Koleksiyon yönetiminde istatistiksel kontrol

Şimdiki zamanların en büyük sorunlarından biri, kalıcı olan tek şeyin değişim olmasıdır. Yukarıda belirtilenler, yöneticilerin üretim veya yönetim gibi tahsilat yönetimi gibi süreçlerdeki dalgalanmaları tespit etmelerini sağlayan idari, güvenli, güvenilir ve zamanında unsurlara sahip olmalarını gerektirir.

Ne yazık ki, durumun böyle olmadığı sonucuna varılmalıdır, yöneticiler, bir günden diğerine dalgalanmaların nedeninin farkında olmadan, süreçlerinin davranışını tahmin etmelerine izin veren araçlardan yoksundurlar. bilginin.

İdarenin bugün zor kararlar alma sürecinde yardımcı olacak parametrelere sahip olmadan fırtına ve kriz ortamında çalıştığı söylenebilir. Bir uçağın pilotu, temel aletler olmadan bir jumbo jet pilotu olabilir mi, herhangi biri o uçağa kolaylıkla binebilir mi?

Kesinlikle hayır. Ancak, şirketler uygun araçlar olmadan yönetilmektedir. Hatta bazıları onlara yatırım yapıyor. İnanılmaz!.

İstatistiksel Proses Kontrol (CEP), proses varyasyonunu kontrol etmek için istatistiksel yöntemlerin kullanımını tanımlamak için kullanılan soyadıdır. 1924'ten beri Dr. Edward Shewart, grafiklerin kullanımı ve basitleştirilmiş hesaplama yöntemlerinin kullanımına dayanan İstatistiksel olarak adlandırılan Kalite Kontrolüne başladı. Bundan sonra, hangi süreçten olursa olsun, verileri analiz etmek için geçerli yöntemler kullanılarak ürün ve hizmetlerin davranışları geliştirilmeye başlanır.

İstatistiksel süreç kontrol sistemi nedir?

YSÖP, bir organizasyona ait tüm unsurların katılımıdır, ilk kez işleri doğru bir şekilde yapmayı hedefler ve düzeltilecek veya düzeltilecek hiçbir şey bırakmaz, üretilen tüm faaliyetlerde bunun bir kalite güvencesi olduğunu düşünür. Organizasyonda.

YSÖP, sorunları çözmek ve sürekli iyileştirmek için farklı süreçleri kontrol etmek için istatistiksel yöntemlerin kullanılmasıdır: kalite, maliyetler ve verimlilik. Bir problemin tespiti ve acil çözümü.

İstatiksel Süreç Kontrolü

KONTROL: sınırlar içinde bir tür durumu korumak.

İSTATİSTİKSEL: sayılar veya veriler yardımıyla.

PROSES: insan, ekipman, malzeme (belge) yöntemi ve çevrenin birleşimi.

Temel prensipler:

Proses Değişkenliği:

Doğada olduğu gibi süreçlerde hiçbir şey tam olarak birbirine benzemez.

Ölçüm:

Bir işlemdeki varyasyonlar ölçülebilir.

Normal Varyasyon:

İşlemler iyi tanımlanmış bir şekle göre değişir (Frekans Dağıtım Eğrisi veya Gauss çanı)

Ortalama değer:

Ölçümler yapıldığında, çok sayıda kişi ortalama değerleri etrafında kümelenme eğilimindedir.

Varyasyonlar:

Bir işlemdeki özel nedenlerden kaynaklanan değişiklikler normal frekans dağılım eğrisinin deformasyonuna neden olur.

Koleksiyon yönetiminde varyasyon nedenleri

Her işlem, yaygın veya normal nedenlerden ve özel veya anormal nedenlerden dolayı istikrarlı bir varyasyon sistemi anlamına gelir. Varyasyonun sistemin uygun sınırlarını aşmasının nedenleri tanımlanmalı ve düzeltilmelidir.

Varyasyonun normal veya yaygın nedenleri, her sürecin özelliklerine bağlıdır, varyasyonun% 80'ini oluşturur, her zaman sistem içinde kalır ve yönetim düzeyinde çözüm gerektirir.

Anormal veya özel nedenler, ekipmanın veya insanların belirli arızalarına bağlıdır, ancak sadece% 20'sini oluşturur.

Ancak, hemen yerleştirilmeleri ve düzeltilmeleri gerekir.

Koleksiyon Yönetimi'nde ayrıca iki tür neden vardır, bu yüzden onlara göre hareket etmek için bu ayrımı nasıl yapacağınızı bilmelisiniz.

YSÖP uygulamasında aşağıdaki araçlar kullanılır:

Akış Şeması:

“Genellikle bir süreci iyileştirmenin yollarını arayan bir ekibin o sürecin akış şemasını çizmektir. Herkesin ne olduğunu anlamadığı sürece bir süreci iyileştirmenin mümkün olmadığı düşünülmektedir. Akış şeması, olanları tanımlamak için son derece kullanışlı bir yöntemdir. Başlamanın bir yolu, sürecin nasıl çalışması gerektiğini belirlemek ve daha sonra gerçekte nasıl çalıştığını grafiksel olarak çizmektir. Böylece artıklık, verimsizlik veya yanlış yorumlama gibi kusurlar anında keşfedilebilir. " (5, IV, 112) ».

Şema, CEP'nin çok önemli bir yönü verilerin mümkün olan en kısa sürede ve üretildiği yere yakın olarak elde edilmesidir.. Bu, gereksiz maliyet ve gecikmeleri ortadan kaldırarak sorunların ortaya çıkmadan önce keşfedilmesini sağlar.

Pratik örnek

Tanınmış bir firmada satınalma yönetimi sürecini analiz etme arzusu ile tahsilat sürecinin bir çalışması yapılmıştır. Amaç, ekli şemada gösterilen aşağıdaki sonucu elde ederek, daha fazla verimlilik elde etmek için adımlar arasındaki uzun bekleme sürelerini tanımlamaktı:

Analizden çıkan öneriler aşağıdaki gibidir:

Müşterilerle yapılan anlaşmayla, taşıyıcının yayınladığı kılavuzu makbuz belgesi olarak kabul ettikleri dikkate alındığında, belgenin gecikmesine veya yanlış yerleştirilmesine neden olabileceğinden, imzalanacak faturaların gönderilmesinin gereksiz olduğu düşünülmektedir. Faturaların ödenmesini garanti eden bir yedeklemenin yanı sıra taşıyıcının bir sadakat politikası olması tavsiye edilir.

Ayrıca, müşteri turlarının yaşını gösteren bir koleksiyon tur formatının (ekli) varyasyonu önerilir.

Frekans dağılımı ve histogram

«YSÖP elde edilen verilerin güvenilirliğine bağlıdır.

Verilerin kullanılabilmesi için, yorumlama ve analiz için düzenlenmesi gerekir. Grafikler, sonuçların düzenlenmesine ve yorumlanmasına yardımcı olabilir. »

"Her süreçte varyasyon doğaldır. Frekans dağılımı, varyasyonu grafiksel olarak izlemeye yardımcı olur. "

"Histogram, sürecin belirlenen spesifikasyonlara veya politikalara göre ne verdiğini karşılaştırmaya veya veri toplamada elde edilen sorunları belirtmeye izin veren, büyük bir görsel etki ile frekans dağılımını gösteren bir çubuk grafiktir." (6, V, 2-9)

Faturaların ödenme günlerindeki sıklığı göstermek için kullanılabilir.

Pratik örnek:

Mevcut tahsilat sisteminin etkinliğini tespit etmek için, ödenen fatura sayısı ve ödeme günleri hakkında bir çalışma yapılmıştır. Histogram aşağıdaki sonuçları verdi.

Frekans dağılımı

FS FI SINIRLARI	SINIF MARKASI	ABSOLUTE FREKANSI	FREKANS KÜMÜLATİFİ	TOPLAM YÜZDE
11.50	17.50	14.50	bir	bir	% 2.63
17.50	23.50	20.50	3	4	% 10.53
23.50	29.50	26.50	9	13	34.21%
29.50	35.50	32.50	4	17	44.74%
35.50	41.50	38.50	6	2. 3	60.53%
41.50	47,50	44.50	8	31	81.58%
47,50	53.50	50,50	iki	33	86.84%
53.50	59.50	56.50	4	37	97,37%
59.50	65.50	62.50	bir	38	100.00%

tavsiyeler

Histogramı oluşturduktan sonra, mevcut tahsilat sisteminin faturaların çoğunluğu için (% 63) 30 gün içinde ödeme yapıldığını atadığı görülebilir. Koleksiyon yönetiminde bir dizi değişiklik yapılması ve 90 gün sonra yapılan değişikliklerin etkisini görmek için yeni bir histogram yapılması önerilir.

Pareto grafiği

"Pareto grafikleri en sık kullanılan grafik teknikleri arasındadır. Bu diyagram öncelikleri belirlemek için kullanılır ve bazen "hayati azını" "önemsiz birçok" dan ayırmanın bir yolu olarak tanımlanır (7, IV, 115).

«Pareto diyagramı, nitelikleri analiz etmek için özel bir grafik türüdür, yani hatalar, hatalar vb. Gibi ölçülemeyen verilerdir. Bu analiz, toplanan verilerin çoğunun çok birkaç neden. ”(8, V, 2-26)

Bu şemayı başlatmak için ofis personeli ile görüşmeniz ve "beyin fırtınası" tekniğini kullanarak bazı olası nedenleri yazmanız önerilir. Olası bazı nedenler şunlar olabilir: faturalandırma hataları, kayıp faturalar, yanlış satın alma siparişi, O: C: numarasının olmaması, yetersiz dosyalanmış, unutulmuş, yanlış hesaba yatırılmış, ödeme alındı.

