Giriş
Örgütsel iletişimin ne olduğunu açıklamak için, her iki kavramın tanımlarının temel çerçevesinden başlayalım.
İspanyol Kraliyet Akademisi'nin sözlüğüne göre iletişim, gönderen ve alıcı için ortak bir kod aracılığıyla sinyallerin iletilmesi olarak tanımlanır.
Organizasyon, belirli amaçlara dayalı bir dizi kural tarafından düzenlenen insanların birliği olarak tanımlanır.
Kişiler, alanlar, departmanlar ve ortamlar arasındaki bilgi ilişkilerinin bir sonucu olarak, önceden tanımlanmış bir sistemdeki mesajlar, kodlar ve geri bildirimler arasındaki ilişki ile örgütsel iletişim yoluyla anlayabileceğimiz şey için.
Bu çalışma sayesinde bu kavramı farklı yazarların bakış açısından ve etkin örgütsel iletişimin öneminden ayırmaya çalışacağız.
Örgütsel iletişim
Organizasyon kavramının biraz daha derinlerine inmek; Lucas Marín onları “Toplumun temel işlevlerinin yerine getirilmesiyle ilgili bir grup insan” olarak tanımlıyor. Kuruluş tarafından önerilen amaçlar kesin olarak belirlenir ve onu oluşturan insanlar arasındaki baskın ilişkinin türünü tanımlar. ” Wiener örgütün "farklı organize parçaların birbirine bağımlılığı, ancak dereceleri olan bir bağımlılığı" olarak düşünülmesi gerektiğini belirtti. Bazı iç karşılıklı bağımlılıklar diğerlerinden daha önemli olmalıdır, yani iç bağımlılık tam değildir »
Zaman içinde farklı yazarlar örgütsel iletişim kavramını tanımlamış, temel olarak kişiyi veya göndereni, mesajı, alıcıyı ve aracıyı ana faktörleri olarak belirlemişlerdir.
Bu konuda farklı pozisyonlara sahip tablo aşağıda eklenmiştir.
Martínez ve Nosnik: Bir kişinin bir mesaj yoluyla başka biriyle iletişim kurmayı planladığı ve ikincisinin bir fikir, tutum veya
Redding ve Sanbron: Örgütsel iletişimi karmaşık bir örgüt çerçevesinde bilgi gönderme ve alma eylemi olarak tanımlarlar.
Katz ve Kahn: Örgütsel iletişimi örgüt çerçevesinde bilgi akışı olarak algılarlar, örgütleri enerjinin çevreden izlenimi, söz konusu enerjinin bir ürüne veya hizmete dönüşümü olarak tanımlarlar
Zelko ve dans: Thayer Greenham: Örgütsel iletişimi algılarlar. İç iletişim ve dış iletişim arasında karşılıklı bağımlılık
Witkin ve Stephens: Örgütsel iletişimi, kuruluşun süreçlerine, birleşimine ve iletişimine hizmet eden veri akışı olarak tanımlar.
Haney: Fikirleri, gerçekleri, düşünceleri ve davranışları kullanarak, çevreyi kapatmak için gönderilen ifadeye bir tepki aramak.
Örgütsel iletişimi, kurumun süreçlerine, kombinasyon ve iletişimine hizmet eden veri akışı olarak tanımlar.
Örgüt içindeki resmi ve gayri resmi örgüt akışı da dahil olmak üzere örgütsel iletişim alanını algılar.
Örgütsel iletişim sistemini "iletişim yoluyla alt sistemler arasında ve içinde meydana gelen ve organizasyonun amaçlarına hizmet eden karşılıklı bağımlılıklar ve etkileşimler" olarak tanımlarlar.
Örgütsel iletişimi, birbiriyle bağımsız olarak ilişkili belirli sayıda insanın koordinasyonu olarak tanımlar
Martínez ve Noznik, "etkilerin, gönderenin kendisine gönderdiği mesaja yanıt olarak alma davranış, tutum ve / veya fikirlerindeki döviz kuru olduğunu" ve bunların bilgi, tutum ve görüş veya görünür davranış olabileceğini söylüyor.
İletişimde anahtar kavramlar
1. Mesaj. - Miller "bilgi" kavramını, bir sistemin üyeleri tarafından algılanan bir enerji akışı modeli olarak tanımlar.
İleti: bir sistem içinde iletilen ve / veya algılanan bilgiler
2. Şebeke. - Örgütsel iletişim, örgütlerde mesaj akışını inceler, dil yöntemi sözlü ve sözsüz mesajları ayırt eder.
