Kurumsal iklim ve kültür unsurlarını iyileştirmek için yüksek düzeyde bir yetkilendirme ve mükemmel bir kaynak örneği olan iletişim politikası, XXI.Yüzyılın organizasyonlarında önemli bir yönetim referansı olarak ortaya çıkmaktadır.
İletişim politikası, bir kuruluşun üyelerinin iletişim süreçleriyle ilgili kararları ve eylemleri için referans görevi görmesi gereken bir dizi kılavuzdur.
Tüm kurumsal politika gibi, iletişim politikası da pazarlık konusu olmayan zorunlu davranış kuralları haline gelmek için tüm hiyerarşik seviyelerde uygulanacak kriterler ve eylem çerçeveleri oluşturur.
İletişim politikası, kuruluşun, yöneticilerden işçilere, işçilerden yönetim düzeyine ve bir bütün olarak kuruluştan müşterilere kadar paydaşlarıyla ilişki kurması gereken yönergeleri belirler ve genel olarak toplum.
Francisco Javier Garrido'ya göre, iletişim politikaları "şirketin neyi iletmek istediğinin, bunu nasıl yapmak istediğinin ve hangi kanallar aracılığıyla yapıldığının sinyallerini belirler".
Politikanın, basitçe organizasyonun kurumsal hedeflerini karşılayabileceğinden daha büyük bir aksiyolojik değeri vardır, daha da ileri gider ve organizasyonu oluşturan insanların sosyal ihtiyaçları karşısında saygılı ve kapsamlı iletişim eylemleri oluşturmayı hedefler.
Kuruluşun iletişim kurduğu ilkeleri ve iletişimsel etkileşimler için gerekli gördüğü kavramları açıklığa kavuşturmalıdır.
İletişim politikası, kuruluşun işlerin nasıl yapılmasını beklediğini belirler, ancak bir işlev el kitabı veya bir görevin veya bir sürecin açıklaması gibi operasyonel bir bakış açısından değil, politikanın daha yüksek bir perspektifi vardır. Geliştirilecek faaliyetlerin tanımlanmasının ötesinde, iletişim eylemlerinin hesaba katması gereken parametrelere izin vermelidir.
Bir iletişim politikası, bir grup insanın ortak amaçlara ulaşmak için bir organizasyon oluşturmada birlikte çalışmasına yardımcı olmak için temel bir yönetim yöntemi olarak dili birleştirir, yani iletişim politikası, tüm işbirlikçilerin sorunları çözmesine izin vererek tutarlı bir eylem oluşturmaya çalışır. Aksi takdirde aşırı çalışan bir amir tarafından verilmesi gereken kararları verir.
Neden bir iletişim politikanız var?
Politika, iletişim stratejileri ve planlarının formülasyonunun yanı sıra kurumsal medya ve iletişim becerilerinde ve hatta iletişim yapılarında eğitim planlarının oluşturulması için referans görevi görecek parametreleri içerir.
Bir iletişim politikasının oluşturulması, aynı zamanda, çalışma ağlarının işlerini aynı eylem parametreleri içinde yürüttüğü yüksek düzeyde yetkilendirmeye sahip, hedeflere dayalı bir organizasyon olduğunu belirlemeyi mümkün kılar.
Bir kuruluşun, kuruluş üyelerinin eylemlerini karşılaştıracak bir referans çerçevesine sahip olması ve kuruluşun neyi onayladığını ve neyi reddettiğini belirtebilmesi için bir iletişim politikasına sahip olması gerekir.
Bir iletişim politikasına sahip olmak, kuruluşla ilgili kişilerin onda etik destek bulacağı anlamına gelir ve bu da bu kişilerin kuruma, kuruluşun yönetimine ve ürettiği ürün veya hizmetlere olan güvenini etkileyecektir.
Diğerlerinin yanı sıra, bir kuruluşun bir iletişim politikasına sahip olarak bulduğu faydalar "Örgütsel netlik" (Çalışanlar kuruluştan ne bekleyeceklerini bilir) ve kültürden iklim unsurlarını veya kültürün kendisinin düzeltmesidir.
