ZATEN sahip olduğunuz bilgilerle iş stratejinizi nasıl uygulayacağınızı 10 adımda keşfedin.
"… gözlerimizin önünde ne olduğunu görmek sürekli çaba gerektirir…" demiyorum, dedi George Owell (1903-1950) İngiliz yazar ve gazeteci.
Ve ben bu ifadeyi tamamen paylaşıyorum, çünkü birçok kez işlerimizin önündeyiz ve bir başkası gelene, onlara yorum yapana ve gözlerini açana kadar çok açık şeyler göremiyoruz.
Bu yazıda tam olarak bunun hakkında konuşacağım. Size iş stratejinizi başarılı bir şekilde geliştirmek ve beklediğiniz sonuçları elde etmek için gerekli tüm araçlara ve bilgilere sahip olduğunuzu göstereceğim.
Sadece iş ve küçük bir düzen gerekiyor.
Bu makaleyi okuduktan sonra, bir iş stratejisinin yürütülmesinin çok zor olmadığını fark ettiğinizi söylemek için bu makaleyi okuduktan sonra, bunun gerçekleşmesi için bir dizi adımı atladığımız ve Yaptığımız şey işe yaramıyor.
Bu yüzden size bir iş stratejisi geliştirmek için iş hedeflerini planlama ve gerçekleştirme konusunda iso 9001 danışmanlığı yaparak öğrendiğim her şeyi Adım Adım anlatacağım.
Burada size aşağıdaki adımların bir özetini bırakıyorum, böylece aşağıda ne okuyacağınıza bir göz atabilirsiniz:
1. Adım: Neyi başarmak istediğinizi tanımlayın
Bu adım çok açık görünüyor ama neyi başarmak istediğimizi iyi tanımlamak şart. Herhangi bir iş stratejisinin arkasında ulaşılması amaçlanan bir amaç vardır.
Bu nedenle, herhangi bir iş stratejisini oluşturan şey, ulaşılacak bir veya daha fazla hedefin toplamıdır.
Bir veya birkaç hedefin toplamı stratejiyi oluşturuyorsa, nereden başlayacağınız, bu hedefin açık bir şekilde tanımlanması ve böylece gerçekten kaliteli bir hedef olması konusunda benimle aynı fikirde olacaksınız:
Size bir hedefi açıkça tanımlamanızı söylediğimde, onu tanımlayabilmeniz için tanımlamaktır:
- zaman içinde sınırlı (hedefe ulaşmak için bir bitiş tarihi belirleyin) ölçmek (sayılabilir ve ölçülebilecek şekilde tanımlayın) (belirli ve açık bir şekilde tanımlayın) ancak ulaşılabilir olmalıdır)
Şüphesiz, SMART hedeflerini sayısız vesileyle okudunuz… Şimdi bu konuya girmek istemiyorum çünkü internette bu konuda çok fazla makale var.
Görmenizi istediğim şey iyi ve kötü ifade edilmiş hedefler:
| Kötü belirtilen hedef | İyi ifade edilmiş hedef |
|---|---|
| müşteri memnuniyetini artırmak | memnuniyet anketleriyle ölçülen 2020 yılı sonunda 2019 yılına göre müşteri memnuniyetini% 5 oranında artırmak. |
| pazar payımızı% 7 artırıyoruz. | 2020 yılı sonuna kadar pazar payımızı 2019 yılına göre% 7 artırın. |
| 2020 sonuna kadar atölyemizde% 100 verimlilik elde edin (bu gerçekçi değildir) | 2020 yılı sonuna kadar atölyemizde% 80 verimlilik elde edin. |
Farkı görüyor musunuz? Kolay ve mantıklı değil mi?
Eğer hedefi iyi tanımlamak için bu çabayı göstermezsek, stratejinin doğru bir şekilde yürütülmesi için geri kalan adımların iyi bir şekilde gerçekleştirileceğini düşünüyor musunuz?
