PROJE YÖNETİMİNDE KAVRAM KONTROL VE İZLEME
Kontrol, bilinçli veya bilinçsiz olarak, insanın günlük yaşamının bir parçası olan önemsiz bir faaliyettir. Kontrolün temel amacı, kontrol edilen kişinin veya nesnenin davranışını değiştirmektir. Sonuç olarak, kontrol sistemlerinin oluşturulması söz konusu olduğunda, kontrole konu olan kişinin veya nesnenin davranışında ne tür bir değişiklik yapılması gerektiğini sormak gerekir. İdari kontrol durumunda, temel olarak insan davranışı incelenir. Bilgisayarlar veya diğer makineler gibi nesnelerin davranışı mühendislik alanına aittir.
Kontrol, kontrol edilen olgunun ortaya çıkmasından önce oluşturulan parametrelerle gerçekleştirilen bir işlevdir, yani kontrol mekanizması planlamanın sonucudur ve bu nedenle geleceği işaret eder. Kontrol sistemi gelecekteki tahminlere göre projelendirilir ve beklenen sonuç ile gerçekleşen arasında tutarsızlıklardan kaynaklanan uyarlamalara ve ayarlamalara izin verecek kadar esnek olmalıdır.
Bu, kontrolün sadece ayarlamaları kabul ettiği için değil, aynı zamanda her insan aktivitesinde mevcut olduğu ve döngüden sonra döngüsünü yenilediği için dinamik bir işlev olduğu anlamına gelir.
PROJELERDE KONTROL
Aynı durumların nispeten uzun bir süre boyunca (kalıcı planlar) tekrarlandığı durumlar vardır, böylece olası olaylar makul bir kesinlik ile bilinir. Örneğin, kontrol parametrelerinin bir kez oluşturulduktan sonra belirli bir süre sabit kaldığı tekrarlayan, çevrimiçi üretim veya isteğe bağlı işlemler durumunda, yalnızca süreçte değişiklik yapmaya çalışırken değiştirilirler üretimin, kalite modelinin, stok seviyelerinin vb. Bu durumda, kontrol sisteminin çalışmasını programlamak, yani sık karşılaşılan durumlara otomatik olarak yanıt verecek ve sadece istisnai olayları bize bildirecek şekilde kurallar oluşturmak mümkündür. Yani,idari işlem sadece istisnai durumlarda mevcuttur.
Bununla birlikte, bir dizi faaliyetin sadece bir kez yapılması gereken durumlar vardır, böylece birikmiş deneyim, gelecekteki tüm olası durumları doğru bir şekilde tanımlamak için mevcut değildir. Bu durumda projeler bulunur. Planlama daha yüksek bir belirsizlikle gerçekleştirilir ve doğal olarak bu kontrol parametrelerine de yansır. Bu durumda, başlatılan kontrol son derece dinamik olmalıdır, böylece yürütmenin değerlendirmesine ve karar vermesine izin vermek için çeşitli değişkenlerdeki gerçek durum hakkında sürekli bilgi sağlayan, kalıcı ve tüm aşamalarında yürütme aşamasına eşlik eder. Hataların ciddiyetine gelince gerekli kararları verin.
Proje yöneticisinin işlevleri dahilinde, yürütme işlemlerini yürütülen eylemler kümesi (zaman, maliyet ve kalite) projede belirtilene uygun olacak şekilde yönlendirmek ve kontrol etmek olduğu göz önüne alındığında, herhangi bir projenin tam gelişimi için hayati önem taşıyan, yöneticinin karar verme ve kontrol etme yetkisi, kapasitesi (liderlik, adaptasyon), denge duygusu, yaratıcılık (doğaçlama) ve büyük iletişim kolaylığı ve hızı görevler, bunun projelerde söz konusu zorluğu akılda tutarak.
KONTROL ÇEŞİTLERİ
Her zaman genel kavramsal şemaya uymakla birlikte, kontrol mekanizmalarının ne zaman gerçekleştirildiğine bağlı olarak kontrol mekanizmaları aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:
Yön kontrolü
Kontrol mekanizması, faaliyet tamamen sonuçlanmadan önce çalışır. Bu durumda, kontrol, belirli noktalarda değil sürekli olarak gerçekleştirilir, böylece eylemin her bir elemanı, önceki eylemin neredeyse anında düzeltilmesinin sonucudur.
