Giriş
Şu anda idare, gelişmeleri için son derece önemli olduğundan, kuruluşlar içinde temel bir rol üstlenmiştir.
Çeşitli şirketlerin girişimcileri ve yöneticileri, iş kolları ne olursa olsun, kuruluşların amaç ve hedeflerine ulaşmak için hem işlevsel alanlarında hem de genel amacının gerçekleştirilmesi için çeşitli süreçler ve araçlar benimsiyorlar.
Ancak, hedeflerin yerine getirilmesi ve kaynakların optimizasyonu ne şekilde sağlanabilir, bu, yönetimin devreye girdiği yerdir, çünkü onun aracılığıyla ve idari süreci doğru bir şekilde uygular.
Bu bölüm, gerçekleştirilecek hedeflerin, hedeflerin, vizyonun ve misyonun oluşturulacağı bu sürecin en önemli iki aşamasını ve bunları gerçekleştirebilmek için eylem planını belirlemeyi sunmaktadır.
İzlenecek yol oluşturulduktan sonra, çeşitli araçlar, prosedürler ve ilkeler aracılığıyla tüm faaliyetler kontrol edilmelidir. Gerçekleştirilen tüm eylemlerin belirlenen hedeflere ulaşmayı hedeflediğinden emin olabiliriz.
Yönetim kavramı
Pek çok yazar tarafından önerilen çeşitli kavramlar vardır, şimdiye kadar idarenin ne olduğuna dair evrensel bir kavram yoktur, ancak onu karakterize eden çeşitli unsurlar vardır, örneğin belirli bir hedefe yönlendirilmesi gerektiği ve belirlenen hedefleri karşılaması gerekir., kaynakları optimize edin vb. bu şekilde bu unsurları kapsayan kavramlardan biri şudur:
"Yönetim: Verimli ve etkili koordinasyon yoluyla, belirlenen hedeflere ulaşmak için bir organizasyonla etkileşime giren ve ilişkili olan tüm kaynakları tasarlamamıza, sürdürmemize ve gerçekleştirmemize izin veren bir süreçtir." (Grajales Lara ve Castillo Arriaga, 2003).
Yönetim özellikleri
Genel olarak idarenin belirli özellikleri vardır ancak bunlar, her bir organizasyona bağlı olan ve genel nitelikte olan ve her ne olursa olsun tüm şirketlerde sunulabilen iç ortamdan iki farklı açıdan incelenebilir. onların bükümü.
Aşağıdaki diyagram, daha sonra tarif edilecek olan uygulamanın özelliklerini göstermektedir.
Yönetim Özellikleri
Şekil 1. İdarenin Özellikleri.
- "Evrensellik: Herhangi bir sosyal grupta var. Araçsal Değer: Bir amaç için bir araçtır. Geçici Birim: Tüm parçalarının eşzamanlı olarak var olduğu dinamik bir süreçtir. Egzersizin Kapsamı: Organizasyonun her seviyesinde gerçekleşir. Özgünlük: Kendine özgü karakterini veren kendine has özellikleri vardır. Onu diğer disiplinlerden ayıran şey. Disiplinlerarasılık: İşyerinde verimlilikle ilgili tüm bilim ve tekniklerle bir ilgisi vardır. Esneklik: Uygulandığı kurumun ihtiyaçlarına uyum sağlar. " (Munch Galindo ve García Martínez, 1989)
İdari süreç
1900 yılından itibaren, yönetim bilimsel bir şekilde incelenmeye başlandı, ilkeleri tanımlandı ve resmi olarak bir disiplin olarak çalışmasına ilişkin yazılı belgeler vardı, çalışmasına adananların çoğu onu tanımladı veya dört fonksiyona ayırdı, planlama, organizasyon, yönlendirme ve kontrol.
İdari süreç, idarenin yürütüldüğü ve bütünleyici bir süreç oluşturan birbiriyle ilişkili bir dizi aşamadır. Genelde dört olmak üzere çeşitli aşamalardan oluşur.
İdari sürecin aşamaları.
Şekil 2. İdari sürecin aşamaları.
"Planlama, Organizasyon, Yönlendirme ve Kontrol unsurları tek başına düşünüldüğünde, bunlar sadece idari işlevlerdir, bu dört unsur hedeflere ulaşmak için küresel bir etkileşim yaklaşımı içinde düşünüldüğünde İdari Süreci oluştururlar." (Thompson B. ve Antezana I., 2006)
İdari sürecin bu aşamalarında, genel olarak aşağıdaki noktaları içeren planlama ve kontrol olmak üzere iki ana husus vardır:
- "Şirket için genel ve uzun vadeli hedeflerin geliştirilmesi ve uygulanması. Şirketin hedeflerinin belirlenmesi. Genel anlamda geliştirilmiş bir uzun vadeli kar planı. Verilen sorumluluklarla ayrıntılı olarak açıklanan kısa vadeli bir kâr planı. atanmış sorumluluklara göre periyodik ayrıntılı performans raporları sistemi. Takip prosedürleri. " (Welch, 1990).
Planlama
kavram
İdari sürecin ilk aşamasıdır ve bir organizasyon içinde gerçekleştirilecek ilk işlev olduğunu ima eder. Bunun içinde hareket tarzını belirlemeli ve takip edilecek hedefleri tanımlamalıyız.
Planlamanın gelecekteki bir eylemi öngördüğünü unutmayın; bu, şirketin birincil hedefine ulaşmak için harekete geçmesi gereken önceden bir karar verme sürecidir. Bu şekilde "planlama, izlenecek somut eylem rotasını belirlemekten, ona rehberlik edecek ilkeleri belirlemekten, bunu gerçekleştirecek işlemlerin sırasını ve gerçekleştirilmesi için gerekli zaman ve sayıların belirlenmesinden oluşur." (AN I).
Planlama, sürecin diğer aşamaları bundan sonra gerçekleştiği için son derece önemlidir, ulaşılması gereken amaç ve hedefleri belirlememize, mevcut kaynakları optimize etmemize, hem iç hem de dış çevreyi incelememize kendimizi yatkın hale getirmemize yardımcı olur. var olabilecek değişiklikler.
Planlama ilkeleri
İdari sürecin tüm aşamalarında yeterli bir yönetimin gerçekleştirilmesi için uygulanması gereken ilkeler vardır, bu durumda yönetim ilkeleri şunlardır:
- Fizibilite: Bu, planlananın ulaşılabilir, gerçekçi ve objektif olması gerektiği anlamına gelir, yani tamamen ulaşılabilir planlar yapmak için iç ve dış çevrenin koşullarının dikkate alınması gerektiğini gösterir Hassasiyet: Objektif verileri kullanmaktan oluşur, Risklerden kaçınmak veya bunları azaltmak için bunun için sayısal veriler, pazar araştırmaları vb. Kullanmak gerekir. Esneklik: Daha önce idarenin bir özelliği olarak bahsedilmişti, bu durumda bu planlama aşamasının bir ilkesidir, ortaya çıkabilecek öngörülemeyen herhangi bir duruma uyum sağlamaya imkan verecek belirli marjlar belirlenmelidir. Birim: Özel planlar oluşturulur, ancak, her biri genel bir plana katılmalıdır, amaç kuruluşun genel amacına ulaşmak olmalıdır.Planlama yapılırken, kurulan planların her birinin yerine getirilmesi için tarihler belirlenmeli, bunlardan herhangi birinin zamana uymaması, yani beklenen sürenin ötesine geçmesi durumunda yeniden düşünülmelidir.
Planlamanın aşamaları
Bir şirket içinde planlama yapabilmek için, iş kolu ne olursa olsun, planların verimli bir şekilde hazırlanabilmesi ve doğru yapılabilmesi için belirli aşamaların gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
- Şirketin misyon ve vizyonunu tanımlayın. Misyon, şirketin yaratılma nedeni, şu anda ne yaptığı, sahip olduğu kapsam, yani şirketin varoluş nedenidir. Vizyon, şirketin belirli bir yıl içinde gelecekte nasıl görselleştirileceğidir. "Bunlar, sosyo-ekonomik tipte eylemler üstlenmek için hareket eden ve bir sosyal grupta kalıcı veya yarı kalıcı olarak yerleşik olan ahlaki düzende temel niteliksel özlemlerdir." (Ulusal Politeknik Enstitüsü) Tesisler. Planlamanın bu aşamasında, hem şirket içi hem de şirket dışı, planın seyrini değiştirebilecek veya etkileyebilecek çeşitli faktörler hakkında varsayımlar yapılır.Bunlar, belli bir süre içerisinde elde etmek istediğiniz sonuçlara göre yapılır. Genel, özel ve bölüme göre ayrılabilirler, son ikisi kısa ve orta vadeli, ilki uzun vadelidir. Kaynak, zaman, para, emek vb. Politikaların avantaj elde edilebilecek ve optimize edilebilecek şekilde amaçların gerçekleştirilmesi için alternatiflerin sunulmasıdır. Genel niteliktedirler, özellikle bir organizasyon içinde tekrar eden problemlerde yerine getirilmeleri için oluşturulmuşlardır, esnek olmaları ile karakterize edilirler, disiplini geliştirmeye yardımcı olurlar, departman bazında genel olabilirler. Bunların bir diğer özelliği de benzersiz olmaları, yani her şirketin kendi politikalarını oluşturmasıdır. Katı ve katı kurallar vardır,Şirket içinde uygulanması ve yerine getirilmesi gereken, bir şirketin faaliyetlerinin geliştirilmesinde bir şirketin personelinin tutum ve eğilimini belirler. Grafikler veya diyagramlar ile yapılabilirler, amaçları belirli bir zamanda hedeflerin gerçekleştirilmesi için bir organizasyon içerisinde geliştirilecek faaliyetlerin sırasını taşımaktır, bunlar genel ve departman bazında olabilir. Parasal açıdan bir planın geliştirilmesidir, bunlar belirlenmiş operasyonel hedeflerle sabitlenebilir, çeşitli seviyelerde esnek olarak gerçekleştirilebilir veya programlar ile yapılabilir. Bunları yaparken, bir işi yürütmek için kronolojik ve sıralı bir düzen oluşturulmalıdır.Programlar. Grafikler veya diyagramlar ile yapılabilirler, amaçları belirli bir zamanda hedeflerin gerçekleştirilmesi için bir organizasyon içerisinde geliştirilecek faaliyetlerin sırasını taşımaktır, bunlar genel ve departman bazında olabilir. Parasal açıdan bir planın geliştirilmesidir, bunlar belirlenmiş operasyonel hedeflerle sabitlenebilir, çeşitli seviyelerde esnek olarak gerçekleştirilebilir veya programlar ile yapılabilir. Bunları yaparken, bir işi yürütmek için kronolojik ve sıralı bir düzen oluşturulmalıdır.Programlar. Grafikler veya diyagramlar ile yapılabilirler, amaçları belirli bir zamanda hedeflerin gerçekleştirilmesi için bir organizasyon içerisinde geliştirilecek faaliyetlerin sırasını taşımaktır, bunlar genel ve departman bazında olabilir. Bir planın parasal açıdan detaylandırılmasıdır, belirlenmiş işletme hedefleri ile sabitlenebilir, çeşitli seviyelerde esnek olarak gerçekleştirilebilir veya programlar ile yapılabilir. Bunları gerçekleştirirken, bir işi yürütmek için kronolojik ve sıralı bir sıra oluşturulmalıdır.Parasal açıdan bir planın geliştirilmesidir, bunlar belirlenmiş operasyonel hedeflerle sabitlenebilir, çeşitli seviyelerde esnek olarak gerçekleştirilebilir veya programlar ile yapılabilir. Bunları yaparken, bir işi yürütmek için kronolojik ve sıralı bir düzen oluşturulmalıdır.Parasal açıdan bir planın geliştirilmesidir, bunlar belirlenmiş operasyonel hedeflerle sabitlenebilir, çeşitli seviyelerde esnek olarak gerçekleştirilebilir veya programlar ile yapılabilir. Bunları yaparken, bir işi yürütmek için kronolojik ve sıralı bir düzen oluşturulmalıdır.
Plan türleri
Planlar kuruluşun hedeflerini sunar ve bunlara ulaşmak için ideal prosedürleri oluşturur. Ek olarak, planlar (1) kuruluşun hedeflerine ulaşmak için gerekli kaynakları elde etmesi ve taahhüt etmesi için rehberdir; (2) kuruluşun üyeleri, seçilen hedefler ve prosedürlerle tutarlı faaliyetler yürütür; ve (3) hedeflere yönelik ilerleme, tatmin edici olmadığında düzeltici önlemler alınabilecek şekilde kontrol edilebilir ve ölçülebilir. " (Finch Stoner, Freeman ve Gilbert, 1996).
Bu şekilde, planları tanımlarken, şirketin hedefleri ve hedefleri ile bu unsurlara göre hareket tarzını formüle etmek için planlamanın tüm aşamaları dikkate alınmalıdır.
Farklı plan türleri vardır, bunlar üç önemli faktöre göre değişir:
- Gerçekleştirildikleri düzey, yani sahip oldukları hiyerarşi. Yönetim düzeyinde verilen stratejik planlar vardır, taktik veya fonksiyonel planlar şirketin çeşitli alanlarında tasarlanır ve amaçları stratejik olanların karşılanmasını sağlamak ve belirli faaliyetlerin atanmasına hizmet eden operasyonel planlar. Uygulamalarına bağlı olarak, yalnızca sınırlı bir süre için olan veya yalnızca tek bir amacı karşılayan, genellikle kısa vadede tek kullanımlık planlar ve kalıcı olarak da adlandırılan sürekli kullanım planları vardır. kısa, orta ve uzun vadeli olun.
Sistem kontrolü
İdari işin doğru bir şekilde yürütüldüğünü bilmek için ölçülmesi gerekir, bunun için planlama sırasında oluşturulan planların elde edilen sonuçlara göre değerlendirilmesi gerekir. Sonuçlar elde edildikten sonra, planların yeniden yapılması gereken fırsat alanı olan nerede başarısız olduğunu bilmek veya bu durumda tespit edilen sorunları çözmek için düzeltici önlemler uygulamak mümkündür.
Kontrolü, hedeflerden doğabilecek sapmaları düzeltmeye yönelik takip faaliyeti olarak tanımlıyoruz. Kontrol, hedeflere göre yapılan tahminlerin düzenli ve sistematik olarak karşılaştırılmasıyla planlara referansla gerçekleştirilir. " (KOBİ ile iletişime geçin).
Kontrol prensipleri
Kontrol ilkelerinin önemi, amaçlarının hata ve aksaklıkları önlemek ve var olanları tekrar etmeyecek şekilde düzeltmek olmasından kaynaklanmaktadır.
- Denge: Aynı sorumluluk derecesi, yetki derecesine karşılık gelir Hedefler: Kontrol, hedeflere ulaşmak için bir araçtır Fırsat: Bu, hata yapmadan önce uygulanmalıdır, yani zamanında yapılmalıdır. Sapmalar: Bilinmelidir ki Onları yaratıyorum ve tekrarlarından kaçınıyorum. İstisna: Mevcut tüm araçları, istatistiksel yöntemleri vb. Kullanarak maliyetleri düşürmekle ilgilidir. Hangi fonksiyonların kontrol gerektireceğini anlamak Kontrollü fonksiyon: Bu ilke bize kontrolü gerçekleştiren kişinin kontrol edilecek aktiviteye hiçbir şekilde dahil olmaması gerektiğini söyler.
Kontrol aşamaları
Kontrol fonksiyonundaki planlamada olduğu gibi, birbiriyle ilişkili çeşitli aşamalar gerçekleştirilir.
Kontrol aşamaları.
Şekil 3. Kontrolün aşamaları.
- Standartların oluşturulması. Sonuçların ölçülmesi, kalite kontrol, hataların değerlendirilmesi, Sonuçların Ölçülmesi için araçların tasarımıdır. Sonuçlar planlanan Düzeltme ile karşılaştırılır. Tespit edilen hatalar varsa düzeltilir. İnceleme tamamlandıktan ve düzeltici önlemler kabul edildikten sonra, bunlar uygulamaları için ilgili alana açıklanmalı ve böylece gelecekteki hataları önlemeli, faaliyetlerin denetimi sürekli olmalı ve elde edilen sonuçlar gözden geçirilmelidir. planlanana daha da yakınlaşın.
Kontrol türleri
- Ön olarak bu işlem operasyon başlamadan yapılır yani sonuçların alınmasını beklemek yerine kontrol eylemi sağlar.Eşzamanlı olarak şirketin işleyişinde gerçekleştirilir. aynı hataları bir daha yapmamak için önceki verileri kullanır ve sonuçları değerlendirir.
Kontrol teknikleri
Bir şirket içinde kontrolü gerçekleştirmenin çeşitli teknikleri vardır ve bunlardan bazıları şunlardır:
a) Bilgi Sistemleri
- Raporlar, organizasyonun her bir alanı tarafından düzenlenir, bunlar aracılığıyla bu alanlardan sorumlu olanlar hedeflerin yerine getirildiğini değerlendirebilir ve amirlerine rapor edebilir Denetimler, şirket personeli ile dahili veya harici olabilir, tutarsızlıkların tespit edildiği ve düzeltici ve hatta önleyici tedbirlerin önerildiği bu alanlar üzerinden bu görevlere adanmış işe alım şirketleri, bunların sonuçları karar alma için kuruluş yöneticilerine raporlanır. Bu alandan şirketin mali kontrolü gerçekleştirilir, karar verme süreci mali tablolar aracılığıyla gerçekleştirilir. Bilgi sistemleri içinde daha az önemli olmayan diğer kontrol araçları vardır. bütçe kontrolü,Raporlar, formlar, dosyalar ve kişisel gözlem ve rota yoluyla Bilgi teknolojileri, şu anda, kuruluşlar gelişti, verilerin kontrolünü ve içindeki göstergelerin yönetimini kolaylaştıran belirli yazılım ve bilgisayar araçları kurdu, ilk başta ulaşabilir Girişimciler bunun şirket için büyük bir masraf olduğunu düşünmekle birlikte, başarısız olduğu noktaları ve fırsat alanlarını göstermenin yanı sıra karar vermeyi kolaylaştırdığı için büyük bir yatırım olduğunu anlamışlardır. gelecekteki arızaları önleyebilir.İçerisindeki göstergelerin veri kontrolünü ve yönetimini kolaylaştıran bir takım yazılım ve bilgisayar araçlarının kurulması, ilk başta bunun şirket için büyük bir masraf olduğu düşünülebilir ancak girişimciler bunun büyük bir yatırım olduğunu anlamış, Başarısız olduğu noktaları ve gelecekteki başarısızlıkların önlenebileceği fırsat alanlarını göstermenin yanı sıra karar vermeyi kolaylaştırır.İçerisindeki göstergelerin veri kontrolünü ve yönetimini kolaylaştıran bir takım yazılım ve bilgisayar araçlarının kurulması, ilk başta bunun şirket için büyük bir masraf olduğu düşünülebilir ancak girişimciler bunun büyük bir yatırım olduğunu anlamış, Başarısız olduğu noktaları ve gelecekteki başarısızlıkların önlenebileceği fırsat alanlarını göstermenin yanı sıra karar vermeyi kolaylaştırır.
b) Grafikler
Organizasyonlar içinde kontrolün gerçekleştirilmesi için, hedeflerin yerine getirilip getirilmediğini ölçmek ve planlanana karşı yapılanları ölçmek için bazı grafikler kullanılabilir, en çok kullanılanlar PERT (Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği), grafiklerdir. Gantt, en önemlisine değinmek gerekirse.
c) Yöntemlerin İncelenmesi
Bu tür bir kontrol, Zamanlar ve Hareketler gibi bazı çalışmaların kurulması ve standartların oluşturulmasıyla gerçekleştirilir.
d) Nicel Yöntemler
Belirli bir karmaşıklık derecesine sahip olabilen bazı nicel yöntemler kullanılabilir, ancak doğru veriler sağladıkları için karar vermek için mükemmeldirler. En çok kullanılan yöntemlerden bazıları şunlardır:
- Matematiksel modeller İşlem araştırması Olasılık ve istatistik Dinamik programlama
e) İç Kontrol
Bu, her kuruluş tarafından, işletmeye ve ulaşmak istedikleri hedeflere bağlı olarak belirlenir.
Sonuç
Şirketin planlama ve kontrol aşamaları birbiriyle son derece bağlantılıdır ve bunların organizasyon içinde uygulanması son derece önemlidir, çünkü bunların başarılı veya başarısız olması onlara bağlıdır, doğru uygulanırsa, teknikleri verimli kullanır, Örgütsel hedeflere ulaşılacak.
Şirketlerin tüm işlevsel alanlarına ve aynı zamanda yukarıda belirtildiği gibi yönetim düzeyinde uygulanmalıdır, tüm planlar, organizasyonu bir bütün olarak yöneten ortak bir hedefe sahip kapsamlı bir plana yönelik olmalıdır.
Bu hedefler ve bunlara ulaşmak için yapılacak eylemler belirlendikten sonra, bunun doğru yapıldığı ve planlandığı gibi fiilen yerine getirildiği kontrol edilmeli, yapılmıyorsa düzeltici tedbirler öngörülmeli ve her yerde uygulanmalıdır. gerekli.
kaynakça
- KOBİ iletişim. (Sf). KOBİ iletişim. Finch Stoner, JA, Freeman, RE ve Gilbert, DR (1996) 'dan 13 Eylül 2013 tarihinde alındı. İdaresi. Meksika: Pearson Education, Grajales Lara, HN ve Castillo Arriaga, M. d. (2003). Yönetim I. Xalapa, Veracruz: SEC Ulusal Politeknik Enstitüsü. (Sf). IPN. 13 Eylül 2013 tarihinde http://www.cecuc.ipn.mx/v3/pdfs/Fundamentos_Administracion.pdf adresinden erişildi Munch Galindo, L. ve Garcia Martínez, J. (1989). Yönetimin temelleri. Meksika: Trillas. Thompson B., JM ve Antezana I., J. (Eylül 2006). Promonegocios. 13 Eylül 2013 tarihinde http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.htmlUNAL adresinden erişildi. (Sf). AN I. 13 Eylül 2013 tarihinde http://unal.edu.co/Welch, H. &. (1990). Bütçeler. Meksika:Prentice Salonu.