İddia edilen alıcılar, hem kuruluş içinde hem de dışında bulunan kişileri içerir
Mesaj akışını açıklamak için 3 neden önerin
- İnsan bakımını rapor etmek
Thayer, kuruluş içinde dört özel mesaj akışı işlevi sunar
- Bilgilendirmek Düzenlemek İkna etmek Entegrasyon
Organizasyonda oluşabilecek başka bir ağ bile, radyo koridoru (yorumların etkisi) olarak düşünülmeden organizasyon üyeleri arasında haber ve yorum ileten resmi olmayan ağdır, hatta söylentiler bu iletişimin etkisi olabilir. resmi olmayan
Ağın niteliğini ve kapsamını etkileyen faktörler:
- İlişkilerin rolü. - Organizasyondaki rolün davranışı, onu kimin işgal ettiğini, hangi özel pozisyonun veya işin mesaj akışının yönünün yukarı, aşağı ve yatay iletişime ayrıldığını belirtir. - Mesaj akışının doğası. - Kim başlatır Mesajın alındığı mesaj Mesajların içeriği. - Mesajın ana amacı.
Redding, insan zincirinde mesajı ileten bağlantı sayısı ne kadar fazla olursa, ayrıntıların ihmal edilmesi veya mesajın menşe noktasından yayınlandıktan sonra bozulması için daha fazla olasılık olduğunu belirtir.
3. Karşılıklı Bağımlılık. - Organizasyon, parçaları birbirleriyle ve çevreleriyle ilgili olan açık bir sistemdir.
4. İlişkiler - insanlar ve farklı alanlar arasındaki etkileşimdir, çünkü bütünüyle sistemi etkilerler ve etkilenirler. Ağ içinde mesajlar ile ilişki kurma yeteneğidir.
Thayer'in 3 iletişim seviyesi
- Bireysel Grup Örgütü
Pace ve Boren. - u yüz yüze ilişki yoluyla iletişimin meydana geldiği durumlara atıfta bulunarak kişilerarası terimi kullanır ve ilgili kişi sayısına göre belirlenen 3 ilişkiyi tanımlar
- Didaktik iletişim, Süreli yayınlar, Küçük gruplar içinde Bir izleyicinin yardımıyla.
Örgütsel iletişimin önemi
Örgütsel iletişim, çalışma ortamını ve belirli şirketler ve / veya projelerdeki hedeflerin gerçekleştirilmesini ve izlenmesini doğrudan etkiler. Örgüt kültürünü tanımayı ve birleştirmeyi ve günlük iş performanslarında sonuçların en iyi şekilde elde edilmesini sağlayan temel amacı elde etmek için gerekli kaynakları sunmayı amaçlamaktadır. Çalışanları ve onları sorumlu tutan çevreyi motive edebilmeli ve sorumlu tutabilmelidir
Örgütlerde iletişimin işlevi, örgütün hedefleri ve ait olduğu ekonomik, politik, kültürel, sosyal ve çevresel çevre ile doğrudan bağlantılı olarak iç ve dış izleyicilerle ilişkileri planlamak, yönetmek ve değerlendirmektir.
Stratejik İletişim Planlaması, organizasyonlardaki yönetim süreçlerinin bir parçasıdır ve giderek daha sistemik bir sanal dünyada iletişim süreçlerini değiştiren teknolojik sayısallaştırma ile sınırlı senaryolarda temel değer sağlayan bir vektör haline gelir
İletişimde stratejik planlama
Albrecht, planlamayı “gerçekleştirilecekleri durum hakkında yüksek bir kesinlik düzeyi ve izin verecek faktörlerin yüksek kontrolü olduğu sürece, açıkça tanımlanmış bir sonuca ulaşmayı amaçlayan eylemler kümesi olarak tanımlar. istenen sonucun elde edildiğini ”.
Böylece iletişimde planlama yapılması gereken her şeyi ve bunun için neyin mevcut olduğunu ilişkilendiren teorik-tanımlayıcı bir senaryo haline gelir. Amaç ve hedefleri, amaçlananlara ulaşmak için yolları veya stratejileri, niyet ve mesajları destekleyen taktikler, eylemler ve araçları içerir.
