Bilgi sistemleri uygulamaları, bir şirketin hemen hemen tüm alanlarından köken alır ve organizasyondaki tüm sorunlarla ilgilidir.
Şirket hedefleri ve bilgi sistemlerinin rolü
Belki de şaşırtıcı bir şekilde, projelerin neden önerildiğini tartışırken iş yönüne verilen büyük önem.
Şirketler tarafından bilgi sistemlerinin geliştirilmesindeki temel ilke, uygulamaların bir araç olması ve bilgi teknolojisini kullanmak için gerekli bir araç olmamasıdır; Sonuç olarak, bilgi sistemleri, organizasyonun performansını iyileştirme kabiliyetlerine göre geliştirilmelidir, ancak bu nedenler sadece kazanç ve kayıp anlamına gelmez. Bir şirketin işleyişi, çalışanları, müşterileri ve ilişki içinde olduğu diğer insanlar için de menfaatleri içerir.
Bilgi sistemleri projeleri önerme nedenleri
Bilgi sistemlerine yönelik talepler, aşağıdaki üç genel hedefle motive edilir:
- Problem çözmek
Halihazırda veya belki de gelecekte, zorlukları çözmek için harekete geçilmesi gereken performans standartlarını veya beklentilerini karşılamayan faaliyet süreçleri veya işlevleri.
Örnek Satış verilerinin manuel girişini ortadan kaldırarak giriş verilerindeki aşırı hata sayısını azaltın.
- Şansını dene
Şirketin ekonomik performansını ve pazardaki rekabet gücünü genişletmek veya iyileştirmek için bir değişiklik.
Örnek Daha fazla sayıda direkt uçuş ve bilet fiyatında indirim içeren yeni bir program sunarak geniş bir müşteri tabanı yakalayın.
- Yöneticilere cevap verin
Bir yasama veya idari makamdan kaynaklanan emirlere, taleplere veya talimatlara yanıt olarak bilgi sağlayın, görevleri belirli bir şekilde gerçekleştirin veya bilgileri veya belki de performansı değiştirin.
Örnek Mevduat, çek hesapları ve sabit vadeli mevduattan elde edilen faizi uygun formatları kullanarak ilgilendiğini yıllık olarak bilgilendirin.
Bu hedeflere ulaşmak için şirketler, nedenlerden biri veya birkaçı için projeleri üstlenir, THE BEŞ C:
- Kapasite İletişim Maliyetleri Rekabeti Kontrol Ediyor
| BEŞ C TABLOSU
BİLGİ SİSTEMİ PROJESİNE BAŞLAMAK İÇİN 5 NEDEN |
|
| NEDEN | AÇIKLAMA |
| 1. KAPASİTE | |
| Daha yüksek işlem hızı. | Bilgisayarın hesaplama, düzenleme, veri ve bilgi alma ve aynı görevi insanlardan daha hızlı tekrar tekrar yapma becerisinin kullanılması. |
| Hacimde artış. | Elde edilen başarıları elde etmenin anahtarı olan yetenekleri ve prosedürleri aşan, genellikle şirketin büyümesinin bir sonucu olarak, belki de ticari türdeki yeni fırsatlardan yararlanmak için bir dizi faaliyeti işleme yeteneği sağlayın. |
| Bilgiye daha hızlı erişim. | Depolandığı siteden bilgilerin yeri ve alınması ve karmaşık aramalar gerçekleştirilmesi. |
| 2. KONTROL | |
| Daha fazla doğruluk ve geliştirilmiş tutarlılık. | Aritmetik, muhasebe vb. Dahil olmak üzere hesaplama adımlarını gerçekleştirin. doğru ve her zaman aynı şekilde. |
| Daha iyi güvenlik sağlayın. | Önemli ve hassas verileri yalnızca yetkili personelin erişebileceği bir şekilde koruyun. |
| 3. İLETİŞİM | |
| İletişimde gelişin. | Uzak konumların yanı sıra ofis içindeki bilgi ve mesaj akışını, içlerindeki belgelerin iletimi de dahil olmak üzere hızlandırın. |
