Giriş
Planlanan hedeflerine etkili bir şekilde ulaşmak isteyen herhangi bir kuruluşun, bunu mümkün kılmak için personelinin nasıl işbirliği yapacağını belirlemesi gerekecektir. Bunun için organizasyonel ihtiyaçları destekleyecek bir yapı tanımlanmalı, kurulmalı ve sürdürülmelidir.
Organizasyonun farklı çalışma ekipleri aracılığıyla birbirleriyle işbirliği yapabileceği ve etkili bir şekilde çalışabileceği temelleri oluşturmaktan sorumlu olan organizasyonel işlevdir, çünkü oynayacakları rol ve nasıl ilişki kuracakları hakkında bilgi sahibi olacaklardır. birbirlerine işlevleri.
Koordinasyon veya yönetim işlevi, esas olarak kuruluşun kişilerarası ilişkileriyle bağlantılı olacaktır. Bu işlev daha sonra diğerlerini tamamlar ve talimatlar ileterek ve yönetirken iyi iletişimi teşvik ederek çalışanlarla çalışma ilişkisine izin verir.
Liderliğin ortaya çıkması yönünde veya yönlendirme yolunda ve personelin davranış ve davranışlarını etkileyecektir. Bu, liderliğin doğasından kaynaklanmaktadır; Lider olarak hareket edenler, insanların motivasyonunu anlar, örgütsel hedeflere ulaşılmasına katkıda bulundukları için insanları çabalarını tatmine dönüştürmeye teşvik eder.
Bu eylemler, etki derecesine bağlı olarak, çalışma araçlarının kullanımındaki küçük değişiklikler gibi basit önlemleri, hatta yeni hedeflerin belirlenmesine, yeni planların formüle edilmesine veya organizasyon yapısında önemli değişikliklere yol açan eylemler içerebilir.
Organizasyonun niteliği ve amacı
Planlama fonksiyonu içinde ne yapılacağı tanımlandıktan sonra, nasıl yapılacağını belirlemek organizasyon fonksiyonuna bağlıdır. Bu fonksiyon, organizasyonun kaynaklarının yeterli bir şekilde düzenlenmesi ve ilişkilendirilmesi yoluyla planlamayı gerçekleştirmenin en iyi yolunu oluşturmaktan sorumlu olacaktır.
Organizasyon, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan herhangi bir sosyal varlık ve aynı zamanda idari sürecin bir işlevi olarak anlaşılır.
Chiavenato'ya göre organizasyon, "ilgili kaynakları ve organları organize etme, bütünleştirme ve yapılandırma, ilişkilerini kurma ve yetkilerini verme eylemi" anlamına gelir.
Örgütlenme, düzen kurmayı, işlevsel karşılıklı ilişki veya bağımlılığı yaratmayı, her zaman taraflara uyum sağlama yönünü önemsemeyi, yani örgüt planlananın gerçekleştirilmesine hizmet edecek yapıyı oluşturmaya yardımcı olacaktır.
Organizasyon süreci
I. Planlamada belirtilen hedeflere ulaşmak için gereken işi belirleyin.
II. İş bölümü.
Faaliyetler analiz edilir ve sınıflandırılır.
III. Aktiviteleri gruplayın.
Kim ve nerede yer alacaklar:
a) Pozisyonlar. Minimum iş birimi.
b) Organlar. Benzer pozisyonların gruplandırılmasına göre organizasyonel bölünme.
IV. Pozisyonların tanımı.
İşlevleri, yetki ilişkilerini, sorumluluk düzeyini ve iletişim kanallarını belirlemelisiniz.
V. Her pozisyonun faaliyetlerini yürütmek için gerekli olan maddi, teknik ve ekonomik kaynakları tahsis edin.
TESTERE. Koordinasyon çabaları.
Kaynakların, personelin ve birimlerin örgütsel hedeflere ulaşılması için senkronize edilmesine yardımcı olan resmi (kılavuzlar, talimatlar ve düzenlemeler) ve gayri resmi prosedürler aracılığıyla.