Stratejik planlama esas olarak 7 noktaya dayanmaktadır:
1) "Stratejik iletişim planı"
a) Analiz-teşhis Kamu soruşturması. Hem nesnel hem de potansiyel b) İç soruşturma. Çalışma ortamının analizi ve iç iletişim planının değerlendirilmesi yoluyla c) Dış inceleme
d) Şirket dış imajının değerlendirilmesi
e) Neyi değiştirmemiz gerektiğini ya da neyi keşfetmemiz gerektiğini bize sunan rekabet araştırması
Bir grup iletişim uzmanı oluşturun, planı periyodik olarak değerlendirin, iş ihtiyaçları ve bunların gerçekleştirilmesinin önemini artırmak için diğer stratejileri yazdırın.
3) İletişim hedefleri
Plan aracılığıyla ulaşmak istediğiniz hedefleri belirleyin
Stratejik hedefler. -Genel hedefler olarak adlandırılabilir. Uzun vadede başarmayı hedeflerler. Elde edilecek sonuca göre spesifik olabilirler ve detay kullanımını gerektirmezler. Bu yeterlidir ve takip edilen sonucu ve bunun için belirlenen son tarihi belirtmekten geçer. Çeşitli kişiler ve fonksiyonel alanlar yönetimine dahil olur ve doğrudan üst yönetime rapor verir.
Operasyonel hedefler. İşlevsel, operasyonel, performans veya verimlilik hedefleri olarak da bilinir, Amaç Yönetiminin temelini oluşturur. Daha ayrıntılı olarak ifade edilirler ve elde edilecek sonuçların kârlı olmasını ve kısa vadede dikkate alınmasını sağlayacak maksimum maliyeti analiz etmeli ve işlevsel bir direktörün sorumluluğu altında olmalıdırlar. Genel politikalarla bağlantılı olarak stratejik hedeflerin gerçekleştirilmesine olanak tanıyacak operasyonel hedeflerin toplamı.
4) Stratejiler
Teşhis, örgütsel SWOT ve bütçeye göre bu hedeflere ulaşmak için eylem planları göz önünde bulundurulmalıdır.
Martin Martin, bütçenin aşağıdakilere göre yapılandırılması gerektiğini belirtir:
a) İnşaat. Stratejik planın eylem planına müdahale eden her bir maddenin analizi ve detaylı detayı.
b) Gerçekleşme. Önceki yılın maliyetleri ile nicel karşılaştırma. Analitik muhasebenin bir önceki adımı olarak, bütçelenen kalemlerin her birinin gerçek maliyetlerini bölümlere ayırmak ve nicel olarak detaylandırmak için bütçe kontrol çalışması.
c) Etkinliğin kontrolü. Bilgilendirici eylemlerden elde edilen etkinliğin doğrulanması. Öngörülemeyen maliyetlerin belirlenmesi
5) Somut eylemlerin oluşturulması
Ne yapmak istediğinizi, nasıl, ne zaman, nerede, neden, neyle, vb. Öğrenin. Stratejileri, koşulları, kaynakları, ilgili alanları ve beklenen sonuçları netleştirin.
6) Bütçe takvimi
İşlemler için tarihler belirleyin ve maliyetlerini tanıtın.
7) Kontrol araçları
Değerlendirme mekanizmalarını ve sonuçların kontrolünü uygular.
Cutlip ve Center için değerlendirme, çevrimiçi fonksiyonun gerekli ayarlamaları yapmasına izin verecek sürekli bir süreçten oluşur ve değerlendirme tekniklerinin sadece üretilen olası kötü durumları keşfetmek ve iyiliği göstermek için kullanılmaması gerektiğini vurgulamaktadır. program sonu.
Bahsedilen kontrol araçları esas olarak iki gruba ayrılır:
a) Kontrol ve analiz (nitel)
- En uygun kanalların uygulanması Kamuoyu ve medyadaki eğilimler İletişim sorunlarının ortadan kalkması
b) Değerlendirme (Nicel)
- Medyada elde edilen alan ve zamandan Her bir ortamda elde edilen izleyici kitlesinden ve kuruluşun adının kaç kez ortaya çıktığını desteklemektedir Nihai bakiye (Başlangıç bütçesine göre toplam ve yüzde maliyetin değerlendirilmesi)
İletişim modelleri
Mevcut farklı iletişim modellerinden, herhangi bir iletişim bağlamında pratik kullanımları nedeniyle dikkatimizi aşağıdakilere odaklamak istiyorum.
