Bir kuruluşta mevcut olan kontrol düzeyi Toplam Maliyetlerine yansır. Bir kuruluş, ister varsayılan ister aşırı olsun, kâr amaçlı olsun veya olmasın, çok yüksek maliyetlere maruz kalabilir. Temel soru, doğrudan veya dolaylı olarak üretilen maliyetleri en aza indiren kontrol açısından orta noktayı bulmaktır.
Çeşitli kontrol seviyelerine karşılık gelen maliyetlerin grafiksel gösterimi U şeklindedir, sıfır veya düşük kontrol seviyelerinde yüksek maliyetlere sahip olduğumuzu ve bunun yüksek veya yüksek kontrol seviyelerinde gerçekleştiğini gösterir.
Hiçbir kontrol düzeyi veya düşük kontrol seviyesi olmadan, organizasyon önleme eksikliği, yüksek hata seviyeleri veya kötü kararlar, sahtekarlık, zimmete para geçirme ve yüksek düzeyde atık maliyetlerine maruz kalmaktadır. Kalite eksikliği, sadece ürünlerin değil, aynı zamanda süreçlerin, hem ürünlerin hem de girdilerin ve iç bilginin sayısız yeniden işleme faaliyeti, müşteri kaybı, suçların komisyonu ve bütçe kontrolünün eksikliği veya yokluğu ve yönetim, organizasyonun maliyetlerini büyük ölçüde arttırır. Diğer örneklerin yanı sıra, tahsilat sorunları ve kötü borçlar nedeniyle kredi konularında optimal bir kontrol sisteminden kaynaklanan kayıplarımız var.Diğer bir durum, yeterli önleme tedbirleri alınmadan personel istihdam etmenin olumsuz sonuçlarıdır.
Öte yandan, satın alınan ürün ve malzemelerin teftişiyle ortaya çıkan kontrollerin fazlalığı, süreçlerin ve ürünlerin teftiş masrafları, bürokratik prosedürlerin fazlalığı, ticari konularda karar vermenin yavaşlığı, iyi işleri uzaklaştırıyor, kararların merkezileştirilmesinde her zaman bir aşırılığın eşlik ettiği kontrollerin aşılması nedeniyle olasılıkları ve kaynakları israf etmek.
İnsan vücudunda olduğu gibi, hem belirli minerallerin eksikliği hem de fazlalığı çok zararlı olabilir, aynı şekilde, hem kontrol eksikliği hem de fazlalığı kuruluşlar için açıkça zararlıdır.
Organizasyonun kontrolleri eksik olamaz, ama aşırıya avlanamaz. Minimum maliyetle optimum kontrol sağlayan seviyeye nasıl ulaşılır? Bazı olası alternatifler şunlardır:
Hem kalite hem de miktardaki girdilerin kontrolünü tedarikçilerine aktarın.
İstisna olarak otomatik kontroller üreten ve raporlayan bilgisayar sistemlerini uygular.
"Hatasız" sistemlerin kurulması.
Görev ve sorumlulukları devretme politikasını uygulamak, çalışanlara ve işçilere yeterli ve gerekli gücü vermek (yetkilendirme).
Yönetim ve karar alma sistemlerini istisna olarak uygulayarak, karar verirken mümkün olan en yüksek standardizasyondan yararlanın.
Faaliyetleri ve süreçleri kontrol ederken ve analiz ederken Pareto analizini, maliyetleri maliyetlerde en yüksek insidansa sahip kaynaklara yoğunlaştıracak şekilde uygulamak.
Şirket içi süreçlerde bürokratik karmaşıklık derecesi hakkında hem dahili personel aracılığıyla hem de müşteriler ve harici danışmanların görüşü ile sürekli ve sistematik olarak değerlendirme.
Bütçe İdaresini uygulayarak yetkilendirme sistemlerini basitleştirin. Bu bütçeler onaylandıktan sonra, masraflar ve ödemeleri, çeşitli kavramların sınırları içinde ve son teslim tarihlerine uygun olarak belirlenen personel tarafından yapılacaktır.
Farklı yönetim faaliyetlerinin saatlik maliyetinin değerlendirilmesi. Eğer bir Mali Yönetici aylık 10.000 dolar maaş alıyorsa ve zamanının% 20'sini çek imzalamakla geçiriyorsa, sadece yetki verirken bir "darboğaz" oluşturuyor, aynı zamanda Bahsedilen işlemin maliyeti, kontrollerin değerinin ötesinde yüksektir. Çok daha akıllıca, Sayman'a ve Kontrolörün belirli bir mali temsilcisine daha fazla güç vermek, bir Bütçe Kontrol Sistemini (bilgisayarlı) kullanmaktır.
Analiz ettikten sonra, çoğu şirketin aşırı kontroller tarafından üretilen maliyetleri azaltma konusunda yapacak çok şeyi olduğu açıktır. Ne kadar çok kontrol gerekli olursa, karar verme ve sorun çözme o kadar yavaş hale gelir, ne kadar kağıt ve imzaya ihtiyaç duyulursa, verimsiz bir göreve atanan görevliler o kadar çok tutulur, müşteri gereksinimlerine yanıt o kadar yavaşlar, daha fazla zaman Yenilikçi önlemleri benimsemek zaman alır ve bürokraside daha fazla kaynak ve zaman kaybı olur.
Debureaucratization, tele-çalışma ve dış kaynak kullanımı, maliyetleri düşürme, organizasyonu daha rekabetçi ve kârlı hale getirme işinde yardımcı olan yöntemlerdir.
