Şu anda bazı şirketler, bakım personelinin daha fazla üretkenliğinin yanı sıra süreçlerin standardizasyonu, öğrenmesi ve sürekli iyileştirilmesini önleyen iyi tanımlanmış bir belgesel sürecine sahip değildir ve hepsinden önemlisi, esas olarak insanlar ve organizasyonda değil.
Bakım alanının ana varlığı, insanların bilgisi ve işledikleri ve hazırladıkları bilgilerdir. Bu nedenle sürekli güncellenen bir bilgi sistemi olarak düşünülmelidir. Belge yönetimi işlevinin ve dolayısıyla yeterli bir değişiklik ve organizasyonel gelişim için bilginin hayati önem kazandığı yer burasıdır.
Bu nedenle, günümüzde şirketlerin bu konuda karşılaştığı temel zorluk, müşterilerden, tedarikçilerden, üreticilerden, yasal bilgilerden, ortamdan, güvenlikten veya kendi veritabanlarından gelen tüm bilgileri birleştirme ve yönetme ihtiyacıdır., e-postalar, raporlar vb. ve aramayı optimize etmek ve basitleştirmek için. Tüm bunlar, bilginin insanlarda değil, organizasyonda korunmasına yardımcı olan ve gerçek zamanlı olarak karar almada daha akıcı ve etkili bir çalışma yapılmasını sağlayan bir bilgi sistemi oluşturmak için.
Bu çalışma, süreci, metodolojiyi, kodlamayı ve farklı bilgi kaynaklarından (üretici, tedarikçiler, sunucu) önceden işlenmiş dosyalara tek bir WEB tipi erişim aracına sahip bir bilgi erişim platformu (SGD) geliştirecektir., veri tabanları, yedekler, vb.), bakım personelinin şirketin bilgilerini karlı bir şekilde yönetmesine olanak tanır ve bu nedenle, şirketin gelecekte olumlu bir gelişme ve daha iyi karlılık üzerinde bir etkisi vardır.
GİRİŞ
Goodyear Lastik Fabrikası - Şili'nin mevcut problemleri içinde, Mühendislik Alanı tarafından tanımlanan bakım stratejisine uyum sağlamak için her proses, alt proses ve iş akışı için yeterli sistemlere sahip olmak gerekmektedir. Mevcut geliştirme ve genişletme aşamasındaki tesis, iş rutinlerini standartlaştırması gereken Önleyici Bakım (PM), Planlama ve Programlama ve Düzeltici Bakım (CM) sürecini benimsiyor ve uyguluyor.
Bu süreçte Mühendislik Yönetiminin her yönetim kademesinde fikir, çözüm, tavsiye ve eylem planlarının değişimini kolaylaştıran ve geliştiren bilgi (yönetim, teknik vb.) diğerleri arasında, sürecin farklı alanları ve aktörleri arasında.
Tesisin ekipman bakım sürecinde üretilen bilgi miktarı göz önüne alındığında, zaman içinde sürekliliği için merkezileştirmek ve düzenlemek hayati önem taşır. Bilginin bu merkezileştirilmesi, tesisin değerli bilgilerinin kurtarılmasına ve yönetilmesine olanak tanıyan bilgisayarlı bir belge yönetim sistemi aracılığıyla yapılacaktır.
Bunun için bu çalışmada üç temel amaç önerilmiştir:
- İlk amaç, kurumsal bilgilerin kolay erişilebilir, kullanışlı ve yönetilebilir bir platformda birleşik ve güncel tutulması, ikinci amaç ise bir arama motoru desteği ile aynı platform üzerinden hızlı bir arama elde etmek için bölgenin önemli tarihi belgelerini sınıflandırmaktır. Bu tür bilgilerin yönetimini optimize eder ve böylece bu tür bilgilerin yönetimini optimize eder. bakım.
