Muhatabımızın ihtiyaçlarına göre iletişim kurmak güçlü bir zorluktur, ancak bilgi yönetimi, aktif dinleme ve diğerinin ritmi ile senkronizasyon için bazı ipuçları uygulayarak hızlı ve etkili bir iletişim sağlayabiliriz.
İletişim hakkında konuşurken, başlangıçta anlamını nasıl bildiğimize bağlı olarak, iki fikir aklımıza gelir: Eğer onu sürdüren teorik kavramları bilseydik, belki de ünlü küçük Verici, Mesaj, Alıcı kutusunu hayal ederiz; aksi takdirde büyük olasılıkla iletişimi iki alanda düşünürüz: KONUŞMA VE DİNLEME. Ancak iletişim bundan çok daha fazlasıdır, iletişim aynı zamanda tonları, ritimleri ve müzikte olduğu gibi her biri farklı ritimleri tercih eden bir kadroyu ifade eder.
İletişim şeklimiz, daha geliştirdiğimiz serebral hemisfer ile bağlantılıdır, ancak söylemimizi her bir özel duruma göre değiştirsek de, kendimizi her zaman daha kurduğumuz modelde gizleme eğilimindeyiz. Aynı şeyin muhatabımızda da olduğunu anlamak ve onun baskın zihinsel modeline göre cevaplar vermek, zamanları kısaltmamıza ve daha verimli olmamıza yardımcı olacaktır.
Yukarıdakilere dayanarak, 4 tür insanı görselleştirebiliriz:
- Eylem odaklı olanlar Yöntem odaklı olanlar Fikirlerle işaretlenenler İnsan yaklaşımına sahip olanlar.
Her birinin kendine ait ve dünyayı anlamanın en iyi yolunu tanımlayan özellikleri vardır, çünkü iletişim sadece kelimelerle ilgili değil, aynı zamanda jestler ve ritimlerle de ilgilidir.
Eylem Odaklı İnsanlar, zamanın her zaman kısa olduğu, hızlı sonuç almaya odaklanan, sentez için büyük bir kapasiteye sahip olan, zorluklarla motive edilen ve teori onları biraz sıkma eğiliminde olan kişilerdir.
Yöntemlere yönelik olanlar, karar vermeden önce artıları ve eksileri değerlendiren yapılandırılmış, ayrıntılı kişilerdir. Kendilerini güvende hissetmeleri için her durumun en ince ayrıntısını bilmeleri gerekir. Analiz için büyük bir kapasiteleri vardır ve kararları her zaman mantıktan gelir.
En yaratıcı olanlar genellikle en büyük gelişimi fikirlerde bulunan insanlardır; provokatörler, aceleci olanlar, devrimciler, projeleri hakkında açıkça konuşan, giden ve bazen çok odaklanmayanlardır. Büyük yaratıcı kapasiteleri, bazen dinleme becerilerinde bir sınırlama olabilir.
Son olarak, insanlara, insan ilişkilerine net bir şekilde odaklanan insanlar buluyoruz. Bu insanlar genellikle çok destekleyicidir, her zaman başkalarına yardım etmeye hazırdır, ekip çalışmasını içeren tüm bu faaliyetlerle motive olurlar.
Gördüğümüz gibi, bu tipolojilerin her biri arasında büyük farklılıklar vardır, bu nedenle, ritimlerde ve bilgiyi gösterme şekillerinde birbiriyle "senkronize" edemiyorsak, etkili bir iletişim sağlayamamamız çok olasıdır.
Bunu anladıktan sonra, şimdi iletişim kurmak için ne yaptığımızı görelim mi?
- Ötekinin modelini vurgulayalım: Eylem insanı olabilirim, ancak işbirlikçim veya patronum yöntemlerin bir insanıysa ve iletişimimi adapte edemezsem, ona tekliflerimi "satın almasını" sağlayamam, filtreleri kaldıralım. Algı: Dünyaya bakış şeklimiz doğrudan algılarımızdan gelir. Saygı duymalı ve diğerinin kendine ait olduğunu anlamaya çalışmalı ve "ortak" olan üçüncü bir kanalı açmayı başarmalıyız Aktif bir şekilde dinleyelim: İşitme ve dinlemenin son derece farklı iki eylem olduğu açıktır, sorun şu ki, bir kişi bizimle konuştuğunda bizimkinden farklı bir ritim, genellikle kulaklarımızı “kapatırız”, hala fiziksel olarak varız ama kafamız başka şeyler hakkında düşünmeye çoktan gitti. Bu "kapalı", iletişimde en sık karşılaşılan ve önemli engellerden biridir.Verdiğimiz bilgileri diğerinin modeline uyarlamaya çalışalım: Diğerinin modelini analiz ettikten sonra, sunduğumuz bilgileri sıralamak iyi bir fikirdir, böylece diğerinin "sensörlerini etkinleştirebilmesi", çünkü her şeyi yapabilecek şekilde sunduğumuz ona dost olun.
Model türlerini ve bazı iyi iletişim kurallarını hesaba katarak, muhatap için uyarlayarak bilgileri nasıl göstereceğimize bakalım:
a) Eylem odaklı kişilerle:
- Hızlı bir adım atalım Sonuçlardan bilgi sunun Uygulamadan gelen fikirleri pekiştirin Görsellerle destek bilgileri (grafikler, videolar, fotoğraflar)
b) Yöntem odaklı kişilerle:
- Bilgileri mantıksal bir şekilde düzenleyelim İşleri ayrıntılı ve hassas bir şekilde sunalım Temellerden bahsedelim Şeylerin mevcut durumunu ve beklenen sonuçları gösterelim Seçeneklerin avantaj ve dezavantajlarını dahil edelim Ishikawa veya Gantt tipi tablolar ve diyagramlar koyalım.
c) Fikir sahipleriyle
- Uzun tartışma zamanlarına saygı gösterin Önerilerin yenilikçi yönlerini vurgulayın Konuyu kavramsal olarak sunun Önerilerin altını çizin Küresel bir bakışla başlayın ve ardından ayrıntılara gidin
d) İnsan odaklı insanlarla
- Kısa ve gayri resmi bir giriş yapmalıyız Önerdiklerimiz ile insanlar arasındaki ilişkiyi gösterin Çalışmadan önceki önerimizin olduğunu gösterin Çok gayri resmi yazı ve diyalog stilleri kullanın.
Bunun kolay olmadığını biliyorum, ancak bu ipuçlarını uygulamaya koyarak iddialı, etkili ve eksiksiz bir iletişim sağlayacağız.
