamıdır:
- Ortak bir nesne, - Bir grup insan ve araç, - Ortak bir çaba ve
- Koordinasyonu sağlayan bir bağımlılıklar ve ilişkiler sistemi ”(Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007).
Bu nedenle , şirket, belirli bir ilişki şemasına ve tüm unsurları arasındaki bağımlılıklara (organizasyon) göre bir amaca ulaşmak için birleştirilen bir dizi insan ve maddi unsur olarak tanımlanabilir.
Lourdes Münch, "Yönetimin Temelleri" adlı çalışmasında, insanların çok eski zamanlardan beri verimlilik elde etmenin yalnızca bir sosyal grubun parçası olan kaynakların düzeni ve koordinasyonu ile elde edildiğinin farkında olduklarından bahseder. bu durum: şirket.
Arka fon
Eski Ahit'teki ikinci Çıkış Kitabı'nda, Musa'nın kayınpederi Jehtró, Bölüm XVlll'de şu tavsiyeyi verir:
"Yargılamak için neden tek başına oturuyorsun?… Bunda iyi değilsin. Böylesine aşırı bir çalışma ile kendinizi tüketiyorsunuz, sadece sizi değil, etrafınızı saran bu kasabayı da tüketiyorsunuz. Bu sizin gücünüzden daha büyük bir çabadır ve bunu tek başınıza kaldıramayacaksınız… Halkın temsilcisiniz olun… ama onlara talimatlar ve yasaların yanı sıra takip etmeleri gereken yol ve yapmaları gereken işler konusunda talimat verin… Halk arasından yetenekli adamları seçin…, dürüst, hakikati seven ve açgözlülük düşmanı… ve onları lider yap… böylece insanları her zaman yargılayabilirler. Ve eğer ciddi bir şey olursa, onu küçük olanlara yönlendirerek size yönlendirin; Ve böylece yük, başkalarıyla paylaşarak sizin için daha katlanılabilir olacaktır. Bunu yaparsanız… direnebilir ve kuralların yerine getirilmesine dikkat edebilirsiniz… (14-23) ”(De Val Pardo, 1997)
Ne yapmak istediğinizi belirledikten sonra, bunu nasıl yapacağınızı belirlemeniz gerekir ve bu ancak organizasyonla mümkündür.
organizasyon
“Bu aşamada, planlamada belirlenen hedeflere ulaşmak için kaynakların ve faaliyetlerin optimal koordinasyonuna izin veren yapı tasarlanır. Organizasyon aracılığıyla görevler ve sorumluluklar belirlenir ve işi kolaylaştırmak için yöntemler belirlenir. Organizasyon sırasında, şu ilkelerin uygulanması esastır: hedef, uzmanlaşma, hiyerarşi, yetki ve sorumluluk eşitliği, komuta birliği, yayma, kontrol bölümü, koordinasyon ve süreklilik. ”(Münch Galindo, 2006)
" Organizasyon, bir sosyal organizmada daha yüksek verimlilik için gerekli olan hiyerarşiler, işlevler ve bireysel yükümlülükler arasında meydana gelmesi gereken ilişkilerin teknik yapısını ifade eder." (Reyes Ponce, 2004)
"Organizasyon, bir yetki hiyerarşisinin oluşturulması ve çalışma alanlarına göre sorumlulukları oluşturan işlevlere göre bölümlendirme yoluyla bir şirkette resmi iş yapıları tasarlama sürecidir." (Hernández ve Rodríguez, 2002)
Organizasyonun amaçları
Yukarıda bahsedilen tanımlara göre, aşağıdaki gibi amaçlar bulabiliriz:
• Kararlı bir çalışma yapısı oluşturun.
• Hiyerarşileri ve işleri tanımlayın.
• İşlevlere göre bölümlendirme.
• Sorumlulukları belirleyin.
• İletişim kanallarını tanımlayın.
• Çalışmayı basitleştirmek için yöntemler belirleyin.
İşte bu şekilde organizasyonun hiyerarşileri ve pozisyonları tanımlamaya, yetki ve sorumluluklarını belirlemeye, iletişim kanalları kurmaya ve işi basitleştirmeye izin veren istikrarlı bir çalışma yapısı oluşturmayı hedeflediğini söyleyebiliriz.
Organizasyon ilkeleri
• İş bölümü ilkesi
Bu ilke, daha çok ve daha iyi üretmek için kişinin kendi konumunda uzmanlaşmasını ve gelişmesini amaçlamaktadır.
Henry Fayol, şirketi biyolojik bir bedenle özümsediği bir metafor kullanır. «İş bölümü doğal bir düzendir; Hayvan dünyasında gözlemlenir, burada varlık daha mükemmel olduğu için farklı işlevlerden sorumlu daha çeşitli organlara sahiptir. İş bölümü aynı çabayla daha çok ve daha iyi üretmeyi hedefliyor. " (ManagersHelp)
• Yetki ve sorumluluk ilkesi.
