Genel olarak bir projenin göründüğü bir belge, bir dizi faaliyet olduğu düşünülür, bazıları için proje o belgede yer alır, ancak projenin planlanması ve bir belge aracılığıyla somut hale getirilmesi, projenin içerdiği tüm süreç değildir..
Proje, başlangıcı ve sonu olan geçici bir çabaya veya zorluğa dayanan bir çözümdür ve bu benzersiz bir ürün veya sonuç yaratmak için yapılır, yani başka bir proje olmayacak; bazı durumlarda sonuç veya ürün benzer olabilir ancak asla aynı olmayacaktır. Projeler farklı aşamalardan geçer:
Projenin başlangıcı, bir problemin belirlenmesi, iyileştirilmesi için fırsata dönüştürülmesidir, bu aşamada kimin yararlanacağını ve projeye kimin sponsor olacağını bilmek gerekir. Çıktı, teknik ekibi ve proje yönetim ekibini tanımlamanın yanı sıra projenin neden ve nedenini içeren bir belgedir.
Projenin formülasyonu, bir teşhisin yapıldığı, sorunun analiz edildiği, başarıları, gerçekleştirilecek faaliyetleri ve göstergeleri belirlediği, sorunu çözmek için bir bütçe, kaynak ve zamana göre sınırlandırıldığı bir planlama sürecidir, tüm bunlar bir belgeye yansıtılır. Bu aşamanın çıktısı tam olarak Proje Formülasyonu veya Planlama belgesidir.
Projenin yürütülmesi planlananları gerçeğe dönüştürmek içindir, bu aşamada projenin hedeflerine ve göstergelerine ulaşmak için planlanan faaliyetler yürütülür. Bu aşamanın çıktısı, projenin nihai ürünüdür.
Kontrol ve izleme, belirlenen süreler içinde faaliyetlerin yerine getirilmesini izlemek için planlanan ile yürütülen arasındaki çaprazdır. Çıktılar, projenin ilerleyişine ilişkin aylık raporlar ve raporlardır.
Projenin kapatılması veya sona ermesi, paydaşlar, sponsorlar, teknik ekip ve yönetim ekibiyle tüm süreci değerlendirmek, elde edilen faaliyetler, başarılar ve göstergelerle ilgili nihai bir rapor yayınlamak ve uygulanan bütçeyi içerir. Bu aşamadaki çıktı, plana göre yürütülen her şeyin bir denetim belgesidir.
Her şirket iyileştirme arıyor, daha rekabetçi olabilmek için, yeni fikirler öneren girişimlere sahip işbirlikçilere güvenebilir, ancak bu fikirler proje olarak görülmezlerse fikir olarak kalacaklar, gerçeğe dönüşmeleri için teknik bir ekip ve yönetimi.
Mg. Milagros Coronado Calderon
Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Uluslararası Proje Yönetimi Topluluğu ve Bölgesel Kalkınma için Proje Yönetiminde Inter-Amerikan Kalkınma Bankası (IDB-PM4R) topluluğu üyesi.