Örneğin, bir otomobil sürücüsü ile, yörüngesini yoldaki engellere göre yönlendirerek olan şey budur. Yeni durumun algılanması, yapılacak düzeltmenin değerlendirilmesi, karar ve düzeltici eylem arasında bir kazaya neden olan acı üzerinde asgari zaman olmalıdır.
Projelerde, bu tür kontrol, farklı faktörlerin sürekli kontrol edilmesini sağlayan bir sistem yapılandırıldığında gerçekleştirilebilir.
Kontrol onaylandı - başarısız oldu
Bu durumda, kontrol alıcısı belirli faaliyetler tamamlandıktan sonra muayeneden geçer. Onay durumunda, aşağıdaki etkinliğe izin verilir. Bir düzeltme varsa, işlem kesin olarak kesilir veya düzensizlikler giderilene kadar.
Bu tipik bir kalite kontrol durumudur. Üretim hattının bir kısmı, ürünün teknik tasarımından sorumlu kuruluş tarafından belirlenen spesifikasyonlara göre yürütülen periyodik olarak denetlenir. İnceleme sonrasında, parça bir sonraki işleme tabi tutulacak şekilde serbest bırakılır. Başarısızlık durumunda, mümkünse bir kurtarma kampına yönlendirilir. İkincisi meydana gelmediğinde, parça atılır.
Projelerde benzer bir şey olur, eğer bu kontrol yapılırsa ve bazı aktivitelerde hatalar tespit edilirse, daha sonraki problemlerin ortaya çıkmaması için doğru şekilde yönlendirilmesi önerilir.
Ameliyat sonrası kontrol
Kontrol mekanizması ancak tüm işlemin bitiminden sonra başlar. Bu tür kontrollerdeki düzeltici faaliyet bilgileri, yalnızca yeni bir faaliyet döngüsü için planlama başladığında gelecek bir dönemde (proje) kullanılacaktır.
Örneğin, bir eğitim kursunun nihai değerlendirmesinde veya bir futbol takımının koçu oyundan sonra oyuncularının performansını değerlendirdiğinde ortaya çıkar. Bu kontrol türü, etkinliğe katılan acentelere ödül ve teşvik vermek amacıyla da kullanılır.
Bu kontroller proje içinde (iç kontrol) veya projenin dışında, kontrol konusunda uzmanlaşmış firmalar (dış kontrol) aracılığıyla gerçekleştirilebilir.
Bu üç kontrol türünün karşılıklı olarak münhasır olmadığını, aksine tamamlayıcı olmaları gerektiğini belirtmek gerekir. Yalıtılmış bir kontrol türü veya yukarıda belirtilen türlerin bir kombinasyonunu kullanma kararı, kontrol edilecek sistemin doğasının ve kontrol mekanizmalarına dahil edilmesi amaçlanan karmaşıklık seviyesinin bir fonksiyonudur. Bazı durumlarda, yükleniciler uygun ilerlemesini sağlamak için proje üzerinde harici bir kontrolün yapılmasını şart koşarlar.
KONTROL SÜRECİ
Kontrol ve sonuçları farklı açılardan analiz edilebilir. İdari açıdan bakıldığında, kontrol, acentenin yürüttüğü faaliyetler kümesinden oluşur, böylece faaliyetler, başlangıç planına mümkün olduğunca yakın bir şekilde yürütülür. Bu eylemler, sekansı Şekil l'de görülebilen kontrol işlemini oluşturan belirli bir sekansa uyar.
Kontrol parametrelerinin tanımı
Parametreler (amaç ve hedefler), kontrol sisteminin eylemlerin alıcıyı istenen durum yönünde yönlendirip yönlendirmediğini belirlemesine izin veren unsurlardır. Bu parametrelerin belirlenmesi, planlama sürecinde, kontrol sisteminin belirli bileşenlerinin tanımlandığı aşamada gerçekleşir. O zaman planlama ve kontrol birleşir. Parametrelerin tanımlanması, kontrol sisteminin sadece bu sınır, daha düşük veya daha yüksek limitlerinden herhangi biri aşıldığında hareket ettiği bir normallik marjını öngörmelidir. Bu parametrelerin ayarlanması, kontrol sisteminin ve dolayısıyla istenen hedefin düzgün çalışması için önemli bir problemdir.gerçekçi olmayan amaç ve hedeflerin tanımlanması, alıcının davranışını yönetimin isteklerine tamamen aykırı bir yönde yönlendirebilir.