2. Adım: Hedefinize hangi ürün, hizmet veya süreçle ulaşacaksınız?
Kuruluşumuzdaki bir ürün, hizmet veya süreç sayesinde, stratejimizde başarmayı planladığımız her şey elde edeceksiniz.
Bunu açıklamak için önceki örnekleri kullanacağım.
- Müşteri memnuniyetini% 5 artırmak istiyorsanız, bunu elde etmek isteyeceksiniz:
- Müşteri hizmet sürecinin iyileştirilmesi? Satış sonrası hizmet sürecinin iyileştirilmesi? Teslim ettiğiniz ürünün kalitesini (teknik özellikleri ve işlevleri) artırmak? Hizmet kalitesini artırmak (teknik bilgi ve kullanıcı deneyimi) ne teslim ediyorsun
- Belirli bir ürünle mi yoksa birkaç ürünle mi? Belirli bir hizmetle mi yoksa birkaç ürünle mi? Yeni bir ürünle mi yoksa kuruluşunuzdaki mevcut bir ürünle mi?
Birini veya diğerini seçerseniz ne değişir? İş stratejinizde iyi tanımlayın.
3. Adım: Hangi görevlerin / işlerin yapılması gerekiyor?
Neyi başarmak istediğinizi, hangi ürünü, hizmeti veya işlemi alacağınızı ve almak istediğiniz tarihi sınırlandırdınız.
Artık daha önce tanımladıklarınıza ulaşmanızı sağlayacak görevlerin bir listesini yapmaya hazırsınız.
Bu liste, sizin ve ekibinizin, teklif ettiğiniz son tarihe kadar belirlenen hedefe ulaşmak için gerçekleştirmeniz gereken tüm faaliyetleri / görevleri açıklar. Hepsini birbiri ardına tarif edebilir, endişelenmeyin, bir sonraki adımda onları geliştirmesi gereken her kişi için ayıracaksınız.
Bu adımda önemli olan, tanımladığınız görevlerin hedefinize ulaşmanızdır, yani gerçekleştireceğiniz görev hedefe ulaşmaya katkıda bulunacaktır.
Müşteri memnuniyetini artırmak istiyorsanız, hedefinize uygun bir görev "müşteri hizmetleri eğitim / öğretimi almak" olabilir. Aksine, çok iyi olmayan bir görev "muhasebe dersi almak" olabilir.
Açık görünüyor değil mi? Ama buna dikkat et.
Görevlerin bir listesini yapmak için Microsoft Excel'in size ücretsiz olarak sunduğu önceden tasarlanmış şablonları kullanabilirsiniz. Bir tıklamayla tasarımınızı hazır hale getirmenin hızlı bir yolu.
Bunu elde etmek için Microsoft Excel uygulamasını açın ve tekrar tıklamadan önce önceden tasarlanmış şablonlara bakın. “Projeler için Yapılacaklar Listesi” denilene tıklayın.
Açın ve biraz özelleştirin. Sütunları şu şekilde yeniden adlandırın:
- Adı Görev Benzersiz (U) veya Periyodik (P) Gerçekleştirecek Kişi Maliyeti
Bu adım için, sadece tüm görevleri listelemeye ve Benzersiz bir görev (U) olup olmadığını tanımlamaya odaklanın, yani periyodik olarak tekrarlanması gereken bir görevse yalnızca bir kez veya bir Periyodik görev (P) gerçekleştirilecektir.
4. Adım: Ekip içindeki ve dışındaki görevleri kim yapacak?
Bu, ekibinizdeki kişilerin görevlerini ve adlarını bağlamaya başladığınız adımdır.
Bu adımdaki en önemli şey, gerçekleştirilecek görevin türünü ve sizinle birlikte çalışan kişinin profilini (bilgi, beceri, deneyim ve ayrıca her bir kişinin sahip olduğu iş yükü) dikkate almanızdır.
Her görevi yerine getirmek için en uygun kişileri seçin.