Bu politikalar, kurumsal hedefleri destekleyen iletişimsel bir kültürü ve davranışları pekiştirmeyi amaçlamaktadır, bu nedenle iletişim politikası, iletişimin gerektirdiği çözümlere rehberlik etmek için "eylem hatlarının belirlenmesine izin verecek" temel referanslar oluşturacak şekilde formüle edilmelidir. organizasyon.
İletişim politikası ayrıca kuruluşun iletişim düzeyinde neye izin vereceğini ve izin vermeyeceğini belirtir, yaptırımlara yol açacak eylemlerin yanı sıra yaptırımın özelliklerini ve bunu kimin çözmesi veya tesis etmesi gerektiğini belirtir.
Politika ayrıca, günlük kararların şirketin eylemlerinin genel kuralları üzerinde sahip olacağı sonuçları tespit etmeye yardımcı olmalıdır.
Örgütlerdeki bazı iletişim politikaları zımnidir, lider, işbirlikçilerinin birlikte yaşamanın temel ilkeleriyle ilişkili bazı varsayılan davranışlarını bekler, ancak genellikle gerçeklik bu zımni ilkeleri aşar ve organizasyon için zorluklar yaratır, bu nedenle yapılandırılmış bir belge aracılığıyla kuruluşun iletişim ilkeleri ve kuruluşun direktiflerine uygunluk ile desteklenir.
Bir iletişim politikası nasıl yapılandırılır?
Bir iletişim politikası genellikle aşağıdaki unsurlara sahiptir:
İletişim politikasının amacı veya amaçları
Başlangıç.
Protokoller.
Atıflar
Kapsamları.
Ceza unsurları.
"Kaordik Çağın Doğuşu" nda yazar, bir amacın topluluğu izlemeye değer bir şey etrafında tanımlayan ve gruplayan açık ve basit bir niyet ifadesi olduğunu, yani kuruluşun neye inanması gerektiğini tanımladığını belirtir. iletişimin iş stratejisine katkısı olacaktır.
Aynı belgede yazar, "ilke" tanımına atıfta bulunmakta ve "bu, topluluğun davranışla ilgili bir arzusu, belirsizlikten yoksun bir ifade, bütünün ve tüm parçaların nasıl girmeye çalıştığına dair temel bir kanaat olduğuna işaret etmektedir. amaç arayışı. İlke, "yapılarının, kararlarının, eylemlerinin ve sonuçlarının bütünlüğünün yargılanacağı" bir ilkedir
Kuruluşun stratejik yönüne ulaşmak için temel olduğuna inandığı "amaç ve ilkelerin toplamı, tutarlı ve tutarlı bir kanaatler bütünü oluşturmalıdır".
İletişim politikası ile ilgili ilkeler:
Diğerlerinin yanı sıra, bir iletişim politikasında en sık kullanılan ilkeler şunlardır:
Açık iletişim
tedavi
şeffaflık
Katılım.
Saygı.
Veracity.
Çalışkanlık.
İşbirliği.
Halkla ilişkiler.
Politikalar ayrıca, üyelerinin belirli izleyicilerle etkileşimde bulunurken dikkate almaları gereken temel unsurları da ilkeleri çerçevesinde belirler; diğerleri arasında, iletişim politikalarıyla bağlantılı en yaygın izleyiciler veya izleyiciler şunlardır:
Basınla ilişkiler.
İşçilerle.
Toplulukla.
Müşterilerle tedavi ediyorum
Tedarikçilerle iş yapmak
Kriz Politikası.
İletişim politikasının en görünür kısmı, belirli durumlar için kuruluş tarafından oluşturulan kılavuzlar veya protokollerdir; bunlardan en yaygın olanları kullanıcı servis kılavuzu, kurumsal kimlik kılavuzu ve kriz kılavuzudur.
Bu ilk bölümün sonunda, iletişim politikası yaklaşımı aşağıdaki yönergeleri dikkate almalıdır:
Kolay uygulanabilmesi için açıkça belirtilmelidir.
