Bir prosedür kılavuzu, bir idari birimin veya iki veya daha fazlasının işlevlerinin gerçekleştirilmesinde izlenmesi gereken faaliyetlerin açıklamasını içeren belgedir.
Kılavuz ayrıca, sorumluluklarını ve katılımlarını belirten müdahale eden pozisyonları veya idari birimleri de içermektedir.
Genellikle formlar, yetkilendirmeler veya gerekli belgeler, ofis makineleri veya ekipmanı ile şirket içindeki faaliyetlerin düzgün bir şekilde geliştirilmesine yardımcı olabilecek diğer bilgileri içerir.
İçinde, tüm idari birimlerin işleyişi ile ilgili temel bilgiler bozulmadan kayıt altına alınmakta ve iletilmekte, denetim, değerlendirme ve iç kontrol ve izleme, çalışanlarda farkındalık ve işin patronlarının işlerini kolaylaştırmaktadır. düzgün performans gösterip göstermediği.
prosedür manuel oluşturmaYarar
Görevlerin, konumun, gereksinimlerin ve bunların yürütülmesinden sorumlu pozisyonların tanımlanması ile ilgili dahili operasyonu bilmenizi sağlar.
Her bir pozisyonun faaliyetlerini ayrıntılı olarak tanımladıkları için pozisyonun başlatılmasına ve personelin eğitimine ve niteliğine yardımcı olurlar.
Bir sistemin prosedürlerini analiz etmek veya gözden geçirmek için kullanılır.
Tüm personelin konsültasyonunda yer aldı.
Zaman analizi, yetki devri gibi iş basitleştirme görevlerini üstlenmek istediğiniz.
Bir bilgi sistemi kurmak veya var olanı değiştirmek.
Çalışma rutinlerine uyumu standartlaştırmak ve kontrol etmek ve keyfi değişikliklerinden kaçınmak.
Arıza veya hataların sorumluluklarını daha kolay belirleyin.
Denetim, iç kontrol ve değerlendirme görevlerini kolaylaştırır.
Ne yapacağını ve nasıl yapılacağını söyleyerek çalışanların verimliliğini artırın.
Faaliyetleri koordine etmeye ve tekrardan kaçınmaya yardımcı olur.
İşin daha ileri analizi ve sistemlerin, prosedürlerin ve yöntemlerin iyileştirilmesi için bir temel oluşturun.
- Kılavuzun Uyumu
A) TANIMLAMA
Bu belge aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Kuruluşun logosu Kuruluşun resmi adı Adı ve uzantısı. Belirli bir birime karşılık geliyorsa, adı belirtilmelidir.Geliştirildiği yer ve tarih, Revizyon numarası (varsa) Detay, revizyon ve / veya yetkilendirmeden sorumlu birimler. Birincisi, kuruluşun baş harfleri, ikinci olarak formun kullanıldığı idari birimin baş harfleri ve son olarak formun numarası. Baş harfleri ile sayı arasına bir tire işareti veya köşegen yerleştirilmelidir.
B) DİZİN VEYA İÇERİK
Belgenin parçası olan ilgili bölümlerin ve sayfaların listesi.
C) ÖNSÖZ VE / VEYA GİRİŞ
Belge, içeriği, amacı, uygulama alanları ile revizyon ve güncellemenin önemi hakkında sunum. Kılavuzda yer alan alanlarda en yüksek otoriteden bir mesaj içerebilir.
D) PROSEDÜRLERİN HEDEFLERİ Prosedürleri
yerine getirmeyi amaçlayan amacın açıklanması.
Amaçlar, çalışma rutinlerine uyumu standartlaştırmak ve kontrol etmek ve keyfi değişikliklerinden kaçınmaktır; arızalar veya hatalar için sorumluluğu basitleştirmek; denetim işini kolaylaştırmak; denetim işini, iç kontrolün değerlendirilmesini ve gözetimini kolaylaştırmak; hem çalışanların hem de patronlarının işin düzgün yapılıp yapılmadığını bildiklerini; Toplam verimliliği ve diğer ek avantajları artırarak maliyetleri azaltın.
E) UYGULAMA ALANLARI VE / VEYA PROSEDÜRLERİN KAPSAMI Prosedürleri
kapsayan eylem alanı.
Federal kamu yönetimi içinde, prosedürler kapsam ve kapsamlarına göre makro-idari prosedürler ve mezo-idari veya sektörel prosedürler olarak sınıflandırılmıştır.
F) SORUMLU
Evrelerinin herhangi birindeki prosedürlere müdahale eden idari birimler ve / veya pozisyonlar
G) ÇALIŞMA POLİTİKALARI VEYA KURALLARI
Bu bölüm, prosedürlere katılan farklı kuruluşların yükümlülük kapsamını kolaylaştırmak için açıkça belirlenen genel kriterleri veya yönergeleri içerir .
Ayrıca, prosedürlerin işletilmesinde ortaya çıkabilecek değişiklik durumlarını gerektiren tüm çalışma kuralları dikkate alınmalıdır. Yaklaşımınızda dikkate alınması gereken bazı yönergeler şunlardır:
- Personelin genel eylem çerçevesini kuşatan politikalar ve / veya normlar, başarısızlığa uğramaması için mükemmel bir şekilde tanımlanacaktır. idari yönleri ya da prosedürün kendisi ile daha yüksek hiyerarşik düzeylerde sürekli istişareyi önleyecek kadar açık olmalıdır.
