Süreçler, projeye dahil olan insanlar için bir rehber görevi gören bir "şablona" sahip olmamıza izin veren süreçler ve buna ek olarak, her bir katkıyı projeyle tutarlı olarak koruyan süreçlerdir; Tüm bunlar, bir kez yapıldıktan sonra, yönetim ekibi - ve aynı zamanda saha veya "operasyonel" ekip - ne yaptığını ve nasıl yaptığını anlar.
Bu, ilerleme raporları geliştirmek ve öğrenilen derslerin zenginliğini oluşturmak için çok önemli bir unsurdur, grubun moraline yardımcı olduğunu düşünmeden, çünkü üyeleri sadece her takımdan ne beklendiğini bilmekle kalmaz, aynı zamanda Teslim edilecekler ve görevler, bir sonuç elde etmek ve diğer ekiplerin işlerini nasıl yaptığını sağlamak için birbirleriyle etkileşime girer.
Bir ekip tarafından kullanılan süreçlerin sadece proje yönetiminde kullanılan bilgi alanlarıyla sınırlı olmadığını belirtmek gerekir; Erişilebilirlik sorunlarından iş durumları veya sistem kodlarıyla ilgili belgeler oluşturmaya, proje çizelgesini güncellemeye, sistem işlevselliğini test etmeye ve yapılması gereken diğer birçok göreve kadar her şeyi içerebilir. bir projenin gerçekleştirilmesi sırasında, projenin spesifik çıktılarıyla doğrudan bağlantılı olmasalar bile gelişir. Tabii ki, yeni süreçler oluşturmak için resmi bir sürecin kurulduğu organizasyonlar da olacaktır… ama bu biraz bürokratik veya abartılı -ve belki de patolojik- olabilir; ancak, her kuruluş kendi kuralları altında faaliyet gösteren bir dünyadır.
Bir projede kaç ve hangi işlemlerin kullanıldığına bakılmaksızın, en önemlisi bunları sürekli olarak değerlendirmektir. Belirlenen hedeflere ulaşılamıyorsa, çok az da olsa bile, süreçlerin gözden geçirilmesi gerekir ve bu sorumluluk proje yönetim ekibine düşer. Sürecin hem mevcut projeye hem de gelecekteki projelere fayda sağlayacak şekilde rafine edildiğinden emin olmalıyız. Başlangıçta, kullandığımız süreçlerle her zaman eksiksiz ve objektif olmalıyız. Bir projede ve özellikle halihazırda yürütme aşamasında olan bir değişiklik yapılması gerekiyorsa, gerekli önlemleri almalı ve taşınması (veya taşınması gerektiğini,birkaç değişiklik içeriyorsa), büyük bir dikkatle ilerleyin çünkü alışılmadık bir arazideyiz - süreci ne kadar iyi öğrendiğimiz veya kaç kez gerçekleştirdiğimiz önemli değil… değişiklikler onu tamamen yeni bir şey haline getirebilir.
Ancak, hem olası riskleri hem de yapılması gereken işleri en aza indirmek için, süreçlerinizi çok dikkatli bir şekilde değerlendirdiğinizden ve gerekli olanları ihmal etmeden verimli bir şekilde düzelttiğinizden emin olmanıza yardımcı olacak bu beş adımı düşünmenizi öneririz. dikkat edin. Bu şekilde, proje ekibi bunları benimseyebilir ve ilerleyebilir çünkü artık iyileştirilmiş bir süreçleri vardır.
1. Adım: Değerlendirin
Süreçte yanlış olan ne? Dikkatli bir şekilde bakıldığında ve ilk bakışta yerinde olmayan ayrıntılara dikkat ederek, yapmamız gereken ilk şey, işe yaramayan veya süreci engellemeyen şeyleri fark ettiğimiz yerleri kaydetmektir. Şimdi, kişi kapsamlı olmamalı veya siyah ipliği yeniden keşfetmemeli, referans veren herhangi bir belgeyi çok daha az atmalıdır… çünkü bunu yapmak için doğru zaman değil. Proje çalışıyorsa, süreci tamamen yeniden tasarlamak için yeterli zaman veya kaynak yok - ve büyük olasılıkla hiçbiri yok. Bu nedenle, aşırı yorulmamaları için, değerlendirme, sorunlara neden olan öğeye veya öğelere, şu ana kadar gerçekleştirildiği gibi süreç içinde "hasar gören" öğelere odaklanmalıdır. Elbette,sürecin bu kısmını ortaya çıkarmak ekip üyeleri arasında çok daha ciddi araştırma ve tartışmalar gerektirebilir; Ancak çalışmayan öğeyi belirledikten sonra, proje lideri neden çalışmadığını belirleyebilir. Değerlendirmemizin geliştirilmesi sırasında sürecin tarihinin gözden geçirilmesinin ilgi çekici ve yararlı olacağını düşünüyoruz; Neden olduğu gibi tanıtıldığını bilmek, neden% 100 çalışmıyor gibi olduğunu anlamamıza yardımcı olabilir. Çalışmayan kısmın belki de tüm sürecin küçük bir kısmı olduğu doğru olsa da, yapılacak değişikliklerden etkilenecek - hem öncesi hem de sonrası - daha fazla adım olacağını varsaymak mantıklıdır ve bu nedenle,değerlendirme sırasında bunları da dikkate almalıyız.
