Başlığın riskli sorusu, değil mi? Çünkü çoğunuz "hiçbir şey!" Diye cevaplarsanız, körlere inerim ve kendimi oyun yazmak gibi sevdiğim başka bir şeyi yapmaya adarım.
Ama tam tersine, çoğunuz “her şey” diye bağırırsanız, bir telefon kulübesine gidiyorum, Süpermen kostümü giyiyorum ve Buenos Aires'te uçuyorum.
Bilindiği gibi aşırılıklar kötüdür ve her şey ve hiçbir şey çok mutlak olarak özel kavramlar haline gelir: İletişimin her şey için iyi olduğunu söylersek, tam tersini de onaylamak mümkündür. Bu nedenle, önceki iki cevap gerçekçi bir iç iletişim planı geliştirmeye zararlıdır.
Ne yapmalı Bir orta yol bulun İletişimin biraz, biraz çok yararlı olduğunu söyleyin. İç iletişime yerleştirilebilecek beklenti ve talepleri net bir şekilde çerçeveleyen ve bunu anlamakla ilgili iki parametre olduğunu düşünüyorum:
- Sorunları önlemenizi ve çözmenizi sağlayan bir araç. Hedeflere ulaşmanızı sağlayan bir araçtır.
Sorunlar, ütopyalar ve gerçekçilik
Tüm sorunların en derin köklerinde bir iletişim sorunundan kaynaklandığını söyleyenler var. Varsayım aptalca çünkü bu mantığı takip ederek tüm sorunların çözümü muhtemelen iletişimin elinden gelmek zorunda kalacaktı. Bu bakış (Marshall Mc Luhan ve Nicolás Negroponte gibi bazı teknoloji meraklılarının sürdürdüğü "iletişimsel ütopya" akımıyla bağlantılı), sosyal imgelere derinlemesine bağlı ve bu nedenle şirketlerin çalışmalarına dokunan bir bakış.
Örneğin İnternet'i ele alalım. İnsanların birbirlerini tanıyabilecekleri, keşfedebilecekleri, özgürce iletişim kurabilecekleri için internetten dünyadaki çatışmaların azalacağına söz verilmiştik. Bugün bile, reklamcılık "İnternet sınırları siler" gibi ifadeler yayıyor veya "Küresel Köy" gibi aldatıcı metaforla flört ediyor. Bence Dünya binlerce kilometre fiber optik kabloyla sarılmış olmasına rağmen, gittikçe daha fazla savaşın devam ettiğini ve gideceğini söylemeye gerek yok.
Şimdi organizasyon alanını düşünelim ve önceki örnekteki "İnternet" kelimesini " Intranet ", "dahili dergi", "ilan tahtası", "iş kahvaltıları", "açık hava etkinlikleri" vb. İle değiştirelim ve bu eylemleri biriktirelim. ya da iletişim araçları "motivasyon eksikliği", "düşük aidiyet duygusu", "zaman ve enerji kaybı" veya "kötü çalışma ortamı" gibi her türlü içsel sorunu çözme umudu. Sonuç ne olur sizce? Evet, doğru anladınız: olumsuz. Çünkü iletişim araçlardan değil kültürden, eylemleri örgütsel düzeyde çerçeveleyen ve yönlendiren stratejik yapı iskelesinden yapılır.
Daha açık konuşacağım: Bir şirket, çelişkili mesajlar yaymak, az bilgi vermek, çifte söylemi kötüye kullanmak veya söylediği ile yaptığı şey arasında tutarlı olmamak gibi ahlaksızlıkları sürüklerse, aynı "bağımlı mesajlar" ın pek bir faydası olmayacaktır. Ne kadar güzel, etkileşimli ve iyi tasarlanmış olursa olsun, Intranet'te yayınlanmıştır. Bu durumda, sorunun çözümü, çözülmesi amaçlanan sorunla kirlenmiş olacaktır.
Kısacası, yöneticilerinin ve personelinin taahhüdü ile şirket kültürü eşlik etmez ve desteklenmezse iletişim tek başına hiçbir sorunu çözemez.