| Şirket alanlarının entegrasyonu. | Bir organizasyonun farklı alanlarında yürütülen şirketin faaliyetlerini bilgilerin yakalanması ve dağıtılması yoluyla koordine edin. |
| 4. MALİYETLER | |
| Maliyet izleme. | Beklenenlerle ilişkili olarak gelişimlerini belirlemek için işgücü, mal ve tesislerin maliyetlerinin izlenmesi. |
| Maliyet azaltma. | Aynı doğruluk ve performans seviyelerini korurken diğer yöntemlerle mümkün olandan daha düşük bir maliyetle veri işlemek için bilgi işlem gücünün kullanılması, |
| 5. REKABETÇİLİK | |
| Müşterileri çekin. | Sağlanan hizmetleri ve müşterilerle olan ilişkiyi, sağlayıcıları değiştirmeyi seçmeyecekleri şekilde değiştirin. |
| Rekabeti dışarıda bırakın. | Kuruluşun bilgi sistemlerini kullanma şeklinin bir sonucu olarak rakiplerin aynı pazara erişim şansını azaltın. |
| Tedarikçilerle daha iyi anlaşmalar. | Bunun yararına, tedarikçiler ile kuruluş arasındaki fiyatlar, hizmetler, teslimat koşulları ve ilişkilerdeki değişiklikler. |
| Yeni ürünlerin geliştirilmesi. | Yeni bilgi teknolojilerini kullanan veya bunlardan etkilenen özelliklere sahip yeni ürünlerin tanıtımı. |
- Kapasite
Kuruluşun faaliyetleri, işlemleri hızlı ve verimli bir şekilde işleme yeteneğinden etkilenir. Bilgi sistemleri bu yeteneği üç şekilde geliştirir:
- İşlem hızını artırın Artan işlem hacminin işlenmesine izin verin Bilgileri hızlı bir şekilde alın
- Hızlandırılmış işleme
Bilgisayarın verileri işlemesindeki doğal hız, kuruluşların proje geliştirme arayışının nedenlerinden biridir. Bilgisayar tabanlı sistemler, sıkıcı hesaplamalar ve tekrarlayan karşılaştırmalara olan ihtiyacı ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.
İhtiyaç duyulan şey hızlı işlemse, otomatik bir sistem çok yararlı olabilir.
- Hacimde artış
Bilgi sistemleri şirket için bir varlık olduğu için, genellikle işin büyümesi ve genişlemesi sırasında veya öncesinde onlara öncelik verilir. İşleme ritmini sürdürememe, mutlaka mevcut prosedürlerin terk edilmesi anlamına gelmez.
Bu durumlarda, analist, ister mevcut sistem manuel olsun isterse genişlemesi olsun, bilgisayarlı işlemenin başlatılmasının etkisini değerlendirir. Hızın tek başına artırılması, muhtemelen çözüm değildir.
Şirketin ticari faaliyetlerinin sayısı, büyüme modeli, sistemin depolama kapasitesi, işleme merkezininkilerle ilgili iş faaliyetlerinin konumu ve diğer hususlarla birlikte dikkate alındığında işlem başına işlem süresi artar. benzer doğa.
- Hızlı bilgi erişimi
Kuruluşlar, operasyonları, çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve finansmanı ile ilgili büyük miktarda veri depolar. Bu durumda iki husus önemlidir:
- Veriler nerede saklanmalı, ihtiyaç duyulduğunda nasıl alınır?
Kullanıcılar verileri farklı koşullar altında farklı şekillerde alırsa veri depolama daha karmaşıktır.
Bilgisayar kullanmayan bir şirkette, tüm bu soruların cevapları dosyalarda bulunan kayıtlar (her soru için bir adet) veya ilgili bir dosya aracılığıyla bulunabilir. Birden fazla dosya tutulursa, her biri belirli bir soruyu yanıtlamak için düzenlenir.
- Kontrol
Daha önce, bilgi sistemleri ile operasyonların yönetimi ve kontrolü arasındaki ilişki tartışılıyordu.
Bilgi sistemleri geliştirme nedenleri ile ilgili olarak operasyonların yönetimi ve kontrolü nasıldır?
Temelde iki şekilde:
- Doğruluğu ve tutarlılığı artırmak için En önemli verilerin güvenliğini artırın.
- İyileştirilmiş doğruluk ve tutarlılık
Bilgi sistemlerinin bu amaca nasıl ulaşabileceğini göstermek için, ortak fatura işleme faaliyetini örnek olarak düşünün.
Standart işleme, işleme ve muhasebeye gönderilmeden önce bir grup faturanın biriktirilmesinden oluşur, ardından siparişleri alan çalışanlar faturaların toplamını hesaplar, böylece muhasebeye alındıktan sonra satın alma ve ek harcamaların tutarlarını hesaplar. Hatalar ve tutarsızlıklar uzlaştırılır, departmanda düzeltme ve ayarlamalar için veriler tekrar gönderilir. Aldığınız faturalar ve bakiyeler ayarlandı.
Her bir faturanın tutarını hesaplama ve toplamı lot bazında biriktirme prosedürü bir bilgisayar programına dahil edilirse, muhasebeci tüm bu zahmetli prosedürlere ihtiyaç duymadan ve tek başına tüm adımları atlamadan takip edebilir.
- Daha iyi güvenlik sağlayın
Bazen verilerin bir makine aracılığıyla okunmaya uygun bir şekilde saklanabilmesi, daha fazla güvenlik sağlar ki bu, bilgisayarın olmadığı bir ortamda elde edilmesi zordur.
Örnek olarak; Otomasyondan önce ürünlerin imalatından sorumlu işçilere bir formül kitabı verildi. Söz konusu kitap, belirli bir ürünün üretimi için gerekli hammaddelerin adlarını, miktarlarını ve formüllerini içeriyordu, rekabete yönelik bilgi sızıntısı oldukça yüksek bir sabit riskti.
İdare, söz konusu hammaddelerin stoklarındaki isim, miktar ve stokların kodlandığı ve sadece yetkili personele şifre verildiği bir bilgisayar programı geliştirdi. Bu, rekabete potansiyel bilgi sızıntısı riskini neredeyse tamamen ortadan kaldırdı.
- İletişim
İletişim eksikliği, hem müşterileri hem de çalışanları etkileyen yaygın bir zorluk kaynağıdır. Bununla birlikte, iyi geliştirilmiş bilgi sistemleri iletişimi genişletir ve bireysel işlevlerin entegrasyonunu kolaylaştırır.
- Artan iletişim
Birçok firma bu amaçla özel ağlar geliştirerek iletişim kanallarını ve kanallarını artırmaktadır; Bu rotalar tüm ülkeyi kapsar ve aynı bölgede bulunmayan ofisleriniz ve tesislerinizdeki bilgi akışını hızlandırmanıza olanak tanır.
Pek çok kişinin mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmesine olanak sağlayan kredi kartı sistemi, bilgi sistemleri olmadan var olamazdı. Çok büyük iletişim ağları ve bölgesel işlem merkezleri krediyi doğrular ve saniyeler içinde işlemleri yetkilendirir.
Ofisler için bilgi sistemlerinin en önemli özelliklerinden biri veri, dosya ve belge gibi bilgilerin elektronik olarak aktarılmasıdır.
- Şirket içindeki alanların entegrasyonu
Şirketlerin faaliyetleri genellikle organizasyonun çeşitli alanlarını kapsar; bir alanda yapılan iş, başka yerde yapılan işle karıştırılır.
Yönetim, operasyonları daha iyi koordine etmek için, üretim ve satın alma departmanları arasında operasyonel bilgi sistemlerine sahip terminallerin, üretime hazır stoklar ve satın alma gereksinimleri gibi verilerle her iki taraftan da raporların alındığı terminallerin uygulanmasına katkıda bulunur. malzemeler.