Bir iş stratejisini yürütmenin, kullanacağınız tüm kaynakların dahili insan kaynaklarınız, yani personeliniz olmayacağını unutmayın. Ekibinizin uzman olmadığı bazı görevleri / faaliyetleri dış kaynaklardan satın almak için pazara gitmeniz gerekebilir.
Web'de alışveriş yaparken kullanıcı deneyimini geliştirmek için web sitenizi iyileştirmeniz gerekebilir ve bunun için harici bir profesyonel kullanmanız gerekir.
Veya belki bir müşteri hizmetleri eğitimi veya süreç optimizasyonu kursu vb. İşe almalısınız.
Bu nedenle, her bir görevi her bir kişiye atayın ve kuruluşunuzun dahili kaynağı mı yoksa harici mi olduğunu belirtin.
Excel'inize götürün ve görevi ekibinizden veya dış uzmanınızdan bir kişiye atamaya başlayın ve "Bunu gerçekleştirecek kişi" sütununa yazın.
Adım 5: Eğitim ihtiyaçları / dahili ve / veya harici eğitim?
Bir görevi yerine getirmeyi seçtiğiniz kişi, iş yükü veya başka bir nedenden ötürü görevi yerine getiremezse, ancak bunu yapmak için gerekli bilgiye sahipse, önerilen görevi / etkinliği gerçekleştirmek için ekibin başka bir üyesine eğitim verilmesini sağlayabilir.
Ancak bazen, bir strateji görevi gerçekleştirmek için kuruluşunuzda en iyi profili bulmaya çalışsanız bile, her zaman ideal kişiyi bulamazsınız. Bu durumda, önceki adımda açıkladığım gibi o kişi veya o grup insan için bir eğitim almak zorunda kalabilirsiniz.
Bir sonraki adımda maliyetinin ne olduğunu analiz etmek için teklifler / bütçeler isteyin.
6. Adım: Ne kadar paraya mal olacak?
Sizin, çalışanlarınızın veya harici bir uzmanın yaptığınız tüm işlerin bir maliyeti olduğunu kabul edersiniz.
Stratejinizi gerçekleştirmek için tüm bu görevleri yerine getirmenin de bir maliyeti olduğu açıktır, ancak ne kadar? Analiz etmenize yardımcı olacağım şey bu.
Bir dizi görevi geliştirerek iş stratejimizi geliştirirken, bence iki tür maliyet var:
- İç maliyetler: her çalışanın maliyeti / saati ve yönetici / direktör olarak kendiniz Dış maliyetler: dış personel tarafından yapılan işin maliyeti / saati.
Bu an, uyguladığınız ve sonra uyguladığınız stratejinin kuruluşunuzda uygulanabilir olup olmadığını bilmek için sakin bir şekilde analiz etmeniz gereken hassas bir andır. Bu tapınak gibi bir gerçeklik…
İş hedeflerimize ulaşmak için bin şey yapabiliriz, ancak birçoğunun uygulanabilir olmaması çok muhtemeldir.
Herhangi bir işadamı, televizyon reklamlarında ürün / hizmetinin tanıtıldığı en popüler anlarda görünmek ister, ancak hepimiz bu maliyetin bir ülkedeki şirketlerin% 95'ini karşılayamayacağını biliyoruz.
Yapmanız gereken, iş stratejinizi gerçekleştirmenin size ne kadara mal olacağına dair küçük bir analiz yapmaktır.
Adım 3'te gerçekleştirilecek görevleri zaten tanımlamış olduğunuz gibi ve bunları gerçekleştirecek olan adım 4'te, bu hesaplamayı yapmak daha kolay olacaktır.
Excel'inize götürün ve kişinin bu görevi gerçekleştirmek için alacağı saatleri hesaplayın ve fiyat / saat maliyetiyle çarpın.
Eğer görevi gerçekleştiren harici bir profesyonelse, iş masraflarının ne kadar olduğu konusunda size bir teklif / teklif sunacaklarından daha kolaysınız demektir.