(Hernández ve Rodríguez, 2002) 'e göre organizasyondaki ve yapılardaki yetki, resmi veya hukuki, teknik ve ahlaki yönleri ifade eder. Gerçek otorite, ahlaki ve psikolojiktir ve liderlik olarak bilinir.
• Danışman karşısında doğrusal otoritenin önceliği ilkesi.
Organizasyonel amaçlar için, yetki şu şekilde sınıflandırılır:
- Doğrusal
- Personel (danışmanlar)
- Normatif
İlke, herhangi bir yetki düzeyine sahip olan herkesin karar verecek ve sorumluluğu olduğu yönündedir.
• Normatif otoritenin öncelik ilkesi.
Düzenleyici makam, işletim standartlarını oluşturmaktan sorumludur ve yerel bir yönetime bağlıdırlar.
• Yetki verme ilkesi.
"Yetki devredilir ve sorumluluk paylaşılır" iyi bilinmektedir. Bu, patronların, yaptıkları herhangi bir hatanın kendileriyle ilgili olduğunu akılda tutarak, sorumlu personelinin işlerini yapmasına ve özgürce karar almasına izin vermesi gerektiği anlamına gelir.
• Komuta birliği ilkesi.
İki patron olduğunda bir sorumluluk sızıntısı olur. Bu ilke, organizasyondaki her bireyin yalnızca bir makama karşı sorumlu olması gerektiğini ve bunun bir kişi, komite veya konsey olabileceğini belirtir.
Unutma ki "iki efendiye biriyle hizmet eden kötüdür."
• Hiyerarşi ilkesi veya emir komuta zinciri.
Daha önce Musa'nın insanları bir hiyerarşi içinde nasıl organize etmesi, sorunları çözmek ve işi kolaylaştırmak için kanallar kurması gerektiğinden bahsedilmişti.
Her organizasyon bir hiyerarşi, yani bir komuta seviyeleri sistemi gerektirir.
• Kontrol bölümü prensibi.
Bir kişinin bir otoriteye karşı sorumlu olduğu komuta birliği ilkesinden farklı olarak, kontrol süresi ilkesi, bir kişi tarafından denetlenebilecek birimlerin, bölümlerin veya kişilerin sayısını ifade eder. Birine ne kadar çok insan bağlıysa, o kadar az kontrol uygulanıyor ve üyeler arasındaki iletişim daha karmaşık hale geliyor.
• İş yükünde eşitlik ilkesi.
Bir şirket organize edildiğinde, iş yükü, ekibi oluşturan herkesin hiyerarşik seviyelerine ve kapasitelerine göre sorumluluklarına göre dengelenmesi gerekir. Bu sorumluluklar normal bir iş günü içerisinde gerçekleştirilmelidir. Bu ilke aynı zamanda, her zaman ücretlendirmede eşitlik arayışıyla ödeme sisteminin kurulmasına da izin verecektir.
Organizasyon Teknikleri
Resmi bir organizasyon oluşturmamıza yardımcı olan gerekli araçlardır. Bu teknikler her organizasyonun ihtiyaçlarına göre uygulanmalıdır.
Ana teknikler aşağıda açıklanmıştır.
Organizasyon şeması
Organizasyon şeması bir organizasyonun yapısını temsil eder; yapı… bir şirketi oluşturan organların veya pozisyonların düzenlenmesi veya organizasyonu anlamına gelir ”(Hernández Orozco, 2007)
"Bir organizasyonun biçimsel yapısının grafik temsilleri, aralarında var olan karşılıklı ilişkileri, işlevleri, hiyerarşik seviyeleri, yükümlülükleri ve yetkiyi gösterir" (Münch Galindo, 2006)
(Münch Galindo, 2006) 'ya göre, altı tür organizasyondan bahseder.
için. Doğrusal veya askeri
1. Dikey organizasyon şeması. Organizasyonlarda yaygın olarak bulduğumuz organizasyon şemalarıdır. Hiyerarşik seviyeleri yukarıdan aşağıya dikey sırada sunarlar.
Şirketin organizasyonu hakkında düzenli ve sistemli bir şekilde bilgi içeren detaylı belgelerdir.
Prosedür veya akış diyagramları (akış şemaları)
Bu grafik temsiller, bir prosedürü oluşturan adımların ardışık sırasını gösterir. Aşağıdaki sembolleri kullanırlar:
Koordinasyon
"Koordinasyon, organizasyonun hedeflerini etkin bir şekilde takip etmek için bağımsız departmanların faaliyetlerini entegre etmekten oluşan bir süreçtir" (Stoner, Freeman ve Gilbert, 1996)
Dolayısıyla koordinasyonun, belirlenen hedeflere ulaşmada uyum, birlik, hız ve verimlilik elde etmek için bir organizasyonun faaliyetlerinin, kaynaklarının ve çabalarının senkronizasyonu olduğunu söyleyebiliriz.