Organizasyonun genel ilkeleri
Verimli birlik hedefleri.
Organizasyonda gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin, performans düzeyine bakılmaksızın, organizasyonel hedefe ulaşmaya yönelik olması gerektiğini belirler. Sadece gerekli görevlerin minimum maliyet ve çaba ile yerine getirilmesi gerektiği gibi, her zaman verimlilik aranmaktadır.
İş bölümü veya uzmanlık.
Her iş, birbirinden ayırt edilebilecekleri noktaya kadar basit görevlere bölünmelidir, böylece onları uygulayanlar uzman ve belirli görevlerde verimli hale gelir.
İşe uyumu büyük ölçüde kolaylaştırır, öğrenme süresini kısaltır, çalışma yöntemlerini standartlaştırmak mümkündür, personel değişimi kolaydır, maliyetler düşer ve verimlilik artar.
Hiyerarşi.
Organizasyon içindeki seviyeler, mevcut yapının türüne bakılmaksızın açıkça tanımlanmalıdır.
Yetki ve sorumluluk.
Belirli eylemleri gerçekleştirmesi için yetkilendirilen otorite ile bunlar için sorumluluk derecesi arasında tutarlılık olmalıdır.
Yetki sahibi olmadıkları belirli görevlerden birini sorumlu tutmak ya da performanslarından sorumlu olmadıkları görevler üzerinde onlara yetki vermek haklı olmaz.
Birlik ve komuta düzeyi.
Bir çalışanın aldığı siparişler, karışıklığı önlemek için tek bir patrondan gelmeli, böylece farklı yetki seviyelerinde faaliyetlerin raporlanmasından kaçınılmalıdır.
Pozisyonların tanımı.
Her pozisyonla ilgili her şey yazılı olarak tanımlanmalı ve açıklanmalıdır.
Kontrolün genliği veya aralığı.
Her pozisyonun hiyerarşik düzeyine bağlı olarak, bunun için bir sınır oluşturarak verimli bir yönetim sağlamak için belirli sayıda ast denetlenecektir.
Hiyerarşi ne kadar yüksekse, kontrol bölümü işlevlerin karmaşıklığından dolayı daha kısa olacaktır, bu arada daha düşük düzeyler daha basit ve denetlemeleri daha kolay olduğundan daha büyük bir kontrol bölümüne sahip olacaktır.
Koordinasyon veya denge.
Sonuçta aynı hedefe yöneldikleri için tüm organizasyonel alanlar ve pozisyonlar performanslarında koordine edilmelidir.
Süreklilik veya esneklik.
Organizasyonların faaliyet gösterdiği ortam sürekli olarak değişimler sunar, bu nedenle uyum sağlamak ve sürekli dinamizmle yüzleşmek için esnek olmalıdırlar.
Organizasyonun tipolojisi
Üç yaygın organizasyon türünden bahsedebiliriz:
I. Doğrusal veya askeri organizasyon.
En basit ve en eski örgütsel yapıdır, kökeni askeri ve dini uygulamalara dayanmaktadır. Yetki ve sorumluluk ilişkileri tek bir resmi, hiyerarşik ve merkezi hat aracılığıyla aktarılır.
Organizasyon ve yön
Avantajı.
- Basit ve anlaşılması kolay Yetki ve sorumluluğun net bir şekilde tanımlanması Çalıştırma, kontrol ve disiplinde basitlik Karar vermeyi ve uyumu kolaylaştırır
Dezavantajları.
- Yeni durumlara uyum sağlama esnekliği ve katılığı Uzmanlaşma eğiliminde olmayan patronlar Bozukluklar, kilit çalışanların yokluğunda ortaya çıkar Orta ve büyük şirketlerde uygulanamaz.
II. Işlevsel organizasyon.
Bu tür bir yapı, özellikleri nedeniyle benzer olan görevlerin gruplandırılmasına dayanır, bu nedenle belirli bir alan veya işlev haline gelirler.
Organizasyon ve yön
Avantajı.
- İş yerinde daha fazla uzmanlaşma Doğrudan iletişim Daha fazla koordinasyon Daha kısa sürede problem çözme Daha fazla verimlilik ve personel kapasitesi.
Dezavantajları.
- Paylaşılan sorunları çözmede güçlük Komuta birliği ilkesi sıklıkla değiştirilir.Kuruluşun genel vizyonu kaybolur.Gelişim, performansın işlevler tarafından kısıtlanmasıyla sınırlanır.
III. Doğrusal organizasyon ve personel.
Bu organizasyon yapısı, dezavantajları bir yana bırakırken avantajlarından yararlanarak önceki ikisinin özelliklerini birleştiriyor.
Reyes Ponce'a göre doğrusal ve personel tipolojisi şunlarla ayırt edilir:
- Her bir işlev için tamamen tek bir yönetici aracılığıyla iletilen doğrusal organizasyonun yetkisini ve sorumluluğunu korur, ancak bu doğrusal otorite her işlev için uzman teknisyenlerden tavsiye ve hizmet alır.
Organizasyon ve yön
Avantajı.
- Uzmanlaşmış ve yenilikçi tavsiyeler alın Operasyonlarda daha fazla verimlilik Personel ve hat kurumları arasında koordinasyon.
Dezavantajları.
- Personel ve birim organları arasında olası çatışmalar Kapsamlı teorik bilgi, ancak çok az operasyonel deneyime sahip danışmanlık Deneyimi olan ancak teorik bilgisi az olan hat personeli Personel tarafında boş veya sınırlı sorumluluk.
Organizasyon teknikleri
Organizasyon şeması.
Organizasyonun yapısının grafik temsilidir. Hiyerarşik seviyeleri, yetki kanallarını, bunların ana işlevlerini ve ilişkilerini temsil eder.
Departmentalization.
Şirketi bölen ve aynı zamanda bütünleştiren teknik. Çalışmayı alt bölümlere ayırın ve özel gruplar atayın. Aşağıdaki departmanlaştırma modelleri kullanılabilir:
I. İdari veya operasyonel işlevlerle.
II. Ürünler ve / veya hizmetler için.
III. Müşteriler tarafından.
IV. İş süreçlerine göre.
V. Programlara veya projelere göre.
TESTERE. Bölgeye veya coğrafi bölgeye göre.
VII. Karışık.
İş analizi.
Bu teknikte, bir iş biriminde gerçekleştirilen görevler, pozisyonda gerekli olanı gerçekleştirmek için gerekli özellikler, beceriler ve bilgiler sınıflandırılır.
İki bölüme ayrılmıştır:
I. Pozisyonun açıklaması. Tanımlamayı, doğayı, etkinlikleri ve iç ve dış ilişkileri içerir.
II. Konumun belirtilmesi. Pozisyonun geliştirilmesi için şartlar ve koşullar.
İdari kılavuzlar.
Çalışana organizasyon içindeki rolleri hakkında daha geniş bir vizyon veren resmi belgelerdir.
Bunlar şu şekilde sınıflandırılır:
I. Organizasyon kılavuzu.
Pozisyonlarla ilgili bilgileri gösteren belge. Pozisyonun doğasını ve ne yapılması gerektiğini belirleyin.
II. Prosedürler kılavuzu.
İşin nasıl yapılması gerektiğini belirleyin.
III. Politika kılavuzu.
Davranışı ve davranışı düzenlemeye yarayan belgeler.
Adresin niteliği ve amacı
Münch Galindo'ya göre yönlendirme, sosyal grubun çabalarına motivasyon, iletişim ve denetim yoluyla rehberlik ederek, organizasyon yapısına uygun olarak planların yürütülmesi olarak anlaşılmaktadır.
O halde, yalnızca faaliyetlerin koordinasyonu yoluyla astların, işlerinde etkinlik ve verimlilikle kurumu anlayabilecekleri ve organizasyona katkıda bulunabilecekleri anlaşılmaktadır. Mesajı insanlara iletmek için yönetici veya yönetici etkili iletişimden yararlanır.