Birincisi, iletişimi gerçekleştirmek için bir dizi basit ve pratik soruyu gösteren Laswell modelidir, bunu başarmak için kendimize sormamız gerektiğini önermektedir: Kim ne, hangi kanaldan, kime, hangi etkilerle?
Bu basit uygulamayı yaparak, ne tür mesaj almak istediğimizi ve mesajın nihai alıcıya olabildiğince az gürültü ile ulaşmasının en uygun yolunu anlayabiliriz. Açık bir mesaj olması gerektiğinden ve mesajın iletildiği ortam ve koşullar dikkate alınmalıdır.
Shannon ve Weaver, kendi adına, aşağıdaki şemaya göre mesajı dikkate almak için mesajın gürültüsünü veya bozulmasını içeren bir iletişim modeli oluşturdular:
İletişim
Weaver özellikle iletişim sorunlarının geleneksel olarak ele alındığı üç seviyeyi ifade eder:
- Teknik düzeyde, belirli bilgilerin bir göndericiden bir alıcıya iletilebildiği aslına uygunluk sorunları ile karşılaşılır Semantik düzeyde bir mesajın anlamı ve yorumlanması ile ilgili sorular üzerinde durulur. insanların açık davranışları
Marston, halkla ilişkiler alanında RACE: Araştırma, Eylem, İletişim ve Değerlendirme adını verdiği dört aşamada stratejik bir karar verme süreci kurdu. Bu, bir eylem planı tasarlamak ve yürütüldükten sonra daha önce tanımlanmış belirli hedeflere ulaşmak için ayrıntılı olarak analiz edilmesi gereken önceki bilgilerin derlenmesinden oluşan klasik Hedefler Yönetimi yönetimi sürecinden esinlenmiştir.
Örgütsel iletişim
Mareşal modeli “Sarmal Yöntem” olarak da bilinir, çünkü grafiksel olarak tasarlandığı için, araştırmanın doğuşundan başlayarak eyleme geçerek iletişimde ve son olarak iletişimde hareket eden yükselen bir çizgi olarak çizilir. değerlendirme.
Katkısı, dört aşamasının veya evresinin döngüsel tanımlamasına ve kapalı düzenlerine odaklanmaktadır. Spiral fikri tamamen belirleyici olmasa da, Marston'daki temel şey, her aşamanın kaçınılmaz olarak bir sonrakine yol açmasıdır, böylece değerlendirme ”bir kez geçtiğinde bizi birincisine başvurmaya zorlayacak, araştırma devam etmek ileriye gidiyor
Örgütsel iletişim ölçümü
Ölçüm, performans ve çalışma tutum değerlendirmeleri ile yapılır. İletişimin zayıf noktalarını tespit etmek ve üretimini ve kârını artırmak için onları iyileştirmek amacıyla. Bu nedenle, ortam, müşteriler, tedarikçiler, ortaklar vb. Dikkate alınmalıdır.
Bu yönetimin etkinliğini ve verimliliğini ölçmek; etkililik, amaçlara ve verimliliğe ulaşma yeteneği, elde edilen sonuç ve kullanılan kaynaklar arasındaki ilişkidir.
Sonuç yönetimi, işin iyi yapılıp yapılmadığını, kaynakların optimize edilip edilmediğini görmek için ölçülmelidir; maliyet-fayda oranı elverişli ise; hedeflerinize ulaşıyorsanız ve önceki yönetiminizle karşılaştırıldığında iyileşip iyileşmediğinizi.
Michael Ritter, “yönetim ölçümünün şirketin iletişim yönetimi işine katma değer gösteren tek araç olduğunu ve kurumsal iletişimcinin kuruluştaki rolünü meşrulaştıran unsur olduğunu belirtiyor. Ayrıca kaynakların kullanımını (mali, personel, zaman) ve halkın (iç ve dış) memnuniyetini ölçer. Ritter, bunun için stratejik hedefiyle ilgili olarak organizasyonda gerçekleştirilen farklı eylemlere odaklanmanın gerekli olduğunu savunmaktadır.