Tüm masrafları belirledikten sonra bunları toplayın ve hedefinize ulaşmak için son tarihinizi planladığınız dönemde stratejinizi yürütme maliyetine sahip olursunuz.
Hayal edebileceğiniz gibi, tüm bu maliyetlerin bir kısmı, bu görevleri yaptıkları saatler boyunca kendi işçileriniz tarafından üretilen iç maliyetlerle temsil edilir.
Bu iç maliyetler, onlara ödediğiniz ücrete (fazla mesai yapmadıkları sürece) dahil olduğu için hazinenizden fazladan para çıkışı anlamına gelmez, ancak bunun anlamı üretimindeki bir azalmadır. İş stratejisini oluşturan görevleri geliştiriyorlarsa, normal görevlerini yerine getirmeyeceklerdir, bu nedenle üretimleri azalacaktır.
Ama ne kadar tükenme? hala merak ediyorsun. Hesaplamak için Excel'inize bir sütun daha ekleyebilir ve bu sütuna “Saat üretilmedi” diyebilirsiniz. Önceki sütunda çarptığınız için hızlı bir şekilde hesaplarsınız (her insanın saat * maliyeti).
Tüm bu bilgilerle kendinize şu soruları sorabilirsiniz:
- Stratejiyi yürütmek için bu dış maliyetleri varsayabilir miyim? Bu iç maliyetlerin küresel olarak üretken olmayan saatlere çevrildiğini varsayabilir miyim? Bu iç maliyetlerin her çalışan için üretken olmayan saatlere çevrildiğini varsayabilir miyim?
Tüm cevaplar evet ise, tebrikler bir sonraki adıma geçer.
Bu yanıtlardan herhangi biri negatifse, görevleri kaldırmak veya değiştirmek veya görevleri başkalarına yeniden atamak için 3. veya 4. adıma geri dönmeniz gerekir.
Ancak korkmayın, çünkü bu geri dönmek çok karmaşık ve yorucu görünüyor, Excel ile çok hızlı bir şekilde anlıyorsunuz. Sadece görevleri ortadan kaldırır veya değiştirir ve bunları yerine getirmekten sorumlu olanları yeniden atar ve maliyeti yeniden hesaplar.
Excel'den ayrılmak zorunda kalmadan her şeyi yaparsınız.
7. Adım: Görevlere öncelik verin:
Listelenen tüm görevleriniz zaten var, maliyetiniz var ve bunun kuruluşunuz için geçerli olduğunu biliyorsunuz.
Şimdi öncelik sırası sizde. İlk olarak hangi görevler yapılır? Burada kendime üç soru soracağım:
- İlk olarak gerçekleştirilecek diğerlerinin başarısına bağlı görevler var mı? Karlılık oranları (kar / yatırım) yürütüldükten sonra diğerlerinden daha büyük görevler var mı? Önerilen hedefe ulaşmak için diğerlerinden daha büyük etkisi olan görevler var mı? ?
Bu cevaplarla zaten görevlere öncelik verebilirsiniz.
Bu siparişi kopyalayıp yapıştırarak Excel'inize yerleştirebilirsiniz.
Adım 8: Görevleri yerine getirin:
Bu adım önemlidir, çünkü bir görev listeniz vardır ve bunları yürütmeye başlayacaksınız, ancak haftanın / ayın hangi günü? Günün hangi saati?
Bunu düzenli bir şekilde yapmak ve ekibinize iletmek için, bu görevleri zamanlamanız ve gerçekleştirilecekleri haftanın / ayın gününü ve saatini ayarlamanız gerekir.
Belki de şirketinizin üretiminin daha düşük olduğu haftanın bir günü ve saati vardır. Avantajlardan yararlanın ve mümkünse bu görevleri yerine koyun.
Görevlerin gerçekleştirileceği haftanın gününü ve saatini planlamak ve planlamak için her bir kişiyle görüşebilirsiniz.
