Denetim zamanlarında, kuruluşlar arasında personel arasında çok fazla stres ve büyük miktarda iş görmek çok yaygındır, çünkü bunlar günlük sorumlulukları göz ardı ederek “ denetim için bir şeyler düzeltmeye” odaklanırlar.
Kişi aşağıdaki gibi durumlarla karşılaşmaya başlar:
• Süpervizör birkaç hafta önce raporları veya diğer belgeleri imzalamaya başlar.
• Son prosedürler onaylanır ve tüm belge klasörleri düzenlenir. Vay be kalite müdürü onun masasında "kontrolsüz bir kopya" bulur!
• Kalite Analisti altı ay önce kapatılan Düzeltici / Önleyici Faaliyet formlarını doldurur. Ishikawa diyagramının hazırlanması da dahil!
• Yöneticiler ve amirler, personeli “denetimde ne söyleyecekleri ve ne yapmayacakları” konusunda eğitirler.
Evet : Çoğu kuruluşta denetim süreleri zor, stresli ve yüksek baskıdır. Denetlenenin, görüşüleceği gün hastalandığı asla bir sıkıntısı yoktur.
Yukarıdakilerin hepsinden, size tanıdık gelen bir şey var mı?
Bir denetim sırasında tüm bu sinirlilik ve baskı, personel nedeniyle:
• Ne yaptığını biliyorsun, yanlış yapıyorsun.
• Ya da yaptığınız işin iyi olup olmadığından emin değilsiniz.
Personel yaptıkları işin iyi işlediğinden eminseler, eminim ki üretilen stres ve basınç önemli bir düzeye inecektir. Çok fazla stres ve baskı karşısında, denetlenenin belirli bir soruya yanlış cevap verebileceği de dikkate alınmalıdır.
Kalite Denetçisi nasıl alınır?
Denetim kriterlerini bilir
Deneyimlerime göre, bir dış denetçi tarafından kötü gerekçelendirilmiş birçok Uygunsuzluk ile karşılaştım, ancak denetlenen kişi neredeyse her zaman kabul eder ve ona karşı düzeltici önlemler alır. Böyle bir durumu her gördüğümde, denetçilerin bunları değerlendirmek için kullandıkları kriterler hakkında ne kadar az şey bildiklerini anlıyorum.
Kuruluşunuzu ISO 9001: 2008 ile denetleyecekseniz, belgeyi incelemeye ve anlamaya çalışın. Standardın neye ihtiyacı olduğunu ve neyin olmadığını iyi bilin. Ayrıca her alanın ilgili gereksinimi anladığından emin olun. Örneğin, satınalma personeline bu işlem için ISO 9001 standardının gerekliliklerini ve buna nasıl uyduklarını öğretin. Bu şekilde personel yaptıkları işin iyi olduğundan emin olacaktır.
Sisteminizi basit tutun
Çok karmaşık ve bürokratik bir sisteme sahip olduğunuzda, personel bir şeyler unutmaya başlar ya da sistemde zaman kazanmaya çalışmak için zorunlu olarak tanımlanan belirli faaliyetleri yapmayı bırakırlar. Bu, kaliteli personel düzeltici / önleyici eylem formlarını doldurmaya başladığında veya denetim otoritesi raporları birkaç hafta önce imzaladığında ve oradan daha basit bir sistemle önlenebilecek birçok uygunsuzluk ortaya çıkmaya başladığında fark edilebilir.
Sisteminiz , organizasyon kültürünüzle bütünleşecek şekilde olmalıdır. Kültür çok az belgelendirmeye sahipse, sisteminizi buna göre ayarlayın. Kuruluşun normu, kültürünü normlara değil, kültürüne göre ayarlaması gerektiğini unutmayın.
Sonra Peter Senge'nin "Değişim Dansı" kitabından çıkardığım IARMP matrisini sunuyorum. Bu matris, sisteminizdeki bazı şeyleri basitleştirmenize yardımcı olabilir.
Personelinizi denetimlerin önemi konusunda bilgilendirin
Personelinize , kalite denetimlerinin amacının insanların etkili olup olmadığını görmek ve iyileştirme fırsatlarını tespit etmek için değil sistemi değerlendirmek olduğunu öğretin. Kalite denetimleri kuruluşunuzda sürekli iyileştirme sağlamak için çok güçlü bir araçtır.
Personel arasında farkındalığı artırmanın iyi bir yolu, aynı işyerinde kurumun aynı personeli tarafından verilen küçük görüşmelerdir (örneğin kalite gibi). Ancak, bir denetimden sadece günler önce değil, yıl boyunca onları bilgilendirmeye çalışın.
Sadece sorulanlara cevap verin
Denetimlerde, olması gerekenden daha fazla konuşan insanlarla karşılaştım ve bunun için belki de bahsetmemesi gereken şeylerden bahsediyorlar. Örneğin, denetlenen bir kişi, bilgisayarına yayılan bir virüs nedeniyle tüm e-postaların ve saklanan diğer kayıtların nasıl kaybolduğuna dair yorumda bulunduğunda. Sorduğum soru tamamen farklıydı, ancak bu bana teknoloji alanında daha fazla araştırma yapmam için bir ipucu verdi. Bu, ISO 9001'in 4.2.4'üne karşı bir bulgu oldu.
