Hangisi istiyorum?
Zamanınızı yönetmek için bazı gerçek seçenekleriniz olduğunu bilmiyor olabilirsiniz. İşinizi veya kişisel yaşamınızı olumsuz etkilemeden, zaman alıcı ve düşük verimlilikli etkinlikler yapmayı bir kez ve herkes için bırakmayı seçebilirsiniz. Aslında, bazı verimsiz ve gereksiz faaliyetleri bilinçli olarak durdurarak, daha tatmin edici ve üretken görevlere yatırım yapmak için zamanında olacaksınız.
Ne iş yapıyorsun?
Çalışma süresini yönetmek için öncelikle "Ne işe yarar" ifadesinin incelenmesi gerekir, böylece neden yaptığınızı, neyi başarmak istediğinizi ve bunu doğru şekilde yapıp yapmadığınızı öğrenebilirsiniz.
Ciddi bir şekilde organize olmak istiyorsanız, bir hafta içinde gerçekleştirdiğiniz farklı görevleri yazarak başlayabilirsiniz. Çok sinir bozucu olabilir, ancak sadece zamanınızı nasıl harcadığınızı bildiğinizde, yapmanız gereken şey için harcayıp harcamayacağınız konusunda karar verebileceksiniz. Ardından günü nasıl organize etmeniz gerektiğini düşünebilir ve hangi görevlerin öncelikli olduğuna karar verebilirsiniz.
Zaman ve görevlerin analizi için bir grafik yapın; Yürüttüğünüz tüm etkinlikleri atandığı gibi ve bu süreyi listeleyin. Muhtemelen ne kadar zaman harcadığınızı, şu anda yapmakta olduğunuz görevi bitirmek için beklemek yerine ofis tarafından gelen bir meslektaşınızla konuşmak yerine, hemen katılmak istediğiniz telefon görüşmeleri gibi planlanmamış kesintileri görmek için çok korkacaksınız. bir sohbet.
Şüphesiz kaç işe başladığınızı ve tamamlayamadığınızı ya da çok önemli konularda ne kadar az zaman harcadığınızı fark etmediniz.
Tanımsız roller ve sorumluluklar, zaman ve verimlilikte büyük kayıplara neden olabilir. Anlaşmalar, beklentiler, işlevler ve sorumluluklar ne kadar net olursa, zamanını yönetmek için o kadar çok olasılık vardır.
Zaman ve görev analizi grafiğinin analizi, hem astın hem de yöneticinin her bir alana ne kadar zaman harcanması gerektiğini açıklamaya başlaması için referans noktaları görevi görecektir.
Kişinin yeni bir idari pozisyonda olması durumunda, ilk adım ilk olarak rollerinin ve beklentilerinin ne olduğunu belirlemek için derhal amirleri ile yakın çalışmaktır. Açıklığa kavuşturmak istediğiniz özel işlev veya sorumluluk ne olursa olsun, bu size bağlıdır, bu nedenle pozisyonunuzda sizden beklenenleri olabildiğince açık hale getirmek sizin sorumluluğunuzdadır.
Zaman ve yönetim süreci.
İnsanlar bir şeyi değiştirmek, değiştirmek, verimlilik kazanmak istediğinde, örneğin zamanımızın kullanımı, genellikle iki şeyden bahsediyoruz: Nasıl? Ve elde etmek istediğimiz şeyle ilgili olarak nasıl davranıyoruz? Yolumuzu belirlemek veya koşulların oyuncakları olmak arasındaki farkı yaratan da budur.
İnsanın modern yaşamdaki faaliyetlerinin çoğu karmaşıktır ve birçok farklı faktörün etkileşimine maruz kalır. Kendiliğinden hedeflerimize ve refahımıza yaklaşıyormuş gibi yapmak, her şeyin sihirli bir şekilde bizim için işe yaradığını iddia etmek kadar önemlidir.
