Süreçlere Göre Yönetimi tanıtacak Tesisler:
- Üst yönetimin taahhüdü ve Sürece Göre Yönetimi uygulamak ve izlemek için değişme istekliliği Stratejik Yönetim modeline dayalı şirket yönetim süreci.
Metodolojik Temel:
Tablo 2.1, Sürece Göre Yönetimi tanıtmak için önerilen Prosedürün ana hatlarını göstermektedir. Aynısının detaylandırılması için, yazarlar Rummler & Brache, 1995'in Sürecine Göre Yaklaşımın tanıtılması prosedürü, müdahale eden bölümler veya işlevler arasındaki karşılıklı ilişkileri vurgulayan süreçleri işleme imkânı sunduğundan metodolojik bir temel olarak benimsenmiştir. Üretken veya hizmet olsun, her tür varlığa göre ayarlanabilir.
Önerilen metodoloji dört aşamadan oluşmaktadır. İlk aşamada organizasyonun analizi yapılır ve organizasyonel performans göstergeleri tasarlanır ve ölçülür. İkinci aşamada, analiz için seçilen sürecin teşhisi yapılır, karakterize edilir, sürecin performans göstergeleri değerlendirilir ve Yönetim Teknikleri Araştırma Merkezi'nde önerilen gösterge sürecinin dış ve iç NISDE'si hesaplanır (Alfonso, D. 2007). Üçüncü aşamada ise Televizyon ve Monitörler UEB seviyesinde tespit edilen boşluklar ve seçilen süreç esas alınarak çözümler projelendirilir ve süreç şirketin hedeflerine ve misyonunun gerçekleştirilmesine katkı sağlayacak şekilde yeniden tasarlanır.. Dördüncü aşama, önceki aşamada öngörülen çözümlerin planının geliştirilmesini ve uygulanmasını önerir,iyileştirmelerin etkisinin ölçülmesi ve süreç iyileştirmelerinin işletmenin performansı üzerindeki etkisinin değerlendirilmesi.
Tablo 1.1: Prosedüre Göre Yönetimi tanıtmak için Prosedürün Ana Hatları. (Kaynak: Yazar tarafından yapılmıştır)
| KADEMELİ | ev işleri | ARAÇLAR |
| I. Varlığın teşhisi. | 1.1. Çalışma ekibini seçin ve eğitin. | Takım çalışması
Eğitim - Eylem Kontrol listesi Dış ilişkiler matrisi. |
| 1.2. Stratejik projenin unsurlarını belirtin. (Misyon, Vizyon ve Stratejik Hedefler) | ||
| 1.3. Varlıktaki süreç yaklaşımının uygulama derecesini teşhis edin. | ||
| 1.4. İşletmenin performans göstergelerini tanımlayın ve değerlendirin. | ||
| 1.5. Varlığın Süreç Haritasını temsil eder. | ||
| II. Süreç Teşhisi. | 2.1. Analiz edilecek süreci seçin ve karakterize edin. | Değer zinciri, Dış ve iç ilişkilerin matrisleri, Mevcut süreç haritaları,
Akış şeması, Süreç Sayfası, Grup çalışması. |
| 2.2. Analiz edilecek sürecin Süreç Haritasını (işlevler arası) temsil eder. | ||
| 2.3. Süreç performans göstergelerini tanımlayın ve değerlendirin. | ||
| 2.4. Sürecin dış ve iç Entegrasyon Düzeyini belirleyin. | ||
| III. Sürecin Yeniden Tasarımı. | 3.1. Kesintiler veya iyileştirmeler için fırsatlar tespit edildi. | Neden Etkisi, Sorun Ağacı, İyileştirilmiş Süreç Haritası |
| 3.2. Bağlantı kesintileriyle ilişkili değişiklik teklifleri veya tespit edilen iyileştirme fırsatları. | ||
| 3.3. İyileştirilmiş süreç haritası geliştirin. | ||
| IV. Değişikliklerin uygulanması, değerlendirme ve kontrol. | 4.1. Uygulama planı hazırlayın ve değişiklikleri uygulayın. | Kontrol listesi, Dış ve iç ilişkiler matrisleri, performans göstergeleri. |
| 4.2. İyileştirmelerin etkisinin ölçülmesi.