Bununla birlikte, aslında zayıf iletişimden kaynaklanan birçok sorun vardır. Bu problemlerle ne yapmalı, bizi çözmek için eylemleri veya iletişim araçlarını nasıl kullanmalı? Evrensel tarifler yoktur, ancak ilk adım olarak, bir teşhisle karşılaşmadan önce kendime sorduğum soruları size söyleyeceğim:
- Şirket "iletişim sorunu" ndan ne anlıyor? Sorunları görmedikleri yerde "görebilir miyim" ve bunun tersi de olabilir mi? Benim "sorun" tanımım tüm kültürler, şirketler, endüstriler için geçerli mi? Benim gördüğüm şey gerçekten bir iletişim sorunu mu yoksa daha erken ve daha derin bir nedenin sonucu mu? (Sosyal bilimlerde nesnenin tanımının nesneyi oluşturduğunu ve bu nedenle teorik bir çerçeve önermenin kaçınılmaz olduğunu hatırlayalım.) Bu sorunu nasıl tespit edebilirim? Doğrudan katılımcı gözlem yoluyla, bazı insanların bana söyledikleriyle, röportajlarla, anketlerle mi? (Gözlemlediğim veya veri topladığım aracın aynı zamanda çalışmanın amacını da oluşturduğunu unutmayın).Bu özel soruna neden olan yanlış iletişimin sorumlu olduğunu nasıl belirleyebilirim? Diğer faktörler için sorumluluğu nasıl sınırlandırabilirim veya ölçebilirim? Meşhur ilke nedenselliğini veya neden ve sonuç ilkesini nasıl kurarım? Değişkenleri nasıl izole ederim ve neyin neden ve sonuç olduğunu nasıl belirlerim?
Bu sorularla sizleri sağduyumuzu, taşlaşmış kesinliklerimizi sorgulamaya davet ediyorum… sosyal bilimlerin çalkantılı sularında gezinirken ve bir iletişim sorununun herkesin görebileceği ve dokunabileceği bir elma sandığı olmadığını keşfettiğimizde bunu yapmak gereklidir. inşa edilen, yorumlanan ve ancak daha sonra - az ya da çok şansla - çözülmeye ya da engellenmeye çalışılan nesne.
Hedefler, her şeye gücü yetme ve eylem
Sorunları bir kenara bırakıp ikinci analiz alanına geçelim. İletişimin herhangi bir hedefe ulaşmaya yardımcı olabileceği söyleniyor. Biraz her şeye gücü yetiyor, değil mi? Ama senden kendini biraz bizim yerimize, örgütsel iletişimcilerin yerine koymanı istiyorum. Yıllar ve yıllar boyunca şirket içi iletişim dikkate alınmadı, bu yüzden şimdi şanslı olduğumuz bir alan bulduğumuza ve bazen sağlıklı bir coşku nedeniyle biraz abartıp diyoruz:
"Faturanızı artırmak istiyor musunuz? İletişim size yardımcı olabilir. Personelinizin mutlu olmasını ister misiniz? Yapabiliriz. Çin'de şube mi açmak istiyorsunuz? İşbirliği yapabiliriz… "
Aslında, web sitemi ziyaret ederseniz, iletişimin ulaşılmasına yardımcı olabileceği hedefleri listeleyerek başladığını göreceksiniz. Bu abarttığım anlamına mı geliyor? Bekle, cevap vermeden önce sana bakış açımı vereyim.
İletişim, hedeflere ulaşmaya yardımcı olabilir, daha önce listelediğim her şeye hizmet eder. Ancak tamamen yararsız da olabilir:
"Daha çok satmak ister misin? Tamam, iç ve dış iletişim planı ile size yardımcı olabiliriz, ancak dikkat edin, ürünleriniz satış noktasına ulaşmazsa her şey boşa gider. Personelinizin şirkete daha bağlı hissetmesini ister misiniz? Bir şeyler yapabiliriz, ama onları günde 18 saat çalışmaya zorlarsanız ve tuvalete gitmelerine izin vermezseniz, bu zor olacak. Çin'de şube mi açmak istiyorsunuz? Bölgede ve toplumla iyi bir temel oluşturmak için bir şeyler bir araya getirebiliriz, ancak yatırım yapacak paranız yoksa her şey dağılacak. "
Dolayısıyla iletişim, tek başına bir şeyi başarabilecek sihirli bir değnek değildir. Hayatta olduğu gibi, bireycilik uzun vadede ve örgütlerin sistemik dünyasında daha az inşaya izin vermez. Bu nedenle, herhangi bir vaatte bulunmadan önce, bir iletişim planının mükemmel olabileceğini, ancak hedeflere ulaşmadaki başarı veya başarısızlığın yalnızca doğru şekilde uygulanmasına bağlı olmadığını bilmek önemlidir. (Evet, elbette bu, şirketin politik ve kültürel taahhüdü hakkında daha önce gördüğümüz şeyle bağlantılı).
