Örgütlerde resmi ve gayri resmi iletişim

Giriş

Örgütsel iletişim, bireylerin, çalışma grubunun ve örgütün kendisine ulaşmak için bir toplumun faaliyetlerinin toplandığı ve koordine edildiği bir süreçtir. Bu genellikle tüm şirket veya kuruluşlarda etkili bir yönetim bileşenidir. Örgütsel iletişimin işlevselci perspektifi, onu mesajların aktığı kanallar sistemi olarak tanımlar. Bu iletişim temel olarak resmi ve gayri resmi iletişim olmak üzere iki gruba ayrılır.

İletişim, ister küçük ister büyük olsun, herhangi bir kuruluşu yönetmek için çok önemli bir işlevdir. İletişim kelimesi, Latin odası "Communis" ten türetilmiştir, bu da yaygın anlamına gelmektedir. Dolayısıyla iletişim fikir alışverişinin yaygın olduğu anlamına gelir. Ortak bir anlayış oluşturmak için iki veya daha fazla kişi arasında gerçeklerin, fikirlerin, fikirlerin veya duyguların değişimi olarak tanımlanabilir. Veya bilgi ve mesajları bir kişiden diğerine aktarma süreci olarak. En az iki kişiyi, yani bir göndereni ve bir alıcıyı içerir. Gönderen ve geliştiren alıcıya bir mesaj iletir. Amaç, gönderen ve alıcı arasında ortak bir anlayış elde etmektir. Bir organizasyondaki temel iletişim birimi, yönetici ve ast arasındaki bağlantıdır.

İletişim süreci

İletişim süreci, göndereni, mesajın bir kanaldan iletimini, alıcıyı ve son olarak mesajın kodunu çözmeyi içerir.

Gönderen

İletişim, alıcı tarafından anlaşılabilecek şekilde bir düşüncesi veya fikri olan gönderen ile başlar.

Mesaj iletim kanalı

Bilgiler bir kanaldan iletilir, mesaj sözlü veya yazılı olabilir ve bir muhtıra, mektup, telefon, televizyon vb. Yoluyla iletilebilir. Her zaman iki veya daha fazla kanal kullanılır.

Alıcı

Alıcı, mesajı farklı iletişim araçlarıyla alan kişidir.

Decoding

Alıcının mesajı bir düşünceye veya fikre dönüştürdüğü kısımdır.

Biçimsel iletişim

Biçimsel iletişim yazılı ve sözlü olarak ikiye ayrılır. Günlük görevler sözlü iletişim yoluyla ele alınırken, en önemli konular yazılı iletişim gerektirir.

Biçimsel ilişkiler

Çalışanlar arasındaki bu iletişim, kuruluş tarafından resmi ilişkilerin tesis edildiği yerlerde benimsenmiştir. Gönderen ve alıcı bir tür örgütsel ilişkiye sahiptir. İletişim, bir kişiden diğerine geçerken tanımlı bir kanaldan geçmelidir.

Örgütsel Mesaj

Bu kanal yalnızca yetkili kuruluş mesajları ile ilgilidir ve kişisel mesajlar sizin yetki alanınızın dışındadır.

Kasıtlı çaba

Bu iletişim kanalı otomatik olarak kurulmaz, ancak yaratılmasında çaba gösterilmelidir. Kuruluşun hedefleri dikkate alınarak karar verilir.

avantaj

Kurumun Bakımı

Resmi iletişim, üstlerin otoritesinin korunması sayesinde patronlar ve astları arasındaki güçlü ilişkileri sürdürür. Bununla birlikte, etkili ve başarılı kontrol için gerekli olan astların kontrol edilmesi ve sorumluluklarının belirlenmesi tavsiye edilir.

Açık ve etkili iletişim

Resmi iletişimde, patronlar ve astlar arasında doğrudan temas vardır. Üstler astların ne zaman ve hangi anda bilgiye ihtiyaç duyduğunu bilmelidir. Bu şekilde, bu iletişim bilgileri zamanında yapma yeteneğine sahiptir.

Düzenli bilgi akışı

Bilginin tanımlanmış bir yoldan bir kişiden diğerine geçmesi gerekir Bilginin kaynağı hakkında kolay bilgi Bu tür bir iletişimde, her bir bilginin kaynağı kolayca bulunabilir.

Dezavantajları

Aşırı iş yükü Resmi iletişim için çok zaman harcar ve bu nedenle diğer bazı önemli görevler gözetimsiz bırakılır.

Bu yöntem bilgi akışında bir engel olabilir. Bazen, gönderen ve alıcı arasındaki mesafe o kadar büyüktür ki, bilgiler birçok elden geçmelidir ve alıcı ulaştığında bozulur. Bu nedenle, bazen amacına ulaşmaz.