Süreç göstergelerini değerlendirin. Sürecin dış ve iç NISDE'sini belirleyin. Organizasyonel performans göstergelerini değerlendirin. Süreç yaklaşımının uygulama derecesini belirleyin. |
||
| 4.3. Tespit edilen iyileştirmeleri değerlendirin. |
Puanlama kriterleri
- Hayır = 0 Bazen = 1 Sıklıkla = 2 Her Zaman = 3
Kontrol listesi doldurulduktan sonra veriler tablo haline getirilir ve sonuçlar analiz edilir.
Verileri tablo haline getirmek için Tablo 1.3 önerilmiştir.
Tablo 1.3: Kontrol listesinden verilerin derlenmesi.
|
ÖZELLİKLER / UZMAN SAYISI |
E1… İçinde |
| A1… Bir | Uygulama sonuçları |
İşleme göre odaklanma düzeyini belirlemek için, uzmanlar tarafından verilen tüm puanları toplamanız ve ardından gerçek puanı maksimum puanın yüzdesi olarak hesaplamanız gerekir. Maksimum puan 36 puan olduğunda, kontrol listesini oluşturan soru sayısının 3 ile çarpılmasıyla elde edilir.
Kendall katsayısına dayalı olarak uzmanlar arasındaki anlaşmayı göstermek için MINITAB sürüm 16.0 istatistiksel paketinin kullanılması önerilmektedir.
Görev 1.4: İşletmenin performans göstergelerini tanımlayın ve değerlendirin.
Daha sonra, son aşamada, Prosedüre geri bildirim görevi görecek olan, uygulanan önlemlerin etkisini değerlendirmek için tekrar ölçülecektir. Bunların kesinlikle ölçülecek göstergeler olduğu anlamına gelmez, çalışma ekibi organizasyonun kontrol ettiği etkinlik ve verimlilik göstergelerini dikkate alacaktır.
Tablo 1.4: Kurumsal performansın değerlendirilmesi için performans göstergeleri önerisi
| OPERASYONEL TANIM | GÖSTERGE |
|
Verimlilik ve etkinlik |
Ağırlığa göre maliyet. |
| Çıktı. | |
| Üretim Planına Uyum. | |
| % Üretim Sürecinde belgelenen süreçler ve alt işlemler. |
Görev 1.5: Varlığın Süreç Haritasını temsil edin.
Amaç: Şirketin süreçleri arasındaki ilişkiyi grafiksel olarak göstermek.
Bu aşamada, süreçleri tüm seviyelerde görselleştirmek için etkili bir yöntem olarak Genel Süreç Haritası hazırlanır; hiyerarşilerine ve ilişkilerine göre sıralanır.
İşletmenin hazırlatması durumunda, faaliyetlerin gerçekleştirilme biçiminde tam bir tesadüf olup olmadığı gözden geçirilmeli ve doğrulanmalıdır. Aksi takdirde, prosedürü uygulamaktan sorumlu çalışma ekibi onu gerçeğe göre değiştirmelidir.
Bu aracın geliştirilmesi için süreçleri şu şekilde sınıflandırmak gerekir:
Stratejik: Şirketin hedeflerini, politikalarını ve stratejilerini tanımlamayı ve kontrol etmeyi amaçlayan süreçler. Bu süreçler bir bütün olarak doğrudan üst yönetim tarafından yönetilir.
Operasyonel: Şirketin müşterilere hizmet vermesi için tanımlanmış politika ve stratejilerin geliştirilmesine imkan veren eylemleri gerçekleştirmeye yönelik süreçler. Bu süreçler, diğer yöneticiler ve onların insan ekipleri ile işbirliği içinde olması gereken fonksiyonel yöneticiler tarafından yürütülür.
Destekleyici: Politika geliştirme eylemleriyle doğrudan bağlantılı olmayan ancak performansı operasyonel süreçlerin düzeyini doğrudan etkileyen süreçler.
Proje ekibi tarafından süreçlerin listesi oluşturulduktan sonra, inceleme ve onay için yönetim kuruluna sunulmalıdır.
Aşama II: Süreç Teşhisi.
Amaç: Uygulama nesnesini karakterize etmek, çıktı parametrelerini tanımlamak, süreç performans göstergelerini değerlendirmek, süreci geliştirirken haritalamak, sürecin dış ve iç ilişkilerle ilgili yedeklerini ve sınırlayıcı unsurlarını belirlemek ve Genel olarak Entegrasyonunu tehdit eden sorunlar.
Görev 2.1: Analiz edilecek süreci seçin ve karakterize edin.