YÖNTEM
Doküman yönetim sürecini nasıl yürüttüğünüzü gözlemlemek için başta Madencilik ve Endüstriyel olmak üzere farklı şirketlerde bibliyografik inceleme ve saha araştırması gerçekleştirildi. Bu bilgi toplama ile bazı yönetim sistemi yazılımlarını test ediyor, proje örneklerini inceliyor, yeteneklerimizi ve kaynaklarımızı (esas olarak maliyetler) vb. Analiz ediyoruz. Bununla birlikte, bakım alanının ait olduğu Mühendislik Yönetiminin temel beklentilerinin çoğunu karşılayan bir model tasarlayabildik. Öte yandan tesis kullanıcılarının ve özellikle bakım alanlarının bilgilerinin toplanması, sınıflandırılması ve kodlanması için de zaman ve kaynak ayırıyoruz.Son olarak uygulama, şüphelerin açıklığa kavuşturulduğu birbirini izleyen toplantılarda sunuldu ve ayrıca sistemi, kullanıcıların periyodik olarak kullanmayı beyan ettikleri mevcut süreçlere daha da entegre eden yeni fikirler edindik.
Metodolojiyi sınırlayacağımız kapsam, bakım alanının dokümantasyonunu yönetme yolunun ve yönetim bilgisayar sisteminin kendisinin modellenmesine odaklanacaktır; bunun için tesisin tüm mevcut sorunlarını, yönetiminde ele almamız gerekecektir. belgeler, belirli bilgilerin aranması, çalışma belgelerinin kopyalanması, sınıflandırılması, belge adlarının standardizasyonu, piyasada ve internette bulunan mevcut belge sistemleri, depolama alanı ve ortamı, donanım ve destek yazılımı vb. Bu amaçla aşağıdaki noktaları ele alacağız:
- Belgeleme süreci Bilginin sınıflandırılması İş akışının gözden geçirilmesi ve onaylanması Bilginin yapılandırılması Belge sistemi Kullanıcılar ve erişim kontrolü Belge yönetim sisteminin ana unsurları
A. Belgesel süreç
Şu anda Goodyear Şili fabrikası için dokümantasyon süreci, bakım alanındaki kullanıcıların beklentilerini karşılamıyor. Bu sürecin tek bir deposu yoktur, herkes için ortak klasörler içinde sınıflandırılmaz, tüm ilgili taraflarca incelenmez (iş akışı), bilgisayarlı bir yönetim sistemi için model görevi gören bir belge yapısına sahip değildir ve dağıtıldığı için Farklı depolarda (esas olarak kişisel - ve bir destek sunucusu) belgelere erişim kontrolü yoktur, tüm bunlarla birlikte belgelerin anında aranması tatmin edici sonuçlar doğurmaz.
Bu nedenle, bu projeyle bölgedeki güncel sorunların çözümüne yönelik beklentileri karşılayan bir bilgisayar sistemi ile desteklenen, bakım yönetimi için kapsamlı, güvenli, güvenilir ve yönetilebilir bir süreç elde etmeyi öneriyoruz.
B. Bilginin sınıflandırılması
Mevcut belgeleri önce uygunluk, ardından her belge türü, dönemselliği ve son olarak hangi yönetim alanına karşılık geldiklerine göre sınıflandırmak gerekiyordu. Bu şekilde, seçtiğimiz belge yönetim sisteminin gelecekteki veritabanının popülasyonu için ilk ortak ve benzersiz kodlamayı oluşturmaya başlamak için temel bilgileri elde ettik.
Aşağıdaki Şekil N ° 1, tesisteki belgelere uygulanan kodlamayı göstermektedir:
Belge Kodlama
Kodlamanın her bir parçasının açıklaması aşağıdaki gibidir:
- GYR: ŞİRKET ADI.
- GYR Goodyear
- ADAM: BELGENİN KARŞILIKLI OLDUĞU ALAN.
- SGC Kalite YönetimiBOD WarehouseINF InformáticaRRHH İnsan KaynaklarıDPR Risk ÖnlemeMAM Ortamı MAN Bakım MühendisliğiMME Mekanik BakımMEL Elektrik BakımıMCD Dijital Kontrolün BakımıMIN Enstrümantasyon BakımıCAP Eğitimi
- INF: BELGE TÜRÜ.