Pratik örnek:

Tahsilat sisteminde daha fazla verimlilik elde etmek için faturaların tahsil için geç sunulmasının nedenlerini belirlemeye devam ettik. Bu amaçla aşağıdaki analiz yapıldı:

1. Beyin fırtınası tekniği kullanılarak, faturaların ödenmesinde gecikmeye neden olabilecek olası nedenlerin çeşitli fikirleri göz önünde bulundurulmuştur.

2. Elde edilen veriler özetlendikleri sıklıkta sıralandı ve düzenlendi

Nedenler	Gözlem Sayısı	Toplam Yüzdesi
Müşteri gecikmesi	elli	% 45.45
Kayıp fatura	onbeş	% 13.64
Rehberde imza eksikliği	13	11.82%
Ulaşım Eksikliği Rehberi	7	% 6.36
Faturada imza eksikliği	5	% 4.55
Yanlış satın alma siparişi	5	% 4.55
Satınalma siparişi eksikliği	5	% 4.55
Yanlış kredi	5	% 4.55
Ödeme zaten alındı	5	% 4.55

tavsiyeler

Faturaların geç ödenmesinin nedenlerinden bazılarını belirleyin, yaklaşık% 46'sının müşteri gecikmesinden kaynaklandığı sonucuna varın. Kayıp faturalar gibi diğer hususlar, ödenmemiş borçların% 14'üne karşılık gelir.

Ortaya çıkan bir diğer hata, rehberde imza eksikliği ve taşıma kılavuzunun eksikliğidir, her ikisi de sorunların% 18'inden fazlasını temsil eder.

Kontrol çizelgesi

Grafiği çalıştır:

Bir sürecin belirli bir süre için davranışını bilmek ve daha sonra özel ve yaygın varyasyon nedenlerini ayırt etmeye yardımcı olmak için kullanılan bir grafiktir. Faturaları ödemenin gerçekten zaman aldığı günleri tanımlamak için kullanılabilir.

Pratik örnek:

Faturaların tahsil edilme süresini bilmek arzusu ile 30 gün boyunca ardışık faturaların ne zaman ödendiğini gösteren bir çalışma yapılır.

Elde edilen sonuç ortalama toplamanın beklendiği gibi 30 değil 37,5 gün olduğunu göstermektedir. Bu, elde edilen bilgilerin daha fazla analiz edilmesi ihtiyacını doğrular.

Bireysel değerlerin grafiği.

“Varyasyonun çalışma ortamından ayrılamaz olduğunu biliyoruz. Ancak, işlem için doğal olmayan özel nedenler veya varyasyon nedenlerinin belirlenmesi ve ortadan kaldırılması gerekir.

Kontrol grafikleri, kontrol dışı koşullar oluştuğunda etkili bir şekilde ortaya çıkabilen araçlardır.

Bir sürecin durumunu başkalarıyla iletir.Belirli bir süre boyunca iyileşmeyi izler ve süreçte yapılan değişikliklerin etkisini değerlendirir. "(10, V, 4-9)

“Dr. Deming, süreçleri analiz etmek için sıklıkla kontrol tablolarını kullanma ihtiyacını ifade eder. Hedef, "insanların nedenleri takip etmesini önlemek" olduğunu vurguluyor. Bunun ne hakkında olduğunu biliyorsanız, kontrol çizelgelerinin kullanımı kolaydır ve çoğu işçinin yeteneklerinin ötesinde değildir. ”

"Bir kontrol grafiği, istatistiksel olarak belirlenmiş üst ve alt limitleri olan ve işlem ortalamasının her iki tarafına çizilen bir işlem grafiğidir."

Pratik örnek:

Fatura ödemelerinin alındığı zamanın günlük kontrolünü sağlamak için aşağıdaki kontrol şeması aşağıdaki sonuçlarla birlikte tasarlanmıştır.

Toplama sisteminin anormal bir davranışı gözlenir, bu bir dizi düşük noktanın varlığı veya belirlenen kontrol sınırlarının üstünde (Artı, eksi 3 standart sapma) doğrulanır.

Bu, herhangi bir değişiklik yapmadan hemen önce tanımlanması ve düzeltilmesi gereken bir dizi anormal varyasyon nedeni olduğunu gösterir.

Öneri:

Her bir alanda (coğrafi, koleksiyoncu, acente) toplama süreci üzerinde kontrol sahibi olmak için aşağıdaki adımları izlemeniz önerilir:

1.Her bölgenin analizini yapın.

2. Varyasyonun doğal sınırlarını belirleyin.

3. Anormal nedenler olup olmadığını tespit edin ve düzeltin.

4. Veri sahibinin verilerini grafik haline getirerek süreci kontrol altında tutun.

5. Sürecin nasıl iyileştirilebileceğine ilişkin olanlardan öneriler alın.

6. İşlemler kontrol altına alındıktan sonra, davranışlarını analiz etmek için verilerin yeni bir analizini yapın.

kaynakça

I. İSTATİSTİKSEL SÜREÇ KONTROL SİSTEMİ, Hulera El Centenario, México, 1987.

II. ÇALIŞMA PERSONELİ CEP KURSU, Celanese Mexicana SA, Meksika, 1988