Yönetim işlevi, karmaşık bir etkinlik olan kişilerarası yönleri araştırır. Bunun nedeni, şimdiye kadar tam olarak anlaşılmayan ve kontrol etmenin genellikle zor olduğu güçler tarafından yönetilmesidir; insan kaynağı.
Direksiyon süreci
Planlananın gerçekleştirildiğini görün, aşağıdaki adımları düşünün:
1. İletişim kurun.
Bir şeyin icrasının farklı yollarla duyurulmasından oluşur; yazılı, sözlü, görsel, işitsel vb. Açık olduğu sürece iletişim herhangi bir yönde gerçekleşebilir.
2. Motive edin.
Çalışanın kendisine emanet edilen faaliyetlerin yürütülmesinde menfaatini korumaktır.
Bunun için yönetici yetkisini kötüye kullanmadan, çalışanın ihtiyaçlarını tanımaya ve tatmin etmeye çalışmalı, çabalarını organizasyonun amaçlarına yönlendirmeli, böylece gerçek bir lider olmanın temellerini atmalıdır.
Motivasyon teorilerinin uygulanması bu amaca yardımcı olabilir.
3. Kararlar verin.
Genel olarak akıllıca bir karar verilmesi gereken sorunlar ortaya çıktığı için, anın veya koşulların önemi yoktur. Karar vermek için birkaç model olmasına rağmen, bilimsel yöntem bunlardan herhangi biri ile birleştirilebilir.
Karar vermekten kaynaklanan emir ve talimatları uygulamak, belirli bir yetkiye sahip olmayı gerektirir.
4. İzleyin.
Bu aktivite, belirtilen siparişlere ve talimatlara göre görevlerin performansının doğrulanması ve yönlendirilmesinden oluşur.
Genel yönetim ilkeleri
1. Hedeflerin uyumu veya çıkarların koordinasyonu.
Bireysel çıkarlar ile kuruluşun çıkarları arasında bir uzlaşma olması durumunda yönetim süreci daha verimli olacaktır.
2. Komuta birliği.
Kuruluşun her üyesi emir alır ve yalnızca bir makama karşı sorumlu olmalıdır.
3. Komutanın kişiliksizliği.
Kişisel yönlerin dahil edilmemesi gereken hedeflere uymak için yalnızca yetki kullanılacaktır.
4. Uyuşmazlık çözümü.
Doğası ne olursa olsun herhangi bir sorun, diğer alanlarda tırmanmasını önlemek için olabildiğince çabuk çözülmelidir.
5. Çatışmadan yararlanmak.
Çatışma, diğer düşünce alanlarını kucaklamak ve onları farklı alternatif çözümler aramaya yoğunlaştırmak için bir fırsat olarak görülmelidir.
6. Emir komuta zinciri.
Hiyerarşik seviye, rolün türü, pozisyonun sorumluluğu ve diğer faktörler, gözetiminiz altında sahip olacağınız astların sayısını etkileyecektir.
7. Yetki.
Karar vermede astlara daha fazla sorumluluk ve yetki vermektir.
8. Motivasyon.
Her üye ne kadar motive olursa, o kadar iyi performans gösterirler.
9. Liderlik.
Yönetici, diğerlerinden daha fazla kabul görmek için bir liderin düşünce ve eylemlerine bağlı kalmalıdır.
10. İletişimin açıklığı.
Mesaj ne kadar net olursa, hata o kadar az olur.
Yetki
Münch Galindo'ya göre yetki, “bir kişinin bir organizasyona yatırıldığı, emir verme ve astları tarafından yapılmasını talep etme, onları dikte eden kişinin hedeflere ulaşmak için uygun gördüğü eylemlerin gerçekleştirilmesi için yetkidir. Grubun".
