Bir ISO 9001 Denetimi için personel hazırlama hakkında bilgi ararken, standardın kapsadığı yönler hakkında bilgi edinmek için sayısız eğitim teklifi bulacaksınız.
Bununla birlikte, kuruluş içinden, Kalite Güvence departmanı (çoğu durumda tüm şirketin yalnızca sertifika alma zorluğuyla karşı karşıyadır), bazen ne yapacağını bilmekte zorlanır. dahil olan herkesin denetçilerden önce iyi performans göstermesini ve istenen sertifikaya tatmin edici bir şekilde katkıda bulunmasını sağlamak için.
Deneyimlerime göre, cevap, denetime en üst düzeyde katılım sağlamak için tüm organizasyonu farklı seviyelerde dahil etmektir. Ama onlara ne söylenir? İşbirliği yapmalarına yardımcı olmak için ne yapılmalı?
1. Misyon ve Kalite Politikası Bilgisi: Yakalanması ve ezberlenmesi kolay üç veya dört noktadan oluşan basit bir özet sunmak yeterlidir.
2. Süreçlerin, prosedürlerin ve göstergelerin anlaşılması: Her kişi süreçlerini, prosedürlerini ve göstergelerini bilmeli ve tam olarak anlamalıdır. Kalite Güvence alanı için, her bir alana denetim sırasında danışılabilecek her birine karşılık gelen süreçleri, prosedürleri ve göstergeleri gösteren bir özet tablo sağlamak için iyi bir araç olabilir. şüpheler.
3. Belgelerin durumu: Tüm belgelerin güncel, uygun şekilde organize edilmiş, kolay konumlandırılmış bir yerde olması ve kayıtların imzalanması gerektiğini hatırlatmak önemlidir.
4. Denetçilerden önce hareket etmek için ipuçları: Genellikle mevcut kalite sistemine göre işlerini doğru yapan nitelikli çalışanlar, soru soran veya kanıt isteyen bir denetçiden önce nasıl cevap verebileceklerini veya kendileri ile nasıl başa çıkacaklarını bilmezler, bu nedenle iletişim kurmak yararlıdır. Ortak çalışanlar için ipuçları:
• Güvenle cevaplamaya çalışın (denetçiler normal faaliyetlerde olmayan hiçbir şey sormayacaklardır), kimse işi yapan kişiden daha fazla şey bilmiyor.
• Bir denetçinin sorusu veya gereksinimi anlaşılmazsa, soruyu tekrarlamanız veya farklı bir şekilde sormanız istenebilir.
• Çalışma alanını mükemmel bir düzen ve temizlik içinde bulundurun (elinizin altında dokümantasyon bulundurun)
• Denetçiye istenenden daha fazla bilgi (sözlü veya yazılı) vermeyin
5. Çalışanların şüphelerini, yorumlarını ve sorularını ifade etmeleri için bir alan verin: Bu alanda (toplantı veya çalışma masası olabilir), herkesin gündeme getirdiği sorunları açıklığa kavuşturabilmesi için işbirliğine dayalı bir ortam geliştirilebilir. ayrıca kuruluşun sertifikalı olması durumunda önceki denetimlerde yaşayan örnekler.
6. Motivasyon ve güvenin iletilmesi: Her birinin kendi çalışmaları, organizasyondaki önemi ve performansları (göstergeleri) hakkında bilgi sahibi olduğu tüm organizasyonla iletişim kurmak gerekir; ve belirlenen standartlara uymak için yürüttükleri sürekli iyileştirme süreci.
Bu hazırlık sırasında, Kalite Yönetim Sisteminden sorumlu kişi, sistemin iyi performansının güvencesini iletmeli ve ayrıca denetime ilginin her bir yönü ile ilgili olarak beklentileri açıkça ifade etmelidir (Örn: Sistem bilgisine ilişkin tutum, bilgi, bağlılık ve dürüstlük ile ilgili Talep, İzlenebilirlik, Müşteri Gereksinimleri vb. Aynı şekilde, standardın gerekliliklerine göre kendilerini seçmek ya da sürdürmek için yapmaları gereken eylemlerle ilgili olarak Yönetim'e olan bağlılığını ve tutumunu gözden geçirmek gerekir.
Tabii ki, personelin katılımı bir gecede gerçekleşmez, sistemin içselleştirilmesini ve denetimin sonucunu elde etmek için birçok oturum, takım çalışması ve yönetimden çok fazla destek alır. herkesi ilgilendiren bir konu.