Hepimiz, öyle ya da böyle, hepimiz istenen hedeflere ulaşmak için yollar açan heterojen kaynakları ve durumları yönetmek zorundayız.
Zamanı yönetmek, onu bireylerin ve toplumların yararına yapma sanatıdır. Zaman kendi içinde mevcut olmadığından, zamanın idaresi benliğin idaresi; zamanla çıkarılan tek bir gerçeklik olmadığı için her türlü kaynağın yeterli yönetimi.
Yönetim, en az dört aşamadan geçen bir süreçtir:
- PlanningOrganizationOperationControl
Çoğu sorun ve zaman kaybı düşünmeden hareket etmekten kaynaklanır. Zamanın iyi kullanımı, arabuluculuk geleceğimizi (uzun vadeli hedefler) ve yakın geleceğimizi (orta ve kısa vadeli hedefler) planlamayı ve revizyon gerektiren bir süreç olarak nasıl yönetileceğini bilmeyi gerektirir.
Öncelikleri belirleyin
Üretken görevlere öncelik vermenin anahtarı, hedeflerimizi ve değerlerimizi açıkça anlamaktır. Bizim için neyin önemli olduğunu belirlemek için zamanımız olmadıysa, zamanımızın değerinin ne olduğunu bile fark etmemiz zor olacaktır.
Gün veya gelecek hafta boyunca yapılması gereken birkaç şey olduğunu bildiğimizde, her göreve diğerlerine göre bir öncelik vermek yararlıdır.
Önceliklerin nasıl belirlendiğini netleştirmenize yardımcı olacak geçerli bir öneri; sadece günlük problemlerin değil, uzun vadeli hedeflerin ve görevlerin de yapmanız gereken her şeyin bir listesini yapmaktır. Belirli bir siparişi takip etmeniz, iyice analiz etmeniz ve düşünebileceğiniz şeyleri yazmanız gerekmez. Yapılacaklar listesi kısa veya uzun vadeli küçük veya büyük, acil ve çok acil olmayan, sıkıcı ve heyecan verici görevler içerir. Yapılacak ilk şey bunlardan hangisinin aktif ve hangilerinin reaktif olduğunu belirlemektir.
Aktif: Bunlar, işinizin hedeflerine ulaşmak için yerine getirmeniz gereken görevlerdir. Onlar soruyu cevaplayanlardır; Ne için buradayım?
Reaktif: Bunlar günlük rutini oluşturan görevlerdir ve işlerin çalışması için tamamlanması gerekir. Asla sizi övmeyecekler ya da yaptığınız için teşekkür etmeyecekler, bu yüzden en kısa zamanda onlardan kurtulmaya çalışmalısınız.
Bir göreve belirli bir öncelik vermeden önce iki şey bilmeniz gerekir:
Görev için ne kadar zamanınız var? Görevin önemi ile belirlenir.
Görev ne kadar hızlı bitmeli? Görevin ne kadar acil olduğuna göre belirlenir.
Önem ve aciliyet aynı değildir. Acil bir görev önemli olmak zorunda değildir. Acil ama önemsiz olabilir.
Reaktif görevler genellikle önemli değilken, aktif görevler neredeyse her zaman önemlidir. Bir şey önemli ve acilse, en yüksek önceliğe sahip olunmalıdır.
Hedef planlama ve belirleme.
Planlama, proaktif davranmak veya olayları öngörmek anlamına gelir. Ne yapacağınızı tam olarak belirlediğinizde, önem ve aciliyet kriterlerine göre, hedef belirleme stratejisi hemen uygulanır.
Sırasıyla, hedef belirlenir, zaman belirlenir, diğer kaynaklar tahsis edilir, faaliyetler belirlenir, engeller öngörülür ve mükemmellik seviyeleri belirlenir. Bu süreç bilişseldir, duygusaldır ve eylem içerir; Öyle ki, başarmak için bir motivasyon tezahürü ya da üstesinden gelme eğilimi yaratır.