- Maliyetler
Birçok kuruluş ticari faaliyetin dışında bırakıldı ve diğerleri, maliyetler üzerindeki çok az kontrol veya bunların tamamen cehaletinden dolayı başarıya ulaşamadı. Bilgi sistemleri, işletim maliyetlerinin hem izlenmesinde hem de azaltılmasında çok önemli bir rol oynar.
- Maliyet izleme
İşgücü, varlık ve genel giderlerin kaydını tutmak, şirketin beklendiği gibi, yani bütçeye göre gelişip gelişmediğini belirlemek için önemli bir görevdir.
Manuel maliyet izleme sistemleri, otomatik sistemler kadar verimli değildir ve aynı sayıda kategori ve kapsamlı karşılaştırmalar sunmazlar.
Pazarın artan rekabet gücü, maliyetleri güvence altına almak ve bunları bireysel ve kurumsal üretkenlikle ilişkilendirmek için daha iyi yöntemlere olan ihtiyacı yaratır. Bu hedefin gelecekte daha büyük önemi olması muhtemeldir.
- Maliyetlerin azaltılması
Bazı sistem tasarımları, bilgisayar programı prosedürlerinde bulunan otomatik hesaplama ve veri alma yeteneklerinden yararlanarak maliyetleri düşürmeye yardımcı olur.
Geçmişte birçok insan, özellikle yüksek derecede otomasyona sahip olan bilgi sistemleri uygulamalarının geliştirilmesinin, işçilere daha az ihtiyaç duyulacağı anlamına geldiğini düşünüyordu. Bilgi sistemlerinin işin doğasını değiştirdiği doğru olsa da, insanları çalıştırma ihtiyacı azalmadı; insanlar nadiren yerlerinden edilir, aslında tüm sıkıcı görevleri otomatikleştirerek işleri daha ilginç hale gelir.
- Rekabet
bilgisayar bilgi sistemleri, şirketin pazarda rekabet etme şeklini değiştirebilen stratejik bir silahtır. Yukarıdakilerin bir sonucu olarak, bu sistemler organizasyonu iyileştirir ve rekabet avantajı kazanmasına yardımcı olur. Buna karşılık, şirketin rakiplerinin bilgi işleme konusunda daha gelişmiş yetenekleri varsa, bilgi sistemleri rekabet açısından bir dezavantaj haline gelebilir.
Bu nedenle, bilgi sistemleri yetenekleri, kuruluşun stratejisinin formüle edilmesinde önemli bir husustur.
Bir kuruluş, her biri şirketin ticari faaliyetlerinin bir parçası olarak ilgilendiği kuruluşları dikkate aldığı 4 farklı yolla bilgi sistemleri aracılığıyla rekabet avantajı elde edebilir, bunlar:
- Müşteriler Rakipler Tedarikçiler Ürünler ve hizmetler.
Rekabet gücü çemberi
Rekabet gücü çemberi
- Güvenli istemciler
Müşterilerin bir organizasyon için en önemli olduğu düşünüldüğünde, yöneticiler yeni müşterilerle bir araya gelmenin ve aynı zamanda sahip oldukları müşterileri elde tutmanın farklı yollarını ararlar.
Şirketin bilgi sistemleri bu durumda rakiplerine göre nasıl bir rekabet avantajı veya önemli bir fayda sağlayabilir?
İşte şirketlerin müşterilere ulaşmak ve müşterileri elde tutmak için kullandığı üç yöntem:
- Daha iyi fiyatlar sunmak, ayrıcalıklı hizmetler sunmak, farklı ürünler sunmak.
- Rakipleri dışarıda bırakın
Şirketin başarılarını çoğaltmanın bir yolunu bulurlarsa rakipler üzerinde bir sıçrama yapmak riskli olabilir. Örnek olarak indirimler uzun vadeli stratejik faydalar sağlamaz, ancak bilgi sistemleri, rakipleri pazara girme girişimlerini caydırarak veya pazara girişlerinde engeller yaratarak pazarın dışında tutmanın temeli olabilir.