İki tür yetki vardır:
I. Resmi otorite.
Bir kuruluş içindeki bir kişi tarafından tutulan pozisyon veya pozisyonun doğal gücünden kaynaklanır. Bu ona astlarından emir verme ve talep etme hakkı verir.
II. Gayri resmi otorite.
Başkalarının iradesini etkileyen ve çeken bilgi, beceri, kişilik, zeka, karizma vb. Niteliklere sahip olduğu için patron pozisyonu, emri veya yetkisi olmayan bir kişinin kendiliğinden kabul edilmesinden kaynaklanır.
Liderlik
Liderlik genellikle insanları etkileme süreci olarak tanımlanır, böylece gönüllü olarak belirlenen hedeflere ulaşmak için çabalarlar.
Liderliğin özünün, bir şeyi elde etmek ve başarmak için birini takip etmek olduğu söylenebilir. Başka bir deyişle, insanların birini takip etme ilgisi ile ilgilidir. Dahası, kendi ihtiyaçlarını, güdülerini ve arzularını gerçekleştirmenin bir yolu olarak gördüklerini takip ederler.
Daha sonra, motivasyon ve liderliğin içsel olarak ilişkili olduğunu izler.
İyi bir liderin sahip olması gereken beceriler şunlardır:
- Paylaşılan bir vizyon oluşturun Takipçileri eğitin Müzakere kapasitesi Değişiklikler yaratın Duygusal ustalık Empati Sosyal beceriler Bireyden gruba aşkınlık.
İletişim
Mesaj gönderip almayı amaçlayan ve açıkça anlaşılan döngüsel bir süreci kapsar.
İletişim, tüm idari işlevler ve kuruluşun kendisi için hayati öneme sahip bir süreçtir, çünkü yokluğunda ne yapılacağı bilinmez.
İletişim süreci
Organizasyon ve yön
Verici. Belirli bilgileri ifşa etmekle ilgilenen kişi veya grup.
İleti. Ne iletmek istiyorsun. İçerik net olmalıdır.
Kanal. Mesajı iletmek için kullanılan ortamdır (sözlü, işitsel, görsel veya dokunsal).
Alıcı. Bilgileri alan kişi veya grup.
Geri bildirim. Mesaj gönderme ve alma işleminin etkinliğini ve güvenilirliğini ölçmeye, değerlendirmeye, doğrulamaya izin veren unsur.
İletişim türleri
Otorite gibi iletişim de şu şekilde sınıflandırılır:
I. Resmi iletişim.
Süreç, organizasyon yapısı ve yerleşik yetki zinciri şeması altında geliştirildiğinde.
II. Gayri resmi iletişim.
Üyeler arasında kendiliğinden ve yapının, kanalların veya hiyerarşilerin herhangi bir müdahalesi olmadığında ortaya çıkar.
Son yorum
Özetle, organizasyon, ne yapılacağını, kimin yapması gerektiğini, görevlerin nasıl gruplandırıldığını, kimin hesap verebileceğini ve kararların nerede alındığını belirlemekten sorumlu olan yönetim fonksiyonudur.
Bu arada, işbirlikçileri motive etmek, organizasyonun üyelerini ve ekiplerini işlerini yaparken etkilemek, en iyi iletişim kanalını seçmek ve işbirlikçilerin davranışlarını desteklemekle görevli olan yönetim veya koordinasyon fonksiyonudur..
Bibliyografik referanslar
- Chiavenato, I. (2001). Genel yönetim teorisine giriş. Meksika: McGraw-Hill Galindo, M. ve García Martinez, J. (2000). Yönetimin Temelleri. Meksika: Trillas. Koontz, H. ve O'Donnel, C. (1979). Modern yönetim kursu. Meksika: McGraw-Hill de México. Nava García, JL (2003). İdaresi. Meksika: Cia. Editoryal Nueva Imagen, Reyes Ponce, A. (2002). Modern yönetim. Meksika: Limusa. Welsch, G., Hilton, R., & Gordon, P. (2000). Bütçeler: Karların Planlanması ve Kontrolü. Meksika: Prentice Hall.