Sonuçların ölçülmesi
Her kontrol sistemi, her faaliyetin sonucunu doğrulamak için araçlara sahip olmalıdır. Bu doğrulama nicel bir biçimde sunulabilir, örneğin: ekilen hektar sayısı. Doğrudan nicel doğrulama mümkün olmadığında, sübjektif bir şekilde gerçekleştirme girişimleri yapılır. Bununla birlikte, bu yöntem doğrulamayı yapan kişinin getirdiği deformasyonlara maruz kaldığından değeri görecelidir.
Hataların değerlendirilmesi
Değerlendirme, elde edilmesi amaçlanan ve elde edilen sonuçları karşılaştırmaktan ibarettir. Planlamanın doğasında olan belirsizlik ve projeler üzerinde çalışmanın ne kadar zor olduğu nedeniyle, yapılanlar nadiren planlananlarla gerçekleştirilir. Bu durumda, doğrulanmış farkın büyüklüğünü ve plan yürütme sürecine yansımalarını belirlemek gerekir.
Düzeltmelerin tanımı
Bir hata doğrulandıktan ve ciddiyeti değerlendirildikten sonra, mevcut olası çözümleri analiz etmek ve en uygun olanı seçmek gerekir.
Düzeltmelerin yürütülmesi
Bulunan çözümler, yürütme görevlisinin hiyerarşik seviyesi dikkate alınarak, onları yürütmekten sorumlu kişi için ve daha yüksek bir detay derecesine uygun dile çevrilmelidir.
Proje Kontrol Süreci
GERİ BİLDİRİM
Kontrol idari bir faaliyettir ve diğerleri gibi sadece kesin olmakla kalmayıp aynı zamanda elverişli olması gereken bilgilere dayanarak yürütülür. Doğru olmayan bilgiler, doğru zamanda, artık gerekli olmadığında sağlanan doğru bilgiler kadar faydalıdır.
Kontrol döngüsünde, genellikle geribildirim olarak adlandırılan iki karakteristik bilgi akışı vardır. İlk akış, alıcının maddeye doğru yönündeki ilişkiyi yerine getirir ve yapılan ölçümlere karşılık gelen değerleri iletir. Karar verme yetkisine sahip temsilci, yapılacak düzeltmeleri değerlendirir ve karara bağlar. Onların idam edilebilmesi için onları yerel olarak icra memuruna götürmek gerekir. Yani, ajanın alıcıya doğru yönünde çalışan ikinci geri besleme akışı harekete geçirilmiştir.
Bu akışların düzgün çalışması için, planlama aşamasında, bu bilgilerin dolaşımı için uygun kanalların sağlanması gerekmektedir. Sadece planlama değil, aynı zamanda yürütme ve kontrolün de farklı hiyerarşik seviyelerde gerçekleştiği göz önüne alındığında, bu kanallar, bu çeşitli seviyelere dikkat edilecek ve bunlar aracılığıyla iletilen bilgilerin toplanacağı şekilde tasarlanmalıdır. kullanacak ajanın hiyerarşik seviyesi ile uyumludur.
Şekil 2, çeşitli hiyerarşik düzeylerde geri besleme kavramını göstermektedir.
Çeşitli hiyerarşik düzeylerde geri bildirim
Bu yön projeler içinde çok önemlidir, çünkü eğer her iki yönde (alıcı-ajan ve ajan-alıcı) yeterli bilgi akışı sunulmuyorsa, büyük olasılıkla, yukarıda belirtilenler nedeniyle kontrolün bırakılacağı doğru zamanda doğru bilgiye sahip olma ihtiyacı hakkında.
KONTROL MEKANİZMASI (İZLEME)
Kontrol mekanizması Kapsamlı Projenin yürütülmesinin izlenmesine ve proje boyunca edinilen deneyimlerden doğacak düzeltmelerin uygulanmasına izin vermeyi amaçlamaktadır. Şunları içerir: fiziksel, finansal, zaman, kurumsal, nesnel kontrol.
Bu, sadece projenin fiziksel ilerlemesinin yanı sıra finansal ilerlemenin etkili bir kontrolünü değil, her an zaman / maliyet veya hedef / maliyet ilişkisinin kurulmasını sağlayan bir program veya sistem tasarlama konusudur. Bazı durumlarda, elde edilen sonuçlarla kurumsal kontrole ulaşmak da mümkündür.