H) KAVRAM (LAR)
Usul veya uzmanlık derecesi nedeniyle, kullanım kılavuzuna danışmanın kullanıcı tarafından daha erişilebilir olmasını sağlamak için prosedürde kullanılan teknik nitelikteki kelimeler veya terimler.
I) PROSEDÜR (operasyonların tanımı).
Bir prosedürde yürütülen işlemlerin her birinin anlatı ve sıralı olarak yazılı sunumu, neyi, ne zaman, nasıl, nerede, neyle ve ne kadar sürdüğünü açıklayan, bunları gerçekleştirmekten sorumlu olanları açıklayan. Prosedürün açıklaması genel olduğundan ve bu nedenle birkaç alan içerdiğinde, her bir operasyondan sorumlu idari birim not edilmelidir. Eğer bir idari birim içinde ayrıntılı bir açıklama ise, her bir operasyondan sorumlu pozisyon belirtilmelidir. Aynı işlemdeki çeşitli seçeneklerde bile, anlayışlarını ve kimliklerini basitleştirmek için işlemleri kodlamak uygundur.
J) BASKILI FORM.
Bir prosedürde kullanılan, içine yerleştirilen veya ek olarak eklenen basılı formlar. Kullanımlarını ima eden işlemlerin açıklamasında, bu amaç için somut bir şekilde ilişkilendirilmesine izin veren gösterge numaraları kullanılarak özel referanslar yapılmalıdır. Doldurma talimatları da eklenebilir.
K) AKIŞ ŞEMALARI.
Bir prosedürün işlemlerinin gerçekleştirildiği sekansın ve / veya idari birimlerin gösterildiği formların veya materyallerin güzergahının (genel prosedür) veya ilgili her pozisyonda (ayrıntılı prosedür) grafik temsili. Ek olarak, genellikle her durumda kullanılan ekipman veya kaynaklardan bahsederler. Kılavuzda basit ve erişilebilir bir şekilde temsil edilen diyagramlar, işlemlerin net bir şekilde açıklanmasını sağlayarak anlaşılmasını kolaylaştırır. Bu amaçla, basitleştirilmiş sembollerin ve / veya grafiklerin kullanılması tavsiye edilir.
L) ŞARTLAR SÖZLÜĞÜ.
Kullanım veya istişare için destek görevi gören prosedür kılavuzlarının içeriği ve hazırlama teknikleri ile ilgili teknik kavramların listesi. İdari kılavuzların hazırlanması için genel prosedür
- PROJE TASARIMI.
İdari el kitapları hazırlama görevi, verilerin içeriğine danışan kişi tarafından yorumlanmasında karışıklık yaratmamak için verilerin mümkün olduğunca doğru bir şekilde kaydedilmesi gerektiği için büyük bir hassasiyet gerektirir. Bu nedenle, entegrasyon aşamalarının her birinde ve çalışmanın yürütülmesinin altında yatan tüm gereksinimleri, aşamaları ve prosedürleri gerçekleştiren bir projenin ana hatlarını çizen çok dikkat edilmelidir.
A) SORUMLU
Bir el kitabının entegrasyonuna yol açan işe başlamak için, farklı kişilerdeki eylemlerin yürütülmesine ilişkin sorumluluğun seyreltilmemesi, bunun yerine teknik ekip tarafından desteklenecek bir koordinatör atanması öngörülebilir. tasarım, uygulama ve güncelleme aşamalarında projenin yönetimine emanet edilmelidir. Bu şekilde içeriğin homojenliği ve bilgilerin sunumu elde edilir.
Teknik ekibin özellikleri ile ilgili olarak, insan ilişkilerinin iyi bir yönetimiyle kişisel olması ve kuruluşun amaçları, yapısı, işlevleri ve personeli ile ilgili olarak bilinmesi tavsiye edilir. Bu tür bir iş için, bir kuruluş, bunu gerçekleştirmek için gerekli bilgi ve deneyime sahip kişiyi atayabilir. İşlevlerinin doğası gereği, idari iyileştirme biriminin başkanına emanet edebilir (bu mekanizmaya sahip olması durumunda). Harici danışmanların hizmetlerini de kiralayabilirsiniz.
B) ÇALIŞMA ÜNİVERSİTESİNİN SINIRLANDIRILMASI
Bir örgütün idari el kitaplarını yürütmekten sorumlu olanlar, içinde hareket edebilmek için kendi çalışma evrenini tanımlamalı ve sınırlamalıdır; Bunu yapmak için:
ÖN ÇALIŞMA
Bu adım, faaliyet göstereceği alanda veya alanlarda gerçekleştirilen işlevleri ve faaliyetleri küresel olarak tanımak için gereklidir. Buna dayanarak, bilgi toplama için küresel strateji tanımlanabilir, kaynakları, gerçekleştirilecek faaliyetler, projenin büyüklüğü ve kapsamı, iş için gerekli araçlar ve genel olarak eylemleri öngörmek ve gerekli kaynakları tahmin etmek mümkündür. çalışmayı yürütmek.
- Bilgi kaynakları
Araştırma için veri elde edilebilecek kurumların, çalışma alanlarının, belgelerin, kişilerin ve bilgi mekanizmalarının referansı. En temsilci arasında şunlar sayılabilir:
* Kurumlar:
- Koordinasyon halinde çalışan veya çalışmanın konusu olduğu aynı grubun veya sektörün bir parçasını oluşturan kuruluşlar.