Yöneticiler bazen kayıtsız kalır

Bazen patronlar astların önerilerine ve şikayetlerine fazla dikkat etmezler. Böyle bir durumda, bir ast, biçimsel iletişimin etkinliğine olan inancını kaybedebilir.

Örgün iletişim türleri

(Katz ve Kahn, 1978) Resmi iletişim iki tiptir:

Dikey İletişim

Dikey iletişim aşağıdaki türlerden biridir:

Yukarıdan aşağıya iletişim

Üst hiyerarşinin astları ile iletişimine aşağı doğru iletişim denir. Bu iletişim emirleri, kuralları, bilgileri, politikaları, talimatları vb. İçerir. Yukarıdan aşağıya iletişimin ana avantajı, astların görevleri gerçekleştirmelerine yardımcı olan yararlı zamanında bilgi almalarıdır.

Yukarı doğru iletişim

Bu iletişim astlardan üstlere kadar devam eder. Amaç öneriler, tepkiler, raporlar, şikayetler vb. Sağlamaktır. Bu tür iletişim, karar vermede üst yönetime yardımcı olur.

Yatay İletişim

Yatay iletişim, aynı seviyedeki iki kişi bilgi alışverişinde bulunduğunda doğar. Aynı hiyerarşik düzeydeki kişiler tarafından benzer bir fayda elde ederek kurumun sorunlarını çözmek için kullanılır. Bu bilgiler, istekleri, önerileri, karşılıklı sorunları ve grup koordinasyonu ile ilgili bilgileri içerir.

Zincir iletişimi

Zincir iletişimi, bir organizasyonda çalışan tüm insanları içeren bir üst ve alt arasındaki iletişimi ifade eder.

Dairesel iletişim

Bu tür iletişim bir ekibin üyeleri arasında gerçekleşir, her biri en yakın üyelerle iletişim kurabilir.

Ücretsiz Çiçek İletişimi

Grubun her üyesinin gruptaki diğer tüm kişilerle konuşabileceğini varsayın.

Ters iletişim

Bu iletişim biçiminde, bir astının patronunun patronu ile iletişim kurmasına izin verilir. Bu iletişim biçiminde mesajlar hızlı bir şekilde hareket eder.

Gayri resmi İletişim

Gayri resmi iletişim, resmi olmayan bir şekilde bilgi alışverişini ifade eder. Gayri resmi ilişkilere dayanmaktadır:

Arkadaşlık Aynı kulüpte üyelik Aynı ilgi alanları

Tüm organizasyonel formalitelerden muaftır. Gayri resmi mesaj alışverişi genellikle yemeklerde, sosyal etkinliklerde, partilerde vb. Bu vesilelerle, amirler astlarından resmi iletişim yoluyla elde edilmesi zor olan bilgileri toplayabilirler. Bu mesajlar yorumları, önerileri vb. İçerir. Bu durumda iletişim, el hareketi, kafa hareketi, gülümseyen veya sessiz kalarak yapılır. Tanımlanmış bir iletişim kanalı yok.

avantaj

Hızlı iletişim

Bu iletişimde, mesajlar hızlı hareket eder ve etkileri insanlar üzerinde eşit derecede iyidir.

Bu iletişim sosyal ilişkilerden doğar, örgütün kısıtlamalarının ötesindedir. Patron-bağımlı ilişkisi listelenmez. Hırslı bir patron bu kanal aracılığıyla birçok bilgi toplayabilir.

Zor sorunlara kolay çözüm

Resmi iletişim yardımıyla çözülemeyen birçok sorun var. Gayri resmi iletişimde zor sorunların çözülmesine yardımcı olan daha fazla özgürlük vardır.

Çalışanların sosyal ihtiyaçlarının karşılanması

Herkes bir işyerindeki patronlarla iyi ilişkiler kurmak ister, bu ilişkiler çalışanlara memnuniyet verir ve bundan gurur duyar. Ancak bu sadece gayri resmi iletişim yardımıyla mümkün olabilir.

Dezavantajları

Belirsiz Yol

Şirketin kısıtlamalarının ötesine geçtiği için tanımlanmış bir kanal yoktur.

Söylenti ve bozulma olasılığı

Bilginin doğru veya yanlış olduğu kesinliği kimsede bulunmaz, bu nedenle söylentiler hızla ortaya çıkabilir.

Sistematik olmayan iletişim

Bu iletişim sistematik değildir ve bilginin yanlış kişiye ulaşması veya uygun kişiye ulaşmaması mümkündür.

Bilgi güvenilir değil

Bu iletişim yoluyla alınan bilgilerin çoğu güvenilir değildir ve bu konuda temel kararlar verilemez.

Sonuç

İletişim olmasaydı organizasyonda birçok sorun olurdu ve sorunlar kolayca çözülemezdi. İletişim, tüm şirketlerin kararlarını vermelerinde temel bir unsur olarak görmesi gereken bir araçtır.