Uyum için yönetim taahhüdüne sahip olmalıdır.
Kuruluşun üyeleri tarafından bir uyum hükmü oluşturmalı, insanları uygulamaya istekli kılan faydalar sunmalıdır.
Uygulanacak unsurları sağlayın
Bir iletişim politikası nasıl oluşturulur?
Jesús García'ya göre, "iletişim politikasını oluşturmak için, organizasyondaki iletişim durumunun belirlenmesine izin veren önceden bir değerlendirme yapmak gerekir." Bu durum görselleştirildikten sonra, onu organizasyonun gerektirdikleriyle karşılaştırmak gerekir. kurumsal hedeflerine ulaşmak ve kurumun iletişim kültürünün gerektirdiği düzeltici unsurları politikalarının yaklaşımından oluşturmak için iletişim.
Bu gereksinimler, iletişim politikasını etkileyecek çeşitli referanslar açısından analiz edilmelidir.
Bunların arasında aşağıdakiler dikkate alınmalıdır: Yasal Referanslar, (Kurumun uyması gereken zorunlu standartlar), Kurumsal Referanslar (Önceki stratejik tespitler), Etik referanslar, Sosyal Referanslar (Organizasyonun içinde bulunduğu kültür) ve Stratejik Referanslar (Kuruluş nasıl algılanmak istiyor o Kuruluşun direktifleri, üyelerinin iletişimsel etkileşimlerinden ne bekliyor?
İletişim politikası nasıl uygulamaya konulur?
Her şeyden önce, bir iletişim politikası üst yönetimin Taahhüt ve onayını gerektirir.
Bu sağlandıktan sonra ve politikanın örgüt üyeleri tarafından somut eylemler haline gelmesi için, örnek bir şekilde yayılması ve bu ilkelerin farklı iletişim senaryolarına uygulanmasında kuruluşun yorumlarının gösterilmesi gerekir. ve gerçek anları.
İletişim politikası, onu tanımak ve işlevsel hale getirmek, yani örgüt üyeleri tarafından somut eylemler haline getirmek için bir plan gerektirir. Bu uygulama, yerine getirilmesi gereken eylemlerin, sorumlulukların ve hedeflerin kısa bir şekilde, ancak aşamalandırmanın kolaylaştırılması için yeterli ayrıntıyla belirtildiği bir program gerektirir.
Son olarak, "dalgaları korumak", yani mutabık kalınan bir değerler dizisine inanma iradesini sürdürmek ve bu değerleri eyleme geçirmek için yeterli sürekli gayret gösterilmesi gerektiğine dikkat edilmelidir.
Son olarak, bir iletişim politikasının uygulanmasında ortaya çıkabilecek engellerden bazıları şunlar olabilir:
Açıklama eksikliği.
Ceza sistemi olmadığı
Organizasyonun herhangi bir kısmının buna uymak için temize çıkarılması.
Politikayı uygulamanın kötüye kullanım uygulamalarını açığa çıkaracağına inanan istismarcı liderler.
Çözüm. Bu liderleri iletişim ve yönetim becerileri konusunda eğitin, böylece kendilerini geliştirebilirler.
Kurumsal hedeflerde netlik eksikliği ve kurumu oluşturanların bunlara nasıl ulaşmasının beklendiği.
Şirket, kendisi uymak istemediği bir güvenliği onaylamadığında iletişim politikası başarısız olur.
Bir iletişim politikasının olmaması genellikle organizasyonel iklimi etkiler, çünkü varolmaması, çok az dikkate alındığını hisseden işçilerde memnuniyetsizlik yaratır, aynı zamanda bir referans noktası olmayan istismar durumlarına da yol açar. kontrol, organizasyon kültürünün bir parçası olabilir.
Garrido, Francisco. Örgütlerde iletişimin yönetimi. Ed Ariel. 2004. sf. 94.
Ob Cit. Sf. 119.
Garcia Jiménez, Jesús. İçsel iletişim. Diaz de santos. 1998. s. 119.