Koordinasyon mekanizmaları
Bu mekanizmalar, organizasyon yapısını birleştirmemize yardımcı olur. Mintzberg altı koordinasyon mekanizması içerir (Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007):
Gayri resmi iletişimin basit prosedürü aracılığıyla koordineli çalışma. Zor koşullarda çalışan tek mekanizmadır çünkü bu durumlarda şirketin başarısı uzmanların birbirine uyum sağlama becerisine bağlıdır.
Doğrudan denetimi
Bir kişi başkalarının işi için sorumluluk aldığında, yani talimatlar verdiğinde ve eylemlerini kontrol ettiğinde koordinasyonu sağlar. Belli sayıda insanın birlikte çalışması gerektiğinde ortaya çıkar.
İş veya süreçlerin standardizasyonu
Uzmanlık, iş içeriğinin programlanması ve izlenecek prosedürleri ifade eder.
Çıktıların veya sonuçların standardizasyonu
Bu durumda ne yapmak istediğinizi değil sonuçları belirtirsiniz.
Beceri normalleştirme
Bu durumda, işçiye standartlaştırılan şey işten veya sonuçlardan daha fazladır. Çalışan, daha sonra iş yerinde uygulamak için organizasyon dışında bilgi, beceri veya beceri kazanır.
Kuralların standardizasyonu
Bu mekanizma, bir organizasyonun üyelerinin bir dizi ortak inancı paylaştığı, dolayısıyla koordinasyonu sağladıkları anlamına gelir.
Mintzberg'in bu karşı koordinasyon mekanizmaları bir yapının temel unsurları olarak düşünülebilir. “Ve belli bir düzeni koruyorlar gibi görünüyor; Örgütsel çalışma zor ve karmaşık hale geldikçe, tercih edilen koordinasyon araçları, karşılıklı adaptasyondan (en basit mekanizma) doğrudan denetime, daha sonra standartlaştırmaya, tercihen iş süreçleri veya normlarına kadar değişiyor gibi görünmektedir., sonuç veya beceriler, sonunda karşılıklı adaptasyona geri dönecek ”(Lojistikçinin günlüğü).
Sonuç
Bu yazı boyunca, insanoğlunun, iyi sonuçlar elde etmenin ancak unsurları arasındaki organizasyon ve koordinasyon ile mümkün olduğunu yıllarca fark ettiğini gözlemledik.
Bize söylediği gibi (Münch Galindo, 2006), kuruluşun kurallarının ve prosedürlerinin kanun olmadığını düşünmek önemlidir, bu bürokratikleşmeye, müşterilerle ilgilenmeme ve işlevlerin ve kararların felç olmasına yol açabilir.
Kuruluşun amacının, mevcut işlevleri ve kaynakları koordine ederek işi basitleştirmek olduğu açık olmalıdır.
“ Organizasyon bir deli gömleği değildir, davranış, karar verme, sorumluluk ve iletişim için bir rehberdir ” (Hernández ve Rodríguez, 2002).
kaynakça
De Val Pardo, I. (1997). Düzenlemek. Eylem ve etki. Madrid: ESIC.
Lojistikçinin günlüğü. (Sf). 09/10/2012 tarihinde http://eldiariodeunlogistico.blogspot.mx/2010/07/henry-mintzberg-los-6-mecanismos-de.html adresinden erişildi.
Gil Estallo, M. ve Giner de la Fuente, F. (2007). Bir iş nasıl oluşturulur ve işletilir. Madrid: ESIC.
Hernández Orozco, C. (2007). İdari Analiz. Teknikler ve yöntemler. Kosta Rika: Euned.
Hernández ve Rodríguez, S. (2002). İdaresi. Düşünce, süreç, strateji ve avangart. Meksika: McGraw Tepesi.
ManagersHelp. (Sf). 09/10/2012 tarihinde http://www.managershelp.com/division-del-trabajo.htm adresinden erişildi.
Münch Galindo, L. (2006). Yönetim Temelleri. Vakalar ve uygulamalar. Meksika: Triller.
Reyes Ponce, A. (2004). İş idaresi. Teori ve pratik. Meksika: Limusa.
Scribd. (Sf). 09/10/2012 tarihinde http://es.scribd.com/doc/18735233/Tipos-de-organigramas adresinden erişildi.
Stoner, JA, Freeman, RE ve Gilbert, DR (1996). İdaresi. Meksika: Prentice Hall.