- Tedarikçilerle daha iyi anlaşmalar
İş dünyasında tedarikçiler de stratejik olarak önemlidir. Tedarikçilerle düzenlemeleri tercih etmek için bilgi sistemlerini kullanmanın bir yolu, daha iyi bir fiyat almak, tedarikçilerimize veya çevrimiçi siparişlerimize verdiğimiz siparişlerin istatistiksel tüketim raporları yoluyla oluşturulan yıllık tedarik sistemi ile envanterleri tahmin etmektir.
- Yeni ürünler için form temelleri
Bilgi sistemleri ayrıca yeni ürün ve hizmetlerin oluşturulması, tanıtımı ve dağıtımı için temel oluşturur.
Örneğin büyük bankalar, borçluları ve tasarruf sahipleriyle ilgili sahip oldukları demografik bilgilerin değerini anlamaya başlıyor.
Bankalar, ekonomik eğilimler, konut gelişmeleri ve diğer finans haberleriyle ilgili verileri analiz etmek için bilgisayarları kullanarak - hiçbir nedenle, gizli bilgi hakkını ihlal etmeden - bankalar pazar araştırmalarından değerli bilgiler elde edebilirler.
Bilgi sistemlerinin planlanması için metodolojiler.
Resmi planlama yöntemleri, organizasyonun hedeflerine ulaşılmasına yardımcı olan bilgi sistemleri geliştirme sürecinde yöneticileri ve yöneticileri desteklemek için geliştirilir.
Bu yöntemlerin amacı, şirketin bilgi sistemleri için kurumsal düzeyde yönergeleri tanımlamaktır. Bu, hem uygulamaların hem de geliştirmelerinin bağlı olduğu temel unsurların tanımlanmasını içerir. Ayrıca, bu unsurlar arasındaki ilişkilerin tanımı ve muhtemelen mevcut bilgi ihtiyaçlarının dokümantasyonu veya şirketin gelecek planlarının ana hatları da yer almaktadır.
Bilgi sistemleri planlaması için en çok kullanılan üç metodoloji şunlardır:
- IBM Enterprise Systems Planning (BSP) Yöntemi Nolan, Norton & Co. Bilgisayar Mimarisi Stratejik Planlama Yöntemi Kritik Başarı Faktörleri Yöntemi
- IBM Kurumsal Sistem Planlama (BSP) Yöntemi, en yaygın kullanılan yöntemlerden biridir ve bir kuruluşu başlatmak için gerekenleri belirlemeye odaklanır. Nolan, Norton ve Norton Bilgisayar Mimarisi Stratejik Planlama Yöntemi Şti., Kuruluşun mevcut kapasitesi ile mevcut ihtiyaçları arasında bağlantı kurar Kritik Başarı Faktörleri Yöntemi, kuruluşun hayatta kalması için anahtar olan alanları belirlemeyi ve bilgi sistemlerine dahil edilmesini sağlamayı amaçlar.