Değerlendirme James Bissland için bu süreç “bir programın sistematik değerlendirmesi ve sonuçları. Profesyonellerin işlerini müşterilerine ve kendilerine haklı çıkarmaları için bir araç ”
Glen Broom, David Dozier veya Frank Wylie gibi yazarlar, değerlendirmenin amacının “bir dahaki sefere daha iyisini yapma arzusu” olması gerektiğini vurguluyor. Neyi iyi yaptığımızı, neyi yanlış yaptığımızı, hangi ilerlemenin yapıldığını ve bir dahaki sefere nasıl geliştireceğinizi öğrenin. ”
Ancak, anahtar “objektif yönetim sisteminin” yaygın olarak benimsenmesidir. Wilcox güçlüdür: "Müşteri ve / veya işadamı halkla ilişkilerdeki para, zaman ve çabaya iyi yatırım yapılıp yapılmadığını ve kuruluşun amacına ulaşmaya katkıda bulunup bulunmadığını bilmek istiyor."
Etkili iletişim kurmanın anahtarları
Yukarıdakileri analiz ettikten sonra, örgütsel iletişimin temel amacının, örgütler içindeki iletişim uygulamaları için verimli ve etkili bir ortam yaratmak olduğu sonucuna varabiliriz.
Etkili iletişim "İletişimi kârlı ve etkili kılan koşulları araştırmak" olarak tanımlanır. Ve bunu başarmak için, genellikle şirketleri, hareketleri ve / veya projeleri güçlü bir şekilde etkileyen gürültüyü, hatalı yorumları ortadan kaldırmak için her ortamın iç ve ekstra özelliklerine bağlanmalıdır.
- Her zaman iletişimi sürdürün: iletileri olabildiğince çok medya ve biçimde yayınlayın ve güçlendirin, bu tür mesajlar dürüst, açık ve rıza gösteren bilgiler içermelidir. Her bireyin farklı öğrenme ve dinleme tarzlarına sahip olduğu göz önünde bulundurulmalıdır, bu yüzden iyi alınmasını sağlamak için çeşitli iletişim kanalları denenmelidir.Açık ve kesin olun: Mesajlar netlik, özgüllük ve tutarlılıkla iletilmelidir.. Bilinmesini istediğiniz şeyin ana hedefini göz önünde bulundurarak En iyi haberciyi seçin: Her grup veya kişiyle konuşacak doğru kişinin seçimi. Mesaj her departmana göre ayarlanmalı, ancak yine de küresel stratejiyle uyumlu olmalıdır Yüz yüze görüşme: Durumun, mesajın verilmesinde yüz yüze çatışmaları garanti edip etmediğini değerlendirin.Takip oturumları, bilgileri herkes dahil edene kadar tekrarlama fırsatı verir. Toplantıları çoğaltmak dinleyicilere kendilerini değerlendirmek ve ifade etmek için daha fazla fırsat sunar 360 ° geri bildirimi teşvik edin: Herhangi bir şirkette mevcut olan gayri resmi yorumları dinleyin, önemli mesajları uygun şekilde ayarlayabileceksiniz ve bilgilerin geldiğinden emin olacaksınız. doğru şekilde.
Sonuç
İnsan faktörünü oluştururken, kuruluşlar ölçülebilir, yapılandırılmış, etkili ve verimli bir bilgi iletim sistemine güvenmelidir, çünkü bu, farklı alanlar veya insanlar arasındaki iletişimin başarısına veya başarısızlığına bağlıdır; hedefler veya hedefler.
Şu anda orta ve küçük şirketlerin çoğu, iç süreçte çok az insanın yer aldığı ve varsayımı ele aldığı efsanesi nedeniyle bu iç ve dış iletişim kanallarının doğru uygulanmasına ve planlanmasına çok önem vermemektedir. mesajların yeterli bir şekilde ulaşacağını, ancak ikincisinin her zaman yerine getirilmediğini, böylece şirketin genel ve özel hedeflerinin doğru anlaşılmasını ve yerine getirilmesini engeller.
Mevcut pazarda daha fazla sağlamlığa ve mevcudiyete sahip şirketlerde, bu şirketlere yeni gelişmelerin konsolidasyonunu, izlenmesini, geri bildirimini ve tanıtımını destekleyen belirli kurumsal iletişim kanalları kurmayı başardılar.
Süreç yeniliğinin toplumumuzda çok yönlü olan iç ve dış çevrelerini dikkate alması gerektiğinden, bu ölçüm uygulamalarının doğru çalışmasını sağlamak için farklı yöntemler altında düzenlenmesi ve değerlendirilmesi gerekir.