Şimdi, paragraflar önce ulaşmayı önerdiğimiz hedeflerle abartılmamamız gerektiğine işaret etmiştim… mükemmel, o zaman kendimize sormamız gereken soru şudur: İç iletişim hangi hedeflere ulaşabilir?
Yine size metodolojimin ne olduğunu anlatacağım, en iyisi olduğunu düşündüğüm için değil, benim için etkili olduğu ve belki de sizin için de etkili olduğu için. Öncelikle şirketten ulaşmak istediği tüm hedefleri bana söylemesini istiyorum. Daha sonra iletişim yoluyla hangilerinin tanışmasına yardımcı olabileceğimi gerçekçi bir şekilde analiz ederim. (Örneğin, şirket maaşları artırmayı hedefliyorsa, bunu başarmak için departmana veya iç iletişimden sorumlu kişiye gitmemelisiniz, kaynakları nasıl elde ettiklerini görmek için finans departmanına gitmelisiniz.Ama iletişim direktörü yardımcı olabilir bu maaş artışını en iyi şekilde iletin).
İkinci olarak, iletişim planının hedeflerini aşağıdaki kategorilere ayırıyorum:
- Operasyonel: Bu müdahale alanında, personelin ev ödevlerini nasıl yapacaklarını bilmelerini sağlamayı amaçlayan iç iletişim eylemleri tasarlarız; organizasyonun operasyonel yönlerini ve pozisyonunuzu bilmek; zamanında bilgi almak; her birinin rolünü anlar ve eylemleri koordine edebilir. Kısaca: günlük çalışmayı bilgiyle beslemeyi amaçlamaktadır.
- Stratejik: Burada, iletişim eylemleri artık personele ne yapılacağını açıklamayı değil, neden yapılacağını açıklamayı amaçlamaktadır. Bu anlamda şirketin stratejisini, yönünü, değerlerini, hedeflerini, vizyonunu ve misyonunu bilmeleri için çalışırız. Tuğla döşeyen üç adamın meşhur hikayesini hatırlıyor musunuz? Her birine ne yaptıklarını sorduklarında şu cevabı verirler: a) bir tuğla örmek, b) bir duvar inşa etmek, c) bir katedral yapmak. Üç yanıt arasındaki fark, tam olarak, her birinin liderinden aldığı stratejik iletişimden kaynaklanmaktadır. ve motivasyon;önerilen hedeflere ulaşmak için personelin katılımını ve katılımını artırmak; kurumsal hedefler üzerinde fikir birliğine varmak; ve liderliği ve ekip oluşturmayı güçlendirmek.
Bu noktada sizi organizasyonlarınızda hangi eylemleri, araçları ve iç iletişim mesajlarını uyguladığınızı ve tarif edilenlerin hangi alanlarında bunları dahil edebileceğinizi düşünmeye davet ediyorum. Bu şekilde, örneğin görev hakkında bilgi vermeye çok odaklanmışlarsa ancak strateji hakkında çok az şey varsa veya motivasyon açısından çok iyi ancak başka bir alanda kötü olup olmadıklarını teşhis edebileceklerdir.
Unutmayın ki bir görevin başarılması için insanlar:
- BUNU YAPMAYI BİLMEK (Operasyonel Alan) NEDEN YAPMANIZ GEREKTİĞİNİ BİLMEK (Stratejik Alan) YAPMAK İSTEDİĞİNİZ (Motivasyon Alanı)
Bir dakika bekle, gitme. İç iletişimi sağlamamıza izin veren ve Algısal alanla bağlantılı olan bir hedef daha var. Elbette iç iletişim, organizasyonun gerçekliğini inşa etmez (bu, Yönetime karşılık gelir), ancak bu gerçekliğin algısını oluşturur. Bu nedenle, iyi bir iç iletişim yoluyla, insanların yapılan değişiklikleri, uygulamaları ve kararları daha iyi almasını sağlayabiliriz.
