Tedarikçilerimizle ilgili olası problemler arasında temel olarak (daha fazlası olabileceğinden) şunlar yer almaktadır:
- İsteklere yanıt vermede gecikme (teklif, ürün teslimi veya bir hizmete yanıt).
- Talep ettiğimiz şey bize alıntı yaptıkları değil, daha da kötüsü, bize gönderdikleri veya aldıkları şey değil.
- Anlaşmalar "unutuldu".
- Destekler veya hizmetler üzerinde anlaşmaya varılamaz.
- Vb.
Var olan birçok sorun olsa da, çözüm basittir, " İzleme ve Kontrol ", bu 2 kavram tüm bu sorunları azaltmak veya önlemek için mükemmel bir kombinasyondur.
Sağlayıcı ile çalışmaya hazırlanma
Her zaman tüm tedarikçilerimizi sipariş etmeli ve kataloglamalıyız, bunların eksiksiz bir veritabanını, genel olarak şirketten, satan, en iyi ürünlerinin neler olduğunu, ne olumlu ve elverişsiz sonuçlar elde ettiğimizi unutmayın (bu çok önemli, arızaların nedenlerini bilmek ve kaydetmek), hatta şirketin görünür yüzü olan hesap yöneticimiz bile. Eğer tamamen yeni bir şirket ile uğraşıyorsak, "Tedarikçi seçimi" http://www.gestiopolis.com/seleccion-de-provederos/ başlıklı makaleyle başlayabilirler.
İlk şey, temel çizgimizi, bir ölçütü, sonuç olarak ne beklediğimizi tanımlamaktır; bu, ilerlemeyi ölçmemize, performansı değerlendirmemize, sağlayıcının isteklere ve ihtiyaçlarımıza nasıl karşılık verdiğine ilişkin bilgi sahibi olmamıza izin verecektir.
Çalışmamızı ve taban çizgisinin oluşturulmasını kolaylaştırmak için, aşağıdaki Zaman, Maliyet, Kalite, Erişim parametrelerini kullanabiliriz, ayrıca bunlarla takip edilecek ve kontrol edilecek değişkenleri azaltabiliriz. Basitlik için anlayacağız:
Zaman: Hedefimizi, yani talepten tedarikçiye, işletmenin kapanmasına kadar (destek, hizmetler, diğerleri dahil) tamamlamamız gereken süre.
Maliyet: Bütçe tutarı (yalnızca bizim için ayrılmış veriler), ürün ve / veya hizmet için ödeme istekliliği.
Kalite: Ürün veya hizmetin beklenen kalitesinin güvencesi.
Kapsam: Neyi başarmamız gerektiğinin tanımı ve nihai ürün veya hizmetin ne olması ya da gerçekleştirmesi gerektiğine dair özel bir açıklama.
Bu 4 parametrede açık olmalıyız çünkü onlarla tedarikçimizin ilerlemesini ölçeceğiz.
Her zaman bu parametrelerdeki marjları, zaman ve maliyetlerdeki gevşekliği, kalite ve kapsamdaki esnekliği dikkate almalıyız, çünkü çoğu durumda bu değişkenler ters orantılıdır.
Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
İyi ve ucuz
ise hızlı olmayacaktır.
İyi ve hızlı
ise ucuz olmayacaktır.
Hızlı ve ucuz
ise iyi olmayacaktır.
Bu parametreler arasında bir denge bulmalıyız veya bizi ilgilendirenleri desteklemeliyiz, aksi takdirde beklenenleri elde edemediğimiz için hayal kırıklığına uğrayacağız.
Yukarıdakilerin tümü hakkında net olarak, sağlayıcının “izleme ve kontrolüne” başlayabiliriz.
Sağlayıcı ile çalışma (İzleme ve kontrol)
Başlangıç noktamız tedarikçiyle (temel hattımız oluşturulmuş ve ayarlanmış) temas ettiğimizde, izleme ve kontrolümüzle başlıyoruz.
Tedarikçilerin izlenmesi ve kontrolü ile elde etmek istediğimiz şey. İzleme ile zamanın verilerini toplayacağız, gereksinimler karşılanıyorsa (kapsam), sıcak, maliyetler, bu verilerle gerekirse tedarikçiye rehberlik etmemizi sağlayacak kontrolü uygulayabiliriz.
İzleme için bazı prosedürleri kullanabiliriz, örneğin:
- Gerçekleştirilen her eylemi (tarihler, yanıtlar, değişiklikler vb.) Yazdığımız bir blogunuz olsun.
- Sağlayıcıdan, değerden, markalardan, hizmet sürelerinden, sözleşmelerden her bilgi aldığımızda, bunları temel hattımızla karşılaştırmalıyız, bunları her zaman gevşekliği ve esnekliği hesaba katarak, her zaman gevşekliği ve esnekliği dikkate alarak sıralayabilir ve bir karar matrisine dahil edebiliriz. parametrelerin esastır.
Kontrolü, tedarikçinin takipte tespit edilen referans hattımızdan sapmalarını düzeltmek için uyguluyoruz, istenen düzeltmeleri yapmak için her düzeltme tedarikçiye bildirilmelidir, bunun için çok önemli bir ipucu "yazılmamışsa (posta, muhtıra vb.) mevcut değildir ”.
İzleme ve kontrol, taban çizgimize (gevşeklik ve esnekliği dikkate alarak) ulaşmak için gerektiği kadar tekrarlanmalıdır, ancak istediğimiz şeyin "boyutuna" bağlı olarak, kontrolleri uyguladığımız zamanlar (değişiklikler ve ayarlamalar) çözüm için sahip olduğumuz zamanla sınırlandırılmalıdır. Tedarikçilerden biri, kontrol sınırından sonra talep edilene yaklaşmama durumunda düşerse, onu kaldırmamız gerektiği açıktır, ancak bunların hepsi bu durumda düşerse, taban çizgimizin tanımının KÖTÜ olduğu açıktır.
Açıklığa kavuşturmak için, kullanılan kavramlar yeni değildir, bunların her biri, bu belgede yapılan " Projelerin planlanması, izlenmesi ve kontrolü " ne yaygın olarak kullanılmaktadır. tedarikçiler ile.
Özetle
Tedarikçilerin izlenmesi ve kontrolü için dikkate alınması gereken hususlar şunlardır:
- Çözümümüzü karşılayan tedarikçilerimizi organize etmek ve tanımlamak.
- Temel hattımızı iyi tanımlayın ve netleştirin.
- Hayal kırıklığına düşmemek için esnekliği ve kolaylığı tanımlayın.
- Sürekli izleme yapın.
- Sürekli kontrol sağlayın, ancak zamanla sınırlı.
- Belirlenen parametrelere göre tedarikçileri beklenen tepki kapasitesine sahip olmayan bir zamanda nasıl tanımlayacaklarını bilmek.
- Taban çizgisini oluştururken bir hata yapıp yapmadığımızı kabul edin ve düzeltin.