Bilgi sistemleri proje talep kaynakları
Dört ana proje talebi kaynağı vardır, bu başvuru sahipleri şunlar olabilir:
- Bölüm başkanları Üst düzey yöneticiler Sistem analistleri Dış gruplar
| BAŞVURU SAHİBİ - AÇIKLAMA |
| Bölüm başkanları
Şirketin günlük faaliyetleriyle ilgili olarak, ister çalışan ister yönetici olsun, kendi departmanlarından yardım arayan kişiler için yaygındır. |
| Üst
düzey yöneticiler Başkanlar, başkan yardımcıları veya yönetim kurulu müdürleri gibi üst düzey yöneticilerin yöneticilere açık olmayan bilgilere sahip olması yaygındır. Bu bilgi, bu yöneticilerin bir bilgi sistemi talebi üzerinde etkiye sahip olmasıyla birleştiğinde (tüm organizasyonu birkaç departmandan daha fazla yönetirler). |
| Sistem
analistleri Bazen sistem analisti, projelerin geliştirilmesi gereken alanları arar veya bir yöneticiyi, onun adına bir bilgi sisteminin geliştirilmesine izin vermesi için teşvik eder. |
| Dış Gruplar
Organizasyon dışındaki etkinlikler de projelerin formüle edilmesine yol açar. |
SİSTEM TİPLERİ ARASINDAKİ ANALOJİLER VE FARKLAR MATRIX TABLOSU
| BİLGİ SİSTEMLERİ TÜRLERİ | ||
| TRANSACTIONAL | DESTEKLEYEN KARARLAR | STRATEJİK |
| İşçilikte önemli tasarruf. | Genellikle iş gücü tasarrufu sağlamazlar. | İşlevi, rakiplerin sahip olmadığı avantajları elde etmektir. |
| Bilgi toplayıcılardır. | Bilgileriniz, tekrar eden ve yapılandırılmamış kararlarda orta düzey yöneticileri destekler. | Rolü ne işlemsel ne de karar desteğidir, ancak her iki görevi de yerine getirebilir. |
| Genellikle şirkette uygulanan ilk sistemdir | İşlem sistemlerinden sonra uygulanırlar. | Gelişim şekli artışlara dayanır. |
| Bilgi girişi ve çıkışı açısından yoğundurlar. | Genellikle hesaplamalarda yoğundurlar, ancak bilgi giriş ve çıkışında değildir. | Ürün inovasyon sürecini desteklerler. |
| Maliyeti kolayca gerekçelendirilebilir. | Ekonomik gerekçelendirmesi zordur. | Onlar pahalı. |
| Pazar uygulama paketlerine uyarlanabilir. | Genellikle etkileşimlidirler ve yüksek protokol standartlarına sahiptirler. | Genellikle Şirket içinde geliştirildikleri için pazar paketlerine uyarlanamazlar. |
Sonuç ve Öneriler
Proje talepleri genellikle birden fazla nedenle yapılsa da, burada sunulanlar tekliflerin en haklı olduğu alanları belirtir.
Otomatikleştirilmiş bir sisteme sahip olarak üretkenliği artırma veya daha fazla ilerleme sağlama arzusu, bilgisayar tabanlı bir bilgi sistemine yatırım yapmak için yeterli bir gerekçe değildir. Bir bilgi sistemi projesi için herhangi bir talebin temeli, operasyonlarda ve işlemlerde - daha önce bahsedilenler gibi - iyileştirmeler olmalıdır.
Bir kuruluşta bilgi sistemlerinin nasıl uyum sağladığını, kuruluşun iş yapısına ve başarısı için sahip olduğunuz nedenlere bağlıdır. Müşteriler en önemli şeyse, sistem analistleri işlerinin çoğunu kendilerine sağlanan hizmeti ve ürünleri iyileştiren uygulamalara yönlendirebilirler. Maliyet kontrolü şirketin başarısının ana göstergesi ise, çoğu uygulama maliyet avantajlarını belirlemeye ve korumaya yönelik olacaktır. Yeni ürünlerin piyasaya sürülmesi başarının anahtarı ise, bilgi sistemleri bu tür ürünleri tanımlamamıza ve oluşturmamıza yardımcı olmalıdır.
Bilgi sistemlerinin, tasarlandıkları organizasyonun amaçlarından, değerlerinden ve hedeflerinden bağımsız olarak geliştirilmeleri halinde etkili olması neredeyse imkansızdır.
"Bilgilendirme proje talepleri her zaman bu ilkeye göre hazırlanmalı ve değerlendirilmelidir."
KAYNAKÇA
- Uygulama geliştirme portföyünün yönetimi / Böl. 1 Bilgi Sistemleri Geliştirmeye Giriş Microsoft® Encarta® Encyclopedia 2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation. Tüm hakları Saklıdır.