2. Adım: Geri bildirim alın ve kaydedin
Şimdi süreci değerlendirdiğimiz ve değiştirmemiz gereken sürecin adımlarını belirlediğimize göre, proje liderleri olarak proje ekibinden ve bazı konu uzmanlarından sorunu çözmek için neler yapılabileceği konusunda geri bildirim ve öneriler talep etmeliyiz.. Bir süreç değiştiriliyorsa, onu kullanan insanlar neyin en iyi işe yarayabileceği hakkında fikir vermelidir, çünkü neyin işe yarayabileceğini ve neyin işe yaramayacağını doğrulamak için en iyi bilgi kaynağıdır. Bu fikirler süreci gözden geçirmek için önemlidir, ancak birçok durumda, onu gerçekleştiren insanlar tüm resmi göremeyebilir - özellikle sürecin bazı kısımları proje içindeki diğer kaynaklarla veya ekiplerle kesişiyorsa vedaha sonra, "jeneratör" ekibinin üyeleri onu kaybeder. Bu yüzden proje lideri bu geri bildirimi toplamalı ve doğrulanabilir bir inceleme oluşturabilmeleri için çok dikkatli bir şekilde incelemelidir.
3. Adım: Çizim
Bu, kalemleri işe koyduğumuz ve değişim senaryolarını tasarlamaya başladığımız andır. Planlanan değişikliğin yaratabileceği etkilerin her birini dikkate almaya özel dikkat göstermeliyiz. Ayrıca, yapılan tüm değişikliklerin tam bir kaydını tutmak çok önemlidir, böylece işlemi gerçekleştiren insanlar bunları kolayca görebilir. Bu değişiklikleri iletmek ve başkalarının bunları kullanmasına yardımcı olmak ve Yönetim Ofisi tarafından şart koşulan süreç içinde kalabilmek için mükemmel bir araç olduğundan, bir “referans tablosu” veya “hızlı kılavuz” yapmak gerekebilir. Proje (PMO). Ancak, sizi uyarmalıyız: eskiz yalnız ve sıkı bir şekilde yapılamaz.Neyin değiştirilebileceği hakkında fikir ve fikirlerin alındığı gibi, bu adımda oluşturulan belgeler hakkında özel geri bildirim almak gerekir ve ayrıca hem doğrudan kullanıcılardan hem de görülebilenlerden görüşler alınmalıdır. sürece şu veya bu şekilde dahil olan.
4. Adım: İletişim kurun
Eskiz nihai taslak haline geldiğinde - maksimuma parladığımızdan - proje lideri ekibine revize edilmiş bir süreç olduğunu bildirmelidir. Bu etkili uygulamadan önce yapılmalıdır, ancak çok erken yapılmamasını öneririz. Neden? Akıl yürütmemiz, önceden iyi yaparsak, ekibin kendileriyle iletişim kurmaya çalıştığımız önemli bilgileri unutma riskini taşımamızdır. Bu iletişim doğrudan olmalı ve yalnızca süreçteki değişiklik hakkında gerekli bilgileri içermelidir. Eklenecek başka bir şey yok, çünkü ekip en iyi şekilde, değişikliklerin nedenini ve nasıl yapıldığını ve yürüttükleri genel süreç ve hedefleri ile ilgili her şeyi biliyor; bütün bunlar yüzünden,Başarılı olduklarında sadece yaptıkları iş veya görevde neyin değiştiğini anlamalıdırlar. Ayrıca, yapılan iyileştirmeler ve tüm projeye nasıl fayda sağlayacakları konusunda onları bilgilendirmek gerektiğinden, paydaşlar ve yöneticilerle de iletişim kurmanız gerekir.
5. Adım: Uygulama
Son adım, gözden geçirilmiş süreci başlatmaktır. Bununla birlikte, başlamadan önce bir “resmi onay” ın gerekli olabileceği unutulmamalıdır, bu yüzden proje üzerindeki çalışmanın görülmemesi için mümkün olan en kısa sürede alınması gerekir. ertelenir, engellenir veya alıkonulur. İdeal olarak, bu noktaya kadar, tüm detaylar kapsanmıştır ve kaynaklar hazırdır ve gözden geçirilmiş sürecin uygulanmasını gerçekleştirmek için sadece bir e-posta göndermek veya aramak kadar basit bir işlem gereklidir. ilgili tüm kaynakların kullanmaya başlayabilecekleri konusunda bilgilendirildiği bir kurul.
Tüm bunlar yapıldıktan sonra, proje lideri, projenin mümkün olduğu kadar ilerlediğinden emin olmak için biraz zaman alabilir… başka biri, çalışmayan süreçlerden birinin başka bir bölümünün çalışmadığını belirtene kadar.
Belki de başlangıçta süreçleri değerlendirmek için bir sürecin varlığından bahsettiğimiz şey, artık bu kadar ileri sürülmemiş gibi görünüyor, değil mi?
