Tıpkı tüm şirketlerin yönetim sistemleri, iş yapma yolları olduğu gibi, hepsinin de politikaları vardır. Ancak:
- Bu politikalar nadiren açıkça tanımlanır ve genellikle şirket üyelerine iletilmez veya onlar tarafından anlaşılmazlar. Genellikle şirketin vizyonuyla uyumlu değildirler. Her zaman net hedeflere götürmezler. Çoğu durumda Vakalar, hem dahili hem de ulusal ve uluslararası bağlamdaki değişikliklere uyarlamak için periyodik olarak gözden geçirilmez.
"Şirket karlılığını artırmalıdır" ifadesini kim duymamış; Bu bir politika mı? Hayır, henüz değil, kilit bir unsur eksik: "taahhüt".
"Şirket karlılığını sürekli artıracak"
Şimdi bir politika, karlılığı artırma taahhüdü içeriyor, taahhüdü tanımlayan kelime: "gelişecek".
Uzatmak mümkündür:
"Şirket, iş hayatında kalıcılığını sağlamak ve hissedar memnuniyetini artırmak için karlılığını sürekli olarak geliştirecektir."
Başka bir örnek:
"Kalite sorunları nedeniyle müşteri kaybetmeye devam edemeyiz."
İlişkili politika şunlar olabilir:
"Şirket, müşterilerle mutabık kalınan gereksinimleri karşılayacaktır"
O kadar zor görünmüyor. Nitekim politika tanımlamak zor değil, sorun bunlara uymaktır. Ancak onlar olmadan şirket geleceğini kontrol edemez. Onlar olmadan şirket bir geminin sürüklenmesidir, yapabileceği tek şey batmaktan kaçınmaya çalışmaktır, meydana gelen her fırtınayı, en iyi bilgi ve anlayışlarını uygulayan kötü bir şekilde koordine edilmiş bir mürettebatla, büyük bir kaynak israfıyla ve bireysel çaba ve öngörülebilir bir sonu: yorgunluk ve felaket.
Politika işarettir, gemideki herkes ona bakar ve artık gemideki herkes nereye gittiğini bilir, limanın nerede olduğunu bilir. Ve vardıklarında, başka bir deniz fenerinin rehberliğinde ve yeni bir limana doğru yeniden yola çıkacaklar.
Her zaman fırtınalar olacak, subaylar mürettebatın çabalarını ve bilgilerini koordine edecek, birlikte limana nasıl gideceklerine karar verecekler ve her geçen gün ilerlemeyi ölçecekler, sapmaları derhal düzelterek ve nedenlerini ortadan kaldıracaklar.
Misyon - Vizyon - Politika - Hedef - Hedef
Bu terimler kafa karışıklığına neden olma eğilimindedir çünkü anlamları ve kullanımları konusunda birleşik bir kriter yoktur, ancak şirket politikalarını tanımlarken, oluştururken ve uygularken, bu terimlerle ilişkili kavramlar çok kullanışlıdır.
Misyonun tanımı, şirket yönetimi üyelerinin pozisyonlarını ve inançlarını netleştirmeye ve temel kriterleri birleştirmeye yardımcı olur. Özellikle tek bir yönetici veya işletme sahibi söz konusu olduğunda, politikalara ulaşmak için kesin olarak tanımlanması gerekli değildir, ancak özellikle şirket kültürünün temelini oluşturan değerlerin personele aktarılması her zaman tavsiye edilir.
Vizyon esastır, şirketin politikaları onun üzerine inşa edilmiştir. Vizyon örnekleri: eğer şirket orta düzeydeyse, orta kalmaya devam edecek mi yoksa yönetim büyük bir şirket mi kurmak istiyor? Şirket ülkenizde liderse, liderliğini kıtaya veya dünyaya genişletmeyi düşünüyor mu?
Şirket vizyonunu asla gerçekleştiremeyebilir, ancak her zaman onun için çalışacaktır. Politika işaret ise, vizyon yıldızdır.
Hedefler, politikaya uyumu sağlayacak nicel ve ölçülebilir başarıları tanımlar.
Hedeflerle ilgili olarak, hedefin yerine getirilmesi, farklı aşamaların veya faaliyetlerin eşzamanlı olarak veya değil, yerine getirilmesini gerektirdiğinde, “hedeflerden” bahsetmek mümkündür. Aynı zamanda nicel ve ölçülebilir olmalıdırlar.
Bu nedenle, örneğin 2003 için bir hedef "Satışları% 5 artırmak" ise, birikmiş olan% 5 hedefini oluşturan üç aylık hedefler belirlenebilir.
Şirket Politikalarına nasıl uyulur?
Önemsiz görünse de, ilk gereklilik "uygulanabilir" politikaları tanımlamaktır. Bunu yapmak için, politikaları tanımlarken bunlara uyumu etkileyen iç ve dış faktörleri belirlemek ve analiz etmek gerekir.