Aynı alanda lider kuruluşlar.
- Zorunlu yönergeleri belirleyen düzenleyici kurumlar.
- İncelenen örgütün işletimi için hizmet sağlayan veya gerekli malzemeleri sağlayan kuruluşlar.
* Organizasyon dosyaları:
-Genel.
-Çalışma alanlarından.
* Yöneticiler ve çalışanlar:
-Dosya setinin gerçeğe yanıt verip vermediğini bildikleri için değerli bilgileri işleyen yönetim seviyesinin yönetimi.
- Rutin faaliyetlerden sorumlu oldukları için görüşleri ve yorumları çok yardımcı olan operasyonel personel, böylece belgelerin diğer bakış açıları veya içeriği ile ilgili sınırlamaları veya sapmaları tespit edebilirler.
* Çalışma alanları:
-Gerçek çalışma koşullarını, kaynakları ve personeli yansıtan organizasyon seviyeleri.
* Müşteriler ve / veya kullanıcılar: Kuruluşun ürettiği ürün ve / veya hizmetleri alan kişiler.
* Bilgi mekanizmaları: Çalışma için destek görevi gören kuruluşa dahili veya harici bilgilere erişim sağlayan hesaplama kaynakları.
- Proje Hazırlama
El kitabını uygulamak için ön elemanlar toplandıktan sonra, başlangıç belgesi, aşağıdakilerden oluşması gereken belirtmek üzere hazırlanmalıdır:
* Teknik teklif (aşağıdakileri içermelidir):
-Arka Plan: önceden hazırlanmış tüm kılavuzların veya benzer çabaların sayısı.
-Doğa: Gerçekleştirilecek kılavuz türü.
-Dikkat: Bunun kuruluşa getireceği avantajlara dayanarak yapılması gerektiğinin gösterilmesi.
Amaçlar: elde edilecek başarılar.
-Aksiyonlar: başarısı için gerekli girişimler veya faaliyetler.
Sonuçlar: Kuruluşun işleyişinin, ürünlerinin ve / veya hizmetlerinin, organizasyonel iklimin ve çevre ile ilişkilerin iyileştirilmesi açısından elde edilmesi beklenen faydalar.
Kapsam: Organik ve / veya bölgesel yapıdaki konum açısından çalışmanın kapsadığı uygulama alanı.
-Kaynaklar: geliştirmek için gerekli insani, maddi ve teknolojik gereksinimler.
-Malzeme: icraının talep ettiği finansal kaynakların küresel ve özel tahmini.
-Strateji: eylem kaynaklarını ve kaynak tahsisini yönlendirmek için gerekli temel yol.
-Tamamlayıcı bilgiler: destekleyici unsur olarak hizmet edebilecek materyal ve araştırma.
c) ÇALIŞMA PROGRAMI
-Kimlik: kılavuzun adı.
-Sorumlu (lar): kılavuzun uygulanmasından sorumlu birim veya grup.
Alanlar: incelenmekte olan evren.
-Anahtar: Aşamalı tahmini faaliyet sayısı.
-Aktiviteler: bilgileri yakalamak için atılması gereken belirli adımlar.
- Aşamalar: faaliyetleri yürütmek için sıralı sıralamanın tanımı.
-Calendar: her aşamanın başlangıcı ve bitişi için atanan tarihler.
-Grafik gösterim: tablo ve görüntülerde programın tanımı.
-Biçim: çalışma programının sunumu ve korunması.
-İlerleme raporları: eylemlerin izlenmesi.
Periyodiklik: ilerlemeyi rapor etmek için mevcut olan süre.
B) PROJENİN YETKİLİ MAKAMLARA SUNUMU
a) KATILIMCILAR
Projenin içeriğini iyileştirmek, parametrelerini hassaslaştırmak ve operasyonel fizibilitesini belirlemek için aşağıdakileri sunmanız önerilir:
* Uygulamasına doğrudan müdahale edecek, projeyi detaylı olarak bilmekle yükümlü oldukları alan (lar).
* Projenin uygulanmasından etkilenen alanlar, çünkü değiştirmek veya uyum sağlamak zorunda kalacaklardır.
* Ekonomik kaynakların yönetiminden, projenin maliyetinin daha spesifik olarak ölçülmesinden sorumlu alan.
b) YETKİSİNDEN SORUMLU
Benzer şekilde, proje onay için kuruluşun ya da yürütülmesinden sorumlu idari birimin başkanına sunulmalıdır.
Yetkilendirildikten sonra, sorumlu kişi, kuruluşun tüm hiyerarşik düzeylerde bilinen kılavuzu hazırlama niyetinde olmasını ve bu çabadan elde edilecek faydaları vurgulamasını ve böylece herkesin çalışmanın geliştirilmesi sırasında destek vermesini sağlamalıdır. Bu gereklilik olmadan, el kitabını entegre etme çalışması ciddi şekilde engellenir.
C) BİLGİ TOPLAMA
Bu aşamada ilk adım olarak, çalışmanın büyüklüğü ve özellikleri dikkate alınarak ankete katılacak personelin bir listesi elde edilmelidir.
a) Personelin eğitimi
Çalışma grubu entegre edildikten sonra, sadece bilgi toplamak için kullanılacak araştırma araçlarının yönetimi konusunda değil, aynı zamanda hazırlık için izlenecek süreç boyunca da eğitilmelidir. kullanım kılavuzu.