- Süreçte kullanılan göstergeleri toplayın Uzmanlar tarafından önerilen göstergeleri kaydedin Uluslararası ve ulusal referansların çalışmasına dayalı olarak literatürde önerilen göstergeleri kaydedin Gösterge listesini azaltın Sürecin hedefleriyle uyumlu ana göstergeleri seçin.
Görev 2.4: Sürecin Dış ve İç Bütünleşme Düzeyini Belirleyin.
Nerede:
- Süreçler ve dış varlıklar arasındaki ilişkilerin değerlendirilmesi.
Süreçler arasındaki ilişkilerin değerlemesi vs. Harici Varlıklar
Rij = Iij * Dij
Rij: i sürecinin harici varlık j ile ilişkisinin önemi ve performansı indeksi.
Iij: İşlem i ile harici varlık j arasındaki ilişkinin önemi.
Dij: i sürecinin harici varlık j ile ilişkisinin performansı.
- Harici NISDE'nin hesaplanması.
Harici NISDE'nin hesaplanması = 1-RC / RI Burada:
RC: Kritik İlişkiler
UR: Önemli İlişkiler
- İç ilişkiler matrisinin oluşturulması.
| P1 | P2 | Q3 | Pz | |
| P1 | ||||
| P2 | ||||
| Q3 | ||||
| pn |
- İç süreçler arasındaki ilişkilerin değerlendirilmesi Dahili NISDE'nin hesaplanması.
Dahili NISDE = 1-RC / RI Burada:
İlişkilerin performansını değerlendirmek için eğitimli personel ile görüşme yapılması önerilmektedir.
Aşama III Süreç Yeniden Tasarımı.
Görev 3.1: Bağlantı kesintileri veya iyileştirme fırsatları tespit edildi.
Tablo 1.6: Bağlantı kesintilerinin veya iyileştirme fırsatlarının toplanması.
| SÜREÇ / ALT SÜREÇ | SORUNSALI | SEBEP OLMAK | tepki |
| B | Transferde gecikme… |
Ortaya çıkan sorunlara yol açan nedenleri grafiksel olarak göstermek için bir Ishikawa diyagramı veya Neden-Etki Diyagramı geliştirilmesi önerilmektedir.
Bu görev bir bakıma önceki aşamaları özetleyecek ve mevcut süreçte kullanıcı memnuniyeti üzerinde olumsuz etkisi olan boşlukların nerede olduğunu ortaya çıkarabilecektir.
Görev 3.2: Tespit edilen bağlantı kesintileriyle ilgili değişiklik önerisi.
Görev 4.2: İyileştirmelerin etkisinin ölçülmesi (İzleme ve Kontrol)
Amaç: Önceki aşamada önerilen iyileştirmelerin etkisini değerlendirin
Görev 2.3'te tanımlanan sürecin performans göstergeleri yeniden değerlendirilecektir.
Amaç: Bu aşamada elde edilen sonuçları 1. aşamada elde edilenlerle karşılaştırın ve iyileştirmeleri değerlendirin.
Süreçte önerilen iyileştirmelerden sonra hem Entegrasyon Düzeyi, kullanıcı memnuniyeti ve işlem başına odak düzeyi için ölçülen göstergelerin her birinde elde edilen değerlerin bir karşılaştırması yapılacaktır.
SONUÇLAR
- Tasarlanan prosedürün ana katkısı, şirkete, kurumun performans göstergelerinin davranışının ve incelenecek sürecin yanı sıra iç ve dış ilişkilerin davranışlarının analizini bütünleştiren, bağlantı kopukluklarını veya iyileştirme fırsatlarını belirlemeye izin veren bir araç sağlamaktır. Sürecin ve genel olarak şirketin daha iyi yönetilmesine katkıda bulunan eylemler üreten, bütünleştirici bir analizin yapılmasına izin veren, Sürece Göre Yönetimin yanı sıra analiz edilecek sürecin teşhisi için geliştirilen özel prosedürler, iyileştirme süreç, süreçlerin grafiksel gösterimi,Olası çözümleri ile bağlantı kopukluklarının veya iyileştirme fırsatlarının belirlenmesinin yanı sıra, süreçlerin analizi, yönetimi, iyileştirilmesi ve kontrolü için araçların entegrasyonu yoluyla organizasyonel performansın iyileştirilmesi için yararlı bir metodolojik araç oluşturur.
