Bu makale, daha sonraki Denetimleri veya Kontrolleri gerçekleştirirken zorunlu danışmanın bir yönünü oluşturduğundan, Denetim Dosyasının hazırlanmasında dikkate alınması gereken hayati öneme sahip unsurları basit bir şekilde göstermektedir. Aynı şekilde, dosyanın sunumunu homojenleştirmek için alınabilecek Dosyanın detaylandırılması için kriterler sunması amaçlanmıştır. Olası Risk belirtileri de bu süreçte sunulur.
Kuruluşun Denetim Organı tarafından, bağlı kuruluşlar üzerinde gerçekleştirilen denetimlerin dokümantasyonu ve diğer bağımlılıklar ile birlikte oluşturulması gereken "Denetim İşi Dosyası" nın tek tip yapısını ve yeterli formatını garanti etmek için, bağımsız bir ekonomik muhasebe birimi oluşturarak denetimlere tabi tutulduğunu.
Dosya, denetimin farklı aşamalarının ve / veya süreçlerinin yeterli şekilde hazırlanmasını ve yürütülmesini gerektirir.
Denetim tamamlandıktan ve ilgili Rapor hazırlandıktan sonra, çalışma kağıtları gelecekteki denetimlerde başvurulmak üzere kalıcı Arşivde dosyalanmak üzere düzenlenir.
Dizinde düzenlenip listelendikten sonra çalışma kağıtları depolanmaya hazır hale gelir. Tatmin edici bir saklama prosedürü, yangın ve hırsızlık gibi tehlikelere karşı koruyan ve çalışma kağıtlarının hızlı bir şekilde bulunmasını ve gerektiğinde bunlara danışılmasını sağlayan bir prosedürdür.
Erişilemeyen bazı çalışma kağıtlarının çok az faydası olduğu açıktır, bu nedenle denetçi, denetim bittiğinde Raporla ilgili herhangi bir bilgi içermeyen ve elbette işe yaramaz çalışma kağıtları oluşturan çalışma kağıtlarını imha edebilir.. Bu açıkça dikkatli bir incelemeden sonra yapılır.
İş Kayıtları en az beş yıl ofislerde kalmalı ve bu amaçla belirlenen bir Pasif Dosya için en eskisini saklamalıdır. Kalıcı dosyalar elbette her zaman elinizin altında tutulur. Çalışma kağıtlarının ne kadar süreyle saklanması gerektiği sorusu tartışmalı bir konudur, bu, yasal işlemin yapılabileceği süreyi kısıtlayan sınırlamalara bağlıdır ve Devlete ve Örgütün türüne göre değişir. Ancak bir denetçi, belirli çalışma kağıtlarının gelecekte olası bir değeri olmadığını rahatlıkla söyleyebilir.
Bu alt sürecin veya aşamanın temel hedefleri, diğerleri arasında:
- Aşağıdakilere karşılık gelen denetimin performansından kaynaklanan tüm çalışma kağıtlarının dokümantasyonunu düzenleyin:
1. Arama
2. Planlama
3. Uygulama
4. Rapor
- Belirli bir çalışma kağıdının hemen konumlandırılmasına izin verin Farklı sorunların doğrulanmasından önce bulgulara danışın Gelecekteki denetçilerin belirli ekonomik olaylar karşısında kurumun özelliklerini ve / veya önemli sonuçları incelemesine izin verin Her bir belgenin indekslenmesini tanımlayın, markalar Belgeleri koruyun hırsızlığa karşı denetim, yangın
"Denetim Çalışma Dosyası", yukarıda belirtilen hedefleri sağlayan bir dizi gösterge izlenerek etkinleştirilecektir:
1. Her Bölüm için bir "Denetim Çalışmaları Kaydı" hazırlayın. Mali, Ticari, Bilgi Teknolojileri, Sistemler veya diğer Tematik, Düzenli veya Özel olsun, yürütülen denetimlerin çalışma belgelerinin dosyalandığı Yönetim ve / veya Birim.
2. Her denetimin dokümantasyonunu, denetlenen kuruluşun genel verilerini, İş Emri numarasını, vekil denetçilerin adını içeren, uygun şekilde Grup Lideri olarak hareket eden kişiyi belirten kapak veya başlık sayfasıyla tanımlayın. işin başlangıcı ve bitişi ve toplam denetçi sayısı - istihdam edilen günler ve sonuçta ortaya çıkan yeterlilik.
3. Çalışma kağıtlarının hazırlanması, organizasyonu ve muhafazası için belirlenen parametreleri tamamlayın.
4. Dosyayı, denetimin sona erdiği tarihten itibaren en az beş yıl süreyle saklayın ve muhafaza edin.
5. Dokümantasyonu mantıksal ve işlevsel bir sırayla standartlaştırmak ve düzenlemek için, dokümanlar aşağıdaki sırada "Denetim Çalışma Dosyasında" dosyada görünecektir:
- Belgelerin Kimlik Kapak Sayfası Kontrolü Nihai Raporun Sevk Mektubu Nihai Raporun Nüshası Denetim Bilgilendirme Yasası Gerekirse Çalışan Denetimi Bilgi Yasası Taslak Rapor İş Emri Sunum Mektubu Keşif Planlama Sahadaki denetim çalışmalarının sonuçları ve masa Önlem Planı (denetim tarafından tespit edilen eksikliklerin giderilmesi için denetlenen kurum tarafından sunulur) Denetçilerin Kontrol Sayfası - Kullanılan günler Bilgi Kaydı ve Alanlara veya Konulara Göre Eksikliklerin ve İhlallerin Analizi Gereksinimler İşgal Edilen Belgelerin Kaydı İşgal Edilen Belgelerin İade Edilmesi Beyannameleri (denetçilerin talep ettiği açıklamalar hakkında işçiler, memurlar ve liderler tarafından) İşçiler tarafından tahliyeler,Denetim Dosyası Belgelerinin Teslim Tutanağı ve İadesi ile ilgili olarak ileri sürülen iddialar veya güçlüklerle ilgili olarak yetkililer ve liderler Çalışma Raporları BG Bilanço ER Sonuç Durumu EC Üretim ve / veya Satılan Mal Maliyeti Durumu AJ Uyarlama Girişleri N Notlar AZ Yapılan kontroller ve soruşturmalar sırasında toplanan, Hesaplar tarafından düzenlenen ve konuya göre gruplandırılan belgeler Diğer belgeler.BG Bilanço ER Gelir Tablosu EC Üretim ve / veya Satılan Malların Maliyet Tablosu AJ Ayar Girişleri N Notlar AZ Yapılan kontroller ve incelemeler sırasında toplanan, Hesaplar tarafından düzenlenen ve konuya göre gruplandırılan belgeler Diğer belgeler.BG Bilanço ER Gelir Tablosu EC Üretim ve / veya Satılan Malların Maliyet Tablosu AJ Ayar Girişleri N Notlar AZ Yapılan kontroller ve incelemeler sırasında toplanan, Hesaplar tarafından düzenlenen ve konuya göre gruplandırılan belgeler Diğer belgeler.
Bir Denetimin son adımları, Nihai Raporun Bilgi ve Analiz Toplantısı'na atıfta bulunulan adımlardır ve daha sonra tespit edilen eksikliklerin giderilmesi için Önlemler Planının hazırlanması, Bilgilendirme Kanunu ve Önlemler Planı gibi türetilen belgeler dosya dizini hükümlerine uygun olarak, yerini ve işlenmesini kolaylaştırmak için ve söz konusu dosyayı oluşturan belgelerin, sıra ve sayfa numaralarıyla birlikte Belge Kontrol Sayfası dikkate alınarak folyosunun yapılmasına eklenecektir. bu onlara karşılık gelir.
6. Dosyayı oluşturan tüm belgeler, yukarıda belirtilen Dosyanın Belgelerin Kontrol Sayfasında tasarlanan sıraya göre her sayfada arka arkaya numaralandırılır.
P / T konuya göre düzenlenir ve işin gelişiminin mantıksal sırasını takip etmeli, denetimin genel yönleriyle ilgili belgeleri ilk sıraya koymalıdır.
Sütunlu tabakalardan oluşan P / T, tanımlanmaları kolay olacak şekilde katlanır.
Her Dosyanın, üst ortada başlıklı bir kapağı vardır: AUDIT FILE ve sonraki satırlarda ve birkaç boşlukta görünür:
- Kategori. İş Emri numarası Denetlenen kuruluşun adı Bağlı olduğu organ Denetimin türü Denetimin başlama ve bitiş tarihi Katılan denetçiler ve konumları.
Dosyalar, Yürütülen Denetimler Sicili aracılığıyla kontrol edilir.
Dosyalar, ilgili İş Emri numarasına göre dosyalanır ve denetimin bitiminden itibaren beş yıllık bir süre boyunca saklanır ve korunur. Söz konusu süre içinde yeni bir denetim yapılmamışsa, dosyalar başka bir denetim yapılana kadar saklanmalıdır.
Sınıflandırılmaları nedeniyle özel koruma gerektiren denetim dosyaları, özellikle her durum için hükümlere göre dosyalanır.
Denetim dosyası, Devlet Gizli Kanunu hükümlerine ve yönetmeliklerine veya diğer yasal hükümlere göre kataloglanan denetime göre sınıflandırılır. Verilen kategori veya sınıflandırma, her dosyanın kapağının sağ üst kenar boşluğuna kaydedilir; burada kopya sayısı ve her sayfanın numarası da kaydedilmelidir.
Bu belgeler, kullanım ve varış yerlerine bağlı olarak orijinal veya fotokopi olabilir.
Söz konusu belgelerden oluşan dosyalar, işi yürüten organizasyon biriminin münhasır kullanımı içindir ve bunlara erişim, Bakanlığın en üst kademesi veya başka bir amiri tarafından yetkilendirilmelidir.
Belge Kontrol Sayfası
Belge Kontrol sayfasının ikili amacı, denetim dosyası içindeki belgelerin yerini kolaylaştırmak ve aynı zamanda bunlardan herhangi birinin eksik olup olmadığını belirleyebilmektir.
Bunda denetim dosyasını oluşturan tüm belgeler ve konular listelenir ve bir kopyası dosyayı oluşturan dosyanın ilk sayfası olarak yerleştirilir.
Responsable:
Dosya şunlardan oluşacaktır:
- Vekil denetçiler
Standartlar:
- Dosya, aşağıdakilere karşılık gelen denetimin performansından kaynaklanan çalışma kağıtlarının tüm belgelerini içeren dosya klasörünü oluşturacaktır:
1. Arama
2. Planlama
3. Uygulama
4. Rapor
Riskler:
Denetimi tamamladıktan sonra, denetçi raporunda yer alan sonuçların testleri ve kanıtlarını oluşturan çalışma kağıtları da dahil olmak üzere gerçekleştirilen her denetime atıfta bulunan belgeler ”. Sipariş verilip dosyalanmaları mantıklıdır ve bunun geliştirilmesinde bazı yüksek riskli eylemler karşısında uyumsuzluklar olabilir, bu da şunlara neden olabilir:
1. Denetçinin, aşamaların her birinin gelişimini destekleyen tüm kanıtlara sahip olmadığı.
2. Denetim çalışma kağıtlarının hazırlanamaması.
3. Hazırlıksız görevlerin yerine getirilmesi
4. Çalışma kağıtlarının dosyalanmasının yetersiz düzenlenmesi.
5. Üçüncü bir tarafın Raporu ve incelemelerle ilgili yazışmaları kontrol edememesi.