Bu nedenle, katılımcılar izlenen hedefin yanı sıra benimsenen çalışma yöntemleri, faaliyetlerin programlanması, kullanılacak belgeler (anketler, formatlar, vb.), Proje yöneticileri, ilgili idari birimler, her bir kişiye iş yakalamak ve dağıtmak için bilgi envanteri.
Çalışma grubu büyük olduğunda, her biri sorumlu bir kişi tarafından koordine edilen ve bilgileri gözden geçirmek ve standartlaştırmakla yükümlü olması gereken alt gruplar oluşturmak uygun olabilir.
Elde edilen sonuçları karşılaştırmak ve değerlendirmek için pilot alanda bir çalışma yapılması tavsiye edilir.
b) Bilgi
toplama Toplama çabaları, kılavuz için belirli ve gerçekten yararlı bilgilerin bilinmesine ve analiz edilmesine izin veren olayların kaydedilmesine odaklanmalıdır, aksi takdirde kaynakların gecikmesine ve israfına yol açan yanlış yorumlamalar yapılabilir.. Benzer şekilde, çalışmanın amacına bağlı olarak bir ayrımcılık kriteri uygulanmalı ve muntazam bir eylem çizgisi sürdürmek için sürekli olarak gözden geçirilmeli ve değerlendirilmelidir.
Bu etkinlik, bilgiyi yayınlayan iç kaynaklarla ve diğer fiziksel konumlara sahip alanlarla veya kuruluşlarla sürekli bir ilişki sürdürmeyi gerektirir.
Çevik ve düzenli bir şekilde bilgi toplamak için aşağıdaki toplama tekniklerinden birini veya bunların bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz:
Belgesel araştırma:
Bu teknik, el kitabıyla ilgili veriler içeren yazıların seçilmesine ve analiz edilmesine izin verir. Bunun için yasal-idari esaslar, resmi gazeteler, toplantı tutanakları, genelgeler, ofisler ve çalışma için ilgili bilgileri içeren tüm belgeler üzerinde çalışılmaktadır.
Bilgi sistemleri danışmanlığı
Elkitabını yapılandırmak için bilgi ve destek kaynakları içeren bilgisayar sistemlerine erişim. Bu mekanizma, ağlarla bağlantılı kuruluşa dahili bilgi ve / veya harici sistemler toplamaya izin verir.
Anket:
Bu yöntem önceden hazırlanmış sorular için bir rehber temel alınarak kişisel görüşmeler yapılmasını içerir. Bir anket de kullanılabilir, böylece görüşmeler homojen bir içeriğe sahiptir.
Bu tekniğin analize ön bilgi toplamak veya bilgilerin mevcut yapısında değişiklik veya değişiklik yapmak için çok yararlı olduğu düşünülmektedir. Anket bireysel olarak ya da aynı alandaki ya da aynı türden görevlerde bulunan yöneticileri ve çalışanları bir araya getirerek yapılabilir.
Ayrıca, kuruluşla etkileşime giren müşterilerden ve / veya kullanıcılardan, hizmet sağlayıcılardan ve tedarikçilerden de bilgi toplayabilirsiniz.
Araştırmada kullanılan ve istenen bilgileri elde etmeye yarayan anketler, belirli bölümler veya temalarla ayrılan bir dizi yazılı, önceden tanımlanmış, sıralı sorudan oluşmaktadır.
Bu, kaynaklardan ve zamandan tasarruf anlamına gelir; ancak elde edilen bilgilerin kalitesi
yapısına ve sunum şekline bağlıdır.
Genel olarak, her anket hazırlanma nedenini ifade etmeli, soruların açık ve özlü olmasını, mantıklı bir sıra, anlaşılır ifadeler, kolay yanıt vermeli ve çok fazla sorudan kaçınmalıdır. Ayrıca, nasıl yanıt vereceğinizi belirtmek için bir doldurma talimatları da ekleyebilirsiniz.
Röportaj temel olarak katılımcıların bilgi almak için sorgulandığı bireysel veya grup toplantılarından oluşur. Bu araç muhtemelen en yaygın olarak kullanılan ve en eksiksiz ve doğru bilgiyi sağlayabilen ortamdır, çünkü görüşmeci, görüşmeci ile iletişime geçerek, cevaplar almanın yanı sıra, tutumları algılayabilir ve yorum alabilir.
Bir röportajın olumlu bir şekilde gerçekleştirilmesi için, bu hususları gözlemlemek uygundur:
Amaç hakkında net olun: bu yönü kapsamak için, daha önce yakalamak istediğiniz ana noktaları içeren bir röportaj anketi veya kılavuzu hazırlamanız önerilir. Bu kılavuz bir çerçeve olarak çalışabilir, böylece sonunda gerekli bilgilerin elde edilip edilmediği doğrulanabilir.
İşin dağıtımını önceden belirleyin: bu aşama sorumlulukların atanması ve araştırılacak alanların belirlenmesinden oluşur.
Randevuyu önceden yapın: görüşmecinin, hata payını azaltmak ve kesintileri önlemek için gerekli zaman ve huzurla bilgi vermeye hazır olması önemlidir.
Elde edilen bilgileri sınıflandırın: Bu aşama, gerçek durumu, iyileştirmek için önerilerle ilgili olandan ayırt etmeyi ve iki yönü karıştırmamaya çalışır.