- INF InformePRO ProsedürleriINT InstructivosDOC BelgeleriREG KayıtlarıMNU KılavuzlarıCER Sertifikasyonu AMB EnvironmentalANL AnalysisAUD AuditCAL CalculationCOS CostsCON ControlDIA DiyagramDIS TasarımlarıEST ÇalışmasıFORCAT KatalogFOR FormatPLN PlanlarıINP InspectionMEJ İyileştirmeMIN Dakika PolitikalarıNOR Kuralları PolPPRePPRPREPPRPRmission
C. İş akışı incelemesi ve onayı
Seçilen belgelerin bilgisayar sisteminde yayınlanmadan önce gözden geçirilmesi için bir yöntem değerlendiriyoruz, bu yöntemi bir iş akışı olarak görüyoruz. İncelenecek belgelerin seçimi, yayınlanmadan önce zaten bir inceleme veya onay almış olan bakım alanının mevcut süreçlerinden alınmıştır. İş akışı yöntemi, uygulanan bilgisayar sisteminin kapasitesine bağlıydı.
D. Bilginin yapılandırılması
İlgili alanla yapılan çalışma toplantılarına dayanarak, tüm mevcut depolama olanaklarını ve depo olarak kullanılan ekli sistemleri bir araya getiren bir klasör ağacında grafiğe dökülmüş bir belgesel yapı oluşturuldu. Ağaç esas olarak aşağıdaki seviyelerden oluşuyordu:
SEVİYE 1: Ana dosya dolabı
ÖRNEK: Alan (MÜHENDİSLİK)
SEVİYE 2: İkincil dosya dolapları
ÖRNEK: Makro Süreçler (SÜREÇ, DESTEK, YÖNETİM)
SEVİYE 3: Klasörler
ÖRNEK: söz konusu sürecin uzunluğuna bağlı olarak bölümler, Makineler, Süreçler veya Alt işlemler
SEVİYE 4: Alt Klasörler
ÖRNEK: Söz konusu sürecin uzunluğuna bağlı olarak Süreçlerin, Alt İşlemlerin, Nihai Deponun Sonuçları
SEVİYE 5: Son Depo Klasörleri
ÖRNEK: Yalnızca ihtiyaç duyan süreçlerde.
Bilgi depolama ağacı
Bilgi Depolama Ağacı Yapının ilk iki seviyesinin, yapım sürecinde çok fazla değişiklik göstermeyen MAKROS görünümler olduğu unutulmamalıdır. Bakınız şekil 2. Sonraki üç seviye, her bir sürecin en iyi açıklaması düşünülerek oluşturulmuştur, bu nedenle yapının bazı kolları önce ve diğerleri sonra çökmektedir.
E. Kullanıcılar ve erişim kontrolü
Goodyear Tire Fabrikasına ait bilgilerin dahili gizlilik politikalarına uymak için, yayınlanan bilgilerin yalnızca şirketin dahili ağından ve / veya mevcut ve halihazırda uyan ağa uzaktan bağlantılara erişmesine karar verildi. yukarıda belirtilen politikalar.
İç politikaları desteklemek için, seçilen yönetim sisteminde oluşturulan bir kullanıcı listesi, profiller ve temel erişim seviyeleri oluşturuldu. Temel olarak yönetim sistemi, kullanıcılara erişim (KAMU veya KAYITLI) vermemize izin verecektir, yani belge yapısının veya bir kategorisini görebilir veya göremezler.
Belgelerin sisteme yüklenmesi işlemi (YÜKLEME) için, kullanıcılar tarafından seçilen bilgileri e-posta eki veya başka bir depolama ortamı eşliğinde alacak olan bilgisayar sistemi yöneticisinde merkezileştirmeye karar verdik.
Bu uygulamada test edilen tüm belge yönetimi yazılımının kullanıcı tarafından erişim kontrolünü yönetme yeteneğine sahip olduğu unutulmamalıdır.
