Süreç haritalama ve kapsamı

En iyi organizasyon olmanın rekabet gücü yüzyıllar önce, bu yeterli olmadığından ve sanayi devrimi ile birlikte üretkenliğin artmasını sağlayan farklı makineler uygulanmaya başlandı.

Organizasyonlar verimliliklerini bir ölçüde artırmakla yetinmediler ve sonuç olarak süreçlerinin standardizasyonuna ulaşana kadar çevrelerini analiz ettiler. Yıllar sonra, bilgi teknolojilerinin uygulanması, bilgi yönetimi disiplinlerinin başladığı şirketlerin stratejik hedeflerine beklenmedik bir dönüş yaptı.

Şirketler artık değer için rekabet ediyor ve zincirlerine değer katmalarına olanak tanıyan farklı metodolojiler, disiplinler veya uygulamalar, hedeflerine ulaşmak için temel araçlardır.

Bu makalede, Süreç Haritalama, faydalı grafikler aracılığıyla üretim zincirindeki değeri artırmamızı sağlayacak bir metodoloji olarak önerilmektedir.

Süreç tanımları ve haritalama, ortak bir tanıma yol açmak için sunulmuştur. Bir kuruluşun haritalama uygulayarak elde ettiği kapsam.

Haritalamayı gerçekleştirmek için bir sürecin oluşturulması ve bu aracın beklenen faydaları üretmesi için karşılanması gereken şartnameler.

İŞ GELİŞTİRME

• Birinci nesil: emek miktarı, sığır başı ve hatta içerdikleri alan miktarıyla ölçülür İkinci nesil: sanayi devrimi, buhar motorunun tanıtımı Üçüncü nesil: kontrol sistemleri süreçler, standartlaştırılmış çalışmaya başlayın. ("Henry Ford" üretim sistemleri, maliyet sistemleri, muhasebe sistemleri, diğerleri arasında) Dördüncü nesil: bilgi teknolojileri. Beşinci nesil: öğrenen organizasyonlara odaklanan bilgi yönetimi disiplinleri. Altıncı nesil: yenilik yoluyla değer üretimi.

Süreç haritalamanın kökenleri, makinelerin diyagramlarının işin incelenmesine yol açan bilimsel yöntemle birlikte göründüğü ikinci nesil iş geliştirmede başlar.

Lilian ve Frank'in tanındığı şekliyle "Gilbreth", çalışma çalışmasıyla başlar ve diğer ortak çalışanlarla birlikte şunları yaratır:

• Bimanual diyagramlar · İnsan-makine diyagramları · Çalışma diyagramları · Çalışma diyagramları · Dizi diyagramları · Analitik kurs

SÜREÇ NEDİR?

ISO 9000: 2000 için, "girdi öğelerini sonuçlara dönüştüren, karşılıklı olarak ilişkili veya etkileşimde bulunan etkinlikler kümesidir".

Bir Sürecin Haritası

Girdileri, girdileri veya olayları bir çıktıya dönüştüren ve bu çıktının algılanan değer nedeniyle müşteri memnuniyetine neden olacağı bir dizi faaliyetin görevler bütünüdür. Resim 1, bir sürece dahil olan unsurları ve / veya faktörleri göstermektedir.

SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI

(PÉREZ, 2004) 'e göre süreçler şu şekilde sınıflandırılabilir:

• Operasyonel Süreçler, müşterinin şartnamesine göre bir ürün elde etmek veya hizmet vermek için kaynakları dönüştüren süreçlerdir.Destek Süreçleri, sürecin geri kalanı için gerekli olan kişi ve fiziki kaynakları ve şartnameye göre sağlayan süreçlerdir. Yönetim süreçleri, karar vermede ihtiyaç duydukları bilgileri sağlamanın yanı sıra, diğer süreçlerin kontrollü çalışmasını sağlayan süreçlerdir.Yönetim Süreçleri, çapraz bir yapıya sahip olan, yani, sürecin geri kalanına dik bir yönde kesişir. Stratejiyi formüle etmek, iletmek, izlemek ve gözden geçirmekle yükümlüdürler.

Bir sürecin özellikleri:

• Bir tetikleyiciye yanıt verin En az bir çıktıya sahip olun En az bir müşteriye teslim edildi Geri bildirim yoluyla ölçülebilir

HARİTALAMA NEDİR?