Dahili analiz şunları içerecektir:
- Şirket kültürü Mevcut kaynaklar Diğer şirketin güçlü ve zayıf yönleri
Harici:
Hem ulusal hem de uluslararası çevre değişkenleri:
- EkonomikSosyalTeknolojikPolitik-yasal RekabetDiğer tehditler ve fırsatlar
Bu analize duyulan ihtiyaç, örneğin döviz kuru veya tarife engelleri gibi faktörleri dikkate alırsak netleşir. Bu faktörlerin ithalatı, ihracatı veya ithal ikamesi hedefleyen politikaların başarısı üzerindeki etkisi iyi bilinmektedir.
Şirketin faaliyet gösterdiği hızla değişen ortam, politikaların sürekli olarak gözden geçirilmesini ve güncellenmesini gerektirir.
Hedefler, yerine getirilen politikaların dikkate alınması için başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi gereken somut eylemleri gösterir, ardından bunlar nicel ve ölçülebilir olmalıdır. Politikalarda olduğu gibi, bunları tanımlarken, iç ve dış faktörlerden etkilenip etkilenmediğini ve ne ölçüde etkilendiğini göz önünde bulundurmak gerekir.
Hedefleri belirlerken şunları tanımlamak önemlidir:
- Hedefin yerine getirilmesinden sorumlu Uygunluk süresi Ölçülecek değişken Ölçüm yöntemi ve sıklığı
Her durumda, şirketin yönetim alanı, gerekli kaynakları sağlamanın yanı sıra, hedefe ulaşmaktan sorumlu kişinin gerekli yetkinliklere sahip olmasını sağlamalı ve gerekirse uygun eğitimi vermelidir.
Planlama terimi, iç ve dış faktörlerin belirlenmesi ve analizi, politikayı, hedefleri ve eylemleri tanımlamak için gereken karar verme faaliyetlerini ve alınan kararlardan ortaya çıkan olası risk ve fırsatların analizini kapsar.
Amaçlar ve hedefler karşılanmadığında, uyumsuzluğun temel nedenini bulmak ve bir kez belirlendiğinde ortadan kaldırmak için neden analizi faaliyetlerini dahil etmek gerekir.
Bazı yazarların, misyonun tanımlanmasıyla başlayan ve hedeflerin yerine getirilip getirilmemesiyle biten süreci "şirket stratejisi" olarak adlandırdıklarını akılda tutmak uygundur.
Bununla birlikte, "strateji" kelimesinin kullanımıyla ilgili birleşik bir kriter yoktur, onun hakkında yazan yazarlar kadar birçok anlamı vardır.
Politikalar ve Yönetim Sistemleri
ISO standardı tarafından her yıl yayınlanan istatistikler, Kalite ve Çevre Yönetim Sistemlerini sertifikalandıran firma sayısında sürekli bir artış olduğunu göstermektedir. Öte yandan, mevcut mevzuata uyum sağlamak amacıyla firmalar, Emniyet ve Hijyen Sistemleri ile İdari-Muhasebe Sistemlerini geliştirmekte ve uygulamaktadır. Bu sistemler ve şirketlerin ihtiyaçlarına göre dahil ettikleri diğerleri özel taahhütler gerektirir.
Bu nedenle, politikaları tanımlarken hem mevcut sistemlerin hem de yakın gelecekte dahil edilmesi planlanan sistemlerin gereksinimlerini dikkate almak uygundur.
Politikalar ve İletişim
Politikalar, şirketin tüm üyeleri tarafından iletilmediği ve anlaşılmadığı takdirde yararsızdır.
Anlaşıldı, her çalışanın işlerinin şirket politikalarına uyuma nasıl katkıda bulunduğunu kendi sözleriyle tanımlayabileceği anlamına gelir.
Şirketi politikalarla “kağıda dökmek” abartı değildir, hedeflere ancak personel politikaları düşüncelerine dahil edip tutumlarına yansıtırsa ulaşılacaktır.
Yönetim bu süreçteki rolünün tam olarak farkında olmalıdır, “örnek teşkil etmezse” başarı şansı yoktur.
Personel, yönetimin tutumlarını yakından takip eder ve yalnızca yönetimin bunu zaten yaptığını doğruladıklarında kendi düşüncelerine ve eylemlerine politikaları dahil eder.
Yönetim, politikaların "koruyucusudur" ve bunu her gün ve her zaman sözlerinde, tutumlarında, eylemlerinde ve kararlarında gösterir.
Politikalar oluşturmak zor değil, zor olan onları yerine getirmek.
Aşağıda, UNAD'den Profesör Alicia Silva tarafından verilen ve iş politikasının ne olduğu, iş politikalarının amaçlarının ve bir iş politikasının gerekliliklerinin neler olduğu tanımlandığı kısa bir video dersi bulunmaktadır.