F. Belgesel Sistem
Piyasada, belge yönetimi için birçok yazılım türü ürün vardır, bunların çoğu, dahili (INTRANET) veya harici (INTERNET) ağ modunda çalışabilen, hatta kodların bulunduğu WEB teknolojisi ile geliştirilmiştir. daha ucuz ve hatta ücretsiz olabilir.
Modelleme sürecimiz kapsamında, yukarıda belirtilen koşulları karşılayan lisanslara sahip iki deneme sürümü ve bağış türünde bir ücretsiz açık kaynak (,,) denedik. İkincisi, şirketin iç politikalarına, gereksinimlerine (istikrar, sağlamlık ve destek) ve bütçeye en uygun olanıydı. Bu seçili yönetim yazılımını INTRANET modunda uyguladık ve çok güçlü bir sunucu bilgisayarı gerektirmedik, ancak disk erişim taleplerinde ve tek havuzun depolama kapasitesindeki artışla ilgili bir çalışma gerçekleştirildi.
Bu yöneticinin uygulaması aşağıdaki aşamalarda gerçekleştirildi:
- Ekteki talimatlardaki adımları takip ederek uygun bir şirket sunucusuna kuruldu. Daha önce Mühendislik Yönetimi tarafından değerlendirilmiş ve yetkilendirilmiştir. Eşsiz depo aynı sunucu içinde oluşturulmuştur. Depo kontrolü DATABASE oluşturulmuştur.Kurulduktan sonra, sistemin uyarlanmasına veya özelleştirilmesine devam ederiz. Sistemin amacını temsil eden logo ile hoş bir karşılama yaptı Genel, kurumsal bilgileri ve gösterge grafiklerini görüntüleyebileceğiniz bir ana menü eklendi.Ön sayfada görünen bir yere belge arama menüsü eklendi. İşlemleri için aynı teknolojiyi kullanan diğer sistemlere bağlantı menüsü.Sistem depoları klasör ağacının görüntüleneceği bir belgesel menüsü eklendi.Ayrıca, ilgili bilgiler içeren veya günlük veya aylık sirkülasyonu yüksek olan klasörlere yönlendirilen SHORTCUT tipi simgeleri koyduğumuz vurgulanmış belgelerden oluşan bir menü eklendi. Kullanıcıya gözden geçirilip incelenmediğini belirtmek için yayınlanan belgelerin görünümü. İncelenmezse, süreçten sorumlu gözden geçirenlerin listesini gösterir.
Modelin uygulanması sırasındaki bir sınırlama, seçilen bilgileri yüklemek ve belge yönetimini gerçekleştirmek için seçilen bilgisayar aracının potansiyelidir. Bu uygulamanın sonuçları, seçilen aracın teknolojisine ve işlevlerine bağlı olacaktır ve analiz edilen model buna göre yerleştirilecektir.
G.Doküman yönetim sisteminin ana unsurları
Bu projede oluşturulan bakım bilgilerine merkezi erişim platformunun temel özellikleri şunlardır:
- Dört veya daha fazla kategori düzeyine ayrılmış Belge Ağacı Belge kodlaması, anlaşılması ve uygulanması kolay Arama motoru, aradığımızı hızlı bir şekilde bulmak için filtreleme yapabilen, Yönetilebilir hesaplar, işlevler ve erişim profilleri Belge incelemelerinin kontrolü WorkFlow tipi Bilgisayar platformu, uygulama için yazılım ve donanım Sistemin zaman içinde büyümesi ve sürdürülebilirliği için bilgisayar sisteminin desteklenmesi, geliştirilmesi ve yönetimi.
Halihazırda bu unsurlara sahip olarak, aşağıdaki Bakım Bilgisine Merkezi Erişim Sisteminin yapısını formda grafiğe dökebiliriz (Bkz.Şekil 3):
Bakım Bilgilerine Merkezi Erişim için Yapı Platformu
SONUÇ VE TARTIŞMA
"Bakım Bilgilerine Merkezi Erişim için bir Platformun Geliştirilmesi" projesinin uygulanmasıyla elde edilen ana sonuçlar şunlardır:
- Gelişmiş bilgi arama süreleri Teknik bilgilerin, raporların ve bakım yönetiminin standardizasyonu Her zaman mevcut olan dokümantasyon Merkezi bilgi Tesis ağındaki herhangi bir uyumlu ekipmandan erişim Doküman incelemesi ve ön onay. Baskı sarf malzemelerinde tasarruf Kullanıcı bilgisayarlarında sabit disk alanından tasarruf Sisteme yüklenen belgelerin merkezi yedeklemesi.
Örnekler:
İlk değişiklik, kurumsal belgeler toplantılarda, kontrollerde, işlerde vb. Belirtildiğinde oluşturulur. Bunlar, yalnızca o sırada düzenli olarak kullanılan basılı belgelerde değil, projektörlerle dijital olarak görüntülenir.
Bu toplantılarda ve diğerlerinde, özellikle iş olanlarda, katılımcıların tüm bağlı bilgisayarlarında aynı bilgilere anında sahip olmak mümkündür, herkes aynı şeyi görecek ve gerekli tüm ekli bilgilere sahip olacaktır.
Ayrıca saha eğitimlerinde bir örnek olarak bu sistem tarafından desteklenmektedir, halihazırda revize edilmiş ve güncellenmiş dokümanların projeksiyonu, farklı depolama ortamlarında baskıların kaydedilmesine ve mükerrer sürümlerden kaçınılmasına olanak tanır.
SONUÇ
Bakım bilgilerinin yönetimi, süreçlerin ve aynı katılımcıların arasındaki iletişimin bir standardizasyonunu sağlamak ve hepsini aynı güncel ve revize edilmiş bilgilerle tutmak için gereklidir; bu, aşağıdakilerden birinin çalışma, organizasyon ve işleme şeklini büyük ölçüde etkileyecektir. şirketin en büyük yatırımları, bilgi birikimi.
TEŞEKKÜRLER
Öncelikle projedeki büyük desteği, dürtüsü ve liderliği için Walmir Priosti'ye (Goodyear SAIC Mühendislik Müdürü). Bize duyduğu güveni ve her çalışma toplantısında gösterdiği için, tüm ekibe ilerlemek ve böylece projeyi başarıyla sonuçlandırmak için enerji yansıttı.
Don Jorge Zamudio'ya (Proje Destek Yöneticisi), projeye verilen tüm görevlere desteği, adanmışlığı ve bağlılığı için.
Sayın Nilda Cárcamo (BT Müdürü Goodyear SAIC) ve Don Oscar Jara (Proje Koordinatörü Goodyear SAIC), bize bu proje için müşterinin kaynaklarını kullanma izni verdikleri için
REFERANSLAR
- Arróspide Cı. (2009). Bakım ve Onarım Modeli Compañía Minera Quebrada Blanca. Axentria, Doküman Yönetimi - ICR / OCR Formların ve Faturaların Sayısallaştırılması. http://www.axentria.com/es/ Blog Athento, Alfresco vs Nuxeo: Ücretsiz Belge Yönetimi. http://blog.athento.com/2009/02/alfresco-vs-nuxeo-gestion-documental.html Joomla Topluluğu Şili, Joomla açık kaynaklı bir projedir. http://www.joomla.cl/ Doküman Yönetimi, Yazılım: KOBİ dokümanlarının yönetimi, Ücretsiz deneme!. http://www.dokmee.net/espanol/ Doküman Yönetimi, Çeviklik, görünürlük, kesinlik Gerçek zamanlı izlenebilirlik. http://www.microsystem.cl/Doküman Yönetim Sistemi, CMetrix, 2010 yılında Şili ve Southern Cone için Microsoft tarafından ödüllendirildi. http://www.cmetrix.cl/ Management Software, TFC Soluciones ERP'nizi bize teklif edin. http://www.tfcsoluciones.cl/ Wikipedia, Özgür ansiklopedi. Joomla. http://es.wikipedia.org/wiki/Joomla!
