Günümüzde proje, Belediyenin stratejik planlarında belirtilen hedeflere ulaşmak için geçerli bir araçtır ve bu sayede zaman içinde sürdürülebilirliğe ulaşılır, ancak son tarihler, kaynaklar ve beklentiler açısından iyi bir performans elde etmek her zaman mümkün değildir. komşuların veya kullanıcıların
Pek çok belediye, yapılandırılmış bir proje ve program yönetimi biçimi aracılığıyla süreçlerini iyileştirmeye ve daha fazla verimlilik elde etmeye çalışır, çünkü hizmet düzeyindeki hızlı büyüme oranı nedeniyle, birkaç projeyi aynı anda yürütmek zorundadır, bu şekilde doğmuştur. PMO'yu (Proje Yönetim Ofisi), süreçleri homojenleştirecek, ortak prosedürleri tanımlayacak, farklı bilgi alanlarını ele almak için farklı metodolojiler belirleyecek şekilde oluşturma fikri: PMI (Proje Yönetim Enstitüsü) metodolojisine göre dokuz, yönetimi için gereklidir..
PMO, organizasyonun sürekli iyileştirilmesine izin veren bir geri bildirim sistemi aracılığıyla proje veya programın başkanı ile belediyenin üst yönetimi arasındaki bağlantıyı kurmaktan sorumludur.
Etkin yerel otorite tarafından belediye proje ve programlarının uygulanmasında bilgi ve tutarlılık talebi, proje sayısının çoğalması ve bunların artan karmaşıklığı, bir Proje Yönetim Ofisinin uygulanmasını haklı kılan hususlardır.
Bir PMO'nun faydaları nelerdir?
Bir PMO uygulamak kolay değildir. Başarı, doğrudan girişimin büyüklüğünü anlamak ve doğru planlama ile ilgilidir. Uygulamanın ve rutin faaliyetlerin yarattığı zorlukları yerine getirebilmek için organizatörlerin yüksek düzeyde bağlılık ve katılımcılarında yüksek düzeyde profesyonellik gerektirir.
PMO yönetiminden beklenen faydalar ve sonuçlar şunlardır:
- Sosyal karlılığı artırın Optimize edilmiş proje portföyü Projelerde ve programlarda maliyetlerin azaltılması Kalitede iyileştirmeler Kapsam değişikliklerinde azalma Proje risklerinin azaltılması Projelerin belediyenin stratejisiyle daha iyi uyumlaştırılması Kaynakların yönetimi ve entegrasyonunda iyileştirmeler Proje ekibinin daha fazla katılımı Projenin tüm aşamalarında çalışın Proje organizasyonu ve başarıları ile ilgili gelişmiş iletişim Projeler zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanır. Projelerin kapsamında minimum değişiklik olması için kullanıcılar ve uygulayıcılar arasında yeterli koordinasyon Birden çok proje arasında personelin verimli kullanılması
Şili'deki her Belediyede, tüm yönetim alanları tarafından uygulanan ve otoriteye kalıcı olarak bildirilmesi gereken çeşitli Projeler ve Programlar vardır, bu bilgiler karar verme için merkezileştirilmiş ve etkili olmalıdır.
Bu nedenlerle, Devletin yerel düzeyde (Belediyeler) modernizasyonu için, PMBOK® aracılığıyla PMI dünya standardı olarak anılanlar gibi proje yönetimi ve uygulaması için en modern araçları kullanmak giderek daha gerekli hale gelmektedir.
Bir PMO oluşturmadan önce aşağıdaki öğeler doğrulanmalıdır.
- Bir PMO'nun uygulanmasını etkileyecek sorunları, engelleri ve başarı faktörlerini belirleyin. Organizasyonun farklı seviyelerinde PMO'nun kapsamını ve sorumluluklarını belirleyin. Proje ve program odaklı bir yaklaşım kullanarak bir PMO planlayın ve uygulayın. Kısa sürelerde (örneğin 6 ayda) ulaşılacak hedefler belirleyin. Uygulanması için Belediye İdaresinin desteğini alın. Organizasyonel ihtiyaçlarla uyumlu bir PMO'nun işe alma ve bütçe oluşturma planını hazırlayın.
Bir PMO'nun başarılı olması için, başlangıçta birkaç temel hedefe odaklanması gerekir. Zamanla başka hedefler ekleyebilirsiniz. Ek odak alanları eklemek için bir temel ile bir projeksiyon oluşturun.
Uygun modeli seçmek için organizasyondaki Secplac'ın olgunluk seviyesi dikkate alınmalıdır.
PMO Süreci Uygulamanın On Adımı
- Hedef (ler) in tanımı Devam etmek için yönetim taahhüdü elde etmek 3. Mevcut SECPLAC uygulamalarının değerlendirilmesi 4. Fonksiyonların tanımı 5. Rollerin ve sorumlulukların belirlenmesi 6. Süreçlerin tanımlanması ve araçlar Kaynakların tahmini 8. Onay ve bütçe alınması 9. PMO'ya personel atanması 10. Organizasyondaki PMO'nun asimilasyonu.
Bir PMO bir iletişim merkezidir, bu nedenle şunları sağlamalıdır:
- Hangi bilgilerin, kimin için ve ne zaman gerekli olduğunu tanımlayın Basit ve verimli raporlar oluşturun Bilgiyi entegre etmek için uygun mekanizmaları oluşturun Raporlanan verilerin sürekli doğrulanması ve iyileştirilmesi Bilginin değerinin hem gönderen hem de alıcı aracılara sürekli olarak gösterilmesi Bilginin kontrolünü elinizde tutun bilgi ihtiyaçlarındaki değişiklikler. Bilgi için değişen ihtiyaçlarla iletişim halinde olmak.
OGP'nin modeli, boyutu ve özellikleri ile ilgili kararlar, başarı ve başarısızlığın kritik faktörlerini dikkate almalıdır.
Bir PMO'nun başarılı olması için bir katalizör işlevi görmesi, iç bağlar kurması ve dağınık bilgileri organizasyonel bilgiye dönüştürmesi gerekir.
Ofis, proje yöneticilerinin eylemlerini karmaşıklaştırmamalı ve kolaylaştırmaya gelmelidir. Bu anlamda, basit bir denetçi rolünden kaçınarak metodolojinin koruyucusu olmalı, ancak kölesi olmamalıdır.
Orijinal dosyayı indirin