Bilginin yakalanmasını desteklemek ve / veya hızlandırmak için, kısmi çalışmasına dayanarak incelenen evren hakkında bilgi çıkarmaya yarayan yardımcı bir istatistiksel teknik olan örnekleme kullanılabilir.
Çalışma evreni çok büyük olduğunda, ancak çalışma kuralları ve tekdüzen gereklilikler nedeniyle bilgi homojen olduğunda, tüm birimleri incelemek veya araştırmak ya da her biri ile görüşmek zorunda kalmadan özelliklerini bilmenin imkanı tesis edilir. çalışanların.
Bilginin özelliklerine ve hacmine göre, elde edilen sonuçların geçerli olması için toplanması gereken -sample'nin tamamını temsil eden minimum bilgi miktarını belirleyen örnekleme tabloları vardır.
Doğrudan gözlem
Bu kaynak, kuruluşun çalışmasının yürütüldüğü fiziksel alandaki teknisyenler veya analistler tarafından kullanılabilir. Toplanan bilgilerin analizinden, bu alanlarda hizmetlerini sağlayan veya tamamlayan veya iyileştiren bazı kişilerle görüşmeler yapılmalıdır.
Başka bir yol, çalışma alanının başkanı için doğrudan gözlem yapmak, bazı noktaları astları ile yorumlamak ve tartışmak ve analiz sonuçlarını araştırmacıya sunmaktır. Bu prosedürün avantajı, patron ve astlar arasındaki aşinalık nedeniyle, bilginin daha eksiksiz olabileceği, ancak inhibisyonlar veya dahili problemler nedeniyle sonuçların istenen şekilde olmayacağı veya bir durumun ortaya çıkabileceği durumlar olabilir. operasyonel gerçekliğe karşılık gelmez.
D) Bilgilerin entegrasyonu
Çalışmaya dahil olan alanların bilgileri elde edildikten sonra, analizini hazırlamak için veriler sipariş edilmeli ve sistematize edilmelidir.
a) Bilginin sınıflandırılması
Entegrasyon görevini kolaylaştırmak için, elde edilen bilgilere, yönetimini korumak ve kolaylaştırmak için bilgisayar ekipmanı tarafından erişilmesi önerilir. Bu amaçla şunları yapabilirsiniz:
- İş bölümlerine göre ayrıştırmak için dizinler, alt dizinler ve dosyalar oluşturun.Özel veritabanları veya programlar oluşturun.Projenin özel ihtiyaçlarına göre paketleri kullanın.Portumları optimize etmek için önceki noktaları birleştirin.
Aynı zamanda, bilginin alan, sistem, prosedür, ekipler, politikalar vb. Toplanan belgelerin, bilgiyi sağlayan kişinin onayını içermesi uygundur.
Ayrıca, bazı yönlerden veri toplandıkça, projenin sonraki tasarımında bellek görevi görebilecek bir çalışma belgesine odaklanması önerilir.
b) BİLGİLERİ GRUP ETME ALANLARI
İşin performansını düzenleyen yasal-idari düzenlemeler, bunu yapmaktan sorumlu birimlerin katıldığı ve diğer birimler, kuruluşlar, müşteriler ve / veya üzerinde ne gibi etkileri olduğu dikkate alınmalıdır. veya kullanıcılar.
Ayrıca, uygun olan hallerde, mevcut organizasyonun daha iyi anlaşılması için tarihsel bir referans çerçevesine izin veren önceki organizasyon yapılarının evrimini veya gelişimini ve elde edilen sonuçları dikkate almak da uygundur.
Mevcut durum.
Aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
- Amaçlar Organik yapı İdari normlar ve politikalar Fonksiyonlar Prosedürler Yasal-idari araçlar Takım Çalışma koşulları Çalışma ortamı
E) BİLGİ ANALİZİ
Bu aşamada, ilişkilerini gözden kaybetmeden doğasını, özelliklerini ve davranışlarını bilmek için entegre edilmiş bilgi unsurlarının veya veri gruplarının her birinin eleştirel bir çalışması veya incelenmesi yapılmalıdır., bağımlılık veya iç etkileşim ve çevre ile operasyonel gerçekliği yansıtan bir tanı elde etmek.
Bu çalışma mekaniği aşağıdaki sırayı takip edebilir:
- Ayrışmayı Tanımlamayı Bilme Elemanları eleştirel olarak inceleme Her öğeyi sipariş etme İlişkileri tanımlama Davranışlarını belirleme ve açıklama
Verileri analiz ederken çok etkili bir yaklaşım, sorgulayıcı bir tutum benimsemek ve sistematik olarak altı temel anket formüle etmektir:
- Ne işi yapılır, ne için yapılır? Kim yapar? Nasıl yapılır? Ne ile yapılır? Ne zaman yapılır?
Yukarıdaki soruların her biri için net ve kesin cevaplar elde ettikten sonra, soruların nedenini soran yeni bir sorgulamaya sunulmaları gerekir. Elde edilen yeni yanıtlar kılavuzun oluşturulmasına ve idari iyileştirme önlemlerine rehberlik edecektir.
a) ANALİZ İÇİN DESTEK TEKNİKLERİ
Bu aşamada, elde edilen bilgileri detaylı olarak tanımak ve istenen sonuçlara ulaşmak için optimal çözümlerin elde edilmesini sağlayan spesifik eylem alternatiflerini belirlemek amacıyla elde edilen teknik kaynakları içerir.
Bu aşamada kullanılabilecek analiz teknikleri, projenin kökeni ve kılavuzun türüne, uygulanabilmesi için fizibiliteye, zamanın kullanılabilirliğine, kaynakların tahsisine ve çalışma grubunun teknik seviyesi.
Bu tür bir araç, bir idari el kitabının yayımlanmasıyla sona ermesi gereken bir kurumsal değişim sürecinin uygulanmasını takiben proje için destek olarak veya tersine kullanılabilir.
Genellikle bu alanda idari analize yardımcı olmak için kullanılan teknikler şunlardır:
- Amaçlara Göre YönetimSistem AnaliziMüşteri-Fayda AnaliziYapı AnaliziBölüm AğacıYönetim DenetimiKendi-DeğerlendirmeToplam Kalite KontrolFasibilite Çalışması Fizibilite ÇalışmasıOrganizasyonel GelişimOrganizasyonel Yeniden Yapılanma Yeniden Düzenleme
Nicel.
- Zaman Serisi Analiz Korelasyon Envanter Modelleri Entegre Üretim Modelleri Örnekleme Numaraları Dizin Numaraları Dinamik Programlama Doğrusal Programlama Simülasyon Kuyruk Teorisi veya Çizgi Teorisi Grafik Teorisi Karar
F) KILAVUZUN PROJESİNİN HAZIRLANMASI
Kılavuzdaki tüm bilgiler mevcut olduğunda, entegre edilecektir; bu tür bir faaliyet için kılavuzun sunumundaki tüm katılımcıları çağırmak, her bölümün içeriğini ve sunumunu gözden geçirmek gerekir.
a) Doğrulama
Her bir alanın veya idari birimin doğrulanmış bilgileri, bu amaç için belirli bir alanda oturum açmak üzere görüşülen kişiye sunulmalıdır; Bilgilerin eksiksiz ve anlaşılabilir olduğunu doğrulamalısınız.
b) YAPI
Her bir alan tarafından incelenen ve imzalanan bilgiler toplandıktan sonra, el kitabının sunumunda yer alanların, el kitabının nihai taslağını derlemek ve entegre etmek için toplanması gerekir.
G) TAVSİYELERİN FORMÜLASYONU
En uygun önerileri seçmek için maliyetleri, uygulanması için gerekli kaynaklar, avantajları ve sınırlamaları dikkate alınır.
a) TAVSİYELER ÇEŞİTLERİ
Bakım: aynı organik yapının, fonksiyonların, sistemlerin, prosedürlerin, personelin ve formların genel korunması.
Eliminasyon: sistemlerin bastırılması, formların, kayıtların ve raporların değiştirilmesi, prosedürlerin tamamen veya kısmen ortadan kaldırılması, personel kaybı, alanların veya idari birimlerin kaybolması vb.
Ek: yeni bir sistemin tanıtılması, belirli bir prosedürdeki operasyon sayısında artış, personel veya programlarda artış, vb.
Kombinasyon: çalışma programlarının uygulama sırasını ekleyin, bir prosedürün işlem sırasını birleştirin, genel kullanım formlarının kullanımını yeni formlarla birleştirin, vb.
Birleşme: alanların, idari birimlerin veya aynı komuta tabi kişilerin gruplanması, formların, kayıtların ve raporların birleştirilmesi vb.
Modifikasyon: prosedürler veya operasyonlardaki değişiklikler, personel, ekipman veya tesislerin fiziksel olarak taşınması, iş yüklerinin yeniden dağıtılması, formların, kayıtların, raporların ve programların değiştirilmesi vb.
Sadeleştirme: bir prosedürdeki adımların azaltılması, çalışma yöntemlerinde iyileştirmelerin başlatılması, formların, raporların, kayıtların, programların vb.
Değişim: aynı grup veya sektördeki alanlar veya kuruluşlar arasında işlevlerin, prosedürlerin, kaynakların, personelin veya iş akışının yeniden yönlendirilmesi.
b) RAPORUN HAZIRLANMASI
Çalışmanın sonuçlarını sunabilmek için, üst yönetimin zamanında ve doğru kararlar vermesine olanak tanıyan projenin stratejik bilgilerini içerdiği bir rapor yazılması gerekmektedir..
Rapor genel olarak aşağıdaki unsurlardan oluşur:
Giriş: amaç, odak, sınırlamalar ve çalışma planının özeti.
Ana bölüm veya gövde: gerçeklerin, argümanların ve gerekçelerin not edildiği bölüm.
Sonuç ve Öneriler.
Ekler veya ekler: Teklifi ve tavsiyeleri desteklemek için yardımcı unsur olarak kabul edilen grafiklerin, tabloların ve diğer idari analiz araçlarının dahil edilmesi.
H) KILAVUZUN ONAY İÇİN SUNUMU Klavuz
uygun şekilde yapılandırıldıktan sonra, proje yöneticisi onay için uygun kuruluşlara sunmalıdır; Sunulması gereken belgelerin son revizyonu için çalışma grubunu toplayacaktır.
a) Yönetim seviyelerinde
Bu sunumun, uzunluğu otuz sayfadan fazla olmayan rapordan türetilmiş bir sentez belgesinde başlaması tavsiye edilir, böylece analiz edilirse, açıklamalar için ek bir süre bırakmak için minimum süre gerekir. ve fikir alışverişinde bulunmak için.
Mevcut süre çok kısaysa, sentez belgesi ilgili makamlara teslim edilebilir ve kılavuzun yalnızca işlem için en uygun unsurların vurgulandığı bilgisayar ekipmanı, sayfalar veya görsel-işitsel desteklerle sunulabilir. karar verme.
Sentez belgesi aşağıdaki bölüme ayrılabilir:
- Giriş: Kılavuzun hazırlanması ihtiyacını ortaya çıkaran nedenlerin kısa açıklaması, koordinasyon mekanizmaları ve çalışanların gelişimine katılımının yanı sıra içeriğinin amaçları ve genel açıklaması. ve kuruluşun geliştirilmesi, yani kısmen veya tamamen karşılaştığı ve el kitabını hazırlama kararını etkileyen en ilgili değişiklikler, olaylar ve mağduriyetler. çalışma önerileri: kuruluş için eylem alternatiflerinin sunumu, ortaya çıkabilecek avantajlar ve dezavantajlar, değişikliklerin sonuçları,Uygulama stratejisi: kılavuzu uygulamak için birbirini takip eden adımların veya planlanan aşamaların ve bundan elde edilen idari iyileştirme önlemlerinin açıklanması. Benzer şekilde, çabada yer alan alanların, birimlerin, mekanizmaların ve görevlilerin olağanüstü etki faktörlerini öngörerek değişikliklerin nasıl yapılacağı Takip, kontrol ve değerlendirme: bilgi mekanizmalarının hassasiyeti, kontrol ve değerlendirme süreci her durumda alınabilecek kriterler ve önlemler gibi.çalışmalarda yer alan alanların, birimlerin, mekanizmaların ve görevlilerin olağanüstü eylem faktörlerini öngörerek, değişikliklerin nasıl yapılacağını takip etme, kontrol ve değerlendirme: bilgi mekanizmalarının hassasiyeti, kontrol ve değerlendirme süreci ve ayrıca her durumda alınabilecek kriterler ve önlemler.çalışmalarda yer alan alanların, birimlerin, mekanizmaların ve görevlilerin olağanüstü eylem faktörlerini öngörerek, değişikliklerin nasıl yapılacağını takip etme, kontrol ve değerlendirme: bilgi mekanizmalarının hassasiyeti, kontrol ve değerlendirme süreci ve ayrıca her durumda alınabilecek kriterler ve önlemler.
b) Yönetim Kuruluna Kuruluşun
başkanının belirlediği mevcut düzenlemelere ve / veya politikalara uygun olarak, önerilen kılavuz daha yüksek seviyelerde incelendiğinde ve analiz edildiğinde, yönetim kuruluna veya son onay için eşdeğer.
c) DİĞER HİYERARŞİK DÜZEYLERDE
Departman, ofis veya alan seviyelerine maruz kalma da özet belgeye dayanabilir, ancak anlaşılmasını kolaylaştırmak için her zaman mümkün olan en erişilebilir şekilde yapmaya çalışır. Ayrıca, faaliyetlerin takip edilmesi ve değerlendirilmesi için temel bir unsur olan ilgili tüm taraflar arasındaki taahhüdü güçlendirmeye hizmet edecektir.
I) KILAVUZUN YENİDEN ÜRETİLMESİ Kılavuzun
hazırlanmasından sorumlu grup farklı karar seviyelerinde ortaya çıkan gözlemleri toplayıp bütünleştirdikten sonra, dağıtım için çoğaltılabilmesi için ekonomik kaynakları yöneten birim veya alanla koordine edilmelidir. ve implantasyon. Bu amaçla, proje lideri baskı tasarımı için teknik parametreler sağlamalıdır. Bunu yapmak için birkaç seçenek olmasına rağmen, bu belge türü için en kabul edilen ölçü birimleri şunlardır:
- Revizyonunu ve güncellemesini kolaylaştırmak için değiştirilebilir formatlar kullanın. Formatların 28 × 21 cm (harf boyutu) olması Gerektiği gibi harf boyutunu aşan grafikler veya tablolar bu boyuta ulaşana kadar katlanır. Sayfaların tek taraflı çoğaltılması Bölümlere, bölümlere, alanlara ve / veya bölümlere bölünmenin, bu adı yazdırılmış bölümlerle ayrıldığından emin olun Tüm belgenin bir kapak, kapak, dizin veya içerikten oluştuğundan, giriş ve beden.
Kapak
Belgenin aşağıdaki unsurlarla tanımlanmasını amaçlayan kapak veya dış yüzüdür:
- Kuruluşun resmi adı Resmi logosu Kılavuzun içeriğiyle ilgili genel adı Hazırlanması ve / veya uygulanmasından sorumlu idari birimin adı.
J) KILAVUZUN UYGULANMASI Kılavuzun
uygulanması, üretkenliği artırmak, koordinasyonu geliştirmek, işi kolaylaştırmak ve örgütsel dinamikler ve bileşenler hakkındaki bilgileri standartlaştırmak için teklifleri ve tavsiyeleri somut olarak belirli eylemlere dönüştürmenin önemli anını temsil eder.
a) UYGULAMA YÖNTEMLERİ
İdari prosedürleri uygulama yönteminin seçimi aşağıdaki yapısal unsurlarla yakından ilişkilidir: Atanan
manuel
Kapsam
Kaynakları Atanan
personelin teknik seviyesi
Organizasyonel iklim
Ortamı
Bu değişkenlere bağlı olarak bunları uygulamak için alternatifler şunlardır:
- Anında yöntem. Genellikle en yaygın kullanılanıdır, çünkü idari kılavuzları hazırlama kararı - çoğu durumda - onlara neredeyse zorunlu bir nitelik veya geçerlilik sağlayan bir organizasyon yapısının en üst düzeylerinden gelir. Kuruluş yeni olduğunda, çok sayıda idari birimi içermiyorsa, nispeten basitse, çok sayıda işlev, sistem veya işlem içermiyorsa veya kuruluşun sağlam bir idari altyapısı varsa da kabul edilir. Pilot proje yöntemi. Bu uygulama şekli, ürettiği sonuçları ölçmek için kılavuzun içeriğini kuruluşun sadece bir bölümüne uygulamayı içerir.
Getirebileceği fayda, teklifin fizibilitesini belirlemek için gereken sayıda test gerçekleştirerek, azaltılmış ölçekte değişiklik yapılmasına izin vermesidir.
Bu yöntemin olası bir dezavantajı, pilot projeler için geçerli olanın, tüm kuruluşa verilemeyen kaynakları ve özel ilgiyi tahsis etmesini sağlamak her zaman mümkün olmamalıdır.
-Paralel implantasyon yöntemi. Çok sayıda bilginin veya stratejik nitelikte, önemli miktarda kaynak kullanılmasını veya tüm çalışma sisteminin güvenliğini garanti altına almak için geniş kapsama sahip el kitapları söz konusu olduğunda, eşzamanlı çalışmayı içeren bu yöntem, hem çalışma ortamının hem de geleneksel koşulların ve uygulanacakların belirli bir dönemi. Bu, yeni koşullar eskilerin askıya alınmasından önce serbestçe çalıştığı için sorun yaratmadan değişiklik yapılmasına izin verir.
- Kısmi implantasyon yöntemi veya ardışık yaklaşımlar. Normal operasyonlarda önemli değişiklikler içeren kılavuzların uygulanması için çok yararlı olan bu yöntem, büyük değişikliklere neden olmadan değişiklik yapmak için içeriğinin bir kısmını veya belirli alanlarını seçmekten ve bir sonraki adımı konsolide olduğunda bir sonraki adımı atmaktan oluşur. kademeli ve kontrollü bir değişikliğe olanak tanır. İçeriğinin teknik gereksinimlerine bağlı olarak bir el kitabı uygulamak için birden fazla yöntemin kullanılmasıdır.
b) MANUEL UYGULAMA EYLEMLERİ
Kılavuzun bilinmesi için, sunum için bir program tanımlamak ve bu amaç için oluşturulan eylemlere dayanarak görüşmeler, seminerler, karar forumları ve diğer herhangi bir şeyi yapmaya devam etmek uygundur. bu tür olay.
Personelin güveninin ve işbirliğinin artırılabileceği farkındalık artırma toplantıları da yapılabilir, çünkü onlar aracılığıyla önerilen hedefleri ve ortaya çıkabilecek faydaları bildirirler.
Buna paralel olarak, yaygınlaştırma kampanyaları dergiler, bültenler, broşürler, paneller ve özellikle iyileştirme önlemlerinin bir kuruluşu radikal olarak veya bir grup veya sektör düzeyinde etkileyebileceği durumlarda, kabulü güçlendiren diğer herhangi bir bilgi kaynağı aracılığıyla gerçekleştirilmelidir.
K) REVİZYON VE GÜNCELLEME
- İdari kılavuzların kullanışlılığı, içerdikleri bilgilerin doğruluğunda yatmaktadır, bu nedenle periyodik gözden geçirmeler yoluyla bunların kalıcı olarak güncellenmesi gerekmektedir. Bunun için aşağıdakiler uygundur: Kılavuzun uygulanmasından kaynaklanan idari iyileştirme önlemlerinin yanı sıra kuruluşta yapılan operasyonel değişikliklerin sistematik bir şekilde değerlendirilmesi Kılavuzun güncellenmesi için bir takvim oluşturulması.
a) BİLGİ MEKANİZMALARI
Uygun akışların oluşturulması amacıyla uygulamaya konulan ve hem sapmaların iyileştirilmesi hem de yanıtlara uygulanmasıyla ilgili idari bilginin çeviklik ve açıklıkla ihtiyaç duyduğu alanlara ve seviyelere ulaşmasıdır.
Bu amaçla, kılavuzun hazırlanmasından sorumlu teknik grubun hizmetleri kullanılarak kurulu altyapı kullanılmalıdır.
Kılavuz, el kitabının davranışını değerlendirmek için parametreler tanımlandıktan sonra, operasyonel olarak, kuruluşun bir komisyon, grup veya alt grup tarafından desteklenen uygulamalarından sorumlu birimler aracılığıyla eylemleri izlemesi gerekir. bu amaç için tasarlanmıştır.
kaynakça
- İşletme organizasyonu, tasarım ve yapı analiziFranklin fincowsky enrique benjamín México, fca - unam «yönetim kılavuzları: geliştirme kılavuzu» Franklin fincowsky enrique Benjamín México, fca - unamGistez ceja yönetim sistemleri, Meksika, Mc Graw Hill 1997