Mükemmel bir kontrol sisteminin uygulanması için aşağıdakiler gibi sınırlamalar vardır:
- Personel: Tasarlanan sistemde daha fazla karmaşıklıktan kaçınmaya zorlayan eğitimli personele sahip olmanın zorluğu. Tesisler: Veri işleme ofisi gibi yeterli tesisler her zaman mevcut değildir. Zaman: Mükemmel bir kontrol sistemi, uygulanması için her zaman mümkün olmayan zaman gerektirir. Genel olarak, bir projenin farklı aşamalarını programlamak için çok az zaman vardır. Maliyet: Kontrolün maliyeti, tasarlanacak sistem için sınırlayıcı bir faktördür. Maliyet, büyük projelerde ve giderek daha verimli programların kullanılmasıyla düşme eğilimindedir.
YÖNTEM
- FİZİKSEL KONTROL: Fiziksel kontrolün temel aracı ağ tekniğidir. Bunlar arasında:
- Entegre PERT / BGBM / ROY ağı: Bir entegrasyon yapmanız gerektiğinde (birkaç alan, birkaç alt proje, birkaç proje vb.) ROY (blok ağı) tercihen kullanılır. Gantt Çizelgesi: Faaliyetlerin süresine ek olarak, her birine karşılık gelen toplam ve ücretsiz oyunu içerecektir.
Yukarıdakiler projeleri izlemek için kullanılan araçlardan sadece birkaçıdır.Şu anda projeleri daha verimli bir şekilde geliştirmek, kontrol etmek ve yönetmek için farklı yazılım paketleri bulunmaktadır.
- FİNANSAL KONTROL: İçinde yatırımlar, bütçe, ödemeler vb. Hususlar dikkate alınmalıdır. Sonuçta, olumsuz sapmaların ortaya çıkması durumunda doğrudan mağdurun projenin mali durumunun ayrıntılı bir şekilde izlenmesi önemlidir, çoğu durumda çalışmanın yürütücüsüdür. AMAÇLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ: Kısa ve uzun vadeyi dikkate alarak yapılır, bu anlamda yönetim göstergelerinin kullanımı finansal, teknolojik ve sosyal düzeyde anahtar bir araç olarak kullanılır.
- KURUMSAL KONTROL: Kurumsal açıdan izlemeyi gerçekleştirmek için genel olarak harici bir şirket işe alınır, böylece objektif kurallar ve öznel değerlendirmeler sunulmaz. Kurumsal kontrol temel olarak, nihai hedefe ulaşmak için çeşitli kuruluşlar arasında verimli ve operasyonel koordinasyonu sağlayan tedbirlerin oluşturulmasından oluşur. Takip edilen ana önlemler, diğerleri arasında kurallar ve prosedürler, operasyonlar, servis kodu gibi temel kılavuzların iyileştirilmesidir.
- DENGE HEDEFİ / MALİYET VEYA ZAMAN / MALİYET: Bu kontrolü geliştirmek için, bir faaliyete ulaşmak için harcanan zaman (veya ulaşılan hedefler) ile gerçekleşen masraflar arasında ilişki kuran göstergeler tasarlanmalıdır.
Durum Dizini bu kontrolde en çok kullanılanlardan biridir ve aşağıdakiler hakkında bilgi sağlar: belirli bir tarih için zaman / maliyet oranı, programın tamamlanması için zaman ve maliyet, kritik koşulları sunan alanlar ve diğerleri. Matematiksel ifadesi şu şekilde tanımlanır:
SI = (DR / DP) * (P / GR)
Nerede:
SI: Durum Dizini; DR: gerçek süre; DP: programlanan süre; S: bütçe; GR: gerçek harcama.
Endeks sonucu 1.00 ise, projenin plana ve programa göre ilerlediği söylenir; 1,00'den küçük bir sonuç gecikmeyi temsil eder ve bunun tam tersi 1,00'den büyük bir sonuç verir.
Projelerde iyi bir kontrol yapma gerçeği, insan kaynakları da dahil olmak üzere hem fiziksel hem de finansal kaynakların daha iyi kullanılmasına ve daha iyi kullanılmasına yol açar. Bu, yönetimin bu kısmının herhangi bir projede olması gerektiğinin önemini gösterir, bu nedenle kaynakları optimize etmek ve kayıpları en aza indirmek için izleme ve kontrolü iyileştirmeyi amaçlayan bir yapının uygulanması aranmalıdır.
Orijinal dosyayı indirin