Bu son hedef çok önemli ve bu yüzden kendimi genişletmek ve size aşağıdaki anekdotu anlatmak istiyorum. Bir süre önce bir şirket beni iç iletişim planı yapmam için tuttu ve bu durumla karşılaştım. Noel'de şirket tüm personelin çocukları için oyuncaklar satın aldı (toplar, masa oyunları, bebekler vb.). Bu eylem olumluydu ama yine de olumsuz olarak algılandı. Neden? Yüze yakın oyuncağı dağıtmaktan sorumlu kişi, o gün ofisi kutularla dolu bir yöneticinin sekreteri olduğu için, her şey düzensizdi ve sevmediği bir görevi yerine getirmek zorunda kaldı. Sonra çok sinirlendi, personele aşağı yukarı aşağıdakileri söyleyen bir e-posta gönderdi:
“Şirket Noel için oyuncaklar aldı. Bu yüzden çocuğu olan herkes gelip onları bugün ofisime ve mümkün olan en kısa sürede çünkü kutularla doluyum ve çalışamıyorum. Yarın bu kutular diğer tarafa gidecek, yani bugün gelmezlerse, daha sonra gelip benden bir şey isteme ”.
Mesaj berbattı! Ve bu şekilde, olumlu bir eylem (önemli bir bütçenin tahsis edildiği) olumsuz bir tepki yarattı ve kötü bir şekilde iletildi. Sonuç: birçok kişi "Teşekkür ederim hanımefendi, ama oğluma kendi oyuncaklarını alabilirim" dedi.
Elbette bana, ücretlerin düşürülmesi gibi kendi içinde olumsuz olaylar olduğunu ve bu iletişimin onları olumlu bir şeye dönüştüremeyeceğini söyleyebilirsiniz. Doğru, siyahı beyaza çeviremezsin, ama en azından griyi arayabilirsin. Bu konuda tavsiyede bulunma sırası bende olduğunda şirket müdürüne tüm personeli toplamasını, yüzünü göstermesini ve bu önlemin neden alınması gerektiğini açıklamasını, bilançoyu göstermesini, başka bir alternatif olmadığını göstermesini veya bunun insanları işten çıkarmaktan daha iyidir ve herkesi işletme maliyetlerini düşürmek için bir plan yapmaya davet etmekten daha iyidir.
Açıkçası bu iletişim eylemi ancak doğruysa mantıklı olabilir, çünkü ben bir çalışan olursam ve bana şirket numaralarının yanlış olduğunu söylerlerse maaşımı düşürürler, ancak daha sonra bir kruvaziyer gemisindeki yöneticiler için bir parti organize ettiklerini öğrenirim, şey çalışmıyor, gürültü yapıyor.
Bu nedenle, iletişimin en büyük zorluğunun mesajın kalitesine (içeriğin olumlu ya da olumsuz olmasına bakılmaksızın) değil, aşağıdakiler arasındaki samimiyet ve tutarlılıktan geçtiğini düşünüyorum:
- Ne söylenir ve ne yapar? Mesaj ve nasıl iletilir? Neyin iletilmesi amaçlanır ve gerçekte ne iletilir Dışarıya ve içe doğru iletilir.
Kapatma yoluyla
Mihaly Csikszentmihalyi (soyadını telaffuz edebilir misin?) "Yaratıcılık: Akış ve Keşif ve Buluş Psikolojisi" kitabında çok ilginç bir şey söylüyor:
Her alan, sosyal kaynaklar üzerindeki hakimiyetini genişletme vaadini taşıyan her fikri memnuniyetle karşılar. Amerikan Psikoloji Derneği, her okulun, her işletmenin ve her ailenin kendi kalıcı psikoloğu olsaydı mutlu olurdu. "
Niyetim ve sanırım bu fikirleri sizinle paylaşmayı teklif etmenin nedeni de budur, iletişim alanının organizasyonlarda daha gerçek alanlar bulması, kazanması ve sürdürmesidir; eylem ve dönüşümün gücü. Bu hareketli dünyada denge her zaman iyi bir seçenektir.