Bunu yapmak için Google Takvim kullanıyorum.
Benzersiz veya yinelenen görevler olup olmadığını belirlemek için renkli bir fan kullanabilirsiniz.
Siz veya çalışanlarınız bu uygulamayı kullanmazsanız, çok sezgisel ve kullanımı kolay olduğu için uygulamaya başlarım. Böylece kağıt gündemleri taşımaktan kaçınırsınız ve her zaman mobil cihazdan bile görmesini sağlayabilirsiniz.
Adım 9: Görevleri izleme ve sonucu ölçme.
Görevlerin ilerlemesini ve yürütülmesini izlemek asla unutamayacağınız bir şeydir. İyi olup olmadığınızı görmek için stratejiyi kontrol etmenin en önemli bölümünü temsil eder.
İlerleme hakkında geri bildirim almak için kontrol etmediyseniz, eminim ki, dönemin sonunda hedefe ulaşmayı öngördüğünüz bir çok görevle, problemlerle veya tespit edilmemiş hatalarla, görevler kötü atanmış olarak göreceksiniz… Kısacası, hedefinize ulaşmadan.
Stratejiyi ve bunun için verilen görevleri düzenli olarak izleyerek, sonunda bu sürprizlerden kaçınırsınız ve hataları, sorunları, görevlerin olası yeniden düzenlemelerini vb.
Açıkçası, bu izlemeyi Excel'inize kaydedin. Bunun için, “Takip notları” adlı son sütunu içerir.
Bu sütuna, görevleri yerine getirmekten sorumlu kişiyle görevleri takip ederken gerekli olduğunu düşündüğünüz notları yazın.
Ona her görevde nasıl bir şey yaptığını, herhangi bir problemi olup olmadığını ve planladığınız sürede tamamlayıp tamamlamadığını sorun.
Görevin başarı düzeyi, hücrenin içindeki aynı B sütununa yazılabilir. Çalışma yüzdesi düzeyini ayarladığınızda, Excel otomatik olarak yeşil çubuk grafikte doldurulur. Böylece, bir bakışta tüm görevlerin nasıl yürütüldüğünü görselleştirebilirsiniz.
Asla Excel dosyanızın üzerine yazmayın ve değişiklikleri kaydetmeyin, çünkü bir ölçüm döneminde ve başka bir dönemde olanlar arasında bilgi kaybettiniz.
Bunun yerine, her takipinizde bir tarih (gün - ay - yıl) girin. Bu, bu ekran görüntüsünde gördüğünüz gibi sayfanın adına çift tıklayarak elde edilir.
Bir sonraki ölçüm için, bu sayfayı kopyalayıp yapıştırın ve üzerine başka bir tarih koyun. Bu şekilde, bir dönem ile bir başka dönem arasında hiçbir zaman bilgi kaybetmezsiniz.
Bunu yapmak için, sayfa adını sağ tıklayın, "Taşı veya kopyala" yı tıklayın ve ardından "kopya oluştur" kutusunu işaretleyin.
10.Adım: Elde edilen sonuç hakkında kararlar verin
Önceki adımda, görevleri yerine getiren kişilerle bir araya geldiğinizden, bu görevi o kişiye ve tahmini süreye atarken bir hata yapıp yapmadığınızı bilmek için yanıtlarından yararlanın.
Bir görevi yeniden düzenlemeniz veya yeni atamalar yapmanız gerekiyorsa, bunu yapma ve Excel'inizi değiştirme zamanı gelmiştir.
Bunlar, iş stratejinizi işe yarayacağını garanti etmek için parmaklarınızın ucunda tüm bilgilere sahip olduğunuzu görmenizi sağlamak istediğim 10 adım.
Bu yazı başarılı olursa, size dengeli bir puan kartı çizmeyi ve bu stratejiyi görsel olarak nasıl takip edebileceğinizi öğretmek için başka bir yazı yazacağım.
kaynakça
- Wikipedia:
