Giriş
Planlama, alternatif eylem yollarının seçimini içerdiği için idari sürecin en önemli işlevlerinden biri olarak kabul edilir. Bu nedenle planlama, yalnızca herhangi bir kuruluşta yönetimi uygulayanlar için temel bir işlev olmakla kalmaz, aynı zamanda idari sürecin diğer işlevleri de bunu ortaya koymalıdır.
Bu şekilde, bir yönetici amaç ve hedeflerin planlandığı gibi gerçekleştirilmesini garanti etmek için örgütlemeli, yönlendirmeli ve kontrol etmelidir.
Planlama dahilinde, örgütsel amaçların seçimi ve bunların gerçekleştirilmesi için araçların oluşturulması gerçekleştirilir. Bu nedenle planlama, planlanan kararların ve eylemlerin geliştirileceği mevcut ve gelecekteki ortamın koşullarını inceleyen bir işlev olarak düşünülmelidir.
Bu arada, kontrol fonksiyonu, planlarda belirlenenlere karşı yapılanların ölçümünün yapıldığıdır. Aynı zamanda, planlama fonksiyonunda belirlenen hedeflere ulaşılmasını sağlamak için sapmaların düzeltilmesini gerektirir.
Bir plan yürüterek izleme, ilerlemenin ölçülmesine, meydana gelmesi durumunda sapmaların tespit edilmesine ve düzeltici eylemlerin gösterilmesine yardımcı olacaktır.
Planlamanın doğası ve amacı
İdari sürecin tüm işlevlerinden, planlamanın temel olduğu anlaşılmaktadır, bundan herhangi bir kuruluşun özünü, amaçlarını ve hedeflerini ve bunların nasıl gerçekleştirilebileceğini belirlemek mümkün olacaktır.
Planlama, genel olarak kuruluş için ve her departman veya bölge için farklı eylem kursları arasındaki seçimi içerir. Planlar, organizasyonel hedeflerin ve departman hedeflerinin seçilmesi ve bunların nasıl karşılanması gerektiğine karar verir.
Planlama, önceden karar verme, aşağıdaki soruları yanıtlama eylemini içerir; Ne yapalım? Nasıl ve ne zaman yapılır? ve bunu kim yapacak? bu nedenle organizasyonun gitmek istediği yere ulaşmasını sağlayacak temeller oluşturmakla sorumludur.
Bu nedenle, planlamanın karmaşık ve entelektüel açıdan talepkar bir işlev olduğu anlaşılmaktadır; eylem yollarının ve kararların dayandığı mantığın oluşturulmasını gerektirir.
Şu anda, her türden kuruluşların çoğu, operasyonlarının daha fazla yönünü dikkate alarak gelecek için daha dikkatli bir şekilde planlamaktadır. Şimdi sezgiye veya şansa daha az güveniyorlar ve bunu çevre değişkenlerinin analizine yapıyorlar.
İyi bir planlama yapmak; Başarısızlığa yol açmayan planları formüle etmek için, başarıya ulaşılabilecek temelleri anlayarak, teorilere ve ilkelere dayanarak gerçekleştirilmelidir.
Planlamanın ana yönleri
Amaç ve hedeflere katkı
Her bir planın temel amacı, kuruluşun amaçlarına ve amaçlarına ulaşılmasını mümkün kılmak ve kolaylaştırmaktır.
Planlamanın önceliği
Uygulamada, idari sürecin tüm fonksiyonları örgütsel hedeflerin gerçekleştirilmesine yardımcı olmayı amaçlamaktadır, ancak tüm grup işbirliği çabalarına rehberlik etmek için ihtiyaç duyulan hedefleri belirleyen planlama işlevidir, dolayısıyla planlamadan önce gelir diğer tüm işlevlerin yerine getirilmesi.
Yönetici kuruluş içinde ilişkiler kurmadan önce, gerekli olacak kaynakları - kişisel, finansal, teknolojik, operasyonel - personelin hangi perspektife yönlendirileceğini ve yönlendirileceğini ve ne tür bir kontrolün kullanılacağını belirtin Diğer idari fonksiyonların seyrini çizelgelemek ve böylece hedeflere ulaşmak için önceden yapılmalıdır.
Planlama ve kontrol fonksiyonlarının ayrılmaz olduğuna dikkat etmek önemlidir. Planlanmayan bir şey kontrol edilemez, çünkü kılavuz görevi gören ve eylemlerin seyrini belirleyen hiçbir parametre olmayacaktır.
Operasyonların seyrini sürdürmek ve aynı zamanda planlarla ilgili sapmalara katılmak, sadece planlama ve kontrol fonksiyonlarının doğru formülasyonu ve uygulaması ile elde edilecektir. Planlar sonuç olarak kontrol standartlarını sağlayacaktır.
Planlama gücü
Tüm yöneticiler planlama işlevini uygulasa da, doğası ve kapsamı kuruluş içinde sahip oldukları yetki veya pozisyon düzeyine göre değişecektir.
Bir yönetici diğerinden daha fazlasını planlayabilir veya bu anlamda işlevleri daha önemli olabilir, bu nedenle birinin planlanması oldukça basit veya karmaşık olabilir ve belirli işlevleri kapsayabilir, diğeri ise departmanın tamamını veya bir bölümünü etkileyecek şekilde planlama yapabilir organizasyon.
Böylece, bir yönetici, bir patron veya bir denetim otoritesi, daha yüksek yetkiye sahip bir yöneticinin planlaması altında eşit olarak oluşturulan prosedürler, politikalar ve kurallarla sınırlandırılmış bir alanda planlar.
Verimliliği planlayın
Bir planın, kuruluşun amaçlarına ve hedeflerine katkısının hesaplanabilmesi durumunda, maliyet telafisi ve formülasyonu ve yürütülmesi için üretilen diğer öngörülemeyen sonuçlar gibi etkili olduğu bilinmektedir.
Bir plan işe yaramayacaktır, eğer beklenen sonuçlara karşı elde edilenleri telafi ederek, üretilen maliyetler elde edilen gelirden daha büyükse. Veya idamın sonucu çok olumsuz davranışlar olduğunda, planlamada hiç beklenmez.
Planlama için temel akıl yürütme
Artık planlamanın, geçmişten günümüze gelen bilgilerin analizi, gelecekteki olayların değerlendirilmesi ve gelecekteki olayların değerlendirilmesi yoluyla yöneticilerin veya yöneticilerin, etkili hedeflere ulaşma.
Planlamanın genel ilkeleri
Bunlar, planlamanın yapılmasına izin veren eylem kılavuzlarıdır.
Hedefe veya birime katkı.
Geliştirilen herhangi bir planın ortak amaçların, kurumsal amaçlara ulaşma yönelimi olmalıdır.
Fizibilite.
Geliştirilen plan türünden bağımsız olarak, başarılması mümkün olmalıdır. Çok fazla gevşeklik ya da ulaşmayı neredeyse imkansız kılan bir talep seviyesi sunmamalıdır.
Tarafsızlık veya hassasiyet.
Sunulan ve elde edilen tüm veriler açık, ölçülebilir, doğrulanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır.
Esneklik veya rota değişikliği.
Planların mevcut olan yanılmazlık derecesi nedeniyle, bazen öngörülemeyenleri dikkate alarak değişiklikler yapılması gerekecektir, bu nedenle organizasyonel hedefi göz ardı etmeden diğer yollar dikkate alınmalıdır.
Katılım ve taahhüt.
Kuruluşun tüm personeli, müdahale alanlarına göre planlama sürecine bağlı kalmalıdır.
Plan türleri
Bir planın zorluk yaratmaması ve etkili olmaması için, yöneticinin kullanılabilecek mevcut plan çeşitliliğini ne ölçüde tanıyacağına bağlıdır. Bu nedenle, herhangi bir plan gelecekte herhangi bir eylem sürecini kapsayabildiğinden, çeşitlendirilmesi doğaldır.
Gelecekteki eylem seyrine bağlı olarak, her bir plan yöneticinin düşünmek istediği şeye göre ayarlanabilir ve bu amaç için idealdir.
İçeriğe göre
Amaç veya görev
Hangi tür operasyonlar yaparsa yapsın, herhangi bir kuruluşun amacı veya misyonu hakkında net olması gerektiği açıktır. Kuruluşun amacına veya misyonuna ilişkin açık ve somut bir anlayış oluşturmadıkça, hedeflerin ve açıkça bunları gerçekleştirme planlarının nasıl gerçekleştirilebileceğini belirlemek zor olacaktır.
Bir kuruluşun amacının veya misyonunun ne olduğunu belirlemek, biraz karmaşık bir görev olabilir, yöneticiler bu soruları dikkate almalı ve cevaplamalıdır, ne yapmalıyım ve kimin için yapmalıyım? Müşterilerim ne istiyor? Bu yaklaşım çerçevesinde, kuruluş çabalarını müşterilerinin memnuniyetine yönlendirir, tutumlarını tanır ve ne beklediklerinin farkındadır.
Bir kuruluşun amacının veya misyonunun kar etmek olduğu ve belli bir ölçüde olabileceği düşünülebilir, ancak bunun temel bir amaç olduğu, faaliyetlerin yürütüldüğü sürece herhangi bir kuruluşun başarabileceği ortaya çıkar. ortak bir misyonun yerine getirilmesiyle, belirlenen hedeflere ulaşılmasına yol açan belirli yönler.
Hedeflerin
Amaçlar veya hedefler, faaliyetlerin yönlendirildiği sonlardır. Ayrıca organizasyon, yön ve kontrolün çabalarını kanalize edeceği yolu temsil ederler.
Örgütsel kapsamlarına göre farklı türde hedefler olacak ve birlikte organizasyonun temel planını oluşturacaklar ve tek başına örgütsel hedefe ulaşılmasını garanti edemezler. Bir departmanın yerine getirmesi gereken kendi hedeflerini belirlediğini, ancak bunların tüm organizasyonun hedeflerine ulaşmasına katkıda bulunacağını varsayalım. Her alanda veya departmanda hedefler farklı olsa da, hepsinin yerine getirilmesi örgütsel hedeflere ve dolayısıyla önemlerine yol açacaktır.
Stratejilerin
Stratejiler, alternatif genel eylem derslerini veya kaynakların yönünü ve genel kullanımını gösteren hedefleri ve hedefleri en avantajlı koşullarda gerçekleştirme çabalarını gösteren alternatifleri belirler, çünkü bunlar iş düşünmesine ve eyleme rehberlik eder.
O zaman Koontz'a göre, stratejilerin amacı, bir hedefler ve politikalar sistemi aracılığıyla örgütün olmayı istediği bir imajı belirlemeye ve iletmeye hizmet etmeleridir.
Politika
Politikalar, karar verme sürecindeki düşünmeyi veya eylemleri yönlendirmeye veya yönlendirmeye yönelik genel planlardır. Düşünce rehberleri olarak, politikalar bir miktar takdir yetkisi ile hareket etmemize izin verir, aksi takdirde kural olurlar.
Yöneticiler politikalara güvenir, bu yüzden doğru bir şekilde yapılandırıldıklarından emin olurlar, yani doğru karar almak için etkilerini gösterecekleri alanı sınırlarlar. Politikalar aynı zamanda çalışanlara rehberlik edecek, böylece problemlerin çözümüne müdahale edebilecek ve belirli sınırlar içinde inisiyatif oluşturacak şekilde sürekli olarak daha yüksek seviyelere başvurmak zorunda kalmayacaktır.
Politikalar, yöneticinin kontrolü korurken yetkisi devretmesine izin verecektir. Belirli konularda kursu öngörmek ve belirlemek, tekrarlama veya yeniden işlemeden kaçınmak için bir temel görevi görürler, tüm bunlar karar verme sürecini kuruluş içindeki tüm seviyelerde büyük ölçüde hızlandırır ve çok önemli bir şey, politikaların diğer planlarla birlikte, birleşik yapı.
Prosedürlerin
Bunlar, faaliyetlerin nasıl ele alınacağına dair olağan yöntemi belirleyen planlardır. Kesin bir kronolojik sırayla, belirli bir etkinliğin nasıl gerçekleştirilmesi ve yürütülmesi gerektiğini tam olarak detaylandırarak düşünmekten ziyade hareket etmenin yolunu belirlerler.
Her organizasyon alanı farklı prosedür planlarına sahip olacak, seviyeler düştükçe daha hassas ve titiz hale gelecektir, bu daha dikkatli kontrol ihtiyacı nedeniyle, karar alanını azaltmak, cehaletten kaynaklanan hataları önlemek için aynı zamanda İşlerin en iyi şekilde nasıl yapılacağını belirleyerek en yüksek verimliliği elde etmeye yardımcı olurlar.
Kuralların
Kurallar, en basit plan türü olarak karakterize edilir. Politikalar veya kurallar arasında karışıklık vardır, ikincisi, yapılması gereken veya yapılmaması gereken spesifik eylemlerdir ve bu da prosedürlerle karıştırılmalarına neden olur.
Prosedürler, geçici bir sırayla bir şeylerin nasıl yapılacağını belirtir, bu da izlenecek bir dizi kural olma hissi verir, ancak kurallar bir prosedürün parçası olabilir veya olmayabilir.
Böylece, "alkollü içecek içmemek" in, bir prosedüre müdahale etmeyen bir kural olduğu tespit edilebilir; ancak malların çıkışını düzenleyen bir prosedür "tüm işlemlerin depoya kaydedilmesi" kuralı oluşturabilir.
Bu nedenle kurallar, yargı ve takdir yetkisi ajansına yer bırakmadan yapılması gereken veya yapılmaması gereken eylemleri tesis eden idari kararlardır.
Programların
Programlar, bir eylem süreci gerçekleştirmek için gerekli olacak hedefler, politikalar, prosedürler, kurallar, kaynaklar ve diğer unsurlardır.
Bunlar, zaman ve mekandaki kapsamları açısından büyük olabilir, uluslar arası bir şirketin yeni bir ülkede faaliyet göstermek amacıyla planladığı gibi, örneğin kendi alanlarında bir amir tarafından planlananlar gibi küçük şirket operasyon departmanı zaman ve maliyetleri azaltmak için.
Büyüklüğüne göre bir program, çeşitli ikincil programların türetileceği birincil program olarak düşünülebilir, bu da başkalarını gerektirebilir, böylece tüm programların doğru uygulanması, birincil programın yürütülmesini destekleyecek ve katkıda bulunacaktır.
Çok önemli bir şey, bu ve tüm programların zamanların koordinasyonu ve hesaplanmasını gerektirmesidir, çünkü herhangi bir bağlantıda bir başarısızlık olması durumunda, ortaya çıkan maliyetleri ve büyük programdaki gecikmeden kaynaklanan gelirdeki azalmayı getirecektir.
Bütçelerin
Bütçe, beklenen sonuçların sayısal olarak ifade edilen bir plandır. Bir bütçe, finansal veya ekonomik terimlerle veya makine saati, adam-saat, üretilen birimler veya başka bir ölçülebilir terim cinsinden ölçülebilir sayısal bilgiler içermelidir.
Bütçe yapmak planlamadır, çünkü planlar plana yansıtıldığında kontrol aracı olarak hizmet ederken sizi öngörmeye zorlar.
Süreye veya geçerliliğe göre
Kısa vadeli planlar
Süresi veya geçerliliği bir yıldan az olduğunda.
Orta vadeli planlar
Süresi veya geçerliliği bir ila üç yıl arasında olduğunda.
Uzun vadeli planlar
Süresi veya geçerliliği üç yıldan fazla olduğunda.
Hiyerarşik seviyeye göre
Stratejik planlar
Yüksek idare tarafından hazırlanan planlar, küresel ve kapsamlı olma özelliğine sahiptir. Büyüklükleri nedeniyle uzun vadeli ve bu nedenle genellikle uygulandıktan sonra geri döndürülemez oldukları planlarıdır.
Taktik planları
Stratejik olanlara uyan orta vadeli planlar. Organizasyonun departmanları veya fonksiyonel alanları tarafından gerçekleştirilir.
Operasyonel planlar
Bunlar taktiklere uyan kısa vadeli planlardır. Alt düzey pozisyonlarda parazit ve etkiye sahiptirler ve günlük işlerle yürütülürler.
Planlama süreci
Organizasyonel sistem kontrolü ve planlaması
Kontrolün doğası ve amacı
Welsh, kontrolün bir kuruluşun her bir unsurunun performansını ölçme ve değerlendirme süreci olduğunu ve düzeltici önlem alınması gerektiğinde ve organizasyonel amaçlara, hedeflere, standartlara ve politikalara etkili bir şekilde uyulmasını sağlamak gerektiğine dikkat çeker.
Bu idari işlev, amaçlara ulaşılmasını sağlamayı, planların kurallarına göre yapılanları karşılaştırmayı ve / veya ölçmeyi ve sapmaların düzeltilmesini içerir.
İlerlemeyi ölçmek, sapmaları tespit etmek ve düzeltici eylemi göstermek için izleme gerekli hale gelir. Bu eylemler, yönetim biçiminde veya yönetim tarzında değişiklikler gibi küçük düzeltmeleri, hatta organizasyon yapısının değiştirilmesi gibi radikal düzeltmeleri içerebilir.
Kontrol süreci
1. Kontrolün amacını belirleyin.
Neyi ölçmek ve değerlendirmek istediğinizi belirtmek gerekir, çünkü kontrol nesnesine bağlı olarak hangi tekniklerin kullanılacağı belirlenir.
2. Performans standartlarının oluşturulması.
Hedeflerde beklenen sonucu belirleyecek kriterler veya parametrelerdir.
Bu performans standartları veya kriterleri ölçülebilir ölçü birimlerinde belirlenir; zaman, maliyet, satış, ağırlık, sıcaklık, saat vb.
3. Performans ölçümü.
Bir performans raporuyla, gerçekte neyin başarıldığına dair objektif bir tespit yapılır.
4. Performansın belirlenen standarda göre karşılaştırılması.
Planlanan ve gerçekte elde edilenler arasındaki farkların belirlenmesinden oluşur. Bu sapmalar veya farklılıklar pozitif veya negatif olabilir.
5. Sapmaların nedenlerinin analizi ve önceki önlemlerin alınması.
Genel kontrol ilkeleri
1. İstisna.
Olağandışı veya anormal varyasyonlara özel dikkat gösterilmeli ve küçük olanlar işletme personelinin takdirine bırakılmalıdır.
2. Medial karakterin.
Kontrol fonksiyonu, hedefleri olmayan bir amaç ya da bir araç değildir.
3. Denge.
Kontrol derecesi, verilen yetki derecesine ve verilen sorumluluğa bağlıdır.
4. Önleme.
Beklenmedik durumların otomatik kontrollerle ne kadar iyi tahmin edileceğini, negatif sapmaların o kadar az olacağını tespit eder.
5. İşbölümü.
Kontrolü kim yürütürse kontrol edilecek faaliyetle doğrudan ilgili olmamalıdır.
Kontrol araçları
Temel olarak kontrol edilecek nesneye bağlı olacaklar; faaliyetler, insanlar veya işlevler olsun. En yaygın olanları arasında:
Maliyet fayda analizi.
Ortaya çıkan faydalarla bir şeyi takip etme maliyetini karşılaştırarak sistemin etkinliğini ölçer.
Performans değerlendirmesi.
Bu, planlananı yerine getirip getirmediğini doğrulamak için personelin performansının değerlendirilmesidir.
Bütçeler.
Belirli bir dönemdeki operasyonlarla ilgili olarak ölçülebilir terimlerle ifade edilen klasik kontrol aracı. Organizasyonel hedeflere ulaşmak için bütünleştirici ve koordinasyon planları olarak kullanılır.
Operasyonel denetim.
Örgütsel faaliyetleri ve bunların idari süreçlerini kontrol etmeyi, doğrulamayı ve değerlendirmeyi amaçlayan teknik. Bu, gerçekleşme sürecinde kaliteyi bilmek için bir rapor sağlamak ve gerekirse iyileştirilmesi için önerilerde bulunmaktır.
Son yorum
Özetle, planlamanın amaçların tanımlandığı idari işlev olduğu, bunların başarılması için stratejilerin oluşturulduğu ve tüm faaliyetleri entegre etmek ve koordine etmek için planlar yapıldığı tespit edilebilir.
Bu arada, örgütün mevcut performansını izlemek, bir norm veya standartla karşılaştırmak ve böylece gerekli eylemleri gerçekleştirmenin mümkün olduğu kontrol işlevindedir.
Bibliyografik referanslar
- Chiavenato, I. (2001). Genel yönetim teorisine giriş. Meksika: McGraw-Hill.Koontz, H. ve O'Donnel, C. (1979). Modern yönetim kursu. Meksika: McGraw-Hill de México.Nava García, JL (2003). İdaresi. Meksika: Cia Editöryel Nueva Imagen.Reyes Ponce, A. (2002). Modern yönetim. Meksika: Limusa.