"Bir bütünün parçalarının göreceli dağılımını bulmanın ve grafik olarak temsil etmenin eylemi ve etkisidir" (DRAE, nd)

SÜREÇ HARİTALAMA

Organizasyonun süreç ve faaliyetlerini seviyelerde anlamak, analiz etmek ve iyileştirmek için şemalandıran grafik bir araçtır; daha fazla müşteri memnuniyeti ve daha iyi iş performansı yaratmak için ”(RODRÍGUEZ, 2015)

Süreç Haritalama'nın girdileri çıktılara dönüştüren ve değer sağlayan faaliyetler kümesinin dağılımını konumlandırma ve grafik olarak temsil etme etkisine sahip bir araç olduğunu söyleyebiliriz.

ÖLÇÜM SİSTEMLERİ

Her süreç, stratejik hedeflerine göre aşağıdaki gibi bir ölçüm sistemine sahip olması gereken işletim standartlarını içerir:

• Maliyetler:

• Verimlilik Kurulumun işlem yüzdesi

• Kalite:

• Proses ürün kalitesi Verimlilik

• Kişisel:

• Süreç ekibi üyelerinin memnuniyeti Performans değerlendirme Kişisel ve mesleki gelişim.

• Müşteri:

• İç veya dış müşteri tarafından algılanan ölçüm.

GÖSTERGELER

Ölçülemeyenlerin kontrol edilemeyeceğini ve kontrol edilemeyenlerin yönetilemeyeceğini hatırlayarak iyileştirmek için göstergeler oluşturmak gereklidir. Göstergeler, neler olduğunu yorumlamamıza, yanıtlar elde etmek için faaliyetler planlamamıza ve bir değişikliği uygulamaya ve sonuçlarını değerlendirmeye ihtiyaç olup olmadığını belirlememize olanak tanır.

Göstergeler şu sorulara cevap vermelidir: Neyi ölçmeliyiz? Nerede ölçülmeli? Ne sıklıkla ölçülmeli? Nasıl ölçülmeli? Sonuçları kim ve ne sıklıkla gözden geçirecek ?, Diğerlerinin yanı sıra.

DÜRBÜN

ORGANİZASYON ÜZERİNDEKİ ETKİ

• Kuruluşu stratejik hedeflerine göre hizalayın Operasyonunda şeffaflık sağlayan süreçlerle yönetilen bir operasyon modeli tasarlayın Karar vermek için güvenilir bilgiler içeren bir modele sahip olun Her sürecin ve hedeflerinin gerçekleştirilmesinden sorumlu olanların performansını ölçün Etkili organizasyon yapısı Değer zincirinde tanımlanan fonksiyonlar ve süreçler Müşteri memnuniyetine ve maliyete yönelik akış Akışla uyumlu net roller ve sorumluluklar Şirketin farklı fonksiyonları arasındaki bilgi akışını iyileştirir ve izin verir Süreçlerini kontrol edin Her sürecin hedeflerini ve kapsamını iletin Politikalar ve işletim kuralları oluşturun Faaliyetin etkin akışına izin verin Dahili ve harici müşteriler-tedarikçiler arasında hizmet seviyeleri oluşturun.Performans göstergeleri oluşturuldu Fırsat alanları belirlendi Organizasyonu etkin bir şekilde yönlendirmek için operasyonel kontrol Yenilikçi projelerle iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi Sadece sorunları çözen reaktif bir operasyon sayesinde mikro yönetimde kaybolmak yerine aşkın yöne odaklanılmasına olanak tanır.

KURULUŞ İÇİNDEKİ SÜREÇ HARİTALAMA DÜZEYLERİ

Bir organizasyonun süreçleri 4 seviyede temsil edilebilir ve organizasyona onları nasıl temsil edeceğine bağlı olacaktır, örneğin Örnek 2'deki örnek 0'dan 3'e kadar ele alınır.

Süreç Haritalama Düzeyleri

Seviyelere neyin girip çıktığını ve fırsat alanlarının nerede olduğunu belirlemenizi sağlayacak sürecin bir tanımını yerleştirmelisiniz.

DİYAGRAMLAR

Süreç Haritalama için üç ana şema kullanılır:

• İlişki diyagramı: Sebepleri karmaşık bir şekilde ilişkili olan bir problemi analiz etmemizi sağlayan bir araçtır. Bir kuruluşun farklı alanlarını veya işlevlerini ilişkilendirir (Resim 3).

İlişki Şeması Örneği

• Disiplinlerarası Diyagram: Farklı disiplinler arasındaki ilişkiyi temsil eder veya organizasyonun akışını anlamak için teorik-pratik bilgi seti olarak da adlandırılır (Resim 5) Akış Şeması: Bir süreci grafiksel olarak temsil eden bir araçtır. faaliyetleri ilişkilendirir (Resim 4).

Disiplinlerarası Şema Örneği

Akış Şeması Örneği

Diyagramlar grafiksel algoritmalardan oluşur. Algoritmalar, bir faaliyetin, onu uygulayan kişi için şüphe uyandırmayan ardışık adımlarla yürütülmesine izin veren sıralı ve sonlu bir talimatlar dizisidir (Çizim 6).

Algoritma Örneği

KULLANILAN YERLER

Haritalama, aralarında aşağıdakiler bulunan farklı disiplinler, uygulamalar ve standartlar tarafından kullanılır:

• BPM İş Süreçleri YönetimiTQM Toplam Kalite Yönetimi Altı SigmaLean ÜretimTOC Çekişme Teorisiİşlemci Değer ZinciriISO Uluslararası Standart Organizasyonu

SÜREÇ HARİTALAMASININ GELİŞTİRİLMESİ

1. Haritalamanın odağını ve kapsamını tanımlayın.

• Kuruluşun stratejisiyle uyumlu hale getirin Yönetim seviyelerinin taahhüdünü elde edin Kilit paydaşları belirleyin Süreleri ve gerekli kaynakları tanımlayın.

1. Haritalama metodolojisini ve belgesel standardını tanımlayın ve dahil olanları eğitin.

• Metodolojiyi tanımlayın BPMN - İş Süreci Modelleme NotasyonuBPEe - İş Süreci Açıklaması GenişletilmişBPEL - İş Süreci Yürütme DiliVSM - Değer Akışı Haritalama Entegre edilecek haritalama ve aksesuar düzeylerini tanımlayın Kurallar kılavuzunu geliştirin Hedef Kapsam İş süreci modelinin tanımı Süreç modelleme düzeyleri İş Terimler Sözlüğü Semboloji Süreç haritası İş süreci modeli Gösterge haritası Genel standartlar Harita ve model örnekleri Süreçlerde yer alan kişileri eğitin.

1. Bir çalışma planı hazırlayın, organizasyonel durumu değerlendirin ve politikaları ve kuralları tanımlayın.

• Faaliyetlerin, rollerin, sorumlulukların, kaynakların tanımlandığı bir çalışma planı hazırlayın Görüşmeler ve toplantılar için gündem İletişim planı Politikalar ve proje kuralları.

1. Süreç modellemesi hazırlayın.

• İlgili kişilerle katılımlarını teyit edin Görüşmeler, çalıştaylar ve toplantılar için lojistiği hazırlayın İnsan Kaynakları Malzeme Kaynakları Mali kaynaklar Toplantı kurallarını belirleyin.

1. Bilgi toplayın ve süreçleri haritalayın.

• Bilgi toplama teknikleri Anketler İzlenebilirlik Bir tür bulgu ve öneri getirin Organizasyon şemasından model Yukarıdan aşağıya model Süreçlerin aksesuarlarını entegre edin Faaliyetleri çalışma planına göre getirin Dahil olanların katılımını değerlendirin.

1. Süreç modellemeyi onaylayın ve doğrulayın.

• Haritaları kilit paydaşlarla onaylayın Sponsorlarla haritaları doğrulayın Resmi olarak eşlenmiş modeli oluşturun

Bir süreç haritalamasının bir örneği, bir mekanik atölyenin makro sürecinin gösterildiği 7 numaralı Çizimdir.

Mekanik Bir Atölyenin Süreç Haritalaması

YANLIŞLAR

Süreç Haritalamasında, bunu uygularken bulduğumuz en yaygın olanlardan farklı hatalar vardır:

• Onaylanmış bir metodolojiye sahip olmamak Personelin kullanılacak metodolojiye farklı bir bakış açısına sahip olduğunu ima eder Bir temelden başlamak istemek Mantıklı veya dikkate değer olduğunu düşündüğümüz problemleri, bunun sadece bir belirti olabileceğini ve olmadığını kabul etmeden çözmek istemeyi ima eder. temel neden Haritalama ile aynı düzeyde bir çözüm sunun Bu, sonucun gerçek durumu göstermemesi için bazı tür bilgileri manipüle etmeyi istemeyi ima eder Kilit paydaşlarla faaliyet planlamamak Bu, dahil olan kişilerin olmamasını gerektirir Faaliyetleri doğru bir şekilde hazırlamazlar Faaliyetin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynaklara sahip olmadıkları anlamına gelir, katılımcılar arasında gecikmelere, zaman kaybına ve hatta rahatsızlıklara yol açar.

SONUÇ

Süreç Haritalama, farklı disiplinlerde sürekli iyileştirmeye odaklanan bir araçtır, bu nedenle modelleme uygulaması doğru yapıldığı sürece bir şirketin mevcut durumunu görselleştiren bir araç olarak kabul edilir. ve önceden belirlenmiş kurallara saygı duymak.

Oluşturduğu etki, süreçler olduğu gibi bilindiği için karar vermeyi kolaylaştırır. Mevcut olabilecek fırsat alanlarının tanınmasını kolaylaştırmaya ek olarak.

KAYNAKÇA

• ALAMILLO, KR (14 Mayıs 2013). Gestiopolis'ten alındı: http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/mapeo-de-alcances-de-procesos.htmALTECO. (Sf). ALTECO danışmanları. 5 Mart 2015 tarihinde http://www.aiteco.com/diagrama-de-relaciones/(sf) adresinden erişildi. Çözüm Danışmanları. 5 Mart 2015 tarihinde http://asesoresensoluciones.com/index.php/el-mapeo-de-procesosBRIENO, M. (30 Mart 2013) adresinden erişildi. Süreç haritalama kursu 1. SLIDESHARE'den edinilmiştir: http://es.slideshare.net/mabrieno/mapeo-de-procesos-curso-1?qid=11f59b14-5957-4290-81be-8b3a1c269912&v=default&b=&from_search=5BRIENO, M. (30 Mart 2013). Süreç Haritalama kursu 3. SLIDESHARE'den edinildi: http://es.slideshare.net/mabrieno/mapeo-de-procesos-curso-3?qid=5819d0c6-2f50-4041-aefb-d7beaa56927e&v=default&b=&from_search=6DRAE. (sf). Kraliyet İspanyol Akademisi. 4 Mart 2015 tarihinde http://lema.rae.es/drae/HERRERA, WO (20 Şubat 2009) adresinden erişildi. SlideShare. Http://es.slideshare.net/Willy256/mapeo-de-procesos-1052895IGRES adresinden alınmıştır. (Sf). 3 Mart 2015 tarihinde http://www.igrescat.net/2012_07_01_archive.html PÉREZ, JA (2004) adresinden erişildi. Süreç yönetimi. Madrid: ESIC.RODRÍGUEZ, DE (7 Şubat 2015). SlideShare. Http://es.slideshare.net/droechrc/mapeo-de-procesos-44389769?qid=8554b44b-0c54-48e1-ac6f-e0d5d3014cb3&v=default&b=&from_search=1 adresinden alındınet / 2012_07_01_archive.html PÉREZ, JA (2004). Süreç yönetimi. Madrid: ESIC.RODRÍGUEZ, DE (7 Şubat 2015). SlideShare. Http://es.slideshare.net/droechrc/mapeo-de-procesos-44389769?qid=8554b44b-0c54-48e1-ac6f-e0d5d3014cb3&v=default&b=&from_search=1 adresinden alındınet / 2012_07_01_archive.html PÉREZ, JA (2004). Süreç yönetimi. Madrid: ESIC.RODRÍGUEZ, DE (7 Şubat 2015). SlideShare. Http://es.slideshare.net/droechrc/mapeo-de-procesos-44389769?qid=8554b44b-0c54-48e1-ac6f-e0d5d3014cb3&v=default&b=&from_search=1 adresinden alındı

Bu makalede gösterilen resimler Google görseller sayfasından alınmıştır.

Orijinal dosyayı indirin